CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHUYỂN ĐỔI SỐ 1. Tổng quan về chuyển đổi số 1. Khái niệm về chuyển đổi số Chúng ta đều đã từng ít nhất một lần nghe đến cụm từ “Chuyển đổi số” và biết đều nhiều lợi ích mà nó đem lại cho nền kinh tế nước ta nói chung và doanh nghiệp nói riêng. CĐS là khái niệm được bàn luận nhiều từ khi những công nghệ 4.0 trở nên phổ biến, và có tính ứng dụng cao.
Khoảng năm 2015, trên thế giới cụm từ “Chuyển đổi số” (DX - Digital Transformation) được nhắc tới nhiều, và trở nên phổ biến từ năm 2017. Ở Việt Nam, CĐS bắt đầu được nhắc đến nhiều vào khoảng năm 2018, khi Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia” vào ngày 03/6/2020. Định nghĩa về CĐS, ở mỗi thời kỳ được nhìn nhận theo các cách khác nhau, nên có nhiều khái niệm khác nhau. Đa phần các tác giả đưa ra quan điểm về CĐS đối với doanh nghiệp đều có quan điểm chung là việc ứng dụng các công nghệ mới, đặc biệt là công nghệ thông tin vào tối ưu nguồn lực, quy trình trong doanh nghiệp để đáp ứng tốt hơn với nhu cầu khách hàng là hoạt động CĐS.
Theo Stolterman and Fors (2004), CĐS được hiểu là việc sử dụng công nghệ để cải thiện triệt để hiệu suất hoặc phạm vi tiếp cận của doanh nghiệp. Donald and Andy Rowsell-Jones (2012) cho rằng CĐS là doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng công nghệ để tạo lợi thế bằng cách giảm chi phí, tự động hóa các quy trình hiện có hoặc biến các mô hình kinh doanh hiện tại thành các kênh ngân hàng số. Nhưng với bất kỳ khía cạnh nào thì việc đó ngày càng trở nên khó khăn hơn theo thời gian. Làm thế nào các doanh nghiệp có thể tạo ra một lợi thế mới và duy trì nó với CĐS, khi việc tối ưu các chiến lược hiện tại của họ mang lại ngày càng ít kết quả.
Cũng theo quan điểm này, Fitzgerald (2013) định nghĩa CĐS trong doanh nghiệp là phương thức kinh doanh mới bằng cách tận dụng các công nghệ số như điện toán đám mây, dữ liệu lớn, điện toán di động, điện toán xã hội và phân tích dẫn đến những cải thiện đáng kể về hiệu quả hoạt động và trải nghiệm của khách hàng. Vì các hoạt động kinh doanh có ảnh hưởng đến môi trường, KT-XH, nên CĐS tác động đến 10 mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh. Điều này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp vì người tiêu dùng, cổ đông và các bên liên quan khác có thể thấy được các tác động kinh doanh đối với giá trị yhương hiệu, doanh thu và định giá công ty. Hess và cộng sự (2015) cho rằng CĐS là tiến hành một số sáng kiến để khai phá các công nghệ kỹ thuật số mới và khai thác lợi ích của chúng.
Điều này thường liên quan đến việc chuyển đổi các hoạt động kinh doanh chính và ảnh hưởng đến sản phẩm và quy trình, cũng như cơ cấu tổ chức và cách thức quản lý. Các công ty cần thiết lập các thông lệ quản lý mới để điều phối những thay đổi này. Một cách tiếp cận quan trọng là xây dựng chiến lược CĐS đóng vai trò trung tâm để tích hợp toàn bộ sự phối hợp, ưu tiên và triển khai chuyển đổi trong công ty. Theo Gartner (2021), CĐS có thể đề cập đến mọi thứ, từ hiện đại hóa về công nghệ thông tin (ví dụ: điện toán đám mây), đến tối ưu hóa kỹ thuật số và việc phát minh ra các mô hình kinh doanh số mới, kết quả là doanh nghiệp có thêm nhiều cơ hội mới, mang lại nhiều giá trị gia tăng mới cho khách hàng, doanh nghiệp thì có tốc độ tăng trưởng cao hơn, doanh số tốt hơn.
