Giải pháp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian tại Expeditors Vietnam

Luận văn thạc sĩ nghiên cứu ueh the solution to enhance time management skill at expeditors vietnam co ltd case of ocean export, khảo sát thực trạng, phân tích nguyên nhân, đề

• Tác giả: Nguyen Trong Huu
• Người hướng dẫn: Dr. Le Nhat Hanh
• Trường học: University of Economics Ho Chi Minh City
• Chuyên ngành: Master of Business Administration
• Đề tài: The Solution To Enhance Time Management Skill At Expeditors Vietnam Co., Ltd Case Of Ocean Export Department
• Loại tài liệu: thesis
• Năm xuất bản: 2018
• Địa điểm: Ho Chi Minh City

Mục lục chi tiết

• Acknowledgments
• Executive Summary
• List of Figures
• List of Tables
• List of Abbreviations
• 1. Chapter 1: Background of problems
• 1.1. An overview to working time in Vietnam
• 1.2. An overview to working time at Expeditors Vietnam
• 1.3. An overview to working time symptom in Ocean Export department
• 1.4. Justify existing problem
• 1.5. Justify the importance of the problem
• 2. Chapter 2: Alternative Solution analysis
• 2.1. Solution 1: Distinguish between Urgent and Important
• 2.2. Solution 2: Planning by setting goal
• 2.3. Solution 3: Setting expectation and To-do list to follow
• 2.4. In-depth Interviews

Tóm tắt

I. Tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian tại Expeditors Vietnam

Kỹ năng quản lý thời gian là một yếu tố quan trọng trong môi trường làm việc hiện đại. Tại công ty Expeditors Vietnam, việc nâng cao kỹ năng này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn giảm thiểu căng thẳng cho nhân viên. Nghiên cứu này sẽ phân tích các vấn đề hiện tại và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao kỹ năng này trong phòng xuất khẩu đại dương.

1.1. Tầm quan trọng của quản lý thời gian trong công việc

Quản lý thời gian hiệu quả giúp nhân viên hoàn thành công việc đúng hạn và giảm thiểu áp lực. Việc này không chỉ ảnh hưởng đến năng suất cá nhân mà còn đến hiệu quả chung của toàn bộ phòng ban.

1.2. Đặc điểm làm việc tại phòng xuất khẩu đại dương

Phòng xuất khẩu đại dương tại Expeditors Vietnam thường xuyên phải đối mặt với khối lượng công việc lớn và thời hạn gấp. Điều này đòi hỏi nhân viên phải có khả năng quản lý thời gian tốt để đáp ứng yêu cầu công việc.

II. Vấn đề về quản lý thời gian tại Expeditors Vietnam

Mặc dù công ty đã có những nỗ lực trong việc quản lý thời gian, nhưng vẫn tồn tại nhiều vấn đề nghiêm trọng. Nhân viên thường xuyên làm việc quá giờ, dẫn đến tình trạng kiệt sức và giảm hiệu suất làm việc. Việc thiếu kỹ năng quản lý thời gian là một trong những nguyên nhân chính.

2.1. Tình trạng làm việc quá giờ tại phòng xuất khẩu

Theo báo cáo, tỷ lệ làm thêm giờ của nhân viên phòng xuất khẩu đại dương đã tăng lên 50% trong năm 2017. Điều này cho thấy sự cần thiết phải cải thiện kỹ năng quản lý thời gian.

2.2. Hệ quả của việc quản lý thời gian kém

Việc không quản lý thời gian hiệu quả dẫn đến sức khỏe của nhân viên bị ảnh hưởng, gia tăng tỷ lệ nghỉ việc và giảm chất lượng công việc.

III. Giải pháp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian tại Expeditors Vietnam

Để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, công ty cần áp dụng một số giải pháp cụ thể. Những giải pháp này không chỉ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn.

3.1. Phân biệt giữa công việc quan trọng và khẩn cấp

Nhân viên cần được đào tạo để phân biệt giữa công việc quan trọng và khẩn cấp, từ đó ưu tiên công việc một cách hợp lý.

3.2. Lập kế hoạch và đặt mục tiêu rõ ràng

Việc lập kế hoạch và đặt mục tiêu cụ thể sẽ giúp nhân viên có định hướng rõ ràng trong công việc, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.

3.3. Sử dụng danh sách công việc để theo dõi tiến độ

Danh sách công việc sẽ giúp nhân viên theo dõi tiến độ công việc và đảm bảo hoàn thành đúng hạn.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu

Nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc nâng cao kỹ năng quản lý thời gian có thể mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên và công ty. Các giải pháp được đề xuất đã được thử nghiệm và cho thấy hiệu quả tích cực.

