Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ, QUY TRÌNH THU THẬP VÀ KHAI THÁC THÔNG TIN THỐNG KÊ 1.1 Cơ sở lý luận về quản trị, quy trình thu thập và khai thác thông tin thống kê 1.1 Quản trị và quy trình 1.1 Khái niệm và chức năng của quản trị Khái niệm Từ xưa đến nay, tất cả các tổ chức nói chung, dù hoạt động trong bất cứ lĩnh vực nào: kinh tế, chính trị, xã hội, văn hóa … đều tồn tại các hoạt động quản trị. Chẳng hạn, các tổ chức đều phải xác định xem mình muốn đạt được điều gì trước mắt và tương lai, để đạt được những kết quả mong muốn đó cần phải có những kế hoạch gì và lập kế hoạch ra sao, để thực hiện những kế hoạch này cần phải có bộ máy, con người và xác định trách nhiệm, quyền hạn của những con người đó… Những hoạt động như vậy ta gọi là hoạt động quản trị. Tác giả Koontz và O’Donnell (1955) cho rằng “Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con người quan trọng hơn là công việc quản lý, bởi vì mọi nhà quản trị ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định.” Robert Albanese (1988) cho rằng “Quản trị là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức”. James Stoner và Stephen Robbins (2012) đã định nghĩa “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”.
Từ tiến trình trong định nghĩa này nói lên rằng các công việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát phải được thực hiện theo một trình tự nhất định hay nói cách khác phải cần có một quy trình cụ thể được tổ 7 chức/doanh nghiệp đề ra thành các phương thức để tiến hành triển khai các công việc cụ thể một cách hiệu quả nhất. Theo tác giả Trương Quang Dũng (2017) thì cho rằng “Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu đã vạch ra một cách tối ưu trong điều kiện biến động của môi trường”. Với cách hiểu này, quản trị là một quá trình, trong đó chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra các tác động quản trị; đối tượng quản trị tiếp nhận các tác động của chủ thể quản trị tạo ra; mục tiêu của quản trị phải được đặt ra cho cả chủ thể quản trị và đối tượng quản trị, được xác định trước khi thực hiện sự tác động quản trị. Tóm lược lại có thể thấy, quản trị sự là phối hợp hiệu quả các hoạt động của người cùng chung trong tổ chức trong tiến trình thực hiện các hoạt động nhằm đảm bảo sự hoàn thành công việc.
Quản trị là quá trình các nhà quản trị hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra bằng việc phối hợp các nguồn lực của tổ chức”. Bản chất của quản trị Có thể có nhiều khái niệm khác nhau về quản trị nhưng bản chất của quản trị chỉ có một. Bản chất của “quản trị” là tìm ra phương thức phù hợp nhất để công việc đạt hiệu quả cao nhất (kết quả tốt nhất với chi phí nhân công, thời gian, tài chính ít nhất). Các yếu tố của quản trị Quản trị cần ba yếu tố điều kiện cơ bản - Chủ thể quản trị: Là nhân tố tạo ra các tác động tới quản trị và đối tượng quản trị.
Đối tượng quản trị sẽ phải chịu tác động từ chủ thể quản trị, có thể diễn ra một lần hoặc nhiều lần liên tục. Chủ thể quản trị gồm một hoặc nhiều người. Đối tượng là một tổ chức, một tập thể hoặc thiết bị, máy móc. - Mục tiêu đặt ra cho chủ thể quản trị và đối tượng: Cần phải có mục tiêu đối với chủ thể quản trị và đối tượng quản trị.
Đây được coi là căn cứ để chủ thể đưa ra các tác động đến đối tượng quản trị. Đối tượng quản trị có thể là tập thể, tổ chức hay các thiết bị máy móc. 8 - Nguồn lực: Nguồn lực ở đây chính là nhân lực, vật lực và các yếu tố khác. Việc chuẩn bị đày đủ các nguồn lực sẽ giúp chủ thể quản trị khai thác, vận hành doanh nghiệp tốt hơn.
Chức năng & vai trò của quản trị Đây là những nhóm công việc chung, tổng quát mà nhà quản trị ở cấp bậc nào cũng thực hiện. Nói cụ thể hơn, chức năng quản trị được hiểu là một loại hoạt động quản trị, được tách riêng trong quá trình phân công và chuyên môn hóa lao động quản trị, thể hiện phương hướng hay giai đoạn tiến hành các tác động quản trị nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Hiện nay có nhiều cách phân loại các chức năng quản trị, nhưng nhìn chung, các nhà khoa học đã tương đối có sự thống nhất về bốn chức năng quản trị là: (i) hoạch định, (ii) tổ chức, (iii) điều khiển và (iv) kiểm soát. (Trương Quang Dũng, 2017) Chức năng hoạch định: là chức năng đầu tiên trong quá trình quản trị.