Còn theo Microsoft (2017), CĐS là việc tư duy lại cách thức các tổ chức tập hợp mọi người, dữ liệu và quy trình để tạo ra những giá trị mới. Tuy nhiên, CĐS không chỉ là tận dụng công nghệ để thay đổi mô hình kinh doanh, nó còn được định nghĩa là ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của một công ty. CĐS hiệu quả sẽ thay đổi hoàn toàn cách thức hoạt động của các công ty, từ đó nâng cao hiệu quả cộng tác, tối ưu hóa hiệu suất công việc và tạo ra giá trị cho khách hàng. Đối với Việt Nam, CĐS có nghĩa là Hệ thống thông tin (IS), Dữ liệu lớn (Big Data), Trí tuệ nhân tạo (AI), Học máy (ML), Internet vạn vật (IoT), Điện toán đám mây, … được ứng dụng làm thay đổi quy trình lao động và văn hóa làm việc, cách thức điều hành, và cũng là quá trình tác động đến mô hình kinh doanh từ truyền thống sang mô hình doanh nghiệp số (FPT Digital, 2022).
Đặc điểm của chuyển đổi số trong doanh nghiệp (1) Tập trung cao độ vào trải nghiệm khách hàng. Các công ty thường bắt đầu CĐS bằng cách phát triển sự hiểu biết đầy đủ về khách hàng. Khách hàng là ai? Đặc điểm nhân khẩu học của khách hàng là gì? Làm thế nào để khách hàng tương tác với 11 công ty? Liên tục cải thiện trải nghiệm của khách hàng là yếu tố tạo nên thành công hoặc thất bại cho quá trình CĐS. (2) Các quy trình nghiệp vụ phải được xác định rõ ràng, sắp xếp hợp lý, minh bạch.
Việc xác định quy trình nghiệp vụ rõ ràng là rất quan trọng để CĐS thành công. Việc có được các quy trình như vậy không chỉ tạo ra dữ liệu cần thiết cho việc ra quyết định, mà còn cho phép tổ chức phản ứng linh hoạt hơn và nhanh hơn với nhu cầu luôn thay đổi của thị trường, cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho thương hiệu của doanh nghiệp. (3) Phải rõ ràng trong việc tích hợp giữa dữ liệu và quy trình. Trong CĐS, các quyết định dựa trên dữ liệu (Data Driven), dữ liệu được sinh ra từ quy trình.
Trên thực tế, sử dụng dữ liệu ra quyết dịnh sẽ thay đổi cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Và việc sử dụng dữ liệu cũng sẽ hỗ trợ việc điều chỉnh chiến lược hoặc quyết định chiến lược tiếp theo. (4) Nghĩ về “giá trị” chứ không phải “hoạt động”. CĐS không đơn thuần là xây dựng một hệ thống công nghệ trên hạ tầng công nghệ thông tin, mà là một cách suy nghĩ hoàn toàn mới về cách một doanh nghiệp mang lại giá trị thông qua hệ sinh thái các hoạt động.
CĐS thay đổi văn hóa doanh nghiệp theo hướng thách thức hiện trạng và tích cự tìm kiếm các cơ hội để gia tăng giá trị thêm cho khách hàng theo những cách mới sáng tạo, thậm chí có thể dẫn đến các mô hình kinh doanh mới (Enterprisers Project, 2016). Lợi ích của chuyển đổi số với doanh nghiệp Báo cáo của các công ty nghiên cứu thị trường lớn như Gartner, IDC, … đều chỉ ra rằng CĐS thực sự mang lại rất nhiều lợi ích cho mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp: từ điều hành quản lý đến nghiên cứu, kinh doanh, … Báo cáo từ các hãng nghiên cứu thị trường hàng đầu như Gartner, IDC đều cho thấy, CĐS thực sự mang lại nhiều lợi ích cho mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp, từ quản lý, nghiên cứu đến kinh doanh. Lợi ích rõ ràng nhất của CĐS đối với doanh nghiệp là giảm chi phí vận hành, khả năng tiếp cận nhiều khách hàng hơn trong thời gian dài và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn nhờ hệ thống. Hệ thống báo cáo kịp thời, minh bạch, 12 năng suất làm việc của nhân viên được tối ưu hóa… những điều này giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh của tổ chức, công ty.