4.1. Kết quả từ việc áp dụng giải pháp

Sau khi áp dụng các giải pháp, tỷ lệ làm thêm giờ đã giảm đáng kể, và nhân viên cảm thấy hài lòng hơn với công việc của mình.

4.2. Phản hồi từ nhân viên

Nhân viên đã phản hồi tích cực về các chương trình đào tạo và hỗ trợ trong việc quản lý thời gian, cho thấy sự cải thiện rõ rệt trong hiệu suất làm việc.

V. Kết luận và tương lai của kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian là yếu tố then chốt trong việc nâng cao hiệu suất làm việc tại Expeditors Vietnam. Công ty cần tiếp tục đầu tư vào đào tạo và phát triển kỹ năng này cho nhân viên.

5.1. Tầm nhìn tương lai

Công ty sẽ tiếp tục phát triển các chương trình đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng quản lý thời gian cho nhân viên, từ đó tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn.

5.2. Khuyến khích văn hóa làm việc hiệu quả

Công ty cần khuyến khích văn hóa làm việc hiệu quả, nơi mà nhân viên được hỗ trợ và động viên trong việc quản lý thời gian.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Ngành dịch vụ giao nhận và logistics tại Việt Nam đang chứng kiến tốc độ tăng trưởng vượt bậc, kéo theo áp lực vận hành ngày càng lớn đối với các doanh nghiệp quốc tế. Tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Expeditors Việt Nam (EIVN) – chi nhánh của tập đoàn logistics hàng đầu thế giới với hơn 330 văn phòng toàn cầu, bài toán quản lý thời gian làm việc đang trở thành thách thức sống còn. Báo cáo nhân sự giai đoạn 2015 – 2017 cho thấy Bộ phận Xuất khẩu đường biển (Ocean Export) chiếm tỷ trọng làm thêm giờ (overtime - OT) cao nhất toàn công ty, tăng phi mã từ mức 33% năm 2015 lên 34% năm 2016 và chạm ngưỡng 50% vào năm 2017.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm xuất phát từ thực trạng số giờ làm thêm trung bình của mỗi nhân viên Ocean Export tăng đột biến từ 42 giờ vào năm 2015 lên 311 giờ năm 2016 và đạt đỉnh 406 giờ vào năm 2017. Con số này đã vượt xa khung trần 300 giờ làm thêm mỗi năm được quy định nghiêm ngặt tại Bộ luật Lao động Việt Nam năm 2012 (Luật số 10/2012/QH13) và Nghị định số 05/2015/NĐ-CP. Hiện tượng làm việc kéo dài từ 10 đến 16 giờ mỗi ngày không chỉ làm tăng chi phí bồi dưỡng ngoài giờ (từ 150% đến 390% lương cơ bản) mà còn gây suy kiệt thể lực, quá tải tâm lý và đẩy tỷ lệ nghỉ việc tại doanh nghiệp lên mức 11% trong năm 2015.

Mục tiêu cụ thể của luận văn là nhận diện chính xác nguyên nhân gốc rễ dẫn đến tình trạng làm thêm giờ quá mức, bóc tách giữa triệu chứng bề mặt và nguyên nhân cốt lõi, từ đó xây dựng hệ thống giải pháp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian cho nhân viên. Nghiên cứu được triển khai tại văn phòng Expeditors TP. Hồ Chí Minh trong mốc thời gian năm 2018. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài thể hiện qua việc tối ưu hóa 335 phút làm việc thực tế mỗi ngày, giảm thiểu tỷ lệ lãng phí thời gian, đưa chỉ số làm thêm giờ về ngưỡng an toàn dưới 200 giờ/năm và nâng cao năng lực cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp logistics.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn xây dựng nền tảng lý luận vững chắc dựa trên các công trình nghiên cứu quản trị học hiện đại:

Thứ nhất, khung lý thuyết quản lý thời gian của tác giả Macan (1994) và nhóm nghiên cứu Häfner cùng các cộng sự (2014) xác định kỹ năng quản lý thời gian là sự tích hợp của bốn năng lực then chốt: đánh giá thời gian (time assessment), thiết lập mục tiêu (goal setting), lập kế hoạch (planning) và kiểm soát thực thi (monitoring). Kỹ năng này đóng vai trò quyết định trong việc giảm thiểu hành vi trì hoãn (procrastination), kiểm soát căng thẳng và nâng cao hiệu suất làm việc (job performance).

