Bà NàI VĀ TR¯âNG Đ¾I HâC NÞI VĂ HÀ NÞI BÁO CÁO TäNG HĀP ĐÀ TÀI NGHIÊN CĆU KHOA HâC CÂP PHÂN HIÞU LÀP Hâ S¡ VÀ NÞP L¯U Hâ S¡ VÀO L¯U TRĀ PHÂN HIÞU TR¯âNG Đ¾I HâC NÞI VĂ HÀ NÞI T¾I THÀNH PHà Hâ CHÍ MINH Mã sá: ĐTCK.04 Chą nhißm đÁ tài: ThS. Vũ Thá Thu H°ãng Hà Nßi, 7/2022 Bà NàI VĀ TR¯âNG Đ¾I HâC NÞI VĂ HÀ NÞI BÁO CÁO TäNG HĀP ĐÀ TÀI NGHIÊN CĆU KHOA HâC CÂP PHÂN HIÞU LÀP Hâ S¡ VÀ NÞP L¯U Hâ S¡ VÀO L¯U TRĀ PHÂN HIÞU TR¯âNG Đ¾I HâC NÞI VĂ HÀ NÞI T¾I THÀNH PHà Hâ CHÍ MINH Mã sá: ĐTCK.04 Chą nhißm đÁ tài: ThS. Vũ Thá Thu H°ãng Thành viên đề tài: 1. Nguyễn Thá Bình 2.
Trần Lệ H°áng Hà Nßi, 7/2022 MĂC LĂC MĂC LĂC. 1 DANH MĂC CHĀ VI¾T TÂT. 2 DANH MĂC BÀNG BIÂU. Lý do chọn đề tài.
Táng quan tình hình nghiên cąu. Māc tiêu, nhiệm vā căa đề tài. Đối t°ÿng, ph¿m vi nghiên cąu. Ph°¡ng pháp nhiên cąu.
C¡ Sä LÝ LUÀN VÀ LÀP Hâ S¡ VÀ NÞP L¯U Hâ S¡ VÀO L¯U TRĀ C¡ QUAN. Ý nghĩa, tác dāng căa việc lập hß s¡. Yêu cầu căa lập hß s¡. Quy trình lập hß s¡.
Các yếu tố có Ánh h°ãng đến việc lập hß s¡ t¿i các tr°áng đ¿i học hiện nay. Giao nßp hã s¢ vào l°u trā c¢ quan. Māc đích, ý nghĩa căa việc giao náp hß s¡ vào l°u trữ c¡ quan. Yêu cầu về giao náp hß s¡ vào l°u trữ c¡ quan.
Thành phần tài liệu giao náp. Quy trình, thă tāc náp l°u hß s¡ vào l°u trữ c¡ quan. Các yếu tố có Ánh h°ãng đến việc giao náp hß s¡ vào l°u trữ t¿i các tr°áng đ¿i học hiện nay. 30 TiÃu k¿t Ch°¢ng 1.
THĂC TR¾NG LÀP Hâ S¡ VÀ NÞP L¯U Hâ S¡ VÀO L¯U TRĀ PHÂN HIÞU TR¯âNG Đ¾I HâC NÞI VĂ HÀ NÞI T¾I THÀNH PHà Hâ CHÍ MINH. Lách sÿ hình thành và phát triÃn, chćc nng, nhißm vă quyÁn h¿n và c¢ cÃu tå chćc cąa Phân hißu Tr°ãng Đ¿i hãc Nßi vă Hà Nßi t¿i Thành phá Hã Chí Minh. Lách sử hình thành và phát triển. Chąc năng, nhiệm vā, quyền h¿n.
Thành phÅn, nßi dung tài lißu hình thành trong ho¿t đßng cąa Phân hißu Tr°ãng Đ¿i hãc Nßi vă Hà Nßi t¿i Thành phá HCM. Thăc tr¿ng lÁp hã s¢ và nßp l°u hã s¢ vào l°u trā cąa các đ¢n vá trăc thußc Phân hißu Tr°ãng Đ¿i hãc Nßi vă Hà Nßi t¿i Thành phá Hã Chí Minh. Thực tr¿ng công tác lập hß s¡ t¿i Phân hiệu. Xây dựng, ban hành, tổ chức triển khai các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ tại Phân hiệu.
Tổ chức hoạt động nghiệp vÿ. Kết quả công tác lập hồ sơ tại Phân hiệu. Một số yếu tố có ảnh hưởng đến việc lập hồ sơ tại Phân hiệu. Thực tr¿ng công tác náp hß s¡ vào l°u trữ c¡ quan t¿i Phân hiệu Tr°áng Đ¿i học Nái vā Hà Nái t¿i Thành phố Hß Chí Minh.
