Luận văn thạc sĩ xây dựng hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động tại công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu bình thạnh

Luận văn thạc sĩ: Xây dựng hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động tại công ty Imex Binh Thạnh. Phân tích thực trạng, đề xuất giải pháp hoàn thiện.

• Tác giả: Trần Thị Thanh Huyền
• Người hướng dẫn: TS. Đoàn Ngọc Quế
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế TP. HCM
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Xây dựng hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động tại Công ty cổ phần sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Bình Thạnh
• Loại tài liệu: Luận văn thạc sỹ
• Năm xuất bản: 2013
• Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• TRANG PHỤ BÌA
• LỜI CAM ĐOAN
• DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT
• DANH MỤC CÁC BẢNG
• DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ
• MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
• 1.1. Các nội dung về dự toán
• 1.1.1. Khái niệm về dự toán
• 1.1.2. Vai trò của dự toán
• 1.1.3. Phân loại dự toán
• 1.1.3.1. Phân loại theo chức năng
• 1.1.3.2. Phân loại theo phương pháp lập
• 1.1.3.3. Phân loại theo mức độ phân tích
• 1.1.4. Quy trình lập dự toán
• 1.1.4.1. Giai đoạn chuẩn bị
• 1.1.4.2. Giai đoạn soạn thảo
• 1.1.4.3. Giai đoạn theo dõi và quản lý
• 1.1.5. Kỹ thuật phân tích trong lập dự toán
• 1.1.5.1. Phân tích chí phí cố định và biến đổi
• 1.1.5.2. Kỹ thuật dự báo
• 1.1.5.3. Đường cong kinh nghiệm
• 1.2. Kỹ thuật lập dự toán chi phí trên cơ sở hoạt động
• 1.2.1. Khái niệm về dự toán trên cơ sở hoạt động (Activity based Budgeting)
• 1.2.2. Các nguyên tắc liên quan đến ABB
• 1.2.3. Các ưu điểm và nhược điểm của ABB
• 1.2.4. Các bước liên quan đến việc lập TABB
• 1.2.4.1. Bước 1 – Xem xét toàn bộ chi phí như là biến phí
• 1.2.4.2. Bước 2 – Xác định các hoạt động tại doanh nghiệp
• 1.2.4.3. Bước 3 – Ước tính chi phí nguồn lực định mức theo thời gian
• 1.2.4.4. Bước 4 – Tính toán thời gian của từng nguồn lực – hoạt động phục vụ cho từng sản phẩm, dịch vụ hoặc khách hàng
• 1.2.4.5. Bước 5 – Tính toán tổng chi phí dự toán
• 1.2.4.6. Bước 6 – Đánh giá nhu cầu nguồn lực tại doanh nghiệp
• 1.3. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG DỰ TOÁN TẠI GILIMEX
• 2.1. Tổng quan về GILIMEX
• 2.1.1. Lịch sử ra đời và phát triển
• 2.1.1.1. Lịch sử ra đời
• 2.1.1.2. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
• 2.1.1.3. Định hướng phát triển
• 2.1.2. Cơ cấu tổ chức
• 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của kế toán quản trị tại GILIMEX
• 2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
• 2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của kế toán quản trị
• 2.1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn
• 2.2. Thực trạng về việc áp dụng hệ thống dự toán tại GILIMEX
• 2.2.1. Phương pháp lập dự toán và mô hình dự toán áp dụng tại GILIMEX
• 2.2.2. Quá trình lập dự toán
• 2.2.3. Định mức chi phí NVLTT, chi phí NCTT và chi phí SXC
• 2.2.4. Các dự toán đã xây dựng được tại GILIMEX
• 2.2.4.1. Dự toán tiêu thụ
• 2.2.4.2. Dự toán sản xuất
• 2.2.4.3. Dự toán chi phí NVLTT và dự toán mua NVLTT
• 2.2.4.4. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
• 2.2.4.5. Dự toán chi phí sản xuất chung
• 2.2.4.6. Dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ và giá vốn hàng bán
• 2.2.4.7. Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp
• 2.2.4.8. Dự toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
• 2.2.4.9. Dự toán tiền
• 2.2.4.10. Dự toán bảng cân đối kế toán
• 2.3. Đánh giá về ưu, nhược điểm của hệ thống dự toán đang tồn tại
• 2.3.1. Những vấn đề còn tồn tại
• 2.4. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
• 3. CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM XÂY DỰNG HỆ THỐNG DỰ TOÁN TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG TẠI GILIMEX
• 3.1. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động tại công ty GILIMEX
• 3.1.1. Phục vụ cho chức năng hoạch định và kiểm soát của nhà quản trị
• 3.1.2. Phân bổ nguồn lực hợp lý
• 3.1.3. Gia tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp
• 3.2. Hoàn thiện Dự toán tiêu thụ và cập nhật Dự toán sản xuất
• 3.2.1. Dự toán tiêu thụ
• 3.2.1.1. Nguyên nhân lựa chọn mô hình mới
• 3.2.1.2. Áp dụng mô hình mới
• 3.2.2. Cập nhật dự toán sản xuất
• 3.3. Xây dựng dự toán chi phí trên cơ sở hoạt động
• 3.3.1. Dự toán chi phí NVLTT và dự toán mua NVLTT
• 3.3.2. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
• 3.3.3. Dự toán chi phí sản xuất chung
• 3.3.3.1. Xác định các hoạt động
• 3.3.3.2. Xác định chi phí nguồn lực định mức
• 3.3.3.3. Xác định thời gian và chi phí đơn vị từng nguồn lực – hoạt động định mức từng sản phẩm
• 3.3.3.4. Xác định chi phí sản xuất chung dự toán
• 3.3.3.5. Đánh giá việc sử dụng các nguồn lực
• 3.3.4. Cập nhật Dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ và giá vốn hàng bán
• 3.3.5. Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp
• 3.3.6. Cập nhật các dự toán tổng hợp
• 3.3.6.1. Dự toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
• 3.3.6.2. Dự toán tiền
• 3.3.6.3. Dự toán bảng cân đối kế toán
• 3.4. KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
• KẾT LUẬN LUẬN VĂN
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Khám phá hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động ABB là gì

Luận văn thạc sĩ của tác giả Trần Thị Thanh Huyền đi sâu vào việc xây dựng một hệ thống dự toán hiện đại, thay thế cho phương pháp truyền thống tại Công ty Gilimex. Cốt lõi của nghiên cứu này là phương pháp ABC (Activity-Based Costing), hay còn gọi là Kế toán chi phí theo hoạt động. Không giống như cách tiếp cận cũ, chỉ phân bổ chi phí dựa trên các tiêu chí chung chung, hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động (Activity-Based Budgeting - ABB) tập trung vào việc xác định từng hoạt động cụ thể trong quy trình sản xuất kinh doanh. Từ đó, hệ thống này tính toán chi phí cho từng hoạt động và phân bổ nguồn lực một cách chính xác. Mục tiêu của phương pháp này là cung cấp cho nhà quản trị một bức tranh chi tiết và minh bạch về chi phí, giúp đưa ra các quyết định hoạch định và kiểm soát hiệu quả hơn. Luận văn nhấn mạnh rằng trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, đặc biệt với những thách thức từ Hiệp định TPP, việc tối ưu hóa chi phí và gia tăng giá trị sản phẩm là yếu tố sống còn. Một hệ thống kế toán quản trị tiên tiến như ABB chính là công cụ sắc bén để đạt được mục tiêu này, giúp doanh nghiệp không chỉ kiểm soát chi phí mà còn hiểu rõ hơn về hiệu quả của từng quy trình, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh. Nghiên cứu này được xem là một luận văn kế toán quản trị tiêu biểu, kết hợp giữa lý thuyết chuyên sâu và ứng dụng thực tiễn.

1.1. Định nghĩa dự toán trên cơ sở hoạt động Activity Based Budgeting

Dự toán trên cơ sở hoạt động (ABB) là một phương pháp lập dự toán ngân sách mà ở đó, các hoạt động được xác định là nền tảng để dự báo chi phí. Thay vì dự toán dựa trên các khoản mục chi phí theo chức năng (như lương, vật tư), ABB yêu cầu doanh nghiệp phải xác định các hoạt động cần thiết để tạo ra sản phẩm (ví dụ: tiếp nhận nguyên liệu, vận hành máy, kiểm tra chất lượng). Sau đó, dự toán sẽ ước tính khối lượng công việc cho từng hoạt động và các nguồn lực cần thiết tương ứng. Theo Kaplan & Anderson (2008), phương pháp này liên kết trực tiếp việc sử dụng nguồn lực với các hoạt động, cung cấp một cái nhìn sâu sắc hơn về nguyên nhân phát sinh chi phí. Điều này giúp việc quản trị chi phí doanh nghiệp trở nên chủ động và chính xác hơn.

1.2. Vai trò của lập dự toán ngân sách trong quản trị doanh nghiệp

Việc lập dự toán không chỉ là một quy trình tài chính đơn thuần. Nó là công cụ quản trị chiến lược, phục vụ cho hai chức năng chính: hoạch định và kiểm soát. Dự toán giúp doanh nghiệp lượng hóa các mục tiêu chiến lược thành các kế hoạch tài chính cụ thể, từ đó phân bổ nguồn lực một cách hợp lý. Đồng thời, nó thiết lập một tiêu chuẩn để so sánh kết quả thực tế, cho phép nhà quản trị đánh giá hiệu suất và thực hiện các điều chỉnh kịp thời. Trong bối cảnh của Công ty Gilimex, một hệ thống dự toán hiệu quả sẽ giúp ban lãnh đạo dự báo chính xác nhu cầu sản xuất, quản lý dòng tiền và kiểm soát chi phí sản xuất một cách chặt chẽ, đảm bảo sự phát triển bền vững.

II. Thách thức của hệ thống dự toán truyền thống tại Gilimex

Trước khi đề xuất giải pháp mới, luận văn đã tiến hành phân tích sâu thực trạng hệ thống dự toán tại Công ty Gilimex. Kết quả cho thấy công ty đang áp dụng phương pháp lập dự toán cố định, với mô hình thông tin từ dưới lên. Mặc dù mô hình này có ưu điểm là huy động được sự tham gia của nhiều cấp quản lý, nó bộc lộ nhiều nhược điểm cố hữu của phương pháp truyền thống. Vấn đề lớn nhất nằm ở việc phân bổ chi phí gián tiếp. Các chi phí sản xuất chung (SXC) thường được phân bổ cho sản phẩm dựa trên các tiêu thức đơn giản như chi phí nhân công trực tiếp hoặc giờ máy. Cách làm này không phản ánh đúng mức độ tiêu thụ nguồn lực thực tế của từng dòng sản phẩm, đặc biệt khi Gilimex sản xuất nhiều mặt hàng đa dạng. Điều này dẫn đến tình trạng định giá sản phẩm thiếu chính xác: sản phẩm phức tạp có thể bị tính thiếu chi phí, trong khi sản phẩm đơn giản lại gánh chi phí quá cao. Hậu quả là các quyết định về giá bán, cơ cấu sản phẩm và đánh giá hiệu quả kinh doanh có thể bị sai lệch. Đây chính là động lực cấp thiết để Gilimex cần xây dựng một hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động.

2.1. Phân tích mô hình dự toán truyền thống đang được áp dụng

Luận văn chỉ ra rằng Công ty Gilimex xây dựng dự toán hoạt động và tài chính theo phương pháp cố định. Điều này có nghĩa là dự toán được lập cho một mức sản lượng dự kiến duy nhất và không được điều chỉnh linh hoạt khi mức độ hoạt động thực tế thay đổi. Mặc dù quy trình lập dự toán có sự tham gia của nhiều phòng ban (kinh doanh, kế hoạch, sản xuất), việc phân bổ chi phí gián tiếp vẫn là điểm yếu chí mạng. Các chi phí chung được cộng gộp và chia đều một cách tương đối, làm mờ đi mối liên hệ nhân quả giữa hoạt động và chi phí, gây khó khăn cho việc kiểm soát chi phí sản xuất.

2.2. Hạn chế trong việc phân bổ chi phí gián tiếp và kiểm soát

Hạn chế cốt lõi của hệ thống cũ là không xác định được các tiêu thức phân bổ chi phí (Cost driver) phù hợp. Ví dụ, chi phí cho hoạt động thiết lập máy móc cho một lô sản phẩm mới không phụ thuộc vào số lượng sản phẩm trong lô đó, mà phụ thuộc vào số lần thiết lập. Hệ thống truyền thống không nhận diện được sự khác biệt này, dẫn đến việc phân bổ sai. Khi chi phí không được gắn kết chính xác với các hoạt động gây ra chúng, nhà quản trị mất đi công cụ để kiểm soát và cải tiến hiệu quả. Việc tối ưu hóa chi phí trở nên khó khăn vì không xác định được đâu là những hoạt động không tạo ra giá trị cần loại bỏ.

III. Phương pháp xây dựng dự toán trên cơ sở hoạt động ABB

Để giải quyết các vấn đề tồn tại, luận văn đề xuất áp dụng phương pháp ABC và cụ thể hơn là TABB (Time-Driven Activity-Based Budgeting - Dự toán trên cơ sở hoạt động theo thời gian). Phương pháp này được xem là một bước tiến vượt bậc so với hệ thống truyền thống. Nguyên tắc cơ bản của ABB là: hoạt động tiêu thụ nguồn lực và sản phẩm tiêu thụ hoạt động. Do đó, chi phí cần được truy vết từ nguồn lực đến các hoạt động, và từ hoạt động đến từng sản phẩm. Việc triển khai ABB đòi hỏi một sự thay đổi trong tư duy quản trị chi phí doanh nghiệp. Thay vì chỉ tập trung vào các khoản mục chi phí, doanh nghiệp phải quản lý các hoạt động. Luận văn đã hệ thống hóa các ưu điểm của phương pháp này, bao gồm: cung cấp thông tin chi phí chính xác hơn, giúp xác định các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng, hỗ trợ ra quyết định chiến lược tốt hơn, và tạo ra một cơ sở vững chắc cho việc cải tiến quy trình liên tục. Đây là nền tảng lý thuyết vững chắc cho quy trình xây dựng hệ thống ABC tại Gilimex. Việc áp dụng mô hình này sẽ giúp hoàn thiện hệ thống kế toán quản trị của công ty.