Thứ hai, mô hình Ma trận Eisenhower (Eisenhower Matrix) được phân tích chuyên sâu nhằm phân định ranh giới giữa hai khái niệm: Tính khẩn cấp (Urgency) và Tính quan trọng (Importance). Ma trận chia công việc thành 4 góc phần tư: Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng (cần làm ngay); Quan trọng nhưng không khẩn cấp (cần lên lịch kế hoạch); Khẩn cấp nhưng không quan trọng (cần ủy quyền); Không khẩn cấp và không quan trọng (cần loại bỏ để triệt tiêu xao nhãng).

Thứ ba, mô hình thiết lập mục tiêu SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) kết hợp với khái niệm Giờ làm việc hiệu quả (Effective Hours) và Phương pháp phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis). Trong môi trường vận hành chuỗi cung ứng, giờ làm việc hiệu quả được xác định là khoảng thời gian nhân viên thực sự tạo ra giá trị trực tiếp cho lô hàng sau khi trừ đi các khoảng gián đoạn sinh hoạt.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu áp dụng phương pháp tiếp cận kết hợp đa chiều giữa dữ liệu định tính và định lượng:

• Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp được trích xuất từ hệ thống quản trị nhân sự HRMS nội bộ của Expeditors giai đoạn 2015 – 2017, bao gồm bảng chấm công làm thêm giờ, sản lượng lô hàng xuất khẩu (shipment volume) và tỷ lệ biến động nhân sự. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát thực địa và phỏng vấn chuyên sâu.
• Cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu: Nghiên cứu áp dụng phương pháp chọn mẫu có chủ đích (purposive sampling). Toàn bộ 15 nhân sự thuộc bộ phận Ocean Export (bao gồm 1 trưởng phòng, các giám sát viên, trưởng nhóm và chuyên viên nghiệp vụ) đã hoàn thành bảng câu hỏi khảo sát 20 biến số về nhận thức quản lý thời gian. Đồng thời, tác giả thực hiện 6 cuộc phỏng vấn sâu với 3 nhóm chuyên môn trọng yếu: 2 chuyên viên dịch vụ khách hàng (Customer Service), 3 chuyên viên chứng từ (Documentation) và 1 chuyên viên báo giá (Pricing).
• Phương pháp phân tích: Phân tích thống kê mô tả kết hợp kỹ thuật sơ đồ nhân quả (Cause-Effect Diagram / Sơ đồ xương cá) để phân lập 4 nhóm yếu tố: năng lực nhân viên, kỹ năng quản lý thời gian, điều kiện làm việc và vai trò lãnh đạo. Phương pháp này được lựa chọn vì giúp phân tách rõ ràng giữa "triệu chứng bên ngoài" (làm thêm giờ nhiều do quy trình 35 bước phức tạp) và "nguyên nhân bản chất" (thiếu kỹ năng lập kế hoạch và không biết từ chối sự xao nhãng). Toàn bộ quá trình thu thập và xử lý dữ liệu được hoàn tất trong quý 1 năm 2018.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích định lượng và định tính từ thực nghiệm tại Expeditors Việt Nam đã chỉ ra 4 phát hiện cốt lõi:

Thứ nhất, áp lực thời gian (Time Pressure) là nguyên nhân tâm lý nặng nề nhất khi có tới 62% nhân viên khảo sát luôn cảm thấy thời gian trong ngày làm việc không bao giờ đủ để hoàn thành danh sách lô hàng được giao. Nhân sự thường xuyên rơi vào trạng thái xử lý sự vụ gấp gáp và bị động trước các hạn chót vận chuyển.

Thứ hai, hạn chế nghiêm trọng về kỹ năng lập kế hoạch (Planning) khi 47% nhân sự thừa nhận họ hiếm khi thiết lập kế hoạch công tác ngày hoặc tuần cụ thể. Đáng chú ý, kết quả từ bảng câu hỏi cho thấy hơn 90% nhân viên đồng tình với nhận định sai lầm rằng "cách duy nhất để hoàn thành nhiều việc hơn là làm việc chăm chỉ hơn", thay vì tư duy "làm việc thông minh hơn" thông qua sắp xếp thứ tự ưu tiên.

Thứ ba, sự gián đoạn và xao nhãng (Interruption & Distraction) chiếm 48% tỷ lệ phản hồi. Phân tích thực nghiệm về thời gian làm việc chuẩn 480 phút (8 giờ) cho thấy nhân viên chỉ đạt 335 phút (~5,6 giờ) làm việc hiệu quả thực tế; 145 phút còn lại bị phân tán bởi ăn sáng (30 phút), trao đổi cá nhân (10 phút), ăn trưa (60 phút), giải lao chiều (30 phút) và dọn dẹp (15 phút). Việc liên tục bị ngắt quãng bởi các cuộc gọi và email đột xuất khiến nhân sự mất tập trung sâu vào nghiệp vụ chính.

