CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP 1. Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 1. Khái niệm, đặc điểm Theo Luật Kế toán 2015, kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Hiểu đơn giản, kế toán là quá trình xác định, ghi chép, tổng hợp và báo cáo các thông tin kinh tế cho những người ra quyết định.
Mục đích của kế toán trong doanh nghiệp là để: Cung cấp các thông tin hữu ích cho việc đề ra các quyết định về kinh tế và để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Nắm rõ về pháp luật kinh doanh, pháp luật kế toán, chính sách thuế, đáp ứng được nhu cầu nhân lực thực tiễn về kế toán của các doanh nghiệp. - Đơn vị kế toán: Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, được Quốc hội ban hành ngày 20 tháng 11 năm 2015 (Luật Kế toán): “4. Đơn vị kế toán là cơ quan, tổ chức, đơn vị quy định tại các khoản 1, 2 , 3 , 4 và 5 Điều 2 của Luật này có lập báo cáo tài chính”.
Căn cứ theo Điều 2 Luật Kế toán, các đối tượng quy định tại khoản 1, 2, 3, 4 và 5 bao gồm: Cơ quan có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp; Cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước; Tổ chức, đơn vị sự nghiệp không sử dụng ngân sách nhà nước; Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; Chi nhánh Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam; Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã. Đoàn Quang Thiệu trên trang Quantri.vn: “Mỗi đơn vị kinh tế riêng biệt phải được phân biệt là một đơn vị kế toán độc lập, có bộ báo cáo tài chính của riêng mình. Khái niệm đơn vị kế toán đòi hỏi các báo cáo tài chính được lập chỉ phản ánh các thông tin về tình hình tài chính của đơn vị kế toán mà không bao hàm 8 thông tin tài chính về các chủ thể kinh tế khác như tài sản riêng của chủ sở hữu hay các thông tin tài chính của các đơn vị kinh tế độc lập khác. Nói cách khác khái niệm đơn vị kế toán quy định giới hạn về thông tin tài chính mà hệ thống kế toán cần phải thu thập và bảo cáo.
Các đơn vị trong lĩnh vực kinh doanh được phân chia làm 03 cấp: Đơn vị kế toán cấp chủ quản. Đơn vị kế toán cấp cơ sở (doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập). Đơn vị kế toán phụ thuộc (chỉ hạch toán kinh tế nội bộ). - Tổ chức công tác kế toán: Tổ chức công tác kế toán được hiểu là một hệ thống các phương pháp cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán, đó là: phản ánh, đo lường, giám sát cung cấp thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác.
Tổ chức công tác kế toán là việc thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng và phương pháp kế toán để thực hiện chế độ kế toán trong thực tế đơn vị kế toán cơ sở. Tổ chức công tác kế toán là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin thông qua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán cho mục đích quản lý.Ý nghĩa tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Kế toán ra đời và phát triển cùng với nền kinh tế hàng hóa, lúc đầu hình thành từ việc ghi chép giản đơn, do yêu cầu quản lý của chủ sở hữu mà kế toán ngày càng phát triển và hình thành các hình thức kế toán như hiện nay. Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin giúp nhà quản lý có thể nắm bắt mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Ngoài ra, kế toán còn có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát các khoản thu, chi tài chính, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản và nguồn hình thành, phát triển và ngăn ngừa các hành vi vi phạm về luật kế toán; phân tích thông tin, số liệu kế toán giúp đơn vị, người quản lý điều hành đơn vị; cung cấp thông tin số liệu kế toán theo 9 quy định của pháp luật.
Do vậy, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý có những ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp: Là công cụ thiết yếu để phân tích, đánh giá, tham mưu cho nhà quản trị đưa ra các quyết định quản lý phù hợp; ghi chép và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ thống tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp; kiểm tra việc sử dụng, quản lý tài sản tại doanh nghiệp; kiểm tra việc thực hiện các chính sách theo quy định hiện hành và việc thực hiện các nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với ngân sách nhà nước; lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan tài chính theo quy định, cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu tại các phòng ban.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 1.1 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán Trong quá trình tổ chức công tác kế toán cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau: 1. Nguyên tắc thống nhất Cơ cấu tổ chức kế toán phải là một bộ phận thống nhất về mặt quản lý doanh nghiệp và có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác. Triển khai các nội dung của tổ chức kế toán phải thống nhất với các chế độ kế toán hiện hành. Các chỉ tiêu kế toán phải thống nhất với các chỉ tiêu kế hoạch để đảm bảo sự so sánh đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh.