Hoạt động này bao gồm việc xác định rõ hệ thống mục tiêu của tổ chức, xây dựng và lựa chọn chiến lược tổng thể để thực hiện các mục tiêu này và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động của tổ chức. Đồng thời đưa ra các biện pháp để thực hiện các mục tiêu, các kế hoạch của tổ chức và cải tiến, phát triển tổ chức. Chức năng hoạch định giúp phối hợp hoạt động giữa các nhân viên, giúp tổ chức hoạt động hiệu quả. Hoạch định bao gồm: Xác định rõ các phương hướng, mục tiêu Dự thảo chương trình hành động Tạo ra các lịch trình hành động Đề ra các biện pháp kiểm soát Cải tiến và phát triển tổ chức Chức năng tổ chức: chủ yếu là thiết kế cơ cấu của tổ chức, bao gồm xác định những việc phải làm, những ai sẽ làm những việc đó, những bộ phận nào cần được thành lập, quan hệ phân công phối hợp và trách nhiệm giữa các bộ phận và xác lập hệ thống quyền hành trong tổ chức.
Chức năng quản trị này sẽ xác lập ra sơ đồ tổ chức; Mô tả nhiệm vụ của các bộ phận; Xây dựng tiêu 9 chuẩn cho từng công việc. Công việc này yêu cầu cần sự phân bổ và sắp xếp nguồn nhân lực một cách hợp lý. Bên cạnh việc bố trí nhân lực, quản trị còn có chức năng sắp xếp máy móc, kinh phí cho tổ chức. Chức năng điều khiển (lãnh đạo): Quản trị bao gồm hoạt động lãnh đạo tổ chức.
Đó là tác động của các nhà quản trị với cấp dưới của mình. Lãnh đạo bao gồm: Động viên các nhân viên; Lãnh đạo và chỉ huy; Thiết lập quan hệ giữa nhân viên và người quản trị Thiết lập quan hệ giữa người quản trị với các tổ chức khác Nhà quản trị giao việc cho nhân viên để đạt được mục đích chung. Bằng các phương pháp quản lý riêng, nhà quản trị giám sát, giúp nhân viên làm việc hiệu quả. Đây là chức năng thực hiện sự kích thích, động viên, chỉ huy, phối hợp con người, thực hiện các mục tiêu quản trị và giải quyết các xung đột trong tập thể nhằm đưa tổ chức đi theo đúng quỹ đạo dự kiến của tổ chức.
Chức năng kiểm soát: Quản trị là hoạt động kiểm soát. Hoạt động kiểm soát thường là việc thu thập thông tin về kết quả thực hiện thực tế, so sánh kết quả thực hiện thực tế với các mục tiêu đã đặt ra và tiến hành các điều chỉnh nếu có sai lệch, nhằm đưa tổ chức đi đúng quỹ đạo đến mục tiêu. Quản trị phải cố gắng đảm bảo tổ chức đang vận hành đúng theo mục tiêu, phương hướng đề ra. Quản trị cần đưa ra được điều chỉnh cần thiết ngay khi có sự cố, sai sót xảy ra.
Kiểm soát gồm: Xác định được các tiêu chuẩn kiểm tra; Lên lịch trình để đi kiểm tra; có công cụ để kiểm tra, đánh giá tình hình, đề ra các biện pháp hoàn thiện nếu có. Chức năng này để đảm bảo công việc thực hiện như kế hoạch dự kiến thông qua việc theo dõi toàn bộ hoạt động của các thành viên, bộ phận và cả tổ chức.2 Khái niệm và đặc trưng của quy trình Thuật ngữ “quy trình” như là “một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản. Như vậy, thông thường các đơn vị phát triển các “quy trình” nhằm thực hiện và kiểm soát các “quá trình” của mình.
Một quy trình có thể nhằm kiểm soát 10 nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình (Trương Quang Dũng, 2017). Theo Trương Quang Dũng (2017) thì quy trình được hiểu là cách thức hay phương thức để thực hiện hoạt động hay quá trình. Khi nói đến một quy trình tức là nói đến trình tự hoạt động của công việc trong chuỗi các công việc. Bên cạnh đó, quy trình có những đặc điểm cụ thể sau: (i) một phương pháp cụ thể để tiến hành một hoạt động hoặc một quá trình; (ii) quy trình thường được thể hiện trên văn bản; (iii) quy trình là công cụ của quản lý và một quy trình có thể quản lý nhiều quá trình: (iv) có tính bó buộc tuân thủ và (v) quy trình xác định và đặt ra đầu vào, đầu ra cho quá trình và (vi) quy trình thường không thay đổi và được thực hiện theo một thứ tự nhất định.
Quy trình có những đặc trưng cơ bản sau: Thứ nhất, một quy trình có thể dưới dạng sơ đồ hoặc vật mẫu, một chương trình máy tính hoặc tập hợp các công thức toán học phức tạp… Quy trình không cần thiết phải phản ánh hoàn toàn 100% bản chất sự vật, hiện tượng và quá trình nhưng phải phản ánh được những nét cơ bản của đối tượng cần được thể hiện; Thứ hai, quy trình giúp người sáng tạo ra quy trình trình bày những điều muốn nói, muốn truyền đạt, bỏ qua các mặt thứ yếu để tập trung vào phương diện chủ yếu có ý nghĩa quan trọng đối với vấn đề nghiên cứu.