Thứ tư, số liệu chứng minh sản lượng hàng hóa không phải nguyên nhân duy nhất đẩy số giờ OT tăng cao. Giai đoạn 2016 – 2017, số lượng lô hàng chỉ tăng trưởng 18,3% (từ 4.570 lên 5.406 lô hàng, thấp hơn kỳ vọng 5.710 lô), nhưng số giờ làm thêm trung bình của nhân viên lại tăng vọt từ 311 giờ lên 406 giờ/năm (tăng 30,5%). Điều này khẳng định sự thiếu hụt kỹ năng cá nhân chính là điểm nghẽn lớn nhất.

Thảo luận kết quả

Các phát hiện nghiên cứu phản ánh chân thực thực trạng nhân viên vận hành logistics đang làm việc theo quán tính như những cỗ máy tự động. Việc thiếu hiểu biết sâu sắc về mục đích của từng bước nghiệp vụ khiến nhân sự mang tâm lý đối phó, chờ đợi chỉ đạo từ cấp quản lý thay vì chủ động phân bổ thời gian.

Khi đối chiếu với môi trường doanh nghiệp tương đồng, dữ liệu phỏng vấn cựu nhân viên chuyển công tác sang tập đoàn logistics CH Robinson cho thấy số giờ làm thêm tại đơn vị này chỉ duy trì ở mức khoảng 150 giờ/nhân viên/năm. Sự khác biệt vượt trội này bắt nguồn từ việc nhân viên tại đối thủ được đào tạo kỹ năng quản trị thời gian bài bản ngay tại bàn làm việc (desk-side training) và thực hành phân loại công việc hàng ngày.

Dữ liệu nghiên cứu trong luận văn được mô hình hóa trực quan qua Sơ đồ Nhân quả Cập nhật (Updated Cause-Effect Map) và Bảng đánh giá các nguyên nhân tiềm ẩn. Thông qua biểu đồ phân bổ thời gian và bảng so sánh các yếu tố cản trở, nghiên cứu đã minh chứng rằng việc cải thiện năng lực tự quản trị của mỗi cá nhân mang lại tác động giảm giờ làm thêm nhanh chóng và bền vững hơn nhiều so với việc chỉ trông đợi vào việc tuyển dụng thêm nhân sự hoặc thay đổi hệ thống công nghệ.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả phân tích nguyên nhân gốc rễ, tác giả đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp mang tính hành động cao, có lộ trình và chỉ số đo lường cụ thể:

Thứ nhất, triển khai Ma trận Eisenhower vào phân loại công việc hàng ngày. Lãnh đạo bộ phận Ocean Export cần hướng dẫn nhân viên áp dụng triệt để 4 góc phần tư để nhận diện chính xác tác vụ khẩn cấp và tác vụ quan trọng. Nhân viên phải dành 70% - 80% năng lượng trong ngày cho góc phần tư thứ hai (quan trọng nhưng không khẩn cấp) nhằm chủ động xử lý trước chứng từ và đặt chỗ hãng tàu. Chỉ số mục tiêu: Cắt giảm 25% các sự vụ phát sinh khẩn cấp ngoài giờ trong vòng 3 tháng đầu triển khai.

Thứ hai, chuẩn hóa kỹ năng lập kế hoạch theo Mục tiêu SMART và Danh sách công việc (To-Do List). Bộ phận Đào tạo chi nhánh (Branch Trainer) phối hợp với Quản lý vận hành thiết lập quy trình bắt buộc: mỗi nhân viên dành 10 phút đầu ngày hoặc cuối ngày trước đó để lập danh sách nhiệm vụ trên hệ thống Microsoft Outlook, gắn nhãn thời hạn cụ thể. Chỉ số mục tiêu: Nâng tỷ lệ hoàn thành tác vụ đúng hạn lên trên 90%, duy trì thời gian làm việc hiệu quả đạt tối thiểu 6,5 giờ/ngày trong 6 tháng.

Thứ ba, thiết lập kỳ vọng rõ ràng và tổ chức đào tạo kỹ năng chuyên sâu. Ban Quản lý (Management Team) cùng Phòng Nhân sự (HR) cần xây dựng lại bản mô tả công việc (Job Description), rà soát điểm mạnh và điểm yếu của từng cá nhân qua kỳ đánh giá EPE (Employee Personal Evaluation). Doanh nghiệp cần tận dụng nền tảng Trung tâm Phát triển Cá nhân (Personal Development Center - PDC) và các khóa học trực tuyến từ khu vực để huấn luyện nhân viên kỹ năng tổ chức hộp thư điện tử và quản trị sự xao nhãng. Chỉ số mục tiêu: Giảm 50% thời gian tìm kiếm thông tin và giảm tỷ lệ sai sót chứng từ trong 6 tháng.

Thứ tư, tái cấu trúc ca làm việc linh hoạt và tích hợp giải pháp di động. Do đặc thù khách hàng thường gửi chỉ dẫn vận chuyển (Shipping Instruction) từ 10:00 sáng, Quản lý bộ phận cần bố trí ít nhân sự trực ca sớm và phân bổ ca làm việc linh hoạt từ giữa trưa đến chiều tối. Đồng thời, công ty cần cài đặt hệ thống email bảo mật trên thiết bị di động cho nhân viên làm việc với các đối tác khác múi giờ, cho phép theo dõi tiến độ linh hoạt tại nhà mà không bắt buộc phải ở lại văn phòng đến đêm muộn. Chỉ số mục tiêu: Đưa tổng số giờ làm thêm của bộ phận Ocean Export về dưới 200 giờ/người/năm sau 12 tháng thực hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang lại giá trị ứng dụng thực tiễn cao cho 4 nhóm đối tượng chính:

Thứ nhất, Giám đốc điều hành, Trưởng bộ phận Logistics và Quản lý vận hành Forwarding. Luận văn cung cấp case study thực tế về phương pháp bóc tách lãng phí thời gian trong quy trình 35 bước giao nhận, giúp nhà quản lý tái phân bổ khối lượng công việc, cắt giảm chi phí lương ngoài giờ và gia tăng biên lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Thứ hai, Chuyên viên Quản trị Nhân sự (HR) và Bộ phận Đào tạo & Phát triển (L&D). Tài liệu là cẩm nang hữu ích để xây dựng chương trình nâng cao năng lực nhân viên, thiết kế khung đánh giá hiệu suất cá nhân (EPE) và phát triển các khóa đào tạo kỹ năng mềm gắn liền với văn hóa doanh nghiệp đa quốc gia.

Thứ ba, Chuyên viên nghiệp vụ Dịch vụ khách hàng (CS), Chứng từ (Docs) và Giao nhận hàng hải. Nhân sự vận hành trực tiếp có thể ứng dụng ngay công cụ Ma trận Eisenhower, phương pháp SMART và kỹ thuật quản trị danh sách công việc để thoát khỏi tình trạng quá tải, giảm thiểu căng thẳng và cân bằng hài hòa giữa công việc và đời sống cá nhân.

Thứ tư, Giảng viên, Học viên Cao học Quản trị Kinh doanh (MBA) và Sinh viên ngành Quản trị Chuỗi cung ứng. Luận văn là tài liệu tham khảo học thuật giá trị về phương pháp luận nghiên cứu giải quyết vấn đề (Action Research), kỹ thuật phân tích nguyên nhân gốc rễ và cách kết hợp lý thuyết quản trị vào giải quyết một tình huống kinh doanh cụ thể.

Câu hỏi thường gặp

1. Nguyên nhân chính khiến số giờ làm thêm tại bộ phận Ocean Export của Expeditors tăng cao là gì? Nguyên nhân gốc rễ không nằm ở sản lượng lô hàng mà xuất phát từ việc nhân viên thiếu hụt kỹ năng quản lý thời gian, đặc biệt là kỹ năng lập kế hoạch (47% phản hồi) và liên tục bị xao nhãng trong giờ làm việc (48% phản hồi), khiến thời gian làm việc hiệu quả chỉ đạt khoảng 5,6 giờ mỗi ngày.

2. Tại sao làm việc chăm chỉ hơn lại không giúp nhân viên giải quyết được tình trạng quá tải công việc? Làm việc chăm chỉ mà thiếu phương pháp khoa học chỉ dẫn đến việc kéo dài thời gian có mặt tại văn phòng từ 10 đến 16 giờ/ngày, gây kiệt quệ thể lực và gia tăng sai sót. Nâng cao hiệu suất đòi hỏi nhân viên phải "làm việc thông minh hơn" thông qua việc xác định thứ tự ưu tiên và loại bỏ các tác vụ không tạo ra giá trị.