3.1. Nguyên tắc cốt lõi của kế toán chi phí theo hoạt động

Nguyên tắc chính của Activity-Based Costing là nhận diện tất cả các hoạt động cần thiết trong quy trình sản xuất và kinh doanh. Sau đó, chi phí của các nguồn lực (nhân công, máy móc, vật tư phụ) được phân bổ vào các “bể chứa chi phí hoạt động” (activity cost pools). Cuối cùng, chi phí từ các bể chứa này được phân bổ cho sản phẩm dựa trên mức độ tiêu thụ hoạt động của từng sản phẩm, thông qua các tiêu thức phân bổ chi phí (Cost driver). Ví dụ, chi phí của hoạt động đặt hàng sẽ được phân bổ dựa trên số lượng đơn đặt hàng cho mỗi dòng sản phẩm.

3.2. Ưu và nhược điểm của mô hình ABC trong doanh nghiệp sản xuất

Ưu điểm lớn nhất của mô hình ABC trong doanh nghiệp sản xuất là cung cấp giá thành sản phẩm chính xác, giúp ra quyết định về giá bán và lợi nhuận tốt hơn. Nó cũng giúp nhận diện các quy trình kém hiệu quả để cải tiến. Tuy nhiên, nhược điểm của nó là quá trình triển khai ban đầu khá tốn kém và phức tạp. Doanh nghiệp cần nhiều thời gian và nguồn lực để xác định hoạt động, thu thập dữ liệu và xây dựng hệ thống. Mặc dù vậy, luận văn khẳng định rằng lợi ích lâu dài về mặt quản trị chi phí doanh nghiệp và nâng cao năng lực cạnh tranh hoàn toàn xứng đáng với chi phí bỏ ra.

IV. Quy trình 6 bước xây dựng hệ thống dự toán theo mô hình TABB

Luận văn không chỉ dừng lại ở lý thuyết mà còn đề xuất một quy trình xây dựng hệ thống ABC cụ thể theo mô hình TABB (Dự toán trên cơ sở hoạt động theo thời gian). Mô hình này đơn giản hóa việc triển khai bằng cách sử dụng thời gian làm tiêu thức phân bổ chi phí chính. Quy trình này bao gồm 6 bước rõ ràng, mang tính thực tiễn cao, có thể áp dụng trực tiếp tại Công ty Gilimex. Điểm mấu chốt của TABB là tính toán chi phí trên một đơn vị thời gian của nguồn lực (ví dụ: chi phí mỗi phút làm việc của nhân viên kho) và sau đó ước tính thời gian mà mỗi hoạt động cần để phục vụ một sản phẩm. Cách tiếp cận này giúp hệ thống trở nên linh hoạt và dễ dàng cập nhật hơn so với ABC truyền thống, vốn đòi hỏi phải khảo sát và phỏng vấn nhân viên định kỳ. Việc áp dụng quy trình 6 bước này sẽ là kim chỉ nam giúp Gilimex chuyển đổi thành công từ hệ thống cũ sang một hệ thống kế toán quản trị hiện đại, nơi mà việc lập dự toán ngân sách được gắn liền với hiệu quả hoạt động thực tế.

4.1. Bước 1 2 Xác định hoạt động và xem xét chi phí nguồn lực

Bước đầu tiên là xem xét toàn bộ chi phí như là biến phí, thay đổi theo nhu cầu hoạt động. Tiếp theo, doanh nghiệp phải phân tích quy trình sản xuất để xác định tất cả các hoạt động liên quan, từ khâu tiếp nhận nguyên phụ liệu, chuyển giao cho sản xuất, đến kiểm tra thành phẩm. Việc xác định chính xác các hoạt động là nền tảng cho toàn bộ hệ thống.

4.2. Bước 3 4 Ước tính chi phí và thời gian cho từng hoạt động

Bước ba là ước tính chi phí cho một đơn vị nguồn lực trên một đơn vị thời gian (ví dụ: chi phí/giờ máy, chi phí/phút lao động). Dữ liệu này được tính toán dựa trên tổng chi phí của nguồn lực chia cho tổng thời gian hữu ích của nguồn lực đó. Bước bốn, cũng là bước quan trọng nhất của TABB, là tính toán thời gian định mức mà mỗi nguồn lực cần để thực hiện một hoạt động cho một đơn vị sản phẩm hoặc một lô hàng.

4.3. Bước 5 6 Tổng hợp dự toán và đánh giá nhu cầu nguồn lực

Dựa trên dự toán sản lượng, doanh nghiệp sẽ nhân số lượng sản phẩm với thời gian định mức và chi phí đơn vị thời gian để tính toán tổng chi phí dự toán. Bước cuối cùng là so sánh tổng nhu cầu nguồn lực (tính bằng thời gian) với năng lực cung ứng hiện có. Phân tích này giúp phát hiện sự thiếu hụt hay dư thừa nguồn lực, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh nhân sự, máy móc một cách kịp thời để tối ưu hóa chi phí.

V. Case study Ứng dụng dự toán theo hoạt động tại Gilimex

Phần giá trị nhất của luận văn là chương trình bày về nghiên cứu điển hình (Case study) áp dụng hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động tại Công ty Gilimex. Tác giả không chỉ đề xuất giải pháp chung chung mà còn đi vào chi tiết việc xây dựng lại các dự toán thành phần. Cụ thể, luận văn đề xuất hoàn thiện lại dự toán tiêu thụ bằng các mô hình dự báo khoa học hơn, sau đó cập nhật dự toán sản xuất. Trọng tâm là việc xây dựng lại dự toán chi phí sản xuất chung và dự toán chi phí bán hàng & quản lý doanh nghiệp theo phương pháp ABC. Ví dụ, đối với chi phí sản xuất chung, các hoạt động như “tiếp nhận nguyên phụ liệu” và “tiếp chuyển nguyên phụ liệu cho sản xuất” được xác định. Sau đó, thời gian tiêu tốn cho các hoạt động này đối với từng loại sản phẩm được tính toán. Kết quả là chi phí được phân bổ một cách chính xác hơn nhiều. Giải pháp này giúp Gilimex tính toán giá thành đơn vị định mức sát với thực tế, làm cơ sở để lập dự toán giá vốn hàng bán và báo cáo kết quả kinh doanh dự kiến một cách đáng tin cậy.

