ĐẶT VẤN ĐỀ Ngày nay ở Việt Nam tin học đã rất phát triển và được ứng dụng vào mọi ngành, mọi lĩnh vực của nền kinh tế đất nước, góp phần quan trọng trong việc phát triển các ngành một cách nhanh hơn, hiệu quả hơn. Các phần mềm quản lý nhằm nâng cao năng suất và tốc độ xử lý một lượng thông tin lớn, phức tạp để đưa ra thông tin kịp thời và chính xác đáp ứng được những yêu cầu đặt ra ngày càng được ưa chuộng. Hằng năm các trường đại học, cao đẳng (ĐH, CĐ) trong cả nước đều tổ chức các kỳ tuyển sinh để tìm kiếm và đào tạo các nhân tài cho quốc gia. Với số lượng hồ sơ đăng ký dự thi (ĐKDT) vào mỗi trường rất lớn đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý công tác tuyển sinh (QLCTTS) hiệu quả, nhanh chóng và chính xác, đáp ứng các yêu cầu tuyển sinh của từng trường.
Theo tìm hiểu thực tế thì đại đa số các hệ thống quản lý tuyển sinh các trường ĐH, CĐ chỉ đơn thuần là quản lý thủ công, và một số hệ thống quản lý công tác tuyển sinh bằng máy tính như lưu trữ các thông tin chung về các thí sinh dự thi trên máy tính chủ yếu trên Word. Các mẫu báo cáo thống kê phải viết tay hoặc có đánh máy thì lại phải đánh lại danh sách thí sinh theo nội dung báo cáo, công việc này mất thời gian mà chưa hiệu quả cao và chưa đồng bộ. Ngoài ra một số trường ĐH, CĐ có sử dụng phần mềm quản lý công tác tuyển sinh của bộ Giáo dục và Đào tạo (GD & ĐT) nhưng vì công tác tuyển sinh của mỗi trường mỗi khác nên phần mềm này cũng không thể nào đáp ứng hết các yêu cầu đặc thù của từng trường. Do vậy mỗi trường ĐH, CĐ cần có một phần mềm QLCTTS riêng, đáp ứng được nhu cầu tuyển sinh của trường, đồng thời phải có sự đồng bộ với phần mềm QLCTTS của Bộ GD & ĐT, giúp cho việc lưu trữ, cập nhật những thay đổi, tìm kiếm thông tin, xét tuyển ĐH, CĐ hay việc thống kê xuất báo cáo gửi về bộ được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn.
LỊCH SỬ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Trước đây khi công nghệ thông tin ở Việt Nam chưa phát triển, các phần mềm quản lý, phần mềm ứng dụng rất ít khi được biết đến thì mọi việc quản lý hồ sơ, sổ sách, tính toán, … chỉ sử dụng phương pháp thủ công là phổ biến. Đồng thời, trình độ ___________________________________________________________________________ Trang 1 Luận văn tốt nghiệp Quản lý công tác tuyển sinh tại một trường Đại học văn hóa của người dân không cao nên số lượng hồ sơ ĐKDT vào các trường ĐH, CĐ là rất ít. Cho nên công tác tuyển sinh chủ yếu được thực hiện thủ công, không có sự hỗ trợ của công nghệ. Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển, trình độ văn hóa của người dân cũng ngày càng được nâng cao.
Nhiều trường ĐH, CĐ được mở cùng với đó là sự đa dạng về các ngành nghề phục vụ lợi ích cho xã hội. Số lượng thí sinh ĐKDT vào các trường ĐH, CĐ là rất lớn. Hệ thống quản lý tuyển sinh trước đây không còn đáp ứng được. Trước yêu cầu đó thì bộ GD & ĐT đã triển khai chương trình máy tính tuyển sinh và cho ra đời phần mềm tuyển sinh ĐH, CĐ đáp ứng các yêu cầu tuyển sinh của các sở GD & ĐT, các trường ĐH, CĐ.
