Tổng quan nghiên cứu

Hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại Ủy ban nhân dân (UBND) cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An đóng vai trò then chốt trong việc quản lý tài liệu hành chính, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước địa phương. Theo khảo sát năm 2019, UBND thành phố Tân An và thị xã Kiến Tường đã phát hành lần lượt 4.213 và 2.119 văn bản đi, cùng với 3.415 và 1.644 văn bản đến, cho thấy khối lượng công việc và tài liệu cần quản lý là rất lớn. Tuy nhiên, thực trạng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ còn nhiều hạn chế như hồ sơ chưa đầy đủ, chưa đúng quy trình, tài liệu phân tán và chưa được nộp lưu đúng thời hạn.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm khảo sát thực trạng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An từ năm 2013 đến nay, đồng thời đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác này. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hồ sơ giấy tại hai địa phương tiêu biểu là thành phố Tân An và thị xã Kiến Tường, với trọng tâm là các phòng, ban thuộc UBND cấp thành phố, thị xã.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, bảo đảm an toàn, khoa học trong lưu trữ hồ sơ, đồng thời hỗ trợ công tác tra cứu, khai thác tài liệu phục vụ công tác quản lý và phát triển địa phương. Các chỉ số như tỷ lệ lập hồ sơ đúng quy trình, thời gian nộp lưu hồ sơ và mức độ hoàn thiện hồ sơ được xem là các metrics quan trọng để đánh giá hiệu quả công tác này.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình về công tác văn thư, lưu trữ, trong đó có:

  • Khái niệm hồ sơ: Theo Luật Lưu trữ 2011, hồ sơ là tập hợp các tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
  • Lập hồ sơ: Là quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu theo nguyên tắc và phương pháp nhất định nhằm phản ánh đầy đủ diễn biến công việc.
  • Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Là việc chuyển giao hồ sơ đã hoàn chỉnh vào lưu trữ cơ quan để bảo quản, khai thác lâu dài.
  • Tiêu chuẩn chất lượng ISO 9000:2000: Được áp dụng để đánh giá mức độ đáp ứng các yêu cầu trong công tác lập và giao nộp hồ sơ.
  • Mô hình quản lý hồ sơ theo Danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan phê duyệt, làm căn cứ để lập hồ sơ, kiểm tra và giao nộp hồ sơ đúng quy định.

Các khái niệm chính bao gồm: hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ vụ việc, hồ sơ họp hội nghị, tài liệu phối hợp, và các tiêu chí đánh giá chất lượng lập hồ sơ như tính đầy đủ, đúng thành phần, đúng thời hạn và đúng quy trình.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp:

  • Phân tích, tổng hợp: Thu thập, phân tích các công trình khoa học, văn bản pháp luật liên quan đến công tác lập hồ sơ và lưu trữ.
  • Khảo sát thực tế: Tiến hành khảo sát trực tiếp tại UBND thành phố Tân An và thị xã Kiến Tường, thu thập số liệu về số lượng văn bản, hồ sơ, thực trạng lập và giao nộp hồ sơ.
  • Phương pháp thống kê: Tổng hợp số liệu về văn bản đi, đến, tỷ lệ lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, số lượng công chức phụ trách văn thư, lưu trữ.
  • Lập phiếu điều tra, phỏng vấn: Thu thập ý kiến lãnh đạo, công chức về nhận thức, thực trạng và khó khăn trong công tác lập hồ sơ.
  • So sánh: Đối chiếu thực trạng tại hai địa phương và so sánh với các quy định pháp luật, tiêu chuẩn nghiệp vụ.

Cỡ mẫu khảo sát gồm các phòng, ban thuộc UBND thành phố Tân An và thị xã Kiến Tường, với sự tham gia của công chức chuyên môn và công chức văn thư, lưu trữ. Thời gian nghiên cứu từ năm 2013 đến năm 2019, phù hợp với giai đoạn áp dụng các văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tỷ lệ lập hồ sơ công việc chưa đồng đều: Khoảng 80% các phòng, ban tại thành phố Tân An đã ban hành Danh mục hồ sơ và thực hiện lập hồ sơ theo quy định, trong khi tại thị xã Kiến Tường, phần lớn các phòng, ban chưa xây dựng Danh mục hồ sơ và chưa thực hiện lập hồ sơ đầy đủ. Tỷ lệ lập hồ sơ công việc tại các phòng ban thuộc UBND thành phố Tân An đạt khoảng 70-80%, trong khi tại thị xã Kiến Tường chỉ khoảng 30-40%.