5.1. Xây dựng dự toán chi phí sản xuất chung theo mô hình TABB

Luận văn trình bày chi tiết cách xác định các hoạt động liên quan đến quy trình sản xuất tại nhà máy của Gilimex. Các chi phí nguồn lực như lương nhân viên gián tiếp, chi phí dụng cụ... được tính toán chi phí trên mỗi giây làm việc. Sau đó, thời gian thực hiện các hoạt động (như tiếp nhận, vận chuyển) cho từng loại sản phẩm (túi vải, túi đeo chéo...) được đo lường. Từ đó, chi phí sản xuất chung được phân bổ trực tiếp vào từng sản phẩm, thay thế cho phương pháp phân bổ ước lệ trước đây.

5.2. Cập nhật các dự toán tổng hợp và báo cáo tài chính dự kiến

Sau khi có giá thành đơn vị chính xác hơn, các dự toán tổng hợp như dự toán kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán tiền và dự toán bảng cân đối kế toán cũng được cập nhật lại. Kết quả là một bộ báo cáo tài chính dự kiến phản ánh trung thực hơn về hiệu quả hoạt động và tình hình tài chính của công ty. Điều này cung cấp thông tin chất lượng cao cho ban lãnh đạo trong việc ra quyết định đầu tư và điều hành, giúp quản trị chi phí doanh nghiệp hiệu quả.

VI. Lợi ích và tương lai của việc tối ưu hóa chi phí với ABC

Kết luận của luận văn khẳng định rằng việc xây dựng hệ thống dự toán trên cơ sở hoạt động không chỉ là một cải tiến về mặt kỹ thuật kế toán, mà còn là một sự thay đổi chiến lược trong quản trị chi phí doanh nghiệp. Lợi ích lớn nhất mà Công ty Gilimex có thể đạt được là sự minh bạch về chi phí. Nhà quản trị sẽ biết chính xác sản phẩm nào đang thực sự tạo ra lợi nhuận, hoạt động nào đang gây lãng phí nguồn lực. Điều này cho phép họ đưa ra các quyết định sáng suốt hơn về định giá, loại bỏ sản phẩm không hiệu quả, và tập trung vào các hoạt động tạo ra giá trị gia tăng. Về lâu dài, việc áp dụng thành công phương pháp ABC sẽ giúp Gilimex nâng cao năng lực cạnh tranh, phản ứng linh hoạt hơn với những biến động của thị trường và đạt được mục tiêu tối ưu hóa chi phí một cách bền vững. Nghiên cứu này không chỉ có giá trị cho Gilimex mà còn là một tài liệu tham khảo quý giá cho các doanh nghiệp sản xuất khác tại Việt Nam đang tìm cách hoàn thiện hệ thống kế toán quản trị của mình.

6.1. Cải thiện chức năng hoạch định và kiểm soát của nhà quản trị

Với thông tin chi phí chi tiết và chính xác, chức năng hoạch định của nhà quản trị được nâng lên một tầm cao mới. Các kế hoạch sản xuất, kinh doanh sẽ được xây dựng dựa trên dữ liệu thực tế về năng lực và chi phí. Chức năng kiểm soát cũng trở nên hiệu quả hơn khi có thể so sánh chi phí thực tế với chi phí dự toán theo từng hoạt động, từ đó nhanh chóng xác định các chênh lệch và nguyên nhân để có biện pháp khắc phục kịp thời.

6.2. Nâng cao năng lực cạnh tranh thông qua quản trị chi phí hiệu quả

Trong một thị trường toàn cầu hóa, cạnh tranh về giá là yếu tố không thể tránh khỏi. Một doanh nghiệp hiểu rõ cấu trúc chi phí của mình sẽ có lợi thế rất lớn. Bằng cách áp dụng Activity-Based Costing, Gilimex có thể xác định các cơ hội cắt giảm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng, từ đó đưa ra mức giá cạnh tranh hơn. Đây là chìa khóa để gia tăng thị phần và đảm bảo sự phát triển bền vững trong dài hạn.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và sự chuẩn bị gia nhập Hiệp định Đối tác Chiến lược Xuyên Thái Bình Dương (TPP), ngành dệt may và gia công hàng gia dụng Việt Nam đứng trước yêu cầu cấp thiết phải chuyển đổi mô hình tăng trưởng từ mở rộng quy mô sang tối ưu hóa giá trị gia tăng trên từng đơn vị sản phẩm. Công ty Cổ phần Sản xuất Kinh doanh Xuất nhập khẩu Bình Thạnh (GILIMEX) là doanh nghiệp có bề dày hoạt động từ năm 1982, thực hiện cổ phần hóa năm 2000 với vốn điều lệ ban đầu 12 tỷ đồng và chính thức niêm yết trên thị trường chứng khoán vào năm 2002. Đến cuối năm 2012, vốn điều lệ của công ty đã đạt mức 139,2 tỷ đồng, quy mô nhân sự duy trì khoảng 2.000 lao động và kim ngạch xuất khẩu trực tiếp ghi nhận con số ấn tượng 43,3 triệu USD.

Mặc dù quy mô kinh doanh mở rộng không ngừng, hệ thống quản trị chi phí và lập dự toán tại GILIMEX vẫn vận hành theo phương pháp truyền thống mang tính cố định. Việc phân bổ chi phí gián tiếp dựa trên tiêu thức chi phí nhân công hoặc chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dẫn đến hiện tượng sai lệch giá thành sản phẩm, làm suy giảm năng lực cạnh tranh và cản trở việc ra quyết định chiến lược của ban lãnh đạo.

Mục tiêu cốt lõi của nghiên cứu là hệ thống hóa cơ sở lý luận và xây dựng hoàn chỉnh mô hình dự toán chi phí trên cơ sở hoạt động thời gian (Time-Driven Activity-Based Budgeting - TABB) áp dụng thực tế tại GILIMEX. Nghiên cứu tập trung giải quyết bài toán cân đối nguồn lực, nâng cao độ chính xác trong định giá sản phẩm và thiết lập cơ chế kiểm soát chi phí chặt chẽ. Phạm vi nghiên cứu được triển khai tại nhà máy chuyên sản xuất hàng gia dụng của GILIMEX, sử dụng số liệu thực tế năm 2013 và các dữ liệu kế hoạch ước tính cho năm 2014. Kết quả nghiên cứu mang lại giá trị thực tiễn cao, giúp doanh nghiệp tiết giảm từ 10% đến 15% các chi phí hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng, đồng thời tối ưu hóa 100% hiệu suất sử dụng thời gian của các nguồn lực sản xuất trọng yếu.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết dự toán ngân sách tổng thể trong doanh nghiệp (Master Budget), bao gồm hai cấu phần chính là dự toán hoạt động với 8 dự toán thành phần và dự toán tài chính với 3 dự toán bộ phận. Lý thuyết kế toán quản trị hiện đại nhấn mạnh rằng dự toán là một bản thiết kế chi tiết giúp doanh nghiệp hoạch định, phối hợp các nguồn lực và thiết lập chuẩn mực đo lường hiệu quả hoạt động.

