Tổng quan nghiên cứu

Quản lý thực hiện thủ tục hành chính là trọng tâm mang tính đột phá trong tiến trình cải cách nền hành chính nhà nước tại Việt Nam. Trên địa bàn quận Long Biên, thành phố Hà Nội – đơn vị hành chính được thành lập theo Nghị định số 132/2003/NĐ-CP với diện tích 6.038,24 ha, 14 phường trực thuộc và hơn 190.000 nhân khẩu cùng mật độ dân số bình quân 2,83 nghìn người/km2 – áp lực quản lý hành chính công luôn ở mức rất cao. Năm 2015, toàn quận tiếp nhận 46.336 hồ sơ thủ tục hành chính, đến năm 2017 con số này đã tăng lên mức 46.812 thủ tục. Tốc độ đô thị hóa nhanh chóng và sự phát triển mạnh mẽ của các thành phần kinh tế dẫn đến tình trạng khối lượng hồ sơ giao dịch gia tăng liên tục, đặt ra yêu cầu cấp thiết phải chuẩn hóa quy trình tiếp nhận, xử lý và trả kết quả.

Vấn đề nghiên cứu cốt lõi của đề tài tập trung vào việc giải quyết những bất cập trong quy trình vận hành cơ chế một cửa, tình trạng chồng chéo giữa các văn bản quy định và sự phân cấp quản lý chưa thực sự đồng bộ giữa cấp quận và 14 phường cơ sở. Mục tiêu nghiên cứu cụ thể bao gồm: hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về quản lý thủ tục hành chính; phân tích, đánh giá thực trạng giải quyết hồ sơ tại cơ quan hành chính nhà nước quận Long Biên giai đoạn 2015 - 2017; xác định 7 nhóm yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực quản lý; và đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả thực thi đến năm 2020.

Phạm vi nghiên cứu được triển khai chuyên sâu tại 3 phường đại diện gồm Gia Thụy, Thượng Thanh, Phúc Đồng và các phòng ban chuyên môn cấp quận. Công trình có ý nghĩa thực tiễn to lớn trong việc nâng cao chỉ số hài lòng của hơn 190.000 người dân, giảm thiểu chi phí tuân thủ thủ tục hành chính và thúc đẩy môi trường đầu tư kinh doanh minh bạch tại cửa ngõ phía Đông Bắc thủ đô.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên sự tích hợp của lý thuyết quản lý hành chính công truyền thống và mô hình Quản trị công mới (New Public Management), nhấn mạnh quá trình chuyển đổi từ tư duy hành chính cai quản sang hành chính phục vụ người dân và doanh nghiệp. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 cũng được áp dụng như một khung công cụ định lượng để kiểm soát quá trình giải quyết công việc, loại bỏ các bước trung gian gây lãng phí nguồn lực công.

Các khái niệm then chốt được chuẩn hóa bao gồm:

Thứ nhất, thủ tục hành chính theo quy định tại Nghị định số 63/2010/NĐ-CP là trình tự, cách thức thực hiện và hồ sơ do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức. Một thủ tục hành chính hoàn chỉnh phải bảo đảm tối thiểu 8 bộ phận cấu thành cốt lõi gồm: tên thủ tục, trình tự thực hiện, cách thức thực hiện, thành phần số lượng hồ sơ, thời hạn giải quyết, đối tượng thực hiện, cơ quan có thẩm quyền và kết quả thực hiện kèm phí, lệ phí (nếu có).

Thứ hai, quản lý thực hiện thủ tục hành chính được xác định là quá trình theo dõi, kiểm soát, rà soát, thống kê và đánh giá việc áp dụng các quy phạm thủ tục trong thực tiễn nhằm phát hiện các điểm nghẽn, từ đó sửa đổi hoặc bãi bỏ những quy định rườm rà.

Thứ ba, cơ chế một cửa và một cửa liên thông theo Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg và Quyết định số 30/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ quy định việc tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả thông qua một đầu mối tập trung, giảm thiểu thời gian đi lại cho tổ chức và công dân.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn kết hợp linh hoạt giữa nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp để bảo đảm tính khách quan, khoa học. Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các báo cáo định kỳ giai đoạn 2015 - 2017 của UBND quận Long Biên, số liệu thống kê kinh tế - xã hội của 14 phường, cùng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Trung ương và UBND thành phố Hà Nội.

Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua quá trình điều tra chọn mẫu với tổng quy mô 130 mẫu khảo sát đại diện. Cấu trúc mẫu điều tra bao gồm: 90 mẫu là các cá nhân, đại diện doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh trực tiếp thực hiện giao dịch hành chính; 10 mẫu là cán bộ quản lý thủ tục hành chính cấp quận; và 30 mẫu là cán bộ trực tiếp quản lý, tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tại bộ phận một cửa ở 3 phường nghiên cứu điểm là Gia Thụy, Thượng Thanh và Phúc Đồng. Phương pháp chọn mẫu phân tầng kết hợp ngẫu nhiên thuận tiện được áp dụng để bảo đảm phản ánh chính xác tiếng nói từ cả chủ thể cung cấp dịch vụ công lẫn đối tượng thụ hưởng.

Phương pháp tổng hợp và phân tích dữ liệu sử dụng kỹ thuật thống kê mô tả, phân tích so sánh tỷ lệ phần trăm (%), kiểm định mức độ tương thích và đánh giá thang đo mức độ hài lòng. Lý do lựa chọn phương pháp này nhằm định lượng hóa các tiêu chí định tính, làm rõ sự biến động của khối lượng hồ sơ theo từng năm và đo lường khoảng cách giữa kỳ vọng của người dân với chất lượng phục vụ thực tế của bộ máy công quyền. Toàn bộ quá trình thu thập, xử lý và phân tích số liệu được thực hiện trong mốc thời gian từ tháng 10/2017 đến tháng 10/2018.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Kết quả phân tích thực trạng quản lý tại quận Long Biên giai đoạn 2015 - 2017 đã chỉ ra 3 phát hiện định lượng quan trọng:

Thứ nhất, tổng số lượng thủ tục hành chính tiếp nhận và xử lý liên tục duy trì ở mức cao và có xu hướng tăng. Năm 2015 toàn quận xử lý 46.336 thủ tục, đến năm 2017 con số này đạt 46.812 thủ tục. Đáng chú ý, cơ cấu phân cấp xử lý có sự chênh lệch rất lớn: cấp quận chỉ tiếp nhận 4.328 thủ tục (chiếm 9,25%), trong khi cấp phường phải giải quyết tới 42.484 thủ tục (chiếm 90,75% tổng khối lượng công việc). Điều này cho thấy áp lực vận hành thực tế đè nặng lên bộ máy hành chính cấp cơ sở.

Thứ hai, khối lượng hồ sơ tập trung cục bộ vào một số lĩnh vực then chốt liên quan đến đất đai và xây dựng. Thống kê chi tiết năm 2017 cho thấy: lĩnh vực quản lý đất đai chiếm tỷ trọng lớn nhất với 23.998 thủ tục (51,26%); lĩnh vực Lao động - Thương binh - Xã hội đạt 6.320 thủ tục (13,50%); lĩnh vực cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đạt 5.252 thủ tục (11,22%); lĩnh vực quản lý xây dựng và nhà ở chiếm 4.459 thủ tục (9,53%); lĩnh vực tư pháp đạt 1.399 thủ tục (2,99%) và các lĩnh vực chuyên môn khác chiếm 5.384 thủ tục (11,50%).

Thứ ba, công tác đầu tư cơ sở vật chất và hiện đại hóa trang thiết bị được đẩy mạnh rõ nét qua từng năm. Nhằm phục vụ quy chuẩn phòng làm việc một cửa có diện tích tối thiểu 80m2 với 50% không gian dành cho công dân ngồi chờ, riêng trong năm 2017, UBND quận Long Biên đã đầu tư mua sắm mới 85 máy vi tính, 28 máy in, 20 thiết bị truyền thông, 03 máy chiếu và 03 tivi thông báo tiến độ hiển thị trực quan cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

Thảo luận kết quả

Thực tế dữ liệu cho thấy sự áp đảo của hồ sơ đất đai (hơn 51%) và hồ sơ xây dựng phản ánh rõ nét tốc độ đô thị hóa nhanh chóng của quận Long Biên sau hơn 15 năm thành lập. Dữ liệu này có thể được trình bày trực quan thông qua bảng cơ cấu tỷ trọng 5 nhóm thủ tục chính và biểu đồ cột so sánh tốc độ tăng trưởng hồ sơ qua các năm 2015, 2016 và 2017 để minh chứng cho áp lực gia tăng đối với cán bộ phụ trách địa chính - xây dựng.