  2. Chất lượng hồ sơ còn hạn chế: Hồ sơ lập chưa đầy đủ, nhiều văn bản trùng lặp, chưa được biên mục, đánh số tờ, hoặc ghi tiêu đề chưa chính xác, gây khó khăn trong tra cứu. Ví dụ, hồ sơ về việc đào tạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ năm 2018 tại thành phố Tân An chỉ ghi tiêu đề sơ lược, chưa phản ánh đầy đủ nội dung tài liệu.

  3. Thời gian nộp lưu hồ sơ chưa đảm bảo: Hồ sơ, tài liệu thường được nộp lưu chậm hơn quy định 1 năm kể từ ngày kết thúc công việc, thậm chí có trường hợp giữ lại hồ sơ để phục vụ công việc chuyên môn, gây tồn đọng tài liệu tại các phòng ban.

  4. Nguồn nhân lực và trình độ chuyên môn hạn chế: UBND thành phố Tân An có 2 công chức chuyên trách văn thư, lưu trữ với trình độ trung cấp, còn lại là kiêm nhiệm; tại thị xã Kiến Tường có 3 công chức chuyên trách nhưng trình độ chuyên môn chưa đồng đều, phần lớn công chức văn thư, lưu trữ là kiêm nhiệm và không đúng chuyên ngành. Điều này ảnh hưởng đến chất lượng hướng dẫn, kiểm tra công tác lập hồ sơ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các tồn tại trên xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ của công chức chuyên môn về trách nhiệm lập hồ sơ, sự thiếu quan tâm, kiểm tra, giám sát của lãnh đạo đơn vị, cũng như hạn chế về nguồn nhân lực chuyên trách văn thư, lưu trữ. So với các nghiên cứu tại các địa phương khác như Hà Nội, Long An còn thiếu sự đồng bộ trong việc xây dựng và áp dụng Danh mục hồ sơ, dẫn đến việc lập hồ sơ chưa khoa học, chưa đúng quy trình.

Việc hồ sơ chưa được biên mục, đánh số tờ và ghi tiêu đề chính xác làm giảm hiệu quả tra cứu, khai thác tài liệu, ảnh hưởng đến công tác quản lý và ra quyết định của lãnh đạo. Thời gian nộp lưu hồ sơ chậm trễ cũng làm giảm tính kịp thời trong bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ so sánh tỷ lệ lập hồ sơ giữa các phòng ban tại hai địa phương, bảng thống kê số lượng văn bản đi, đến và bảng phân loại chất lượng hồ sơ theo tiêu chí ISO 9000:2000 để minh họa rõ hơn thực trạng và mức độ hoàn thiện công tác lập hồ sơ.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Ban hành và cập nhật Danh mục hồ sơ hàng năm: UBND cấp thành phố, thị xã cần xây dựng, ban hành Danh mục hồ sơ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và thực tế công việc, đồng thời cập nhật định kỳ để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Thời gian thực hiện: ngay trong năm tiếp theo; Chủ thể thực hiện: Văn phòng UBND phối hợp phòng Nội vụ.

  2. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Tổ chức các lớp tập huấn chuyên sâu cho công chức chuyên môn và công chức văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức và kỹ năng lập hồ sơ, biên mục, đánh số tờ, ghi tiêu đề hồ sơ. Thời gian: hàng năm; Chủ thể: Sở Nội vụ phối hợp với các trường đào tạo chuyên ngành.

  3. Xây dựng quy chế, quy định nội bộ về công tác lập và nộp lưu hồ sơ: Ban hành quy chế cụ thể, phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân, đơn vị trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, đồng thời thiết lập cơ chế kiểm tra, giám sát thường xuyên. Thời gian: trong 6 tháng tới; Chủ thể: Lãnh đạo UBND cấp thành phố, thị xã.

  4. Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất và trang thiết bị lưu trữ: Mở rộng diện tích kho lưu trữ, trang bị hệ thống điều hòa, thiết bị phòng cháy chữa cháy, kệ hồ sơ hiện đại để bảo quản tài liệu an toàn, kéo dài tuổi thọ hồ sơ. Thời gian: kế hoạch 2 năm; Chủ thể: UBND cấp thành phố, thị xã phối hợp Sở Nội vụ.

