Tổng quan nghiên cứu

Hoạt động xây dựng tại Việt Nam trong những năm gần đây đã chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ với nhiều công trình quy mô lớn được hoàn thành, đóng góp tích cực vào sự phát triển kinh tế - xã hội. Tuy nhiên, công tác quản lý chi phí dự án xây dựng vẫn còn nhiều bất cập, gây ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng và hiệu quả đầu tư. Theo ước tính, việc kiểm soát chi phí không hiệu quả có thể làm tăng chi phí dự án lên đến 10-15%, đồng thời kéo dài thời gian thi công, gây lãng phí nguồn lực. Luận văn tập trung nghiên cứu quản lý chi phí dự án Hồng Thịnh Residence bằng hệ thống PMS - ERP, nhằm đánh giá thực trạng, phân tích các yếu tố ảnh hưởng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý chi phí trong dự án xây dựng.

Mục tiêu nghiên cứu cụ thể bao gồm: tổng quan thực trạng quản lý chi phí trong các dự án xây dựng; tìm hiểu khái niệm, quy trình vận hành hệ thống PMS; nghiên cứu và đánh giá hiệu quả quản lý chi phí tại dự án Hồng Thịnh Residence. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào dự án Hồng Thịnh Residence tại khu đô thị Phú Mỹ Hưng, TP. Hồ Chí Minh, trong giai đoạn từ năm 2020 đến 2022. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp cơ sở khoa học cho việc ứng dụng công nghệ quản lý hiện đại trong ngành xây dựng, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý chi phí, giảm thiểu rủi ro tài chính và tăng cường năng lực cạnh tranh của các nhà thầu.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý dự án hiện đại, trong đó nổi bật là:

  • Vòng đời dự án (Project Life Cycle): Bao gồm bốn giai đoạn chính là khởi đầu, lập kế hoạch, thực hiện và giám sát - kết thúc. Mỗi giai đoạn có vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí và tiến độ dự án.

  • Quản lý chi phí dự án (Project Cost Management): Quy trình lập kế hoạch, dự toán, ngân sách, kiểm soát và đánh giá chi phí nhằm đảm bảo dự án hoàn thành trong ngân sách được duyệt. Các bước chính gồm kế hoạch quản lý chi phí, lập dự toán, quyết định ngân sách và kiểm soát chi phí.

  • Phương pháp Quản lý Giá trị Thu được (Earned Value Management - EVM): Kỹ thuật tích hợp phạm vi, tiến độ và chi phí để đánh giá hiệu suất dự án. Các chỉ số quan trọng gồm Giá trị theo kế hoạch (PV), Giá trị thu được (EV), Chi phí thực tế (AC), Chỉ số hiệu suất tiến độ (SPI), Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI), và chỉ số hiệu suất hoàn thành (TCPI).

Các khái niệm chính được sử dụng trong nghiên cứu gồm: dự toán chi phí, ngân sách dự án, mốc cơ sở chi phí, dự phòng rủi ro, chỉ số CPI, SPI, TCPI, và các báo cáo KPI liên quan đến chi phí và tiến độ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định lượng kết hợp với phân tích thực tiễn dựa trên dữ liệu thu thập từ dự án Hồng Thịnh Residence do Tập đoàn Xây dựng Hòa Bình thực hiện. Cỡ mẫu nghiên cứu là toàn bộ dữ liệu chi phí, tiến độ và các báo cáo quản lý dự án từ hệ thống PMS - ERP của dự án trong giai đoạn 2020-2022.

Phương pháp chọn mẫu là phương pháp chọn mẫu toàn bộ (census) do dữ liệu được lấy trực tiếp từ hệ thống quản lý dự án của công ty, đảm bảo tính đầy đủ và chính xác. Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng các công cụ thống kê mô tả, phân tích chỉ số EVM và so sánh các chỉ số KPI theo thời gian.

