CHƯƠNG I: LÝ THUYẾT VỀ TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH - RPA TRONG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT 1. Khái niệm RPA Trên thế giới có rất nhiều cách giải nghĩa khác nhau cho RPA. Theo Viện Tự động hóa Quy trình bằng Robot & Trí tuệ Nhân tạo (Institute for Robotic Process Automation & Artificial Intelligence - IRPA AI), RPA là việc áp dụng công nghệ cho phép nhân viên trong một công ty cấu hình phần mềm máy tính hoặc một “robot” để thu thập và diễn giải các ứng dụng hiện có để xử lý giao dịch, thao tác dữ liệu, kích hoạt phản hồi và giao tiếp với các hệ thống kỹ thuật số khác. Nói cách khác, RPA cho phép người dùng tạo ra một phần mềm bắt chước các hành động của con người trên môi trường máy tính, các hành động này có tính lặp lại được người dùng thiết lập kịch bản dựa trên các nguyên tắc được xác định.
Các lập trình viên sẽ tạo ra một robot có khả năng tái hiện lại các quy trình phức tạp cũng như các hoạt động độc lập một cách tự động bằng cách để robot tương tác với hệ thống hoặc các ứng dụng nằm trong một quy trình cụ thể. Dựa trên các đặc tính khi vận hành, RPA được chia thành 2 loại RPA có giám sát và RPA không giám sát RPA có giám sát là hình thức triển khai robot chạy trực tiếp trên máy tính của người dùng. Người dùng khởi động robot, giám sát và tương tác với robot trên màn hình thông qua một ứng dụng đã được tích hợp với các phần mềm khác. Để thiết lập RPA không giám sát cần ít kiến thức về lập trình vì các công cụ hiện đại có những chức năng giúp người dùng dễ dàng khởi tạo quy trình và thiết lập mối quan hệ if-else trên thiết bị.
Trong thực tế, RPA có giám sát có thể được sử dụng trong lĩnh vực kế toán, ví dụ như để lập báo cáo hàng tháng, người dùng kích hoạt robot để trích xuất các số liệu hàng tháng hiện tại từ hệ thống phần mềm và tổng hợp các số liệu trên vào một bản báo cáo tại một thời điểm được xác định. Ngược lại, RPA không giám sát mô tả các robot được triển khai và chạy trên ngầm trong máy chủ, tự khởi động và thực thi các quy trình liên quan mà không cần sự tương tác của người dùng. Các robot trong RPA không giám sát được giám sát và kiểm soát tập trung trên một. Chúng thường được kích hoạt bởi các tác nhân cụ thể (ví dụ: nhận email, sự hiện diện của tệp trong thư mục) hoặc được điều khiển theo lịch trình định sẵn.
Trong trường hợp này, các robot thường xử lý nhiều hệ thống khác nhau và có 4 thể phân chia các nhiệm vụ giữa chúng. Một ví dụ về việc sử dụng RPA không người giám sát trong kế toán là việc sử dụng robot trong nghiệp vụ xử lý khoản phải trả, nơi các hóa đơn đến được gửi qua email sẽ được robot điều hướng tới quy trình tự động đọc bằng Nhận dạng ký tự quang học (OCR). Cuối cùng, dữ liệu đọc được từ hoá đơn được ghi vào hệ thống ERP như SAP và hoàn tất quy trình xử lý các hoá đơn phải trả. Thực tế có nhiều mô hình kết hợp kết hợp cả hai loại RPA.
Ví dụ, các robot được kích hoạt bởi người dùng trong RPA có giám sát có thể kích hoạt một robot đang chạy ngầm dưới dạng RPA không giám sát. Một ví dụ cho sự kết hợp này là yêu cầu xóa dữ liệu khách hàng khỏi tất cả các hệ thống trong công ty theo GDPR. Trong trường hợp này, người dùng kích hoạt robot (có giám sát) trên máy tính để bàn của mình, robot này lại kích hoạt các robot khác (không giám sát) chạy ngầm để xóa dữ liệu khỏi các hệ thống khác nhau. Robot có thể được sử dụng cho các quy trình có tính chất lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc và có dữ liệu có cấu trúc (ví dụ: bảng, cơ sở dữ liệu) làm đầu vào.
Đối với các quy trình không có cấu trúc và/hoặc có dữ liệu không có cấu trúc (ví dụ: văn bản, video, hình ảnh) làm đầu vào, không chạy theo các bước tuần tự thì RPA không phải là giải pháp hữu ích. Nói cách khác, việc ứng dụng RPA phù hợp với các công việc thường xuyên, có tính hệ thống và tần suất thao tác cao. Lợi ích của RPA 1. Động lực công nghệ Ngoài việc tự động hóa quy trình, các CEO đã thấy sự cần thiết trong việc tích hợp hệ thống.
Thường các hoạt động tài chính, kế toán quản trị có hệ thống phân mảnh buộc các chuyên viên phải tổng hợp số liệu từ nhiều hệ thống khác nhau. RPA có thể được sử dụng như một công nghệ cầu nối để giải quyết vấn đề này mà không cần thay đổi hạ tầng CNTT hiện có. Theo Tröndle (2020), tự động hóa quy trình qua RPA giúp hệ thống ổn định và hoạt động tốt hơn, đặc biệt khi việc tích hợp hệ thống phức tạp hoặc tốn kém. RPA dễ sử dụng, chi phí thấp, và mang lại lợi tức đầu tư (ROI) cao.
Một ví dụ là triển khai RPA tại Telefónica UK có thời gian hoàn vốn chỉ 10 tháng, với ROI đạt từ 30-200% trong năm đầu tiên. RPA còn cho phép mở rộng dễ dàng nhờ khả năng hoạt động liên tục 24/7 và tái sử dụng các module đã phát triển, giảm chi phí và thời gian triển khai. Động lực vận hành và kinh tế RPA giúp tăng hiệu quả vận hành, giảm sai sót trong xử lý, đồng thời tăng tốc độ và chất lượng công việc. Theo thống kê của Gartner (2018) tại một công ty dịch vụ tài 5 chính, việc tự động hóa báo cáo P&L hàng ngày giúp giảm thời gian xử lý 67% và giảm tỷ lệ lỗi về 0%.
Ngoài ra, chi phí triển khai RPA chỉ bằng 1/3 - 1/5 so với chi phí nhân viên, tiết kiệm đến 66-80% chi phí. Các công ty cũng có thể đưa các quy trình tài chính trở lại nội địa nhờ vào RPA, thay vì phải gia công ở nước ngoài. Thời gian triển khai RPA tương đối ngắn, chỉ vài tuần cho việc phát triển lập trình và 3-6 tháng để tích hợp hoàn chỉnh cho các khối công việc tổng thể. Điều này giúp các lãnh đạo doanh nghiệp nhanh chóng nhận thấy hiệu quả từ RPA, thay vì chờ đợi triển khai một hệ thống hoặc sửa một nhóm chức năng trên hệ thống phần mềm, họ có thể đầu tư vào phát triển robot để xử lý một số tác vụ nhất định.
Việc tự động hóa cũng giúp tăng sự hài lòng của nhân viên, khi họ có thể tập trung vào các công việc mang lại giá trị cao hơn thay vì dành thời gian cho các công việc thiếu sáng tạo. Trường hợp công ty lựa chọn triển khai công cụ RPA low-code của các đối tác như UIPath, Automation Anywhere,… giúp công ty giảm chi phí nhân sự cho các lập trình viên trình độ cao, vì các công cụ trên được tối ưu về thao tác xử lý, không yêu cầu kỹ năng lập trình cao vẫn có thể xây dựng và triển khai robot lên hạ tầng phù hợp. Cuối cùng, việc triển khai RPA là cơ hội để các doanh nghiệp xác định và tài liệu hóa các quy trình phù hợp, đảm bảo các hoạt động không được tự động hóa quá phức tạp và quy trình tài liệu hóa phải được tối ưu trước khi áp dụng RPA. Đây là thành quả của quá trình khảo sát kỹ càng các bước trong từng hoạt động của doanh nghiệp, thông qua hành động này có thể giúp các nhà quản lý phát hiện những điểm chạm gây lãng phí tài nguyên của tổ chức.
Ở Đức, Deutsche Post DHL đã áp dụng RPA bằng cách chuẩn hóa và tối ưu hóa quy trình, giúp đơn giản hóa các triển khai RPA sau này và tạo điều kiện cho hợp nhất và tối ưu hóa hệ thống trong tương lai. Đây chính là tiền đề để công ty giảm chi phí giao dịch thông qua các quy trình toàn cầu được tiêu chuẩn hóa và tăng hiệu quả hoạt động lên 70% 1. Hạn chế và nhược điểm RPA Mặc dù có nhiều ưu điểm, RPA cũng tồn tại một số hạn chế và nhược điểm. Một trong những điểm chính là việc bảo trì robot.
Ngay cả những thay đổi nhỏ trong quy trình cơ bản (ví dụ: thay đổi giao diện người dùng của các ứng dụng liên quan) có thể gây ra lỗi cho robot và đòi hỏi điều chỉnh. Đặc biệt, trong các quy trình phức tạp với nhiều quyết định hoặc thay đổi thường xuyên, robot dễ gặp lỗi, khiến việc bảo trì cần thời gian xử lý. Hiệu quả của RPA thường tăng lên khi số lượng robot được triển khai tăng. Tuy nhiên, việc tăng số lượng robot cũng đòi hỏi một tổ chức mạnh mẽ như có đủ nguồn lực 6 công nghệ thông tin, xây dựng quy trình chuẩn mực và có đội ngũ kinh nghiệm về RPA.
Các nghiên cứu cho thấy nhiều công ty gặp khó khăn trong việc mở rộng quy mô RPA do các công ty trên chưa đầu tư đủ nguồn lực để vận hành hệ thống của mình Như đã đề cập ở trên, việc triển khai RPA đòi hỏi phải có tài liệu chi tiết quy trình cần tự động hóa, thậm chí đến từng thao tác chuột trên phần mềm. Mặc dù loại tài liệu này có thể giúp phát hiện và tối ưu hóa các điểm yếu của quy trình, nhưng ở thời điểm ban đầu, đây là công việc đòi hỏi khối lượng đáng kể, và thường bị đánh giá không đầy đủ trong quá trình triển khai RPA vì nhiều nguyên nhân. Về mặt công nghệ triển khai, RPA là giải pháp tương đối mới trên thị trường. Nếu như trong quá khứ để triển khai một robot tương tự thì chúng ta cần các lập trình viên thông thạo để viết các ứng dụng đặc thù.
Tuy nhiên, với sự phát triển công nghệ, các giải pháp low-code xuất hiện đã giúp việc phát triển robot trở nên dễ dàng hơn và tiêu tốn ít thời gian. Nhưng điều này đồng nghĩa chi phí bản quyền cho các đơn vị cung cấp giải pháp đang tương đối cao vì thị trường ít nhà cung cấp trong khi nhu cầu ngày càng tăng, chưa tính tới trường hợp các lập trình viên cần thời gian để thực sự nắm vững công nghệ của từng bên. Về mặt triển khai, RPA sử dụng cơ chế hoạt động theo nguyên tắc và sử dụng giao diện người dùng (UI Intergration), do đó nếu có sự thay đổi giao diện trên các nền tảng phần mềm mà RPA tương tác cùng khiến các lập trình viên phải cập nhật để không ảnh hưởng tới công việc của công ty.