Nguyên nhân của những tồn tại trong quản lý bắt nguồn từ 7 yếu tố tác động: sự thiếu đồng bộ của văn bản pháp lý cấp trên, năng lực xử lý tình huống thực tế của cán bộ cơ sở chưa đồng đều, kinh phí phân bổ cho công tác cải cách còn hạn chế, và nhận thức pháp luật của một bộ phận người dân chưa đầy đủ dẫn đến tình trạng hoàn thiện hồ sơ nhiều lần.

Khi so sánh với các nghiên cứu thực tiễn tại huyện Vân Đồn (tỉnh Quảng Ninh) và thị xã Tam Điệp (tỉnh Ninh Bình), quận Long Biên có ưu thế vượt trội về mặt trang thiết bị hiện đại và vị trí địa lý thuận lợi. Tuy nhiên, tương tự như tình trạng ở các địa phương trên, việc kết nối liên thông dữ liệu giữa các phòng ban chuyên môn cấp quận với 14 phường tại Long Biên đôi lúc vẫn bị gián đoạn, quy trình nội bộ còn phụ thuộc vào luân chuyển văn bản giấy, làm phát sinh thời gian chờ đợi của công dân.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thủ tục hành chính trên địa bàn quận Long Biên trong giai đoạn đến năm 2020, hệ thống 4 nhóm giải pháp trọng tâm được kiến nghị thực hiện:

Thứ nhất, rà soát và hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm thủ tục hành chính. UBND quận Long Biên cần chỉ đạo Phòng Tư pháp và các phòng chuyên môn rà soát định kỳ toàn bộ 100% thủ tục hiện hành, loại bỏ dứt điểm các giấy tờ không cần thiết, phấn đấu cắt giảm ít nhất 15% đến 20% thời gian xử lý đối với nhóm thủ tục về đất đai và cấp phép xây dựng trong giai đoạn 2018 - 2020.

Thứ hai, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và chuẩn hóa văn hóa công vụ. Phòng Nội vụ quận Long Biên chủ trì xây dựng chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ cho 100% cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của quận và 14 phường. Thiết lập chỉ số đánh giá hiệu quả công việc cá nhân định kỳ 6 tháng một lần, kiên quyết xử lý nghiêm các biểu hiện nhũng nhiễu, hướng tới mục tiêu 95% cán bộ đạt chuẩn kỹ năng giao tiếp hành chính.

Thứ ba, đẩy mạnh hiện đại hóa hạ tầng công nghệ thông tin và dịch vụ công trực tuyến. UBND quận Long Biên giao Phòng Văn hóa và Thông tin hoàn thiện hệ thống một cửa điện tử dùng chung, tăng cường cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và mức độ 4, phấn đấu đạt tỷ lệ tiếp nhận và giải quyết hồ sơ trực tuyến từ 50% trở lên vào năm 2020.

Thứ tư, tăng cường kiểm tra, giám sát và phát huy vai trò đánh giá của nhân dân. Thường trực HĐND và UBND quận Long Biên tổ chức kiểm tra công vụ đột xuất tối thiểu 02 lần/năm tại mỗi phường; đồng thời nâng cấp hệ thống đánh giá sự hài lòng điện tử tại bộ phận một cửa, đặt mục tiêu duy trì tỷ lệ hài lòng của người dân và doanh nghiệp đạt trên 95% đến hết năm 2020.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang giá trị thực tiễn và học thuật cao, đặc biệt hữu ích cho 4 nhóm đối tượng sau:

Thứ nhất, lãnh đạo và cán bộ công chức thuộc UBND các quận, huyện, thị xã trên địa bàn Hà Nội cũng như các đô thị lớn trong cả nước. Luận văn cung cấp mô hình thực tiễn và giải pháp quản lý bộ phận một cửa với quy mô xử lý hơn 46.000 hồ sơ mỗi năm để các địa phương áp dụng.

Thứ hai, giảng viên, nghiên cứu sinh và học viên cao học chuyên ngành Quản lý kinh tế, Quản lý công và Luật Hành chính. Tài liệu này là nguồn tham khảo chất lượng về khung lý thuyết, công cụ khảo sát 130 mẫu thực tế và phương pháp xử lý dữ liệu hành chính học thuật.