Đảm bảo tính thống nhất về các nghiệp vụ sử dụng trong kế toán (phương pháp kế toán hàng tồn kho, phương pháp kế toán tính giá thành, phương pháp hạch toán ngoại tệ). Nguyên tắc phù hợp Phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị. Phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước, bộ, ngành. Phù hợp với khả năng, trình độ của kế toán viên.
Phù hợp với thông lệ quốc tế. Nguyên tắc hiệu quả Đảm bảo thu nhận, hệ thống hóa thông tin và cung cấp thông tin hiệu quả về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Tính toán sao cho chi phí thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo được công tác kế toán đạt hiệu quả cao nhất. Trên đây là những nguyên tắc cơ bản có tính bao quát toàn bộ quá trình tổ chức công tác kế toán.
Trong quá trình triển khai tổ chức công tác kế toán, các doanh nghiệp phải tuân thủ và thực hiện đầy đủ các nguyên tắc này nhằm tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý và hiệu quả nhất. Các nguyên tắc này phải được thực hiện đồng bộ trong tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp. Việc thực hiện đồng bộ sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức kế toán hiệu quả, cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, chính xác và kịp thời phù hợp với yêu cầu của nhà quản lý cũng như yêu cầu của các cơ quan chức năng. Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng điều kiện cụ thể, các doanh nghiệp còn phải tuân theo những nguyên tắc cũng như dựa vào các căn cứ cụ thể trong từng nội dung tổ chức, để đảm bảo tính khoa học của tất cả các nội dung, tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp.2 Tổ chức bộ máy kế toán Theo Điều số 49 của Luật Kế toán, thì đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán.
Việc tổ chức bộ máy, bố trí người làm kế toán, kế toán trưởng, phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán, kế toán trưởng thực hiện theo quy định Điều 18 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau: 1. Đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán đảm bảo các quy định của Luật kế toán, số lượng người làm kế toán tùy theo quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý, chức năng nhiệm vụ hoặc biên chế của đơn vị. Đơn vị kế toán có thể bố trí người làm kế toán kiêm nhiệm các công việc khác mà pháp luật về kế toán không nghiêm cấm. Việc tổ chức bộ máy kế toán tại các đơn vị kế toán do cơ quan có thẩm quyền thành lập đơn vị quyết định.
Trường hợp tổ chức, đơn vị không có cơ quan có thẩm quyền thành lập thì do người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định. 11 Việc tổ chức bộ máy và công tác kế toán của các đơn vị cấp dưới không phải là đơn vị kế toán, hoặc đơn vị trực thuộc không phải là đơn vị kế toán do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định. Các đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước không được bố trí kế toán trưởng, phụ trách kế toán ở các đơn vị không phải là đơn vị kế toán. Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán phải bao gồm thông tin tài chính của các đơn vị cấp dưới và đơn vị trực thuộc.
Cơ quan có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp tổ chức bộ máy kế toán để kế toán thu, chi ngân sách nhà nước phù hợp với tổ chức bộ máy và chức năng nhiệm vụ được giao. Cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước tổ chức công tác kế toán theo đơn vị dự toán ngân sách. Trường hợp đơn vị kế toán ở cấp tỉnh không có đơn vị dự toán trực thuộc, vừa là đơn vị dự toán cấp trên, vừa là đơn vị sử dụng ngân sách và đơn vị kế toán ở cấp huyện, vừa là đơn vị dự toán cấp trên vừa là đơn vị sử dụng ngân sách thì được bố trí chung một bộ máy kế toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị.