Tổng quan nghiên cứu

Quản lý và kiểm soát chi ngân sách nhà nước là nhiệm vụ trọng tâm nhằm bảo đảm an ninh tài chính quốc gia và thúc đẩy kinh tế - xã hội phát triển bền vững. Tại huyện miền núi Sơn Tây, tỉnh Quảng Ngãi, Kho bạc Nhà nước thực hiện vai trò kiểm soát nguồn vốn ngân sách với quy mô doanh số hoạt động bình quân đạt khoảng 3.500 tỷ đồng mỗi năm, trực tiếp quản lý và theo dõi 650 tài khoản giao dịch của 53 đơn vị hành chính sự nghiệp trên địa bàn. Kể từ khi chính thức vận hành Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc (TABMIS) từ tháng 8 năm 2012, công tác kế toán và kiểm soát chi đã có những bước tiến vượt bậc về tính đồng bộ, minh bạch và tự động hóa quy trình.

Tuy nhiên, đặc thù địa bàn miền núi với điều kiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin còn hạn chế, khối lượng giao dịch phát sinh lớn và áp lực giải ngân vốn đầu tư công, chi thường xuyên đã tạo ra không ít bất cập trong tổ chức công tác kế toán. Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của luận văn là làm rõ những điểm nghẽn trong chu trình hạch toán, kiểm soát chứng từ, vận hành tổ hợp tài khoản kế toán trên nền tảng TABMIS, từ đó xác định nguyên nhân gây ảnh hưởng đến hiệu quả kiểm soát chi ngân sách tại các đơn vị hành chính sự nghiệp huyện Sơn Tây.

Mục tiêu cụ thể của công trình là hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán nhà nước gắn với kiểm soát chi; đánh giá toàn diện thực trạng công tác kế toán tại Kho bạc Nhà nước huyện Sơn Tây giai đoạn 2016 - 2018; đồng thời xây dựng hệ thống giải pháp hoàn thiện quy trình kế toán, tối ưu hóa mô hình tổ chức và nâng cao độ an toàn ngân quỹ. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn khi giúp giảm thiểu tỷ lệ lỗi chứng từ, rút ngắn thời gian xử lý giao dịch thanh toán trong thời hạn 5 ngày làm việc theo luật định và nâng cao tính minh bạch cho 100% các khoản chi ngân sách nhà nước tại địa phương.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng lý thuyết quản lý tài chính công hiện đại và lý thuyết kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực quốc tế (COSO) nhằm phân tích mối quan hệ hữu cơ giữa công tác kế toán kho bạc và hoạt động kiểm soát chi ngân sách nhà nước. Kiểm soát chi ngân sách được xác định là toàn bộ các hoạt động thẩm tra, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý của hồ sơ, chứng từ thanh toán từ khâu phân bổ dự toán, cam kết chi đến thực chi và quyết toán, bảo đảm đúng định mức, tiêu chuẩn do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.

Công tác kế toán nhà nước áp dụng cho TABMIS được xây dựng trên nguyên tắc ghi sổ kép kết hợp quản trị dữ liệu tập trung, tích hợp đa chiều các phân hệ nghiệp vụ. Luận văn làm rõ 4 khái niệm cốt lõi:

  • Dự toán ngân sách và phân bổ hạn mức chi;
  • Kiểm soát cam kết chi ngân sách nhà nước;
  • Hệ thống tổ hợp tài khoản kế toán 12 phân đoạn mã (gồm 39 ký tự phản ánh đầy đủ thông tin về quỹ, tài khoản, nội dung kinh tế, cấp ngân sách, đơn vị, địa bàn, chương, ngành, dự án, kho bạc, nguồn ngân sách và dự phòng);
  • Quy trình giao dịch một cửa gắn với chế độ luân chuyển chứng từ giấy và chứng từ điện tử có chữ ký số.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp hài hòa phương pháp định tính và định lượng để xử lý nguồn dữ liệu đa tầng. Nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập từ báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước, các báo cáo tổng kết tình hình thu - chi, tài liệu hạch toán trên TABMIS của Kho bạc Nhà nước huyện Sơn Tây trong giai đoạn 3 năm từ 2016 đến 2018. Nguồn dữ liệu sơ cấp được tổng hợp thông qua phương pháp quan sát trực tiếp chu trình nghiệp vụ một cửa và phiếu điều tra khảo sát thực hiện năm 2018 đối với toàn bộ 11 cán bộ, công chức đang công tác tại đơn vị cùng kế toán trưởng của 53 đơn vị sử dụng ngân sách trên địa bàn.