3. Ma trận Eisenhower giúp ích gì cho nhân viên giao nhận vận tải quốc tế? Ma trận giúp nhân viên phân loại chính xác các đầu việc vào 4 góc phần tư: tập trung xử lý ngay các lô hàng gấp có nguy cơ trễ hạn tàu (khẩn cấp & quan trọng), đồng thời chủ động lên lịch cho các công việc chuẩn bị chứng từ trước hạn (không khẩn cấp nhưng quan trọng) để tránh dồn ứ áp lực vào cuối ngày.

4. Khái niệm "Giờ làm việc hiệu quả" trong nghiên cứu được xác định như thế nào? Trong một ca làm việc tiêu chuẩn 8 giờ (480 phút), giờ làm việc hiệu quả thực tế của nhân viên chỉ đạt 335 phút (khoảng 5,6 giờ). Khoảng thời gian 145 phút còn lại bị tiêu hao bởi các hoạt động phụ trợ như ăn sáng (30 phút), ăn trưa (60 phút), nghỉ giải lao, dọn dẹp và phản hồi các gián đoạn không định trước.

5. Doanh nghiệp logistics cần làm gì để vừa đảm bảo tiến độ lô hàng vừa tuân thủ quy định 300 giờ làm thêm mỗi năm? Doanh nghiệp cần đồng bộ 3 giải pháp: Đào tạo kỹ năng quản lý thời gian theo mô hình PDC, tái cấu trúc ca làm việc linh hoạt từ 10:00 sáng để khớp với thời gian nhận dữ liệu của khách hàng, và ứng dụng công nghệ di động giúp nhân viên xử lý liên lạc lệch múi giờ linh hoạt thay vì lưu lại văn phòng ban đêm.

Kết luận

• Luận văn đã phân tích toàn diện và chứng minh thực trạng làm thêm giờ nghiêm trọng tại Bộ phận Xuất khẩu đường biển của Expeditors Việt Nam với số giờ OT bình quân đạt 406 giờ/người/năm, vượt mức trần 300 giờ theo luật định.
• Nghiên cứu đã bóc tách thành công nguyên nhân cốt lõi dẫn đến sự kém hiệu quả là do thiếu kỹ năng quản trị thời gian, thói quen xao nhãng và tư duy làm việc thụ động, thay vì quy kết hoàn toàn cho áp lực khối lượng hàng hóa.
• Khung giải pháp tích hợp giữa Ma trận Eisenhower, Mục tiêu SMART, Danh sách công việc chuẩn hóa và Tái cấu trúc ca làm việc mang lại phương án khắc phục có tính khả thi và đo lường cao.
• Đóng góp lớn nhất của đề tài là xây dựng mô hình chuyển đổi từ quản trị thời gian hiện diện sang quản trị theo hiệu suất và kết quả đầu ra thực tế trong ngành logistics.
• Lộ trình triển khai 6 tháng cần được kích hoạt ngay với giai đoạn chuẩn bị và khảo sát năng lực trong 2 tháng đầu, tiến hành đào tạo tập trung từ tháng thứ 3 và theo dõi định kỳ qua báo cáo nhân sự hàng quý.

Quý doanh nghiệp, nhà quản lý và chuyên viên vận hành logistics hãy chủ động áp dụng ngay các công cụ quản lý thời gian khoa học này để giải phóng sức lao động, nâng cao năng suất nghiệp vụ và kiến tạo môi trường làm việc cân bằng, bền vững.

Trích đoạn nội dung tài liệu

UNIVERSITY OF ECONOMICS HO CHI MINH CITY International School of Business ------------------------------ Nguyen Trong Huu THE SOLUTION TO ENHANCE TIME MANAGEMENT SKILL AT EXPEDITORS VIETNAM CO., LTD CASE OF OCEAN EXPORT DEPARTMENT MASTER OF BUSINESS ADMINISTRATION Ho Chi Minh City – Year 2018 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] UNIVERSITY OF ECONOMICS HO CHI MINH CITY International School of Business ------------------------------ Nguyen Trong Huu THE SOLUTION TO ENHANCE TIME MANAGEMENT SKILL AT EXPEDITORS VIETNAM CO., LTD CASE OF OCEAN EXPORT DEPARTMENT MASTER OF BUSINESS ADMINISTRATION SUPERVISOR: Dr. LE NHAT HANH Ho Chi Minh City – Year 2018 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Tab of content Acknowledgments Executive Summary List of Figures List of Tables List of Abbreviations Chapter 1. Background of problems. An overview to working time in Vietnam.

An overview to working time at Expeditors Vietnam. An overview to working time symptom in Ocean Export department. Justify existing problem. Justify the importance of the problem.

25 Chapter 2: Alternative Solution analysis. Solution 1: Distinguish between Urgent and Important. Solution 2: Planning by setting goal. Solution 3: Setting expectation and To-do list to follow.

39 In-depth Interviews. 69 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Acknowledgments First of all, I would like to sincere gratitude to all who have made this thesis possible and an unforgettable experience of mind, especially, my gracious research supervisor – Dr. Le Nhat Hanh. Her professionalism and patience provided me the power to overcome any challenges to finish this thesis.

Besides that, I would like to thank all my friends, family and colleagues at Expeditors Vietnam Co. – Ho Chi Minh Branch for their great support for me. Also, I would take this opportunity to say thank to Mr. Manh Hoang Tuan – my manager at the company.

Everyone was so generous that they provided endless help to make this thesis project a dream come true. Once again, thank you and wish you all the best! Ho Chi Minh City, Vietnam Nguyen Trong Huu LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Executive Summary Each organization has its own problems and it is very important to determine the right problem. Once the real problem is defined, the organization then is able to propose the right solutions with the right time investment. Mistakes in determining the real problem may lead to wastes of resources.

This research study was designed to accesses the real cause of high working time of the company and ineffective time management skill was defined is one of main problem while time management is significant problem for many organizations. After finding various symptoms such as excessive working hours, low health of employee, and turnover rate, the author managed to identify the central problem by applying root cause analysis method. Then, based on literature reviews, surveys and face to face interview, it was recognized that high working time is the central problem in this organization. The question is “Can people be productive after 10, 11, 12 or even 16 hours of working a day?” The 40 hours workweek has run off into the sunset, and overtime working has become a reality for millions of employees.

It is the time to get a change of value corporate should place on encouraging better balance between work and family with thoughtful leadership, good skill assessment and learn tools to support people in the way of management. Therefore, this study focused on a specific of a department to have a deep looks of the problem and propose appropriate solutions. The findings revealed that the time management skill tends to play a significant role in working time management of employees. Hence, “The solution to enhance time management skill at Expeditors Vietnam Co.

– Case of Ocean Export Department” aims to identify the root cause and improve this skill. LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] List of Figures Figure 1: Expeditors’ Location Worldwide Figure 2: EIVN’s structure Figure 3: Vietnamese Overtime Compensation Figure 4: Maximum overtime of an employee in one month between countries in region Figure 5: Percentage of overtime working claimed per year Figure 6: Overtime hours per staff from 2015 – 2017 Figure 7: Revenue contribution of products in 2017 Figure 8: Local Ocean Export structure Figure 9: Overtime per staff in Ocean Export Figure 10: Initial cause – effect map Figure 11: Time management questionnaires Figure 12: Turnover rate in EIVN Figure 13: Updated Cause – Effect map Figure 14: Final Cause – Effect map Figure 15: The Eisenhower Box Figure 16: S.T goals List of Tables Table 1: Company’s information Table 2: Possible causes Table 3: Action Plan LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] List of Abbreviations EIVN: Expeditors Vietnam EPE: Employee Personal Evaluation PDC: Personal Development Center HR: Human Resource CHQ: Corporate Headquarter SOP: Standard Operational Procedure Hrs/hr: Hours LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Company overview Expeditors was established 38 years ago from the initial idea of integrated services with the combination of transportation services and customs brokerage. It is one of the world’s largest logistics corporations at the present.

Starting with just the Seattle office in 1979, the corporation now has 331 locations in 109 countries. Figure 1: Expeditors’ Location Worldwide (Source: Internal) Expeditors Vietnam Company Limited is a branch of Expeditors and it belongs to Expeditors community in Asia where the company spends serious efforts in expanding their business for more success. In 1993, the company started their first business through co-operated with Saigon Freight Forwarding Company Limited. After 7 years of operating in the Vietnam market, Expeditors saw a big potential there and they did not waste the good chance.

The first branch was established in Ho Chi 1 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Minh in the year 2000. Their first location was located at E. Town Buildings, 364 Cong Hoa, Ward 13, Tan Binh District, Ho Chi Minh City. Currently, it is located on the 8th floor of Flemington Buildings, 182 Le Dai Hanh Street, which is more convenient for business transactions.

Furthermore, Expeditors went on to establish their settle office in Da Nang and one office in Ha Noi in 2005. This decision helped the company complete their network in the three most important areas in Vietnam: North, Centre and South. Fifteen years after their establishment, Expeditors Vietnam is classified as one of the top logistics companies in Vietnam. For years, the development of international trade and new model of transports lead to the expansion of forwarding service.

