Tổng quan nghiên cứu
Tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản và phát huy giá trị thông tin phục vụ hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học và lịch sử. Tại Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN), khối lượng tài liệu lưu trữ ngày càng gia tăng, với tổng số khoảng 2.530 mét tài liệu tồn đọng tính đến giữa năm 2017, dự kiến tăng thêm khoảng 650 mét đến năm 2020. Tuy nhiên, thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại đây còn nhiều hạn chế như tài liệu chưa được chỉnh lý, phân loại khoa học, công tác xác định giá trị tài liệu chưa hiệu quả, và công cụ tra cứu còn đơn giản, gây khó khăn trong khai thác sử dụng.
Mục tiêu nghiên cứu nhằm làm rõ cơ sở lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, khảo sát thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại ĐHQGHN, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào khối tài liệu hành chính của cơ quan ĐHQGHN từ khi thành lập đến nay, với ý nghĩa quan trọng trong việc bảo quản nguồn sử liệu quý giá, phục vụ quản lý, đào tạo và nghiên cứu khoa học.
Nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lưu trữ, bảo vệ di sản văn hóa, lịch sử và pháp lý của ĐHQGHN, đồng thời tạo cơ sở khoa học cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, đáp ứng yêu cầu phát triển trong kỷ nguyên số.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu
Khung lý thuyết áp dụng
Luận văn dựa trên các khái niệm và lý thuyết về tài liệu lưu trữ theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, trong đó tài liệu lưu trữ được định nghĩa là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, bao gồm bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là việc sắp xếp, phân loại tài liệu theo hệ thống khoa học nhằm bảo quản và khai thác hiệu quả.
Các lý thuyết về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tập trung vào các nội dung chính: phân loại tài liệu lưu trữ theo cấp độ (kho lưu trữ, phông lưu trữ, hồ sơ), xác định giá trị tài liệu dựa trên các tiêu chuẩn chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, và xây dựng công cụ tra cứu khoa học như mục lục hồ sơ, bộ thẻ tra cứu. Ngoài ra, nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất trong lưu trữ được vận dụng nhằm đảm bảo sự đồng bộ và hiệu quả trong quản lý tài liệu.
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu sử dụng phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lênin về nhận thức khoa học, kết hợp phương pháp phân tích, tổng hợp để đánh giá nội dung, thành phần và thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại ĐHQGHN. Phương pháp khảo sát thực tế được áp dụng để thu thập số liệu về khối lượng tài liệu, điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị và quy trình tổ chức lưu trữ.
Nguồn dữ liệu chính bao gồm tài liệu lưu trữ hành chính của ĐHQGHN, báo cáo thống kê tài liệu, văn bản pháp luật liên quan như Luật Lưu trữ 2011, Nghị định 01/2013/NĐ-CP, Thông tư 07/2012/TT-BNV và Thông tư 09/2011/TT-BNV. Cỡ mẫu khảo sát bao gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ tại các phòng ban, đơn vị trực thuộc ĐHQGHN với tổng khối lượng khoảng 2.530 mét tài liệu.
Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng cách so sánh số liệu thống kê, đánh giá thực trạng theo các tiêu chí phân loại, xác định giá trị, thống kê và xây dựng công cụ tra cứu. Timeline nghiên cứu kéo dài từ khi thành lập ĐHQGHN đến năm 2019, tập trung vào giai đoạn 2010-2019 để phản ánh thực trạng và đề xuất giải pháp phù hợp.
Kết quả nghiên cứu và thảo luận
Những phát hiện chính
Khối lượng tài liệu lưu trữ lớn và tăng nhanh: Tính đến 30/6/2017, ĐHQGHN có khoảng 2.530 mét tài liệu lưu trữ chưa được chỉnh lý, phân loại khoa học, với dự báo tăng thêm khoảng 650 mét đến năm 2020, cho thấy nhu cầu cấp thiết về tổ chức khoa học tài liệu.