Cỡ mẫu khảo sát bao trùm 100% đơn vị có quan hệ giao dịch ngân sách với Kho bạc Nhà nước huyện Sơn Tây. Phương pháp chọn mẫu toàn bộ được ưu tiên áp dụng nhằm bảo đảm tính đại diện tuyệt đối cho không gian nghiên cứu đặc thù của một huyện miền núi. Lý do lựa chọn kết hợp phương pháp thống kê mô tả, so sánh đối chiếu số liệu và phân tích chỉ số tài chính là nhằm lượng hóa chính xác tỷ lệ biến động thu chi, nhận diện các lỗi sai sót nghiệp vụ phát sinh theo từng năm, từ đó tạo lập căn cứ thực chứng vững chắc cho các đề xuất hoàn thiện trong giai đoạn 2020 - 2025.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thực trạng tổ chức kế toán phục vụ kiểm soát chi tại Kho bạc Nhà nước huyện Sơn Tây giai đoạn 2016 - 2018 ghi nhận những kết quả nổi bật song cũng phản ánh nhiều bất cập nghiêm trọng qua các số liệu cụ thể:

  • Thứ nhất, áp lực khối lượng công việc đè nặng lên bộ máy nhân sự kế toán tinh giản. Toàn bộ đơn vị chỉ có 11 biên chế, trong đó Tổ Kế toán gồm 01 Kế toán trưởng và 03 Kế toán viên nhưng phải trực tiếp quản lý 650 tài khoản giao dịch của 53 đơn vị. Khối lượng hồ sơ tiếp nhận bình quân đạt 235 bộ chứng từ mỗi ngày và trong các đợt cao điểm cuối năm có thể tăng vọt lên 367 bộ chứng từ mỗi ngày, tạo áp lực xử lý vượt quá 150% định mức thông thường cho mỗi kiểm soát viên.

  • Thứ hai, cơ cấu trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân sự chưa thực sự đồng đều. Trong tổng số 11 cán bộ công chức, đơn vị có 01 Thạc sĩ (chiếm 9,1%), 07 trình độ Đại học (chiếm 63,6%), 01 Trung cấp (chiếm 9,1%) và vẫn còn 02 nhân sự trình độ sơ cấp hoặc chưa qua đào tạo chuẩn hóa (chiếm 18,2%). Đội ngũ kế toán viên trực tiếp làm công tác kiểm soát chi đa số là cán bộ trẻ, thời gian tiếp cận thực tế chưa dài nên việc nắm bắt và cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật, quy trình phân hệ TABMIS còn gặp nhiều lúng túng.

  • Thứ ba, tỷ lệ phát sinh lỗi trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán còn ở mức cao. Các đơn vị thụ hưởng ngân sách thường xuyên sai sót về việc ghi nhận tổ hợp 12 đoạn mã hạch toán, nhầm lẫn mã nội dung kinh tế (4 ký tự) và mã nguồn ngân sách (2 ký tự), dẫn đến tình trạng chứng từ bị từ chối thanh toán hoặc phải kéo dài thời gian đối chiếu vượt quá thời hạn quy định 5 ngày làm việc.

Thảo luận kết quả

Phân tích sâu nguyên nhân cho thấy, các điểm nghẽn kể trên xuất phát từ cả yếu tố chủ quan lẫn khách quan. Về mặt khách quan, hạ tầng đường truyền công nghệ thông tin tại địa bàn vùng sâu vùng xa như huyện Sơn Tây thường xuyên gặp sự cố gián đoạn, làm chậm trễ tiến độ nhập liệu và phê duyệt lệnh chi tiền trên hệ thống TABMIS. Về mặt chủ quan, sự thiếu liên thông dữ liệu tự động giữa phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp của các đơn vị cơ sở với phần mềm TABMIS buộc kế toán viên kho bạc phải kiểm tra thủ công nhiều công đoạn lặp lại.