Timeline nghiên cứu kéo dài từ tháng 6/2020 đến tháng 7/2022, bao gồm các bước thu thập dữ liệu, phân tích, đánh giá và đề xuất giải pháp. Nguồn dữ liệu chính gồm báo cáo tài chính, báo cáo tiến độ, hồ sơ nghiệm thu, và các báo cáo KPI được xuất từ hệ thống PMS - ERP.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Hiệu quả quản lý chi phí dự án: Chỉ số CPI trung bình của dự án đạt 1.02, cho thấy chi phí thực tế thấp hơn hoặc bằng chi phí dự toán, thể hiện hiệu quả kiểm soát chi phí tốt. Ví dụ, trong tháng 11/2021, chi phí thực tế là 255,023 triệu đồng so với ngân sách 252,494 triệu đồng, tương đương CPI > 1.

  2. Tiến độ dự án: Chỉ số SPI trung bình đạt 1.01, cho thấy tiến độ thi công vượt kế hoạch đề ra. Ban đầu, tiến độ chậm do thiếu máy móc và điều kiện thời tiết, nhưng sau đó được cải thiện nhờ quản lý chặt chẽ và điều phối nguồn lực hiệu quả.

  3. Quản lý thanh toán và nghiệm thu: Chỉ số thanh toán (CMI) và chỉ số nghiệm thu (API) đều đạt giá trị 1, phản ánh quy trình thanh toán và nghiệm thu được thực hiện đúng hạn, minh bạch và hiệu quả.

  4. So sánh sản lượng và chi phí: Việc so sánh sản lượng thực hiện, nghiệm thu và chi phí cho thấy sự phù hợp cao, giúp phát hiện sớm các bất thường và điều chỉnh kịp thời. Ví dụ, sản lượng thực hiện tháng 12/2020 là 82,454 triệu đồng, sản lượng nghiệm thu là 83,033 triệu đồng, tỷ lệ API gần 1.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính giúp dự án đạt được hiệu quả quản lý chi phí và tiến độ là nhờ áp dụng hệ thống PMS - ERP, cho phép theo dõi, ghi nhận và phân tích dữ liệu chi tiết, kịp thời. Việc sử dụng các chỉ số EVM giúp đội ngũ quản lý dự án có cái nhìn tổng thể về hiệu suất, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp.

So với các nghiên cứu trong ngành xây dựng, kết quả này tương đồng với xu hướng ứng dụng công nghệ số hóa giúp nâng cao hiệu quả quản lý dự án. Việc kiểm soát chi phí chặt chẽ ngay từ giai đoạn lập kế hoạch và dự toán đã giảm thiểu rủi ro phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ đường cong S thể hiện mốc cơ sở chi phí và chi phí thực tế theo thời gian, cùng bảng tổng hợp các chỉ số KPI như CPI, SPI, CMI, API để minh họa hiệu quả quản lý dự án. Các báo cáo chi tiết giúp phát hiện sớm các điểm lệch và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường đào tạo và nâng cao năng lực nhân sự: Đào tạo chuyên sâu về quản lý chi phí và vận hành hệ thống PMS - ERP cho đội ngũ quản lý dự án nhằm nâng cao kỹ năng phân tích và xử lý dữ liệu, đảm bảo sử dụng hiệu quả công cụ quản lý. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban lãnh đạo và phòng nhân sự.

  2. Hoàn thiện quy trình kiểm soát chi phí: Xây dựng và cập nhật thường xuyên các quy trình kiểm soát chi phí dự án, bao gồm quy trình phê duyệt, ghi nhận và báo cáo chi phí nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác. Thời gian: 3 tháng; Chủ thể: Phòng quản lý dự án và phòng tài chính.

  3. Ứng dụng công nghệ phân tích dữ liệu nâng cao: Áp dụng các công cụ phân tích dữ liệu lớn (Big Data) và trí tuệ nhân tạo (AI) để dự báo rủi ro chi phí và tiến độ, từ đó đưa ra các cảnh báo sớm và giải pháp điều chỉnh kịp thời. Thời gian: 12 tháng; Chủ thể: Ban công nghệ thông tin và phòng quản lý dự án.

  4. Tăng cường phối hợp giữa các phòng ban: Thiết lập cơ chế phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như kế toán, QS, kỹ thuật và quản lý dự án để đảm bảo thông tin chi phí và tiến độ được cập nhật liên tục và chính xác. Thời gian: 3 tháng; Chủ thể: Ban lãnh đạo dự án.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Nhà quản lý dự án xây dựng: Giúp nâng cao kiến thức về quản lý chi phí dự án, áp dụng hệ thống PMS - ERP để kiểm soát chi phí và tiến độ hiệu quả, từ đó tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu rủi ro tài chính.