Xây dựng, ban hành, tổ chức triển khai các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Phân hiệu. Quy trình và thā tÿc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Phân hiệu. Kết quả giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Phân hiệu. Các yếu tố có ảnh hưởng đến việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Phân hiệu.
59 TiÃu k¿t Ch°¢ng 2. MÞT Sà GIÀI PHÁP NHÄM NÂNG CAO CHÂT L¯ĀNG LÀP Hâ S¡ VÀ NÞP L¯U Hâ S¡ VÀO L¯U TRĀ PHÂN HIÞU TR¯âNG Đ¾I HâC NÞI VĂ HÀ NÞI. C¢ så đÁ xuÃt các giÁi pháp. Các giÁi pháp că thÃ.
Nâng cao nhận thąc căa lãnh đ¿o, viên chąc, giÁng viên về công tác lập hß s¡ và náp l°u hß s¡ vào l°u trữ. Xây dựng, ban hành các văn bÁn quy đánh, h°ßng dẫn công tác lập hß s¡ và náp l°u hß s¡ vào l°u trữ. Tập huÃn nghiệp vā lập hß s¡ cho bá phận làm công tác văn th° và các viên chąc, giÁng viên t¿i Phân hiệu. Đầu t° c¡ sã vật chÃt, trang thiết bá phāc vā công tác lập hß s¡ và náp l°u hß s¡ vào l°u trữ.
Tá chąc lập hß s¡ theo quy đánh; kiểm tra, đánh giá công tác lập hß s¡ và náp l°u hß s¡ vào l°u trữ. Ąng dāng công nghệ thông tin vào công tác lập hß s¡ và náp l°u hß s¡ vào l°u trữ. 74 TiÃu k¿t Ch°¢ng 3. 77 TÀI LIÞU THAM KHÀO.
81 LâI CÀM ¡N Để hoàn thành báo cáo khoa học này, nhóm tác giÁ xin gửi lái cÁm ¡n chân thành tßi: - Ban Giám hiệu, Phòng QuÁn lý khoa học, Phòng Sau đ¿i học – Tr°áng Đ¿i học Nái vā Hà Nái đã t¿o mọi điều kiện cho báo cáo đ°ÿc triển khai thực hiện; - Ban Giám đốc Phân hiệu đã t¿o mọi điều kiện, đáng viên về vật chÃt, tinh thần để báo cáo đ°ÿc hoàn thành, đÁm bÁo đúng tiến đá; - Các đ¡n vá, bá phận trong Phân hiệu đã hß trÿ nhóm tác giÁ, t¿o mọi điều kiện và cung cÃp các thông tin cần thiết để nhóm tác giÁ hoàn thành nhiệm vā nghiên cąu; - Lãnh đ¿o, viên chąc, ng°ái lao đáng trong Phân hiệu đã luôn sẵn sàng chia sẻ quan điểm cá nhân và đóng góp các ý kiến quý báu vào quá trình khÁo sát thực tế, thu thập số liệu để hoàn thiện báo cáo; Đây là công trình đầu tiên căa nhóm tác giÁ, nên chắc chắn còn có những sai sót nhÃt đánh, nhóm hy vọng sẽ nhận đ°ÿc những ý kiến đóng góp nghiêm túc, tích cực căa các nhà khoa học, các viên chąc, giÁng viên, để có thể hoàn thiện xuÃt sắc báo cáo này, có đă điều kiện để ąng dāng vào thực tế t¿i Phân hiệu. Nhóm tác giÁ xin trân trọng cÁm ¡n! 1 DANH MĂC CHĀ VI¾T TÂT TĈ GàC TĈ VI¾T TÂT Nghiên cąu khoa học NCKH Thành phố Hß Chí Minh TP.HCM Nhà xuÃt bÁn NXB Phó giáo s° PGS Tiến sĩ TS Th¿c sĩ ThS Ăy ban nhân dân UBND Đ¿i học Khoa học Xã hái và Nhân văn ĐHKHXH&NV 2 DANH MĂC BÀNG BIÂU BÁng 2. Kết quÁ đánh giá tầm quan trọng căa lập hß s¡ và giao náp hß s¡ vào l°u trữ 38 BÁng 2. Tình hình tham gia các lßp bßi d°ỡng, tập huÃn 39 BÁng 2.
Kết quÁ lập hß s¡ công việc t¿i các đ¡n vá trực thuác Phân hiệu 42 BÁng 2. Tình hình giao náp hß s¡, tài liệu vào l°u trữ c¡ quan 52 3 LâI NÓI ĐÄU 1. Lý do chãn đÁ tài Lập hß s¡ và giao náp hß s¡ vào l°u trữ c¡ quan có vai trò rÃt quan trọng trong ho¿t đáng quÁn lý, điều hành, phāc vā công tác chuyên môn hàng ngày căa các c¡ quan, tá chąc, các Tr°áng đ¿i học nói chung và Phân hiệu Tr°áng Đ¿i học Nái vā Hà Nái t¿i Thành phố Hß Chí Minh nói riêng, vì nó có Ánh h°ãng trực tiếp đến chÃt l°ÿng, hiệu quÁ công việc căa từng cá nhân. Mßi ng°ái muốn làm tốt công việc căa mình thì phÁi tham khÁo văn bÁn, tài liệu làm c¡ sã để giÁi quyết các công việc đ°ÿc giao.