  5. Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá định kỳ: Thiết lập hệ thống đánh giá chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000, tổ chức kiểm tra định kỳ để phát hiện và xử lý kịp thời các tồn tại, hạn chế. Thời gian: hàng năm; Chủ thể: Phòng Nội vụ, Văn phòng UBND.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo UBND cấp thành phố, thị xã: Nắm bắt thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ, từ đó chỉ đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ hiệu quả hơn.

  2. Công chức chuyên môn và công chức văn thư, lưu trữ: Áp dụng các quy trình, phương pháp lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ đúng chuẩn, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ và ý thức trách nhiệm.

  3. Các cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ: Sử dụng kết quả nghiên cứu để xây dựng chính sách, hướng dẫn nghiệp vụ phù hợp với thực tiễn địa phương.

  4. Các nhà nghiên cứu, sinh viên chuyên ngành lưu trữ học: Tham khảo mô hình nghiên cứu thực tiễn, phương pháp khảo sát và phân tích dữ liệu trong lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ hành chính.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ lại quan trọng đối với UBND cấp thành phố, thị xã?
    Việc lập hồ sơ giúp tổ chức tài liệu khoa học, đầy đủ, phục vụ quản lý, tra cứu và bảo quản tài liệu lâu dài. Nộp lưu hồ sơ đúng thời hạn đảm bảo an toàn tài liệu và hỗ trợ công tác lưu trữ lịch sử. Ví dụ, hồ sơ nâng lương công chức giúp lãnh đạo theo dõi quy trình và số lượng cán bộ được nâng lương.

  2. Những khó khăn chính trong công tác lập hồ sơ hiện nay là gì?
    Khó khăn gồm nhận thức chưa đầy đủ của công chức, thiếu nhân lực chuyên trách, hồ sơ chưa đầy đủ, chưa đúng quy trình, và thời gian nộp lưu hồ sơ chậm trễ. Điều này dẫn đến tài liệu phân tán, khó quản lý và khai thác.

  3. Làm thế nào để nâng cao chất lượng lập hồ sơ?
    Cần ban hành Danh mục hồ sơ rõ ràng, tổ chức đào tạo nghiệp vụ, xây dựng quy chế nội bộ, kiểm tra giám sát thường xuyên và đầu tư cơ sở vật chất lưu trữ. Ví dụ, tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư giúp công chức nâng cao kỹ năng lập hồ sơ.

  4. Phương pháp lập hồ sơ gồm những bước nào?
    Ba bước chính: mở hồ sơ theo Danh mục, thu thập và cập nhật văn bản, kết thúc hồ sơ bằng việc kiểm tra, loại bỏ tài liệu không cần thiết, sắp xếp và đánh số tờ, lập mục lục văn bản.

  5. Ai chịu trách nhiệm trong công tác lập và nộp lưu hồ sơ?
    Người đứng đầu cơ quan, lãnh đạo đơn vị, công chức chuyên môn và công chức văn thư, lưu trữ đều có trách nhiệm phối hợp thực hiện. Lãnh đạo đơn vị cần phân công, đôn đốc, công chức chuyên môn lập hồ sơ, công chức văn thư hướng dẫn và kiểm tra.

Kết luận

  • Luận văn đã khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tại UBND cấp thành phố, thị xã tỉnh Long An, chỉ ra nhiều tồn tại về chất lượng và tiến độ thực hiện.
  • Nghiên cứu áp dụng các lý thuyết về công tác văn thư, lưu trữ và tiêu chuẩn ISO 9000:2000 để đánh giá chất lượng công tác lập hồ sơ.
  • Đề xuất các giải pháp thiết thực như ban hành Danh mục hồ sơ, đào tạo nghiệp vụ, xây dựng quy chế, đầu tư cơ sở vật chất và tăng cường kiểm tra, giám sát.
  • Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn quan trọng, hỗ trợ nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu hành chính tại địa phương.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất, theo dõi đánh giá hiệu quả và cập nhật chính sách phù hợp.

Kêu gọi hành động: Các cơ quan, đơn vị liên quan cần phối hợp chặt chẽ để thực hiện đồng bộ các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và hiệu quả.