Khi so sánh với các công trình nghiên cứu trước đây, điển hình như nghiên cứu của tác giả Nguyễn Văn Hóa (2012) tại Kho bạc Nhà nước Đà Nẵng hay nghiên cứu của tác giả Phạm Thị Thanh Hương (2013) về kiểm soát rủi ro tài khoản, kết quả tại huyện Sơn Tây cho thấy tính đặc thù sâu sắc của một địa bàn miền núi. Tại các đô thị lớn, khó khăn chủ yếu nằm ở khâu tích hợp dữ liệu vĩ mô; trong khi tại Sơn Tây, rào cản lớn nhất lại nằm ở năng lực lập hồ sơ thanh toán của kế toán đơn vị dự toán cơ sở và hạ tầng mạng viễn thông. Để nâng cao hiệu quả phân tích, dữ liệu hạch toán thu chi và phân loại lỗi chứng từ trong giai đoạn 2016 - 2018 hoàn toàn có thể được mô hình hóa trực quan thông qua bảng thống kê sai sót 12 phân đoạn mã và biểu đồ cột phản ánh sự gia tăng đột biến khối lượng hồ sơ thanh toán qua các tháng cuối năm.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu thực nghiệm, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp trọng tâm nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phục vụ kiểm soát chi tại Kho bạc Nhà nước huyện Sơn Tây:

  1. Tái cấu trúc mô hình tổ chức bộ máy và chuẩn hóa quy trình giao dịch một cửa: Kho bạc Nhà nước huyện Sơn Tây cần bố trí lại vị trí việc làm trong Tổ Kế toán, tăng cường thêm 01 - 02 kiểm soát viên chuyên trách chi thường xuyên nhằm giảm tải áp lực xử lý từ 235 lên dưới 180 bộ chứng từ/người/ngày. Thiết lập cơ chế kiểm soát chéo giữa kế toán viên và kế toán trưởng nhằm bảo đảm 100% hồ sơ thanh toán được xử lý dứt điểm trong vòng 24 - 48 giờ làm việc kể từ thời điểm tiếp nhận.

  2. Hoàn thiện hệ thống chứng từ và tổ hợp tài khoản kế toán: Chuẩn hóa quy trình mã hóa 12 phân đoạn mã kế toán cho toàn bộ 53 đơn vị sử dụng ngân sách trên địa bàn. Phấn đấu giảm tỷ lệ sai sót trên chứng từ kế toán xuống dưới 1% trong giai đoạn 2021 - 2023. Nghiêm túc thực hiện quy định tiếp nhận hồ sơ trong hạn 5 ngày làm việc và lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định bảo quản an toàn 15 năm đối với chứng từ ngày.

  3. Nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin và mở rộng tiện ích phần mềm TABMIS: Kiến nghị Bộ Tài chính và Kho bạc Nhà nước nâng cấp băng thông đường truyền, tích hợp cổng Dịch vụ công trực tuyến cấp độ 4 với TABMIS để 100% đơn vị hành chính sự nghiệp gửi hồ sơ điện tử qua mạng, hạn chế tối đa việc sử dụng chứng từ giấy và giảm thời gian đi lại của khách hàng tại huyện miền núi.

  4. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và tăng cường tự kiểm tra kế toán: Kho bạc Nhà nước tỉnh Quảng Ngãi cần tổ chức các lớp đào tạo chuyên sâu định kỳ 6 tháng/lần về nghiệp vụ TABMIS và văn bản kiểm soát chi mới cho 100% cán bộ công chức; đồng thời thực hiện chính sách luân chuyển cán bộ có kinh nghiệm về hỗ trợ địa bàn khó khăn như huyện Sơn Tây.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang giá trị tham khảo thực tiễn và học thuật sâu rộng cho 4 nhóm đối tượng trọng điểm:

  • Lãnh đạo và cán bộ nghiệp vụ hệ thống Kho bạc Nhà nước: Cung cấp góc nhìn thực chứng về những rào cản khi vận hành TABMIS tại các kho bạc huyện vùng sâu vùng xa, hỗ trợ hoàn thiện quy trình giao dịch một cửa và kiểm soát rủi ro kế toán trên quy mô toàn quốc.

  • Kế toán trưởng và cán bộ tài chính tại các đơn vị hành chính sự nghiệp: Nắm vững quy định về lập hồ sơ chứng từ, cách thức ghi nhận chính xác 12 phân đoạn mã kế toán, từ đó giảm thiểu tối đa tình trạng chứng từ bị từ chối thanh toán và đẩy nhanh tiến độ giải ngân kinh phí hoạt động.

  • Học viên cao học, nghiên cứu sinh chuyên ngành Kế toán - Tài chính công: Khai thác khung lý thuyết, phương pháp khảo sát thực địa và bộ công cụ đánh giá thực trạng kế toán kiểm soát chi để phục vụ viết luận văn, luận án và các bài báo khoa học liên quan.

