CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 1. Kiểm soát và kiểm soát chi phí Kiểm soát là việc thiết lập các kế hoạch và xây dựng các mục tiêu có liên quan, từ đó thiết lập nên những hành động cụ thể để đạt được mục tiêu đã đề ra. Đồng thời trong quá trình thực hiện các mục tiêu cần phải đưa ra các biện pháp và hành động phụ trợ để đạt được các mục tiêu tốt hơn. Có thể nói kiểm soát là một chức năng của quản lý.
Kiểm soát chi phí là một chức năng quản lý có ý thức và rất quan trọng trong quá trình quản lý của doanh nghiệp. Đó là sự tác động của chủ thể quản lý nhằm nhận biết, hiểu biết các nội dung chi phí nhằm sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra. Để làm tốt chức năng này nhà quản lý cần trả lời các câu hỏi: Doanh nghiệp có những khoản mục chi phí nào? tiêu chuẩn, định mức chi phí là bao nhiêu? chi phí nào chưa hợp lý? Nguyên nhân vì sao? biện pháp giải quyết? Để tiến hành kiểm soát chi phí các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải đưa ra các tiêu chuẩn, nội dung và mục tiêu kiểm soát chi phí. Từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp với những hình thức kiểm soát thích hợp, cùng chi phí kiểm soát, phương tiện công cụ được sử dụng cho hoạt động kiểm soát này và cuối cùng đi tới các giải pháp điều chỉnh.
Mục tiêu và vai trò của kiểm soát chi phí 1. Mục tiêu kiểm soát chi phí Khi bắt tay vào xây dựng các chiến lược sản xuất kinh doanh có một điều vô cùng quan trọng mà không một công ty nào được phép bỏ qua là phải tính đến việc các chi phí sẽ được quản lý và sử dụng như thế nào, các đồng vốn bỏ ra hiệu quả đến đâu, có đem lại lợi nhuận và hiệu quả như mong muốn ban đầu hay không? Có thể nói, kiểm soát chi phí là một yếu tố thiết yếu trong đầu tư và kinh doanh. Nếu không có kiểm soát chi phí, thì không thể nào nhận biết được tình hình thực tế của những dự án đầu tư, các kế hoạch kinh doanh cũng như thực trạng hoạt động của LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 công ty. Nhận biết được chi phí và các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí, chúng ta có thể kiểm soát được chi phí theo định mức đã đề ra từ đó hạ chi phí, hạ giá thành để tăng lợi thế cạnh tranh trong thị trường và cuối cùng để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Vai trò của kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí là một hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp. Các nhà quản lý luôn quan tâm đến chi phí, bởi chi phí ảnh hưởng nhiều đến lợi nhuận của doanh nghiệp, và tất cả các doanh nghiệp hoạt động đều hướng đến mục tiêu lợi nhuận, làm sao để có được nhiều lợi nhuận nhất mà chỉ bỏ ra ít chi phí hơn. Do đó, cắt giảm chi phí bằng hoạt động kiểm soát chi phí của doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng trong quản lý chi phí. Trong kiểm soát chi phí, nhà quản lý có thể chủ động cắt giảm những khoản chi phí mà doanh nghiệp có thể giảm, sử dụng chi phí có hiệu quả hơn.
Việc giảm chi phí sẽ làm giảm giá thành, đó là lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Thông qua kiểm soát chi phí còn có thể đánh giá trách nhiệm quản lý các cấp trên cơ sở kiểm soát những chi phí mà nhà quản lý cấp đó có quyền ra quyết định tăng hay giảm, nói cách khác có thể kiểm soát được. Kiểm soát chi phí giúp theo dõi và đánh giá công việc của mỗi nhà quản lý trong tổ chức, giúp các nhà quản lý nhận diện được những vấn đề mà mình còn chưa kiểm soát tốt và đưa ra biện pháp giải quyết sao cho hiệu quả kinh doanh là tốt nhất và phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức. Kiểm soát chi phí giúp giảm thiểu chi phí phát sinh nhưng việc giảm chi phí đó phải gắn liền với việc chất lượng được đảm bảo vì chất lượng có ý nghĩa quan trọng để giành lợi thế cạnh tranh.
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, cạnh tranh giữa các sản phẩm và dịch vụ trên thị trường diễn ra ngày càng khốc liệt, chất lượng trở thành vũ khí then chốt, hữu hiệu đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp khi cạnh tranh trên thị trường. Do đó, doanh nghiệp tiến hành kiểm soát chi phí, giảm chi phí nhưng vẫn phải đảm bảo chất lượng. Những chi phí bỏ ra để có được chất lượng đó (chi phí chất lượng) phải được quản lý một cách hiệu quả vì khả năng cạnh tranh tốt không chỉ ở chất lượng mà còn phải có sự cân bằng với chi phí chất lượng. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.
Phân loại chi phí phục vụ cho việc kiểm soát chi phí Đối với kế toán quản trị, chi phí có thể là những phí tổn thực tế phát sinh gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh hằng ngày của doanh nghiệp, cũng có thể là những phí tổn ước tính để thực hiện một dự án. Do đó, việc phân loại chi phí theo nhiều tiêu thức khác nhau nhằm đáp ứng mục tiêu quản lý khác nhau là một yêu cầu cần thiết. Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động Để trợ giúp các nhà quản lý trong việc vạch kế hoạch và kiểm soát chi phí, các nhân viên kế toán quản trị phân loại chi phí theo chức năng hoạt động của tổ chức. Theo đó, chi phí có thể được phân loại thành chi phí sản xuất (manafacturing costs) và chi phí ngoài sản xuất (non-manufacturing costs).
Chi phí sản xuất được chia thành ba khoản mục: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Chi phí ngoài sản xuất bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Cách phân loại này phục vụ cho việc kiểm soát chi phí để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Chi phí sản xuất: a.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp vào quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm như sắt, thép, gỗ, sợi…hoặc liên quan trực tiếp đến quá trình cung cấp dịch vụ như nhiên liệu sử dụng trong dịch vụ vận tải,… b. Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp là chi phí về sử dụng lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm. Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm tiền lương phải trả cho lao động trực tiếp và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn trên tiền lương phải trả lao động trực tiếp. Chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là chi phí phát sinh trong phạm vi phân xưởng để phục vụ và quản lý hoạt động sản xuất.
Nói cách khác, đây là chi phí phát sinh trong LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 quá trình sản xuất sản phẩm nhưng không liên quan trực tiếp (không phải là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp) mà liên quan gián tiếp 1. Chi phí ngoài sản xuất a. Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là những chi phí phát sinh cần thiết để đảm bảo cho việc thực hiện các đơn đặt hàng, giao hàng cho khách hàng. Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ những chi phí chi ra cho việc tổ chức và quản lý chung trong toàn doanh nghiệp.
Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí Cách phân loại này chỉ ra chi phí gắn liền với mức độ hoạt động như thế nào. Dựa trên cách ứng xử của chi phí đối với sự thay đổi của mức độ hoạt động có thể chia toàn bộ chi phí thành ba loại: biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. Việc phân loại chi phí sản xuất kinh doanh theo phương pháp này, cho ta thấy mối quan hệ giữa chi phí và sản lượng sản xuất sản phẩm, giúp cho các nhà quản lý tìm ra các biện pháp quản lý thích hợp với từng loại chi phí để hạ thấp giá thành sản phẩm, giúp doanh nghiệp xác định được sản lượng sản xuất, hoặc doanh thu để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tăng cường công tác kiểm soát chi phí và phân tích thông tin chi phí để đưa ra quyết định quản trị doanh nghiệp. Biến phí Biến phí là những chi phí mà giá trị của nó sẽ tăng, giảm theo sự tăng, giảm của mức độ hoạt động.
Biến phí một đơn vị sản phẩm là một hằng số, không thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. Định phí Định phí là những chi phí mà tổng số của nó không thay đổi hoặc có thay đổi nhưng không đáng kể khi mức độ hoạt động thay đổi. Định phí một đơn vị sản phẩm thay đổi tỷ lệ nghịch theo sự thay đổi của mức độ hoạt động. Chi phí hỗn hợp LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 Chi phí hỗn hợp là chi phí bao gồm cả biến phí và định phí.
Ở mức độ hoạt động căn bản, chi phí hỗn hợp thường thể hiện các đặc điểm của định phí, ở mức độ hoạt động vượt quá mức căn bản nó thể hiện các đặc điểm của biến phí. Phân loại chi phí theo chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được Đây là một phương pháp phân loại chi phí có thể hữu ích trong việc kiểm soát chi phí. Nếu một nhà quản lý có thể quyết định về một loại chi phí, thì chi phí ấy được gọi là chi phí kiểm soát được bởi nhà quản lý đó. Ngược lại, chi phí mà nhà quản lý không có quyền ra quyết định hoặc gây ảnh hưởng lớn lên nó thì được phân loại là chi phí không kiểm soát được (Hilton, 1991).
Cách phân loại này rất có ý nghĩa trong kiểm soát chi phí, nó giúp nhà quản lý biết được những chi phí nào mình kiểm soát được để đề ra các biện pháp kiểm soát thích hợp và bỏ qua những chi phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình. Đồng thời giúp doanh nghiệp đánh giá được trách nhiệm quản lý của nhà quản trị các cấp thông qua việc phân tích chênh lệch chi phí kiểm soát được thực tế so với dự toán.