Nghiên cứu Xây Dựng Mô Hình Quản Trị Tinh Gọn Tại Các Trường Đại Học Việt Nam

Quản trị tinh gọn (Lean Management) là một phương pháp quản lý tập trung vào việc loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa các quy trình để tăng cường hiệu quả hoạt động. Theo Liker (2004), quản trị tinh gọn nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, mang lại nhiều giá trị gia tăng cho khách hàng. Lean cắt giảm một cách có hệ thống những lãng phí không tạo ra giá trị gia tăng. Shah và Ward (2007) định nghĩa Lean là một hệ thống tích hợp giữa các yếu tố xã hội và kỹ thuật nhằm xóa bỏ lãng phí.

Lịch sử của Quản trị Tinh gọn bắt nguồn từ lý luận về phân công lao động của Adam Smith. Eli Whitney đặt ra tiêu chuẩn cho sản phẩm để các nhà sản xuất hoàn thành công việc tốt hơn. Federick Taylor được coi là cha đẻ của “quản lý theo khoa học”. Henry Ford là cha đẻ của phương pháp sản xuất hàng loạt. Kiichiro Toyoda áp dụng ý tưởng về JIT. Edward Deming đưa ra quy trình “Plan - Do - Check- Act”. Taiichi Ohno là cha đẻ của phương thức sản xuất Toyota (TPS).

Các trường đại học Việt Nam đang đối mặt với nhiều thách thức, bao gồm lãng phí trong quy trình, quản lý nguồn lực chưa hiệu quả, và chất lượng dịch vụ chưa đáp ứng kỳ vọng. Theo nghiên cứu của ĐHQGHN, còn tồn tại nhiều quy trình rườm rà, chồng chéo, gây mất thời gian và tăng chi phí hoạt động. Việc áp dụng quản trị tinh gọn giúp nhận diện và loại bỏ các lãng phí này.

Việc áp dụng quản trị tinh gọn mang lại nhiều lợi ích cho đại học Việt Nam, bao gồm nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu chi phí, cải thiện chất lượng đào tạo, và tăng cường sự hài lòng của sinh viên. Hơn nữa, quản trị tinh gọn giúp xây dựng văn hóa tổ chức chú trọng cải tiến liên tục và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường giáo dục đại học.

Bước đầu tiên là đánh giá thực trạng hoạt động của trường, xác định các vấn đề và lãng phí cần giải quyết. Sau đó, cần xác định mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, liên quan đến hiệu quả hoạt động, chất lượng dịch vụ, hoặc chi phí hoạt động. Mục tiêu này cần phù hợp với chiến lược phát triển của trường và được thông báo rõ ràng đến tất cả các thành viên.

Có nhiều mô hình quản trị tinh gọn khác nhau, mỗi mô hình phù hợp với một loại hình tổ chức và quy trình hoạt động. Các trường cần lựa chọn mô hình quản trị phù hợp với đặc điểm và mục tiêu của mình. Một số mô hình phổ biến bao gồm TPS (Toyota Production System), Lean Thinking, và Six Sigma. Theo một số công cụ của QTTG áp dụng cho ngành phân phối như sơ đồ chuỗi giá trị, quản lý trực quan hay phân tích nguyên nhân chính cho thấy các công cụ này đã giúp ích cho việc cắt giảm lãng phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Mô hình "Made in Vietnam" cần tập trung vào việc loại bỏ lãng phí trong các quy trình cốt lõi của trường, bao gồm giảng dạy, nghiên cứu, và quản lý hành chính. Cần xác định các lãng phí phổ biến và áp dụng các công cụ Lean phù hợp để loại bỏ chúng. Theo kết quả nghiên cứu cho thấy làm việc nhóm giúp cải thiện hiệu quả áp dụng các công cụ của QTTG.

Trong hoạt động giảng dạy, cần tối ưu hóa quy trình giảng dạy, sử dụng các phương pháp giảng dạy tích cực, và cung cấp phản hồi kịp thời cho sinh viên. Trong hoạt động nghiên cứu, cần tập trung vào các nghiên cứu có tính ứng dụng cao, tạo ra giá trị cho xã hội và doanh nghiệp. Theo nghiên cứu của Bhatia và Drew (2007), ngân hàng giảm thời gian cho các cho các hoạt động thẩm định tín dụng từ 35 ngày xuống còn 5 ngày. Vì vậy doanh thu tăng và chi phí giảm.

Sử dụng các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động chính (KPIs) để theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả. KPIs có thể bao gồm thời gian xử lý quy trình, số lượng sai sót, mức độ hài lòng của sinh viên, và chi phí hoạt động. Điều này đã tạo ra một định hướng về sự liên kết hiệu quả của nguồn lực, tạo ra một số chiến lược hoạt động dịch vụ cho trường hợp bệnh nhân đặt lịch và không tới và cho thấy các biến thời gian liên quan đã bị bỏ qua trong việc nghiên cứu lập kế hoạch cho các cuộc hẹn.

Sự thành công của quản trị tinh gọn phụ thuộc vào sự cam kết của lãnh đạo, sự tham gia của tất cả các thành viên, và văn hóa tổ chức khuyến khích cải tiến liên tục. Các trường cần học hỏi kinh nghiệm từ các tổ chức đã triển khai thành công Lean và điều chỉnh mô hình quản trị cho phù hợp với điều kiện thực tế của mình. Qua nghiên cứu 1200 người hoạt động ở 8 mảng của ngành tài chính, tác giả tìm ra được 200 hoạt động tồn tại lãng phí: làm lại công việc đã làm ở công đoạn trước, điều này gây ra lãng phí về lao động cũng như làm cho thời gian chờ đợi của khách hàng tăng cao.

Ứng dụng công nghệ và chuyển đổi số sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai quản trị tinh gọn trong tương lai. Các trường có thể sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để theo dõi hiệu quả hoạt động và đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng. Qua nghiên cứu của Bhatia và Drew (2007) nhận định công ty BT này được lợi rất nhiều từ áp dụng QTTG. Công ty cải thiện hiệu suất tới 40% và giảm lỗi tới 50%.

Cần có thêm nhiều nghiên cứu về quản trị tinh gọn trong đại học Việt Nam, đặc biệt là các nghiên cứu định lượng để đánh giá hiệu quả của các mô hình quản trị và giải pháp quản trị khác nhau. Các nghiên cứu này cần tập trung vào các vấn đề cụ thể mà các trường đang đối mặt và đưa ra các khuyến nghị thực tiễn. Sử dụng phương pháp nghiên cứu nguyên nhân cốt lõi, so sánh, tái xây dựng lại quy trình và cải tiến không ngừng đem lại lợi ích lớn cho ngân hàng. Ngân hàng đã nâng cao độ hài lòng của khách hàng vào dịch vụ của mình từ 71 % lên tới 94%, giảm phàn nàn xuống 35%.