  • Đội ngũ chuyên gia công nghệ và tư vấn chuyển đổi số ngành Tài chính: Sử dụng các phát hiện về lỗi tích hợp hệ thống làm cơ sở để nâng cấp giao diện, tối ưu hóa thuật toán đối chiếu dữ liệu tự động giữa TABMIS và hệ thống kế toán công nghệ mới.

Câu hỏi thường gặp

Hệ thống TABMIS đóng vai trò then chốt như thế nào trong kiểm soát chi tại KBNN Sơn Tây?

TABMIS giúp tích hợp toàn bộ chu trình quản lý ngân sách từ khâu phân bổ dự toán, cam kết chi đến thanh toán thực tế cho 53 đơn vị trên địa bàn huyện. Hệ thống bảo đảm tính minh bạch, hạn chế trùng lặp chi tiêu và kiểm soát chặt chẽ số dư tài khoản theo từng mục lục ngân sách với doanh số quản lý đạt 3.500 tỷ đồng/năm.

Cấu trúc tổ hợp tài khoản kế toán TABMIS gồm những thành phần nào?

Tổ hợp tài khoản TABMIS gồm 12 phân đoạn mã độc lập với tổng cộng 39 ký tự: Mã Quỹ (2 ký tự), Tài khoản (4), Nội dung kinh tế (4), Cấp ngân sách (1), Đơn vị (7), Địa bàn (5), Chương (3), Ngành kinh tế (3), Dự án/CTMT (5), Kho bạc (4), Nguồn (2) và Dự phòng (3).

Khó khăn lớn nhất trong tổ chức kế toán kiểm soát chi tại huyện miền núi Sơn Tây là gì?

Khó khăn lớn nhất là áp lực khối lượng giao dịch lên tới 367 bộ chứng từ/ngày cao điểm nhưng chỉ do 4 cán bộ kế toán phụ trách, kết hợp với trình độ lập chứng từ chưa đồng đều của kế toán cơ sở và sự cố gián đoạn đường truyền công nghệ thông tin tại địa bàn miền núi.

Thời hạn xử lý và quy định lưu trữ chứng từ kế toán tại Kho bạc được thực hiện ra sao?

Chứng từ giao dịch từ đơn vị phải gửi đến Kho bạc không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày lập; Lệnh chi tiền phải nhập hệ thống trong vòng 5 ngày. Tập chứng từ ngày sau khi khóa sổ kế toán bắt buộc phải được đóng gói, phân loại và lưu trữ an toàn với thời hạn tối thiểu 15 năm.

Giải pháp đột phá nào giúp nâng cao hiệu quả kế toán kiểm soát chi trong giai đoạn tới?

Giải pháp mang tính đột phá là triển khai đồng bộ Dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 kết nối trực tiếp với TABMIS, kết hợp đào tạo chuẩn hóa nghiệp vụ kiểm soát chi cho 100% cán bộ, giúp tự động hóa khâu tiếp nhận hồ sơ và giảm trên 90% lỗi sai sót do lập chứng từ thủ công.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức công tác kế toán gắn liền với hoạt động kiểm soát chi ngân sách nhà nước trong điều kiện vận hành hệ thống TABMIS hiện đại.
  • Đánh giá thực chứng bức tranh tài chính tại Kho bạc Nhà nước huyện Sơn Tây giai đoạn 2016 - 2018 với quy mô quản lý 650 tài khoản của 53 đơn vị và doanh số bình quân 3.500 tỷ đồng mỗi năm.
  • Nhận diện chính xác các hạn chế cốt lõi về áp lực xử lý chứng từ (235 - 367 bộ hồ sơ/ngày), cơ cấu nhân sự chưa đồng đều (18,2% trình độ sơ cấp/chưa đào tạo) và tỷ lệ lỗi phân đoạn mã tài khoản.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp có tính khả thi cao về tinh gọn bộ máy, chuẩn hóa chứng từ, nâng cấp phần mềm TABMIS và đào tạo nguồn nhân lực định kỳ 6 tháng một lần.
  • Đóng góp luận cứ khoa học quan trọng cho công cuộc cải cách quản lý tài chính công, hướng tới mục tiêu xây dựng Kho bạc điện tử vận hành an toàn, minh bạch và hiệu quả trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi.