chương 1 chúng ta biết được thế nào là quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, từ các khái niệm, đặc điểm và quy trình giao nhận hàng hóa chung. Để tìm hiểu kỹ hơn về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu cụ thể hơn chúng ta sẽ cùng nhau đến chương 2 nói về thực trạng giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần dịch vụ vận tải Phúc Tâm. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 15 CHƢƠNG 2: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ PHÚC TÂM 2.1: Tổng quan về công ty 2.1: Quá trình hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ Phúc Tâm thành lập vào ngày 14/10/2001. Giấy phép kinh doanh số 41030011867.
Công ty có tư cách pháp nhân trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, được sử dụng con dấu riêng và mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của Nhà nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam. Công ty Phúc Tâm là công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu. Tên giao dịch trong nước : Công ty Cổ phần Vận Tải và Dịch vụ Phúc Tâm Tên giao dịch đối ngoại : PT Trans &Services JSC Trụ sở : 75 Hồ Văn Huê_quận Phú Nhuận _Tp Hồ Chí Minh Điện thoại : (08)39974002_03_04_05 Email : pttrans@hcm.vn Fax : (08)38423511 Mã số thuế : 0303078686 Phúc Tâm ra đời trong bối cảnh có sự cạnh tranh khốc liệt giữa các công ty làm dịch vụ giao nhận và vận chuyển trong nền kinh tế thị trường. Công ty Phúc Tâm gặp nhiều khó khăn bởi sức ép khá lớn từ các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài có tiềm lực kinh tế mạnh.
Sau hơn 10 năm hoạt động và phát triển, với sự am hiểu thị trường kết hợp với các chiến lược kinh doanh, đã tạo được niềm tin với khách hàng, giải quyết ổn thỏa các ùn tắc trong kinh doanh. Công ty đã từng bước khẳng định tên tuổi của chính mình. Và đến hôm nay, Công ty đã đi vào quỹ đạo, hòa nhập mình vào thế giới vận tải và mở rộng quy mô hoạt động của mình. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.2: Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu Chức năng: Công ty chuyên cung cấp về các dịch vụ: - Dịch vụ gom hàng lẻ từ TP.
HCM đi hơn 2000 địa điểm trên thế giới và ngược lại. - Dịch vụ vận chuyển hàng container từ Việt Nam đi các nước trên thế giới và ngược lại. - Dịch vụ khai báo hải quan, dịch vụ đóng kiện, giao hàng tận nơi và giao hàng công trình. - Dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển, đường hàng không.
- Dịch vụ chuyển phát nhanh. Mục tiêu: Với phương châm hoạt động “Sự thành công của quý khách chính là sự thành công của chúng tôi”, Công ty DV-VT Phúc Tâm luôn tự đặt ra cho mình những mục tiêu không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ để tăng sức mạnh cạnh tranh, tìm kiếm lợi nhuận như: - Chủ động đề xuất ra nhiều chiến lược dài hạn nhằm sử dụng hiệu quả các khoản đầu tư mở rộng mạng lưới kinh doanh… - Tìm kiếm đối tác trong và ngoài nước, thực hiện hợp tác kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ đại lý, ủy thác giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu… - Tạo uy tín, lòng tin nơi khách hàng nhằm xây dựng thương hiệu dịch vụ có chất lượng. - Giảm chi phí thất thoát đến mức thấp nhất để có mức giá cạnh tranh tăng lợi nhuận. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 17 - Xây dựng môi trường làm việc khoa học, đoàn kết, năng động, hiện đại và hiệu quả.
Nhiệm vụ: - Bảo tồn và phát triển nguồn vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng cường duy trì đầu tư điều kiện vật chất nhằm tạo nền tảng phát triển vững chắc và lâu dài cho doanh nghiệp. - Đẩy mạnh chiến lược marketing tìm kiếm nhu cầu liên quan đến xuất nhập từ các khách hàng truyền thống và khách hàng tiềm năng để vạch ra phương án làm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. - Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên bằng cách tiếp cận nhanh chóng sự biến động của thị trường dịch vụ giao nhận trong và ngoài nước. - Luôn quan tâm chăm lo giải quyết những vấn đề liên quan đến môi trường làm việc của công ty.
- Thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ đối với Đảng và Nhà nước.3: Cơ cấu tổ chức Công ty Phúc Tâm được chia làm 5 phòng ban, bộ phận với các chức năng khác nhau. Cơ cấu Công ty khá chặt chẽ và hoạt động phù hợp vời ngành nghề kinh doanh, rất thích hợp cho hệ thống quản trị được vận hành nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ BỘ PHẬN PHÒNG PHÒNG PHÒNG TOÁN KHO CHỨNG TỪ OPERATION MARKETING Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 18 - Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị do đại hội cổ đông bầu ra, là cơ quan quản lý cao nhất của công ty giữa hai kì đại hội. Hội đồng quản trị có trách nhiệm với nhà nước và với cổ đông.
- Giám đốc: Giám đốc do hội đồng quản trị bầu ra và là người đại diện cho công ty trước pháp luật, có trách nhiệm quản lý, sắp xếp bộ máy tổ chức cho phù hợp, trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh, đứng ra kí kết hợp đồng với hãng tàu, lập phương án kinh doanh sao cho Công ty hoạt động có hiệu quả nhất. - Phòng kế toán: Theo dõi và cân đối nguồn vốn, hoạch toán cho bộ phận kinh doanh, quản lý các hoạt động thu chi từ kết quả hoạt động sản xuất và cung ứng dịch vụ giao nhận vận tải, lập bản báo cáo tài chính của từng thời kì trình giám đốc. - Phòng chứng từ: Lập các chứng từ cần thiết liên quan đến tổng lô hàng và các chứng từ khác theo yêu cầu của khách hàng để xuất nhập khẩu hàng hóa, lập hồ sơ lưu trữ chứng từ và liên lạc thường xuyên vời hãng tàu qua email để nắm được tình hình vận chuyển các lô hàng và thông báo cho người gửi hàng. - Phòng Marketing: Tìm kiếm khách hàng và giới thiệu về lĩnh vực hoạt động cũng như quyền lợi mà khách hàng sẽ nhận được khi sử dụng dịch vụ của Công ty.
Mặt khác, phải thường xuyên quan tâm chăm sóc khách hàng đã có để họ luôn là khách hàng trung thành của Công ty. - Phòng Operation: Giao hàng từ kho chủ hàng ra cảng đối với hàng xuất và nhận hàng từ cảng về kho chủ hàng đối với hàng nhập. Mặt khác, còn đảm nhận việc làm thủ tục hải quan cho mỗi lô hàng xuất nhập khẩu và quản lý việc đóng hàng vào container tại bãi container-CY(Container Yard) hay tại Trạm đóng hàng lẻ- CFS(Container Freight Station), sau đó vận chuyển container ra cảng hoặc ICD rồi giao cho container hãng tàu và lấy các chứng từ cần thiết. - Bộ phận kho: Quản lý số lượng hàng hóa của tổng chủ hàng và bảo quản, sắp xếp, đóng gửi hàng sao cho phù hợp, kịp thời để đáp ứng cho việc vận chuyển hàng hóa ra cảng cũng như giao cho người nhận.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.2: Thực trạng giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng dường biển tại công ty Phúc Tâm Tiếp nhận Kiểm tra Lấy lệnh hồ sơ từ bộ chứng giao hàng khách hàng từ Thủ tục Làm thủ tục Khai báo Chuẩn bị hồ sơ nhận hàng Hải quan Hải quan khai Hải quan tại cảng điện tử Chuyên chở Kiểm hàng – Quyết toán, bàn hàng về nhà giao hàng giao hồ sơ máy Sơ đồ 2.2: Sơ đồ chung cho quy trình nhận một lô hàng nhập khẩu (Nguồn: Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Phúc Tâm) 2.1 Tiếp nhận hồ sơ khách hàng: Sau khi ký kết hợp đồng dịch vụ, công ty sẽ nhận được bộ chứng từ. Sau đó nhân viên giao nhận phụ trách giám sát tiếp nhận chứng từ và làm biên bản ký nhận chứng từ đã nhận bao gồm: - Giấy giới thiệu của công ty. - Hợp đồng thương mại – Purchase Contract – 01 bản sao. - Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice – 01 bản chính + 01 bản sao.
- Bản kê chi tiết hàng hóa – Packing list – 01 bản chính + 01 bản sao. - Vận dơn đường biển – Bill of Lading (B/L) – 01 bản chính + 01 bản sao. - Giấy thông báo hàng đến – 01 bản chính. - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa – Certificate of Origin (C/O) – 01 bản chính (nếu có).
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh – 01 bản sao. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 20 - Giấy chứng nhận đăng ký thuế - 01 bản sao. Tùy theo tính chất và loại hình nhập khẩu của từng lô hàng mà ngoài những chứng từ trên nhân viên giao nhận cần lấy thêm một số chứng từ khác như: - Hợp đồng nhập khẩu ủy thác (nếu nhập khẩu ủy thác) – 01 bản sao. - Giấy chứng nhận kiểm dịch – 01 bản chính (nếu có).
- Giấy chứng nhận chất lượng – 01 bản chính + 01 bản sao (nếu có). - Văn bản cho phép của Ban quản lý hoặc Bộ Thương mại (đối với hàng thuộc diện cấm nhập có điều kiện) – 01 bản chính + 01 bản sao. Nhược điểm của công ty: nhân viên chứng từ và khách hàng chưa phối hợp nhịp nhàng với khách hàng trong việc kí nhận và gửi chứng từ. Thông thường gửi mail yêu cầu chứng từ khách hàng gần kề với thời gian làm chứng từ thông quan, xin chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O),….
hoặc đến trình kí chứng từ mà không liên lạc trước dẫn đến trường hợp sếp đi công tác mà không có ủy quyền người kí thay chứng từ, dẫn đến việc chậm trễ gây khó khăn trong việc thông quan, giao nhận hàng hóa.2 Kiểm tra bộ chứng từ: Sau khi nhận đầy đủ bộ chứng từ công ty sẽ giao cho nhân viên giao nhận các bộ chứng từ sau: - 01 bản Hợp đồng thương mại. - 01 bản Hóa đơn thương mại. - 01 bản Packing list. - 01 bản Giấy báo hàng đến.
Đây là bước khá quan trọng trong toàn bộ quy trình, nhân viên được giao sẽ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của nó. Bốn chứng từ quan trọng nhất là: hợp đồng, hóa đơn, Packing list, B/L cần kiểm tra xem chúng có khớp nhau về số hợp đồng, số vận đơn, tên hàng,….