  2. Chuyên viên QS và kế toán công trình: Cung cấp phương pháp lập dự toán, theo dõi chi phí và phân tích hiệu suất dự án qua các chỉ số EVM, giúp cải thiện công tác báo cáo và kiểm soát chi phí.

  3. Các nhà thầu xây dựng: Tham khảo mô hình quản lý chi phí hiện đại, ứng dụng công nghệ số hóa trong quản lý dự án nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả thi công.

  4. Giảng viên và sinh viên ngành kinh tế xây dựng: Là tài liệu tham khảo thực tiễn về quản lý chi phí dự án xây dựng, giúp hiểu rõ quy trình, công cụ và kỹ thuật quản lý chi phí hiện đại trong ngành.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống PMS - ERP có vai trò gì trong quản lý chi phí dự án?
    Hệ thống PMS - ERP giúp ghi nhận, theo dõi và phân tích chi phí, tiến độ dự án một cách chính xác và kịp thời, hỗ trợ ra quyết định quản lý hiệu quả. Ví dụ, dự án Hồng Thịnh Residence đã sử dụng PMS để kiểm soát chi phí và tiến độ, đạt CPI 1.02 và SPI 1.01.

  2. Chỉ số CPI và SPI phản ánh điều gì trong quản lý dự án?
    CPI đo lường hiệu quả chi phí, CPI ≥ 1 cho thấy chi phí thực tế không vượt ngân sách. SPI đo lường hiệu quả tiến độ, SPI ≥ 1 cho thấy tiến độ dự án đạt hoặc vượt kế hoạch. Đây là các chỉ số quan trọng trong phương pháp EVM.

  3. Làm thế nào để lập dự toán chi phí chính xác?
    Dự toán chi phí dựa trên phân tích nguồn lực, thời gian hoạt động, điều kiện thị trường và dự phòng rủi ro. Việc sử dụng phần mềm quản lý và dữ liệu thực tế giúp nâng cao độ chính xác dự toán.

  4. Quản lý dự phòng rủi ro trong chi phí dự án như thế nào?
    Dự phòng rủi ro là ngân sách dành cho các sự kiện không chắc chắn, được phân bổ rõ ràng trong mốc cơ sở chi phí. Việc theo dõi và điều chỉnh dự phòng giúp giảm thiểu tác động tiêu cực đến ngân sách dự án.

  5. Làm sao để cải thiện tiến độ dự án khi gặp khó khăn?
    Cần đánh giá nguyên nhân chậm tiến độ, điều chỉnh kế hoạch, tăng cường nguồn lực và sử dụng công cụ quản lý tiến độ như EVM để theo dõi sát sao. Ví dụ, dự án Hồng Thịnh Residence đã cải thiện tiến độ nhờ quản lý chặt chẽ và điều phối hợp lý.

Kết luận

  • Quản lý chi phí dự án xây dựng là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu quả đầu tư và tiến độ thi công.
  • Hệ thống PMS - ERP là công cụ hiệu quả giúp kiểm soát chi phí, tiến độ và nâng cao năng lực quản lý dự án.
  • Dự án Hồng Thịnh Residence đạt được hiệu quả quản lý chi phí với chỉ số CPI trung bình 1.02 và tiến độ vượt kế hoạch với SPI 1.01.
  • Áp dụng phương pháp Quản lý Giá trị Thu được (EVM) giúp đánh giá chính xác hiệu suất dự án và dự báo chi phí hoàn thành.
  • Đề xuất các giải pháp nâng cao năng lực nhân sự, hoàn thiện quy trình và ứng dụng công nghệ phân tích dữ liệu để tăng cường hiệu quả quản lý chi phí trong các dự án xây dựng tương lai.

Tiếp theo, các nhà quản lý dự án và các bên liên quan nên triển khai các khuyến nghị đã đề xuất nhằm tối ưu hóa công tác quản lý chi phí và tiến độ, đồng thời mở rộng ứng dụng hệ thống PMS - ERP trong các dự án xây dựng khác. Để biết thêm chi tiết và hỗ trợ triển khai, vui lòng liên hệ với phòng quản lý dự án của Tập đoàn Xây dựng Hòa Bình.