Tình trạng bảo quản và cơ sở vật chất còn hạn chế: Kho lưu trữ tại tầng 11 tòa nhà điều hành có diện tích chật hẹp, thiếu các thiết bị kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, phòng cháy chữa cháy và chống mối mọt. Trang thiết bị phục vụ lưu trữ như tủ đựng tài liệu, máy tính, điều hòa được trang bị cơ bản nhưng thiếu máy photocopy, giá để tài liệu chuyên dụng.
Công tác phân loại và xác định giá trị tài liệu chưa hiệu quả: Tài liệu chủ yếu còn trong tình trạng bó gói, chưa được lập hồ sơ, phân loại khoa học theo nguyên tắc từ chung đến riêng, chưa có hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu toàn diện. Nhiều tài liệu có giá trị thấp vẫn được bảo quản, trong khi tài liệu quan trọng chưa được xác định thời hạn bảo quản rõ ràng.
Công cụ tra cứu tài liệu còn đơn giản và hạn chế: Hiện tại, ĐHQGHN chủ yếu sử dụng mục lục hồ sơ truyền thống, gây khó khăn trong việc tra cứu nhanh chóng và chính xác. Hệ thống phần mềm số hóa tài liệu đang được triển khai nhưng chưa hoàn thiện và chưa mở rộng quyền truy cập cho các đối tượng ngoài cán bộ nội bộ.
Thảo luận kết quả
Nguyên nhân chính của các tồn tại trên là do nhận thức chưa đầy đủ về vai trò của công tác lưu trữ, sự thiếu thống nhất trong tổ chức bộ máy quản lý lưu trữ, đội ngũ cán bộ lưu trữ còn hạn chế về số lượng và trình độ chuyên môn, cùng với điều kiện cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu. So với các nghiên cứu trong ngành lưu trữ tại các cơ quan nhà nước khác, ĐHQGHN có khối lượng tài liệu lớn hơn nhưng chưa có sự đầu tư tương xứng về tổ chức khoa học tài liệu.
Việc tài liệu chưa được chỉnh lý và phân loại khoa học làm giảm hiệu quả khai thác, gây lãng phí nguồn tri thức quý giá. Công tác xác định giá trị tài liệu chưa chính xác dẫn đến việc bảo quản tài liệu không hợp lý, ảnh hưởng đến tuổi thọ và giá trị sử dụng lâu dài. Công cụ tra cứu truyền thống không đáp ứng được nhu cầu tra cứu nhanh trong bối cảnh số lượng tài liệu tăng nhanh và yêu cầu hiện đại hóa.
Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện tỷ lệ tài liệu đã chỉnh lý so với tổng tài liệu tồn đọng, bảng thống kê trang thiết bị kho lưu trữ, và biểu đồ tăng trưởng khối lượng tài liệu qua các năm. Những kết quả này nhấn mạnh sự cần thiết phải nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại ĐHQGHN.
Đề xuất và khuyến nghị
Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại: Cần mở rộng diện tích kho lưu trữ, trang bị hệ thống kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, phòng cháy chữa cháy, máy photocopy, giá để tài liệu chuyên dụng. Mục tiêu nâng cao điều kiện bảo quản tài liệu trong vòng 2 năm tới, do Ban Quản lý ĐHQGHN chủ trì thực hiện.
Xây dựng và hoàn thiện hệ thống phân loại và xác định giá trị tài liệu: Áp dụng phương án phân loại theo nguyên tắc từ chung đến riêng, kết hợp xây dựng công cụ xác định giá trị tài liệu khoa học, đảm bảo loại bỏ tài liệu hết giá trị và bảo quản tài liệu quan trọng. Thời gian triển khai trong 1 năm, do Phòng Lưu trữ phối hợp các đơn vị liên quan thực hiện.
Phát triển công cụ tra cứu tài liệu hiện đại: Hoàn thiện dự án số hóa tài liệu, xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ với giao diện thân thiện, mở rộng quyền truy cập cho cán bộ, giảng viên và sinh viên. Mục tiêu hoàn thành trong 18 tháng, do Trung tâm Ứng dụng Công nghệ Thông tin ĐHQGHN đảm nhiệm.
Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ lưu trữ: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ lưu trữ, công nghệ thông tin và quản lý tài liệu cho cán bộ lưu trữ và lãnh đạo các đơn vị. Thời gian thực hiện liên tục hàng năm, do Ban Tổ chức cán bộ phối hợp Khoa Văn thư - Lưu trữ tổ chức.