Thứ ba, các doanh nghiệp, hợp tác xã và hộ kinh doanh cá thể trên địa bàn quận Long Biên. Nhóm đối tượng này có thể nắm bắt rõ ràng quy trình 5 bước trong thủ tục đăng ký kinh doanh và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất để chủ động tối ưu hóa thời gian thực hiện.

Thứ tư, các chuyên gia tư vấn chuyển đổi số và phát triển phần mềm hành chính công. Luận văn cung cấp các yêu cầu thực tế về hạ tầng 85 máy tính, hệ thống mạng và quy trình luân chuyển hồ sơ liên thông giữa cấp quận và phường phục vụ xây dựng chính quyền điện tử.

Câu hỏi thường gặp

Luận văn tập trung nghiên cứu sâu vào những lĩnh vực thủ tục hành chính trọng điểm nào?

Đề tài phân tích chuyên sâu vào 5 lĩnh vực có tần suất giao dịch lớn nhất gồm: Quản lý đất đai (23.998 hồ sơ năm 2017); Lao động - Thương binh - Xã hội (6.320 hồ sơ); Đăng ký kinh doanh (5.252 hồ sơ); Quản lý xây dựng và nhà ở (4.459 hồ sơ); và Tư pháp (1.399 hồ sơ) tại cấp quận và 3 phường khảo sát đại diện.

Cơ cấu giải quyết thủ tục hành chính giữa cấp quận và cấp phường tại Long Biên phân bổ ra sao?

Năm 2017, toàn quận ghi nhận 46.812 hồ sơ, trong đó cấp phường gánh vác khối lượng áp lực vượt trội với 42.484 hồ sơ (chiếm 90,75%), trong khi cấp quận trực tiếp tiếp nhận và xử lý 4.328 hồ sơ (chiếm 9,25%).

Quy mô và phương pháp khảo sát thực tế của luận văn được thiết kế như thế nào?

Nghiên cứu tiến hành khảo sát chọn mẫu 130 đối tượng, bao gồm 90 người dân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp; 10 cán bộ quản lý cấp quận; cùng 30 cán bộ chuyên môn tại bộ phận một cửa thuộc 3 phường Gia Thụy, Thượng Thanh và Phúc Đồng trong khung thời gian từ tháng 10/2017 đến tháng 10/2018.

Đâu là rào cản lớn nhất ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý thủ tục hành chính tại địa bàn?

Rào cản lớn nhất là sự quá tải cục bộ ở lĩnh vực đất đai (chiếm trên 51% tổng lượng hồ sơ), kết hợp với tình trạng phần mềm liên thông chưa hoàn toàn đồng bộ và nhận thức về quy trình thủ tục của một bộ phận người dân còn hạn chế.

Các giải pháp đề xuất có tính khả thi và lộ trình triển khai cụ thể ra sao?

Hệ thống 4 nhóm giải pháp được hoạch định theo lộ trình thực hiện từ năm 2018 đến năm 2020, gắn liền với trách nhiệm cụ thể của từng phòng ban tại quận Long Biên, hướng tới mục tiêu nâng tỷ lệ hài lòng của công dân đạt mốc trên 95%.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện lý luận về quản lý thủ tục hành chính, làm rõ bản chất của cơ chế một cửa hiện đại và chuẩn hóa 8 thành phần bắt buộc của thủ tục hành chính theo luật định.
  • Phân tích chi tiết thực trạng 46.812 hồ sơ tại quận Long Biên, xác định rõ cấp phường đảm nhận hơn 90% khối lượng giao dịch và lĩnh vực đất đai chiếm tỷ trọng áp đảo trên 51%.
  • Nhận diện chính xác 7 nhóm yếu tố tác động và các điểm nghẽn về hạ tầng công nghệ thông tin thông qua dữ liệu khảo sát thực tế từ 130 cán bộ, người dân và doanh nghiệp.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp đồng bộ về thể chế, nhân sự, hạ tầng kỹ thuật và cơ chế giám sát với lộ trình thực thi rõ ràng đến năm 2020.
  • Định hướng cho các nhà quản lý và nghiên cứu tiếp tục mở rộng đánh giá hiệu quả chuyển đổi số, triển khai dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và 4 trong các giai đoạn phát triển tiếp theo của đô thị.