Bên cạnh đó, nghiên cứu vận dụng sâu sắc lý thuyết dự toán trên cơ sở hoạt động (Activity-Based Budgeting - ABB) và phát triển lên mô hình dự toán trên cơ sở hoạt động theo thời gian (Time-Driven Activity-Based Budgeting - TABB) do Kaplan và Anderson khởi xướng. Các khái niệm trung tâm bao gồm:

• Nguồn lực sản xuất: Tập hợp toàn bộ chi phí nhân công, máy móc thiết bị, nhà xưởng và dịch vụ mua ngoài phục vụ quá trình sản xuất.
• Động lực chi phí theo thời gian (Time Driver): Thước đo thời gian tiêu hao thực tế (tính bằng giây hoặc phút) của từng nguồn lực khi thực hiện một hoạt động cụ thể.
• Năng lực thực tế của nguồn lực (Practical Capacity): Tổng thời gian hữu ích mà nguồn lực có thể cung cấp trong một chu kỳ kinh doanh sau khi đã trừ đi thời gian nghỉ ngơi và bảo trì kỹ thuật.
• Chi phí nguồn lực định mức: Tỷ lệ chi phí tính trên một đơn vị thời gian (đồng/giây) của từng trung tâm hoạt động.
• Dự toán bắt đầu từ số 0 (Zero-Based Budgeting - ZBB): Phương pháp xem xét toàn bộ các khoản mục chi phí như biến phí nhằm loại bỏ triệt để các lãng phí phát sinh.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp hài hòa giữa phương pháp định tính và phương pháp định lượng để phân tích dữ liệu thực tế tại GILIMEX:

• Nguồn dữ liệu và cỡ mẫu: Cỡ mẫu nghiên cứu bao trùm 100% dữ liệu hoạt động sản xuất kinh doanh của 5 nhóm ngành hàng trọng điểm tại nhà máy hàng gia dụng trong chuỗi thời gian liên tục từ năm 2008 đến năm 2012, kết hợp phân tích chuyên sâu các đơn hàng thực tế phát sinh trong năm 2013 và dữ liệu dự báo cho 4 quý năm 2014.
• Phương pháp chọn mẫu: Tác giả áp dụng phương pháp chọn mẫu mục đích (purposive sampling), tập trung vào hai dòng sản phẩm chủ lực đại diện cho năng lực sản xuất của nhà máy là dòng sản phẩm túi vải nhẹ và dòng sản phẩm túi đeo chéo xuất khẩu.
• Phương pháp phân tích và lý do lựa chọn:
  • Phương pháp phân tích chuỗi thời gian: Sử dụng mô hình nhân tính (Y = T x S x C x R) và kỹ thuật trung bình động nhằm cô lập các biến động thời vụ và chu kỳ, từ đó dự báo chính xác sản lượng tiêu thụ từng quý. Phương pháp này được lựa chọn vì tính chất các đơn hàng xuất khẩu của dệt may phụ thuộc chặt chẽ vào mùa vụ tiêu dùng quốc tế.
  • Phương pháp hồi quy tuyến tính (y = a + bx) và phương pháp cực tiểu - cực đại: Phân tách chi phí hỗn hợp thành định phí và biến phí cho từng nhóm hoạt động. Lý do lựa chọn là giúp xây dựng các phương trình chi phí chuẩn xác khi hệ số xác định tiệm cận giá trị 1.
  • Kỹ thuật bấm giờ công nghiệp: Đo lường chính xác thời gian thao tác định mức tính bằng giây (s) cho từng bước công việc từ khâu tiếp nhận nguyên phụ liệu, vận chuyển, cắt may cho đến đóng gói hoàn thiện sản phẩm.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích thực trạng hệ thống dự toán tại GILIMEX đã chỉ ra ba phát hiện quan trọng có ý nghĩa quyết định đối với hiệu quả quản trị:

Thứ nhất, việc áp dụng phương pháp dự toán cố định truyền thống kết hợp tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung theo chi phí trực tiếp đã làm sai lệch nghiêm trọng giá thành sản phẩm. Dữ liệu tính toán cho thấy giá thành đơn vị định mức của các sản phẩm có quy trình kỹ thuật phức tạp bị tính thấp hơn từ 12% đến 18% so với chi phí tiêu hao thực tế, trong khi các sản phẩm đơn giản lại chịu mức chi phí bị đội lên từ 8% đến 15%. Điều này dẫn đến nguy cơ công ty chào giá sai lệch trên thị trường xuất khẩu.

Thứ hai, doanh nghiệp chưa đo lường và kiểm soát được năng lực nhàn rỗi của các nguồn lực. Theo mô hình TABB, khi xem xét chi phí nguồn lực định mức theo thời gian, tỷ lệ lãng phí thời gian hữu ích của lao động gián tiếp, kho bãi và hệ thống máy móc hỗ trợ dao động từ 15% đến 20% tổng quỹ thời gian làm việc hàng năm. Nguyên nhân là do hệ thống kế toán truyền thống coi toàn bộ các chi phí này là định phí phát sinh bất biến.

Thứ ba, công tác dự báo doanh thu còn mang tính chủ quan. Giai đoạn 2008-2012 ghi nhận doanh thu tăng từ 150 tỷ đồng lên 262,35 tỷ đồng với tốc độ tăng trưởng bình quân 15%/năm. Tuy nhiên, việc áp dụng mô hình tăng trưởng trung bình đơn giản đã bỏ qua yếu tố biến động thời vụ giữa các quý, khiến lượng tồn kho thành phẩm quý 1 và quý 2 thường xuyên vượt định mức từ 25% đến 30%, gây ứ đọng vốn lưu động.

Thảo luận kết quả

Sự chênh lệch giữa kết quả dự toán theo phương pháp truyền thống và phương pháp TABB bắt nguồn từ bản chất của quá trình phân bổ chi phí. Trong phương pháp truyền thống, chi phí sản xuất chung được xem như một khối thống nhất và phân bổ cào bằng. Ngược lại, mô hình TABB xác định rõ ràng 6 bước triển khai, biến toàn bộ chi phí nguồn lực thành biến phí theo mức độ hoạt động và tính toán chi phí trên từng giây làm việc thực tế.

Khi trình bày dữ liệu qua đồ thị phân tán hồi quy và bảng so sánh chi phí nguồn lực, sự biến thiên chi phí được thể hiện rõ ràng qua từng mức độ sản lượng của 4 quý năm 2014. Bảng tổng hợp chi phí nguồn lực định mức đã lượng hóa chi phí cho một đơn vị thời gian (đồng/giây) cho từng công đoạn: từ khâu kiểm nhận nguyên phụ liệu, trung chuyển kho, vận hành dây chuyền may đến kiểm hóa đóng gói xuất khẩu. Qua đó, các nhà quản lý có thể nhìn thấy trực quan phần chi phí nguồn lực được sử dụng hữu ích và phần chi phí nguồn lực chưa sử dụng bị lãng phí.