Tăng cường công tác chỉ đạo, kiểm tra và giám sát: Ban Giám đốc ĐHQGHN cần ban hành các văn bản chỉ đạo cụ thể, tổ chức kiểm tra định kỳ công tác lưu trữ tại các đơn vị, đảm bảo thực hiện nghiêm túc các quy định về lưu trữ tài liệu. Thực hiện hàng năm, do Văn phòng ĐHQGHN chủ trì.
Đối tượng nên tham khảo luận văn
Cán bộ quản lý và nhân viên lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức: Luận văn cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, giúp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ và bảo quản tài liệu.
Giảng viên và sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng: Tài liệu tham khảo quý giá cho việc nghiên cứu, giảng dạy và học tập về nghiệp vụ lưu trữ, phương pháp tổ chức khoa học tài liệu.
Lãnh đạo các đơn vị thuộc ĐHQGHN: Hiểu rõ thực trạng và các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, từ đó có định hướng quản lý và đầu tư phù hợp.
Các nhà nghiên cứu và chuyên gia trong lĩnh vực quản lý thông tin và công nghệ thông tin: Tham khảo các đề xuất ứng dụng công nghệ số hóa và phần mềm quản lý tài liệu trong môi trường đại học hiện đại.
Câu hỏi thường gặp
Tại sao tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lại quan trọng đối với ĐHQGHN?
Tổ chức khoa học tài liệu giúp bảo quản tài liệu an toàn, dễ dàng khai thác sử dụng, phục vụ quản lý, đào tạo và nghiên cứu khoa học, đồng thời bảo vệ di sản văn hóa, lịch sử của nhà trường.Khó khăn lớn nhất trong công tác lưu trữ tại ĐHQGHN hiện nay là gì?
Khó khăn chính là tài liệu tồn đọng lớn, chưa được chỉnh lý, phân loại khoa học, cơ sở vật chất hạn chế và công cụ tra cứu còn đơn giản, gây khó khăn trong quản lý và khai thác.Phương pháp phân loại tài liệu được áp dụng như thế nào?
Phân loại theo nguyên tắc từ chung đến riêng, dựa trên năm hình thành tài liệu, cơ cấu tổ chức, nhóm hoạt động và hồ sơ cụ thể, giúp quản lý và tra cứu hiệu quả.Làm thế nào để nâng cao năng lực cán bộ lưu trữ?
Tổ chức đào tạo chuyên sâu, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ và công nghệ thông tin, đồng thời nâng cao nhận thức về vai trò của công tác lưu trữ trong quản lý và phát triển.Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ có lợi ích gì?
Số hóa tài liệu và xây dựng phần mềm quản lý giúp tra cứu nhanh, bảo quản tài liệu tốt hơn, giảm thiểu rủi ro mất mát, đồng thời mở rộng khả năng truy cập và khai thác tài liệu.
Kết luận
- Luận văn làm rõ cơ sở lý luận và thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Cơ quan ĐHQGHN, chỉ ra các tồn tại về phân loại, bảo quản và công cụ tra cứu.
- ĐHQGHN có khối lượng tài liệu lưu trữ lớn, tăng nhanh, đòi hỏi tổ chức khoa học tài liệu hiệu quả để phát huy giá trị sử dụng.
- Đề xuất các giải pháp cụ thể về đầu tư cơ sở vật chất, hoàn thiện phân loại, xác định giá trị tài liệu, phát triển công cụ tra cứu và nâng cao năng lực cán bộ.
- Kết quả nghiên cứu có tính ứng dụng cao, góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, phục vụ quản lý, đào tạo và nghiên cứu khoa học tại ĐHQGHN.
- Tiếp theo, cần triển khai đồng bộ các giải pháp trong vòng 2 năm tới, đồng thời tăng cường kiểm tra, giám sát và đào tạo để đảm bảo hiệu quả bền vững.
Hành động ngay hôm nay để bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại ĐHQGHN, góp phần xây dựng môi trường học thuật hiện đại và bền vững!