CĐS còn góp phần gia tăng năng suất lao động. Nghiên cứu của Microsoft (2017) cho thấy tác động của CĐS tới tăng trưởng năng suất lao động ở vào khoảng 15%, đến năm 2020, con số này là 21%. Có thể thấy rõ, CĐS mang rất nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp, như: (1) Thu hẹp khoảng cách giữa các phòng ban trong doanh nghiệp: Khi ứng dụng CĐS, sự liên kết thông tin giữa các phòng ban trong doanh nghiệp được kết nối với một nền tảng hệ thống công nghệ đồng nhất. Mỗi phòng ban vẫn có các phần mềm riêng để phục vụ cho nghiệp vụ chuyên môn nhưng vẫn có thể giao tiếp với các bộ phận khác thông qua hệ thống giao tiếp nội bộ.
Điều này sẽ giúp cho các vấn đề phát sinh trong doanh nghiệp được giải quyết ngay khi xảy ra, giúp cho sự vận hành trong doanh nghiệp không bị tắc nghẽn không rõ nguyên nhân, gây tác động xấu đến doanh nghiệp, như: phục vụ khách hàng bị chậm trễ, lượng hàng bán được giảm sút, … (2) Nâng cao tính minh bạch và hiệu quả của hệ thống quản trị doanh nghiệp: Tham gia vào quá trình CĐS, giám đốc doanh nghiệp sẽ được tiếp cận các báo cáo về hoạt động kinh doanh một cách chủ động và dễ dàng. Các hoạt động chung của công ty như B. Nhân viên ghi nhận khách hàng tự thông báo doanh số, thay đổi nhân sự, sản phẩm xuất hiện trong phần mềm quản lý công ty. Điều này làm giảm sự chậm trễ và cho phép các giám đốc điều hành công ty của họ hiệu quả và minh bạch hơn trước.
(3) Tối ưu hóa năng suất của nhân viên: CĐS giúp doanh nghiệp tối đa hóa năng lực làm việc của lực lượng lao động nội bộ. Đối với những công việc có giá trị gia tăng thấp, hệ thống có thể thực hiện tự động mà doanh nghiệp không cần trả lương cho nhân viên, giúp nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và thực hiện các nhiệm vụ quan trọng khác, đồng thời giúp bạn dành nhiều thời gian hơn cho CĐS còn giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá chất lượng công việc của từng nhân viên dựa trên số liệu báo cáo đến vào cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng, cuối quý. (4) Tăng khả năng cạnh tranh: Bằng cách trang bị cho các công ty một nền tảng kỹ thuật số, họ có thể phát triển và vận hành hoạt động kinh doanh của mình một cách 13 hiệu quả, chính xác và chất lượng cao. Bởi vì các giải pháp quản lý và điều hành kỹ thuật số cải thiện hiệu quả và độ chính xác của việc ra quyết định kinh doanh.
Đồng thời, CĐS còn giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh với đối thủ thông qua tương tác nhanh với khách hàng, chăm sóc khách hàng, chính sách dịch vụ… Lợi ích rõ ràng nhất của chuyển đổi kỹ thuật số đối với doanh nghiệp là chi phí vận hành thấp hơn, tiếp cận khách hàng dài hạn hơn, báo cáo kịp thời hơn bởi các giám đốc điều hành và tối ưu hóa năng suất của nhân viên cho doanh nghiệp.