Kết quả này hoàn toàn tương đồng với các nghiên cứu kinh điển của Kaplan và Anderson về hiệu quả vượt trội của TABB trong việc minh bạch hóa chi phí. Đồng thời, nghiên cứu phát triển sâu hơn các công trình kế toán quản trị trong nước khi chuyển hóa thành công lý thuyết dự toán hiện đại vào thực tiễn đặc thù của ngành gia công may mặc xuất khẩu Việt Nam.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả phân tích thực chứng, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính hành động cao nhằm hoàn thiện hệ thống dự toán tại GILIMEX:

1. Thiết lập quy trình chuẩn 6 bước lập dự toán trên cơ sở hoạt động thời gian (TABB):

   • Bước 1: Xem xét toàn bộ chi phí nguồn lực gián tiếp như biến phí phụ thuộc vào nhu cầu hoạt động.
   • Bước 2: Nhận diện và chuẩn hóa danh mục các hoạt động chính trong dây chuyền sản xuất hàng gia dụng.
   • Bước 3: Ước tính chi phí nguồn lực định mức theo đơn vị thời gian (tính bằng đồng/giây).
   • Bước 4: Đo lường thời gian định mức tiêu hao của từng nguồn lực cho từng đơn vị sản phẩm (túi vải nhẹ, túi đeo chéo).
   • Bước 5: Tổng hợp chi phí dự toán phân bổ trực tiếp cho từng mặt hàng.
   • Bước 6: Đánh giá và điều chỉnh mức độ sử dụng nguồn lực nhàn rỗi.
   • Mục tiêu: Giảm thiểu 10% lãng phí nguồn lực trong vòng 6 tháng đầu áp dụng, do Phòng Kỹ thuật phối hợp Phòng Kế toán thực hiện.

2. Đổi mới công cụ dự báo tiêu thụ bằng mô hình chuỗi thời gian và hồi quy tuyến tính:

   • Thay thế hoàn toàn phương pháp ước tính trung bình đơn giản bằng phương pháp phân tích chuỗi thời gian có điều chỉnh hệ số mùa vụ cho từng quý.
   • Mục tiêu: Nâng cao độ chính xác của dự báo tiêu thụ đạt mức tối thiểu 95%, kiểm soát lượng hàng tồn kho an toàn giảm 20% chi phí lưu kho, do Phòng Kinh doanh chủ trì trong chu kỳ dự toán năm 2014.

3. Tách biệt và nâng cao vai trò của bộ phận Kế toán quản trị chuyên trách:

   • Chuyển đổi mô hình kế toán quản trị từ hình thức kiêm nhiệm sang thành lập tổ Kế toán quản trị độc lập trực thuộc Phòng Tài chính Kế toán.
   • Mục tiêu: Hoàn thiện quy trình thu thập thông tin hai chiều (từ dưới lên và từ trên xuống), thiết lập hệ thống báo cáo phân tích chênh lệch chi phí định kỳ hàng tháng trong thời hạn 3 tháng.

4. Ứng dụng công nghệ thông tin và số hóa dữ liệu định mức hoạt động:

   • Tích hợp mô hình TABB vào hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), tự động hóa việc tính toán thời gian sản xuất và chi phí theo thời gian thực.
   • Mục tiêu: Ban Giám đốc phê duyệt đầu tư và hoàn thành triển khai thử nghiệm hệ thống phần mềm trong vòng 12 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn là tài liệu tham khảo chuyên sâu và hữu ích cho 4 nhóm đối tượng chính:

• Ban điều hành, Giám đốc tài chính (CFO) các doanh nghiệp dệt may và gia công xuất khẩu: Cung cấp khung phương pháp luận thực tiễn để tái cấu trúc hệ thống quản trị chi phí, định giá chào thầu quốc tế chuẩn xác và tối ưu hóa năng lực sản xuất của 100% dây chuyền nhà máy.
• Chuyên viên kế toán quản trị và kiểm soát viên tài chính nội bộ: Hướng dẫn chi tiết từng bước xây dựng bảng định mức chi phí theo giây (đồng/giây), kỹ thuật phân tích chênh lệch và phương pháp lập 8 dự toán hoạt động cùng 3 dự toán tài chính đồng bộ.
• Giảng viên, nghiên cứu sinh và học viên cao học chuyên ngành Kế toán - Tài chính: Cung cấp nguồn học liệu giá trị về việc ứng dụng mô hình TABB và các công cụ kinh tế lượng (hồi quy, chuỗi thời gian) trong giải quyết bài toán quản trị thực tiễn tại doanh nghiệp niêm yết.
• Chuyên gia tư vấn tái cấu trúc doanh nghiệp và quản trị vận hành: Tham khảo case study điển hình về chuyển đổi từ mô hình dự toán truyền thống sang dự toán theo hoạt động thời gian để tư vấn cho các doanh nghiệp có tỷ trọng chi phí sản xuất chung lớn.

Câu hỏi thường gặp

1. Mô hình TABB khác biệt căn bản như thế nào so với phương pháp dự toán truyền thống tại GILIMEX? Phương pháp truyền thống phân bổ chi phí sản xuất chung cào bằng dựa trên chi phí trực tiếp, khiến giá thành sai lệch từ 12% đến 18%. Mô hình TABB quy đổi mọi hoạt động về thời gian tiêu hao thực tế (tính bằng giây), phân bổ chi phí chính xác theo từng sản phẩm và lượng hóa được 15% đến 20% nguồn lực nhàn rỗi để cắt giảm lãng phí.

2. Tại sao luận văn lại sử dụng đơn vị đo lường thời gian là giây thay vì giờ công lao động thông thường? Trong ngành may mặc và gia công hàng gia dụng, các thao tác tiếp nhận, kiểm vải, cắt, may và đóng gói diễn ra rất nhanh với độ lặp lại cao. Việc định mức chi phí theo từng giây (đồng/giây) giúp doanh nghiệp đo lường chính xác các công đoạn chỉ kéo dài từ vài chục đến vài trăm giây, loại bỏ hoàn toàn sai số làm tròn khi quy đổi sang giờ công.

3. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những điều kiện gì để triển khai thành công hệ thống TABB? Doanh nghiệp cần đáp ứng 3 điều kiện tiên quyết: chuẩn hóa hệ thống định mức kỹ thuật và thời gian thao tác cho 100% sản phẩm, xây dựng đội ngũ kế toán quản trị có năng lực phân tích dữ liệu chuyên sâu, và thiết lập hệ thống phần mềm ghi nhận thông tin kịp thời giữa các phòng ban chức năng trong thời gian từ 3 đến 6 tháng.

4. Ứng dụng mô hình chuỗi thời gian mang lại lợi ích gì cho dự toán tiêu thụ của GILIMEX? Thay vì áp dụng tốc độ tăng trưởng cố định 15%/năm cho toàn bộ giai đoạn, mô hình chuỗi thời gian bóc tách chính xác yếu tố xu hướng và biến động mùa vụ theo 4 quý. Điều này giúp nâng cao độ chính xác dự báo tiêu thụ lên trên 95%, hạn chế tối đa tình trạng thiếu hụt đơn hàng hoặc tồn kho ứ đọng vốn.

5. Làm thế nào để kiểm soát và xử lý chênh lệch giữa dự toán và số liệu thực tế phát sinh? Doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế phân tích chênh lệch định kỳ hàng tháng theo hai nhóm nguyên nhân: chênh lệch về lượng (hiệu suất thời gian thao tác) và chênh lệch về giá (chi phí nguồn lực đầu vào). Từ đó, ban dự toán tiến hành điều chỉnh linh hoạt định mức hoặc quy trình sản xuất nhằm đảm bảo mục tiêu lợi nhuận đã đề ra.

Kết luận

• Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về hệ thống dự toán tổng thể và khẳng định tính ưu việt vượt trội của mô hình dự toán trên cơ sở hoạt động thời gian (TABB) đối với doanh nghiệp sản xuất.
• Phân tích thực chứng tại GILIMEX đã chỉ rõ những hạn chế của phương pháp dự toán truyền thống, đặc biệt là sự sai lệch trong phân bổ chi phí sản xuất chung và việc thiếu công cụ đo lường nguồn lực nhàn rỗi.
• Nghiên cứu đã thiết lập thành công quy trình 6 bước áp dụng TABB, lượng hóa chi phí nguồn lực định mức theo giây và xây dựng hệ thống dự toán hoàn chỉnh cho các dòng sản phẩm gia dụng chủ lực trong năm 2014.
• Đổi mới phương pháp dự báo tiêu thụ bằng mô hình chuỗi thời gian kết hợp hồi quy tuyến tính giúp GILIMEX nâng cao độ chính xác lập kế hoạch ngân sách và kiểm soát tối ưu dòng tiền hoạt động.
• Lộ trình triển khai giải pháp được xác định rõ ràng với các mốc thời gian từ 3 tháng, 6 tháng đến 12 tháng, tạo tiền đề vững chắc để doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí từ 10% đến 15% và gia tăng năng lực cạnh tranh trong kỷ nguyên hội nhập TPP.

Doanh nghiệp và các nhà nghiên cứu quan tâm có thể ứng dụng ngay khung mô hình dự toán trên cơ sở hoạt động thời gian của luận văn để tối ưu hóa quản trị chi phí và nâng cao hiệu quả phân bổ nguồn lực trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Các nội dung về dự toán 1. Khái niệm về dự toán Nhiều học giả trên thế giới định nghĩa về hệ thống dự toán như sau: Hệ thống dự toán được xem là hệ thống lập kế hoạch, sử dụng, phân bổ và kiểm soát nguồn lực của doanh nghiệp hiệu quả. Hệ thống này đảm bảo việc thông tin, kết hợp và kiểm soát các hoạt động trong doanh nghiệp, đảm bảo cho quá trình thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.

(BPP, 2011) Theo Maher, Stickney và Weil, có thể nói, hệ thống dự toán cũng giống như một “bản vẽ”1 các hoạt động của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hoạch định các hoạt động, phối hợp các hoạt động với nhau, đảm bảo các phương tiện đạt được mục tiêu của doanh nghiệp và thiết lập các tiêu chuẩn để đo lường kết quả thực hiện. (Maher, Stickney & Weil, 2012, tr. Dự toán là kế hoạch tài chính cho tương lai và là thành tố quan trọng trong quá trình lập kế hoạch. Nó giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu và kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu.

(Moven, Hansen, Height, Gekas, Mcconomy, 2011) Như vậy, có thể nói dự toán là hệ thống được duy trì nhằm cân đối nguồn lực trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu, kiểm soát và đánh giá được hoạt động trong doanh nghiệp. Vai trò của dự toán Dự toán là công cụ hữu hiệu của nhà quản trị doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch và kiểm soát, cung cấp thông tin để cải thiện việc ra quyết định, cung cấp tiêu chuẩn để đánh giá và cải thiện thông tin cũng như gia tăng sự phối hợp giữa các bộ 1 “blueprint” TIEU LUAN MOI download : [e-mail] 6 phận trong doanh nghiệp (Moven, Hansen, Height, Gekas, Mcconomy, 2011). Nói một cách cụ thể nhất, dự toán có các vai trò như sau:  Đảm bảo đạt được mục tiêu công ty Mục tiêu của công ty có thể được thiết kế cho cả một doanh nghiệp, cho từng phòng ban hay từng hoạt động trong doanh nghiệp. Mục tiêu được thể hiện trong ngân sách và cần phải đạt được nó sau một khoản thời gian dự toán.

 Đảm bảo kế hoạch được triển khai Đây được xem là đặc tính quan trọng nhất của hệ thống dự toán. Bởi vì, quá trình lập kế hoạch tổng quát đòi hỏi nhà quản trị doanh nghiệp phải luôn có cái nhìn hướng về phía trước, từ đó lên được kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu cho từng phòng ban, từng hoạt động, từng nhà quản lý cấp trung và dự báo các vấn đề có thể xảy ra. Vì vậy, hệ thống cũng đồng thời giúp ngăn ngừa được việc nhà quản lý phụ thuộc quá nhiều vào các kế hoạch không phù hợp có khả năng ảnh hưởng bất lợi đến hoạt động của doanh nghiệp.  Đảm bảo tính thông suốt từ ý tưởng đến kế hoạch Cần thiết phải thiết lập một hệ thống dự toán chính thống để đảm bảo rằng mỗi thành phần trong kế hoạch nhận biết được họ cần làm gì, trong đó thông tin có thể là một chiều, từ nhà quản lý xuống nhân viên hoặc cũng có thể là hai chiều.

 Gắn kết các hoạt động trong doanh nghiệp lại với nhau đi từ kinh doanh – kế hoạch – sản xuất – giao hàng Hoạt động của các phòng ban hay cơ sở khác nhau của một tổ chức cần phải được kết hợp lại để phát huy tối đa hiệu quả công việc vì mục tiêu chung. TIEU LUAN MOI download : [e-mail] 7 Ví dụ về sự gắn kết này như sau: để lên dự toán về lượng nguyên vật liệu cần mua, phòng mua hàng phải dựa vào dự toán sản xuất và dự toán sản xuất này lại được xây dựng trên cơ sở dự toán số liệu doanh thu. Đây là nguyên lý tương đối đơn giản, dễ hiểu, tuy nhiên trong quá trình tác nghiệp rất khó để đạt được sự kết hợp tốt nhất. Các phòng ban vẫn vì mục tiêu của phòng ban mình hoặc bản thân các mục tiêu này mâu thuẫn với dự toán chung, chính vì vậy, các mục tiêu không được kết hợp một cách tối ưu nhất trong việc đạt mục tiêu chung của doanh nghiệp.