Phần mềm được viết bằng ngôn ngữ C# và sử dụng hệ quản trị CSDL Visual Foxpro 9.0 chạy trong môi trường Windows với các chức năng chính sau: * Đối với Sở GD & ĐT: - Nhập hồ sơ ĐKDT của thí sinh gửi về Sở. - In kiểm dò để đảm bảo dữ liệu nhập vào máy tính hoàn toàn chính xác. - Tập hợp, tổ chức ghép nối các tập tin từ nhiều nơi. - Thống kê số lượng thí sinh ĐKDT theo các tiêu chí khác nhau như: Trường, Ngành, Tỉnh, Huyện, Cụm Thi,… - In danh sách thí sinh dự thi, bàn giao hồ sơ và dữ liệu máy tính cho Bộ và các Trường.
* Đối với các trường ĐH, CĐ: - Đối với các trường tổ chức thi: + Tập hợp hồ sơ ĐKDT từ các Sở GD & ĐT. + Lập các thống kê số lượng thí sinh dự thi đầu vào theo các tiêu chí khác nhau. + Tổ chức các cụm thi, nơi thi, phòng thi, địa điểm thi. + Sắp xếp phòng thi và đánh số báo danh.
+ Lập danh sách thí sinh tại phòng thi. + In giấy báo thi gửi đến thí sinh. + Đánh phách bài thi cho các môn thi. + Hướng dẫn dồn túi bài thi, hướng dẫn đánh phách.
+ In biên bản chấm thi. + Nhận kết quả thi ĐH, CĐ. ___________________________________________________________________________ Trang 2 Luận văn tốt nghiệp Quản lý công tác tuyển sinh tại một trường Đại học • Trắc nghiệm • Tự luận + Ghép phách bài thi các môn và tổng hợp kết quả thi. + In giấy chứng nhận kết quả thi, số điểm, giấy báo điểm.
+ Thống kê kết quả thi theo các tiêu chí khác nhau phục vụ cho công tác xét tuyển. + Nhập điểm chuẩn và in danh sách thí sinh được xét tuyển các nguyện vọng. + Kiểm tra kết quả sau khi xét tuyển + Lập danh sách xin chấm Phúc khảo và điểm phúc khảo. + In danh sách trúng tuyển, phiếu nhập học và danh sách nhập học.
+ Gửi hồ sơ kết quả thi về Bộ GD & ĐT. - Đối với các trường không tổ chức thi: + Tập hợp hồ sơ đăng ký xét tuyển từ các trường có tổ chức thi + Thống kê điểm thi theo nhiều tiêu chí khác nhau. + Nhập điểm chuẩn và in danh sách thí sinh được xét tuyển các nguyện vọng. + In danh sách trúng tuyển, phiếu nhập học và danh sách nhập học.
+ Kiểm tra kết quả sau khi xét tuyển + Gửi hồ sơ kết quả thi về Bộ GD & ĐT. * Đối với Bộ GD & ĐT - Tập hợp hồ sơ ĐKDT từ các trường (hoặc các tỉnh). - Lập thống kê số lượng thí sinh ĐKDT ở quy mô cả nước theo nhiều tiêu chí. - Tập hợp kết quả thi từ các trường.
- Lập thống kê kết quả thi ở quy mô cả nước. - Danh sách thí sinh cùng họ tên, ngày sinh, hộ khẩu, đợt thi nhưng đăng ký thi ở hai trường khác nhau hỗ trợ kiểm tra phát hiện thi hộ thi kèm. - Thống kê điểm và xác định điểm sàn các khối thi. - Thống kê điểm theo khối.
- Căn cứ điểm sàn, dự kiến xác định số thí sinh trúng tuyển, thừa, thiếu của trường, toàn quốc và khu vực. Ưu điểm: - Phần mềm có nhiều chức năng quản lý, thống kê, in ấn,. ___________________________________________________________________________ Trang 3 Luận văn tốt nghiệp Quản lý công tác tuyển sinh tại một trường Đại học - Nhiều đối tượng sử dụng như: Sở GD & ĐT, các trường ĐH, CĐ (trường tổ chức thi và trường không tổ chức thi), Bộ GD & ĐT. - Cho phép thực hiện công nghệ đánh số báo danh thống nhất giữa các trường.
Sự sắp xếp số báo danh theo công nghệ này sẽ chặn tối đa các hành vi gian lận thi hộ thi kèm. Những thí sinh có trùng họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán sẽ tự động bị điều chuyển trong các khu vực thi khác nhau. - Cho phép thực hiện việc tránh rò rỉ số phách bằng cách dồn túi bài thi đảm bảo tính ngẫu nhiên nhiều lần (tối thiểu là 3 lần)… Hạn chế: - Bị lỗi FONT chữ khi cài trên các máy tính khác nhau, cần phải tải thêm các FONT chữ cần thiết. - Phần mềm chỉ cài đặt và hoạt động ổn định trên hệ điều hành Windows 2000/NT/XP và Windows 7.
- Do quy chế tuyển sinh hằng năm thay đổi, đồng thời hằng năm một số trường ĐH, CĐ có điều chỉnh một số thông tin liên quan đến các danh mục tuyển sinh như đơn vị ĐKDT, ngành đào tạo,… thì cần phải cập nhật mới lại để đảm bảo tính thống nhất toàn hệ thống. Ngoài ra còn có phần mềm quản lý tuyển sinh của trường Đại học Võ Trường Toản được xây dựng để phục vụ nhu cầu tuyển sinh của trường với các chứng năng như sau: - Nhập file điểm (file excel được tổng hợp lại từ các file dữ liệu của Bộ) - Xét tuyển nguyện vọng 1 (NV1) (dữ liệu từ file excel của Bộ tổng hợp lại) - Đăng ký nguyện vọng 2 (NV2), nguyện vọng 3 (NV3) • Chức năng sửa: dành cho thí sinh đã xét NV1 của trường. • Chức năng thêm: cho thí sinh chưa xét NV1 của trường. • Thống kê thí sinh trúng tuyển NV1.
• Trả hồ sơ xét tuyển NV2, NV3. • In ấn các biểu mẫu tương ứng như: giấy báo trúng tuyển, giấy báo dự thi, giấy báo nhập học, biên nhận hồ sơ nhập học, … Ưu điểm: - Phần mềm dễ sử dụng. - Các chức năng thống kê, báo cáo, in ấn có thể xuất ra file excel hoặc word. ___________________________________________________________________________ Trang 4 Luận văn tốt nghiệp Quản lý công tác tuyển sinh tại một trường Đại học Hạn chế: - Chỉ sử dụng cho trường không tổ chức thi.
- Không có chức năng quản lý các danh mục tuyển sinh. - Chức năng thống kê danh sách trúng tuyển có ít các tiêu chí để thống kê. PHẠM VI CỦA ĐỀ TÀI Đối với khoa Công nghệ thông tin, trường Đại học Võ Trường Toản, vì chúng em là một trong những khóa đầu tiên làm đề tài tốt nghiệp, thêm vào đó là hệ thống tuyển sinh ĐH, CĐ tương đối lớn nên trong đề tài này chỉ có thể sử dụng cho trường không tổ chức thi mà lấy kết quả thi của thí sinh ĐKDT từ các trường tổ chức thi khác để xét tuyển NV1, NV2, NV3. * Về mặt lý thuyết: Nghiên cứu: - Các thuật ngữ, khái niệm chuyên ngành tuyển sinh, các quy chế về tuyển sinh, các nguyên tắc, quy trình hoạt động của công tác tuyển sinh tại trường ĐH, CĐ.
- Sử dụng UML để phân tích thiết kế hệ thống phần mềm QLCTTS tại trường ĐH, CĐ. - Hệ quản trị CSDL SQL Server 2005, các phương pháp xây dựng và thiết kế CSDL. - Công cụ phát triển Visual Studio 2008, sử dụng ngôn ngữ C#.Net để xây dựng và phát triển hệ thống. * Về chương trình: Mục tiêu của đề tài là xây dựng được hệ thống quản lý công tác tuyển sinh ĐH, CĐ hỗ trợ quá trình tuyển sinh với các chức năng chính của phần mềm như sau: Quản lý các danh mục như: khối thi, ngành, trường đăng ký dự thi (ĐKDT), khu vực ưu tiên, đối tượng ưu tiên,… Nhập hồ sơ ĐKDT từ tập tin, nhập hồ sơ xét tuyển NV1, NV2, NV3.