Nowadays, forwarders are not only performing customs clearance, but also providing all-in transportation services. Expeditors’ core services are consolidating and forwarding of air or ocean freight, custom brokerage, vendor management, cargo consolidation, cargo insurance, time-definite transportation, order management, warehousing, distribution and customized logistics solutions. Table 1: Company’s information INFORMATION OF EXPEDITORS COMPANY LIMITED - SGN English name Expeditors Vietnam Company Limited Vietnamese name CÔNG TY TNHH EXPEDITORS VIỆT NAM Address 8th Floor, The Flemington Tower, 182 Le Dai Hanh, Ward 15, District 11, Ho Chi Minh City, Vietnam Phone [phone] Fax [phone] Website www.com Type of Company Private Limited Company Director Michael Joseph Mooney Capital 500 million VND Tax code 0312545104 2 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Company’s structure Figure 2: EIVN’s structure - At Expeditors Vietnam, we can separate into two big teams: Product team and Service team.

o The product team is the team who makes the profit for the company directly by handling shipments, such as: Order Management, Ocean (Export and Import), Air (Export and Import), Transcon, Distribution, and Customs Brokerage. 3 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] o The service team includes Accounting, Human Resource, Sales, Account Management, Project Cargo and Information Systems. Background of problems 1. An overview to working time in Vietnam It is important for all companies to follow the law and regulations of Vietnam, especially the Labor Law, which governs the regulations regarding minimum wages and working time.

One of the great benefits of Vietnam is that wages are low in comparison to the rest of the regions. The Vietnamese’s government enumerates all of these regulations under the Labor Law of 2012 (Law No. 10/2012/QH13), Decree No. 05/2015/ND-CP, and Circular No.

Understanding how these laws and guidance shape costs is of utmost importance for investors seeking to maximize Vietnam’s potential as a low cost destination when doing business. Overtime triggering: this is first consideration that the employer must ensure a thorough understanding of when overtime is applied. This threshold will allow organization for the optimization of production targets to optimize cost and time constraints. Pursuant to the regulations mentioned above, regular working hours cannot exceed 8 hours a day, or 48 hours a week.

For employees who are working in heavy or hazardous conditions, the maximum regular working time is 6 hours a day. If an employee is required to work beyond these limits, overtime compensation will be applied. Overtime compensation may be triggered and influenced by the time and date that employees are engaged. Key triggers of overtime beyond hours worked include: weekends, public holidays, and night hours – defined as between 22:00hr and 6:00hr 4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Overtime compensation: In the event that a company triggers overtime, organization will be obligated to compensate employees beyond the wages that are outlined in their contract.

This is applicable to all employees regardless of the wages that are offered. The following are the percentages in excess of standard that are to be applied in the event that certain work-related thresholds are crossed. Figure 3: Vietnamese Overtime Compensation (Source: http://www.com/news/overtime-vietnam.html/) There are limitations on the number of overtime hours an employee is allowed to work. Overtime hours cannot exceed 30 hours per month and 200 hours per year.

In special cases regulated by the government, yearly maximum can be increased to 300 hours per year. In addition, firms have proposed to remove the monthly overtime limit (currently no more than 30 hours a month) because this regulation is rigid, not flexible, and not suitable with the actual production cycle business of the business. Especially, enterprises depend on export orders, depending on the season of business such as: processing goods for export, processing seafood for exporting. The proposal to ensure that the standard working hours of employees is no more than 12 hours a day and the 5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] total overtime hours do not exceed 400 hours a year is still under consideration.

This is because the maximum number of working hours per month of Viet Nam is lowest in comparison to other countries in the region. (Figure 4) Extra working time in one month Figure 4: Maximum overtime of an employee in one month between countries in region (Source: https://news.vn/tang-so-gio-lam-them-cua-nguoi-lao-dong-len-400-gio-mot-nam-post741456. An overview to working time at Expeditors Vietnam Based on the overtime working report from Human Resource, we can see that product team is the group that has the biggest overtime ratio in the company in which the biggest ratio belongs to Ocean Export team, its showing the number increases from 33% in 2015, 34% in 2016 and up to 50% in 2017. 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] PERCENTAGE OF TOTAL HOURS OF OVERTIME PER YEAR 60% 50% 50% 40% 30% 2015 29% 29% 2016 20% 34% 33% 31% 20% 2017 29% 10% 17% 11% 8% 7% 7% 4% 8% 0% 0% 0% 3% 4% 8% 0% 0% 0% 6% 5% 5% 0% 0% 2% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% Figure 5: Percentage of overtime working claimed per year (Source: HR) From figure 6, in term of overtime hours for each staff per year, Ocean Export holds the first position with 311 hours in 2016 and increased up to 406 hours in 2017.

Accounting reached out 339 hours in 2017, this is due to the change from E.