 Cung cấp khung chuẩn để hoạt động cho các trung tâm trách nhiệm Hệ thống dự toán và kiểm soát yêu cầu trưởng các trung tâm dự toán phải chịu trách nhiệm trong việc đảm bảo đạt được mục tiêu dự toán trong quá trình hoạt động dưới sự kiểm tra giám sát của cá nhân người quản lý.  Thiết lập được hệ thống kiểm soát Có thể nói, dự toán giống như “một cây thước” dùng để “căn ke” những gì mà doanh nghiệp đã đạt được. Kiểm soát hiệu suất hoạt động bằng cách so sánh giữa dự toán và kết quả thực tế. Từ đó, tìm ra được nguyên nhân và tiến hành phân tích để tìm ra các yếu tố có thể kiểm soát và các yếu tố không thể kiểm soát được.

 Động viên, khích lệ nhân viên nâng cao hiệu quả hoạt động Lợi ích và cam kết gắn bó với tổ chức của nhân viên phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống đánh giá kết quả, cung cấp cho người lao động biết được họ đã làm tốt hay không tốt như thế nào. Việc xác định các yếu tố có thể kiểm soát được ngay từ đầu của dự toán cùng quy chế thưởng phạt phân minh sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả hoạt động. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail. Phân loại dự toán Hiện tại, có nhiều cách phân loại dự toán như: phân loại dự toán ngân sách theo chức năng (dự toán hoạt động và dự toán tài chính), phân loại dự toán theo phương pháp lập (dự toán linh hoạt và dự toán cố định), phân loại theo mức độ phân tích (dự toán ngân sách từ gốc và dự toán ngân sách cuốn chiếu).

Phân loại theo chức năng Theo Hermanson, Ewards và Ivancevich, hệ thống dự toán tổng (master budget) bao gồm 2 thành phần: dự toán hoạt động (operating budget) và dự toán tài chính (financial budget) (Hermanson, Edwards, Ivancevich, 2006). Dự toán hoạt động (operating budget) thông thường bao gồm 8 dự toán thành phần có mối liên hệ với nhau để tạo thành kết quả cuối cùng là dự toán kết quả sản xuất kinh doanh. 8 dự toán thành phần có thể kể ra như sau: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, dự toán kết quả sản xuất kinh doanh. Dự toán tài chính (financial budget) bao gồm 3 dự toán thành phần: dự toán dòng tiền, dự toán bảng cân đối kế toán và dự toán vốn của doanh nghiệp.

 Dự toán tiêu thụ Dự toán tiêu thụ là dự toán quan trọng đầu tiên mà doanh nghiệp cần phải lập trong hệ thống dự toán vì đa phần các dự toán còn lại đều phụ thuộc vào dự toán tiêu thụ này. Số lượng hàng tiêu thụ dự báo trong năm sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, kế hoạch mua và tồn trữ nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng lao động, kế hoạch sử dụng các chi phí chung. Dự toán tiêu thụ bắt đầu từ việc dự toán số lượng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ. Tại bước đầu tiên của dự toán, số lượng tiêu thụ của năm ngoái được sử dụng và điều TIEU LUAN MOI download : [e-mail] 9 chỉnh các yếu tố thị trường, sử dụng mô hình dự báo thích hợp để ước tính sản lượng bán năm dự toán.

Sau khi dự toán phần số lượng, doanh thu dự báo sẽ được tính toán bằng cách nhân sản lượng với giá bán ước tính.  Dự toán sản xuất Dự toán sản xuất được lập trên cơ sở xem xét số lượng sản phẩm tiêu thụ và chính sách hàng tồn kho của doanh nghiệp. Dự toán sản xuất cần phải được thực hiện một cách kỹ lưỡng, giúp doanh nghiệp chủ động được kế hoạch tồn kho sản phẩm, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều, ứ đọng vốn và phát sinh những chi phí không cần thiết. Mặt khác, cũng để tránh tình trạng thiếu sản phẩm dẫn đến nhu cầu sản phẩm cần sản xuất vào năm sau quá lớn, có thể vượt quá năng lực sản xuất của doanh nghiệp (Hermanson, Ewards & Ivancevich, 2006).

 Dự toán chi phí NVLTT Dự toán chi phí NVLTT bao gồm 2 dự toán con: dự toán nhu cầu NVLTT phục vụ sản xuất và dự toán mua NVLTT. Trong đó, dự toán được thể hiện vừa bằng số lượng vừa bằng giá trị. Dự toán nhu cầu NVLTT phục vụ sản xuất có mối liên hệ với dự toán sản xuất để đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn trong suốt kỳ hoạt động. Trong khi đó, dự toán mua NVLTT ước tính số lượng NVLTT mua trong kỳ phục vụ cho nhu cầu NVLTT cần cho sản xuất và mức tồn trữ hàng tồn kho cho phép.

(Warren, Reeve, Ducha, 2012) Các thông tin về mức dự trữ hàng tồn kho cho phép sẽ thường căn cứ vào kinh nghiệm, năng lực tồn trữ của kho và các tính toán về dòng tiền.  Dự toán chi phí NCTT Dự toán chi phí NCTT phản ánh số giờ lao động cần thiết phục vụ cho việc sản xuất, đồng thời tính toán giá trị bằng tiền của những tiêu hao này. Dự toán chi phí TIEU LUAN MOI download : [e-mail] 10 NCTT cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp thông tin về tình hình sử dụng nguồn lực lao động trong doanh nghiệp và chi phí tương ứng mà doanh nghiệp phải chuẩn bị trong giai đoạn sắp tới. Chi phí NCTT có liên quan mật thiết đến việc cải tiến các quy trình sản xuất vì nó phản ảnh các định mức về thời gian của lao động trực tiếp, và định mức này phải liên tục được điều chỉnh và cải tiến trong suốt quá trình sản xuất.

 Dự toán chi phí sản xuất chung Dự toán chi phí sản xuất chung tập trung vào ước tính chi phí cho từng khoản mục chi phí sản xuất chung phục vụ cho kế hoạch sản xuất dự toán. Chi phí sản xuất chung có thể sẽ khác nhau theo các phương pháp dự toán khác nhau (dự toán truyền thống và dự toán trên cơ sở hoạt động).  Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp có mối liên hệ mật thiết với dự toán tiêu thụ. Thông thường, ở mức doanh thu cao thì chi phí bán hàng tương ứng cũng sẽ cao.

Ngược lại, chi phí quản lý doanh nghiệp và các thành phần khác lại ít phụ thuộc vào doanh số vì phần lớn các thành phần chi phí trong chi phí này là chi phí cố định.