Chính vì vậy, nếu các tài liệu sau khi giÁi quyết xong công việc đ°ÿc thu thập và lập thành hß s¡ đầy đă, hoàn chßnh, đ°ÿc chọn lựa và giao náp vào l°u trữ đúng thái h¿n quy đánh, khi có nhu cầu cần tìm để phāc vā nghiên cąu sử dāng có thể tìm thÃy ngay, sẽ góp phần cung cÃp ngußn thông tin hữu ích cho nhà quÁn lý, cho mßi viên chąc, giÁng viên giÁi quyết công việc hàng ngày, từ đó góp phần nâng cao chÃt l°ÿng, hiệu quÁ công việc. Trong những năm qua, d°ßi sự chß đ¿o căa các c¡ quan có thẩm quyền, nhiều c¡ quan, ban ngành đoàn thể đã làm tốt công tác lập hß s¡ và giao náp hß s¡ vào l°u trữ c¡ quan. Phân hiệu t¿i Thành phố Hß Chí Minh là c¡ sã đào t¿o, bßi d°ỡng thuác Tr°áng Đ¿i học Nái vā Hà Nái, có chąc năng đào t¿o trình đá đ¿i học, sau đ¿i học; nghiên cąu khoa học, chuyển giao công nghệ; hÿp tác quốc tế và dách vā công phāc vā ngành Nái vā, nền công vā và yêu cầu căa xã hái. Thực tế cho thÃy, kể từ khi thành lập đến nay, trong quá trình ho¿t đáng, Phân hiệu đã sÁn sinh ra mát khối l°ÿng tài liệu t°¡ng đối lßn và hiện t¿i các đ¡n vá, bá phận trong Phân hiệu cũng đã thực hiện công việc lập hß s¡ và giao náp vào l°u trữ c¡ quan.
Tuy nhiên, kể từ thái điểm thành lập (2017) đến nay 2022, công tác này ch°a đ°ÿc thực hiện mát cách thống nhÃt, khoa học t¿i các đ¡n vá bá phận trực thuác Phân hiệu, có đ¡n vá đã thực hiện, có những đ¡n vá ch°a thực hiện, 4 có những đ¡n vá đã lập hß s¡ nh°ng ch°a đáp ąng hết đ°ÿc các yêu cầu về lập hß s¡. Thậm chí, vẫn còn tình tr¿ng tài liệu bó gói, chÃt đống t¿i các đ¡n vá, bá phận, do vậy, việc giao náp hß s¡ vào l°u trữ theo quy đánh hàng năm cũng ch°a thực hiện đ°ÿc. Việc nghiên cąu, đánh giá thực tr¿ng công tác lập hß s¡ và giao náp hß s¡ vào l°u trữ Phân hiệu Tr°áng Đ¿i học Nái vā Hà Nái t¿i Thành phố Hß Chí Minh, trên c¡ sã đó phân tích chß ra những °u điểm, h¿n chế, đßng thái, đề xuÃt những giÁi pháp nhằm làm tốt công tác lập hß s¡ và giao náp hß s¡ vào l°u trữ Phân hiệu Tr°áng Đ¿i học Nái vā Hà Nái t¿i Thành phố Hß Chí Minh trong thái gian tßi là hết sąc cần thiết. Những đề xuÃt phù hÿp sẽ là c¡ sã để Phân hiệu thực hiện tốt công tác này, đßng thái, nếu hoàn thành tốt đề tài nghiên cąu khoa học này thì đây sẽ là c¡ sã để các Tr°áng đ¿i học khác tham khÁo và áp dāng vào thực tiễn công tác lập và náp l°u hß s¡, tài liệu vào l°u trữ c¡ quan.
Tång quan tình hình nghiên cću Liên quan đến công tác lập hß s¡ và náp l°u hß s¡ vào l°u trữ c¡ quan, có rÃt nhiều tài liệu, bài viết đã đề cập đến vÃn đề này, cā thể: Về giáo trình và sách chuyên khÁo, có thể kể đến giáo trình <Lý luận và phương pháp công tác văn thư= (Tr°áng Đ¿i học Khoa học Xã hái và Nhân văn) – PGS. V°¡ng Đình Quyền, NXB Đ¿i học Quốc gia Hà Nái năm 2011; Giáo trình văn thư (Tr°áng Đ¿i học Nái vā Hà Nái) – PGS.