CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT THUẾ TNCN TỪ TIỀN LƯƠNG, TIỀN CÔNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT THUẾ 1. Khái niệm về kiểm soát quản lý Hoạt động kiểm soát là hoạt động cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người, bên trong tổ chức cũng như trong toàn bộ xã hội. Kiểm soát là một chức năng của quản lý, do vậy để hiểu được khái niệm về kiểm soát, chúng ta cần phải tìm hiểu về quản lý nói chung và quản lý nhà nước nói riêng.
Quản lý là một quá trình công việc bao gồm hướng dẫn một nhóm, một tổ chức hoàn thành một mục tiêu xác định. Quản lý không chỉ đảm bảo cho mọi hoạt động của tổ chức được tiến hành với hiệu suất cao mà còn đảm bảo cho các đối tượng đó hoạt động theo hướng các mục tiêu đề ra, theo chức năng được quy định và nhiệm vụ được giao. Như vậy, có thể hiểu quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Kiểm soát là hoạt động bao gồm các hoạt động giám sát quá trình thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn và chọn ra cách thức đúng.
Bản chất cơ bản của kiểm soát còn được hiểu rõ hơn trong các giai đoạn chủ yếu của toàn bộ quá trình quản lý. Quá trình quản lý từ việc lập kế hoạch và xây dựng các mục tiêu có liên quan. Để đảm bảo các hoạt động, hành động mong muốn và ngăn ngừa những hành động không mong muốn thì việc kiểm soát là một chức năng không thể thiếu. Do vậy, kiểm soát không thể tồn tại nếu chúng ta không có các mục tiêu.
Chức năng kiểm soát tồn tại như một “khâu” độc lập của quá trình quản lý nhưng đồng thời lại là một bộ phận chủ yếu của quá trình đó, Luan van 6 chức năng này được thể hiện khác nhau tùy thuộc vào cơ chế kinh tế, cấp quản lý và loại hình cụ thể. Tóm lại, Kiểm soát được hiểu là tổng hợp những phương pháp để nắm bắt và điều hành đối tượng quản lý. Với ý nghĩa đó, kiểm soát có thể hiểu theo nhiều cách: Cấp trên kiểm soát cấp dưới thông qua chính sách hoặc các biện pháp cụ thể; Đơn vị này kiểm soát đơn vị khác thông qua những chi phối đáng kể về quyền sở hữu và lợi ích tương ứng; Nội bộ đơn vị kiểm soát lẫn nhau thông qua quy chế và các thủ tục quản lý đã định sẵn. Quá trình kiểm soát: - Triển khai các mục tiêu: Xác định mục tiêu cần đạt được; - Đo lường các kết quả thực hiện theo những mục tiêu đã được xây dựng để có cơ sở đúng đắn so sánh và phân tích những gì đã thực hiện và có hành động quản lý phù hợp; - So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu; - Phân tích nguyên nhân chênh lệch để tính toán mức độ ảnh hưởng của mỗi nhân tố.
Cần phải xác định nguyên nhân trực tiếp và những nguyên nhân cơ bản, xác định ảnh hưởng cụ thể của những nhân tố cá biệt quan trọng. Đây là bước chủ yếu đã sử dụng những kết quả miêu tả trong 3 bước trước; - Xác định hành động quản lý thích hợp; - Triển khai và đảm bảo hành động được thực hiện như mong muốn; - Tiếp tục đánh giá lại: Đây là bước cuối cùng trong quá trình kiểm soát, và cũng chính là hoạt động kiểm tra tiếp sự đúng đắn của việc xác định hành động cần thiết trước đây và cách thức tiến hành những hành động đó. Bước này làm rõ sự liên kết giữa chu kỳ kiểm soát trước với chu kỳ kiểm soát sau, xác định hành động quản lý tiếp đó. Việc đánh giá sau là một hành động tiếp tục phản ánh những điều kiện thay đổi, để có thêm kinh nghiệm và biết rõ hơn tất cả các nhân tố.
Luan van 7 Mối quan hệ giữa kiểm soát và quá trình quản lý tổng thể: Như đã đề cập ở trên, chức năng kiểm soát chủ yếu là xem xét tính hiệu quả của các hành động thực hiện mà nhờ đó các chiến lược được chuyển thành hành động để đạt các mục tiêu và kết quả đã đặt ra. Hệ thống tiêu chuẩn pháp lý và kỹ thuật của hoạt động kiểm soát, đó là những chuẩn mực mà người ta dùng để đối chiếu, xem xét kết quả hay quá trình tác nghiệp. Để đánh giá, đo lường mức độ thực hiện công việc, người ta thiết lập nhiều dạng tiêu chuẩn khác nhau như căn cứ vào chất lượng và số lượng công việc, căn cứ vào đánh giá của các chuyên gia hay của các cơ quan thanh tra, kiểm tra, cho phép phát hiện sớm những sai lệch trong quá trình tác nghiệp, từ đó có thể kịp thời đưa ra những biện pháp chấn chỉnh thích hợp nhằm đạt được mục tiêu, định hướng đã đề ra. Dưới góc độ thông tin, kiểm soát là hệ thống phản hồi các thông tin đánh giá kết quả của quá trình thực thi nhiệm vụ đã đề ra với những người điều hành, để các nhà điều hành có các điều chỉnh cần thiết cho quá trình tác nghiệp, tuân thủ theo ý chí của mình hay mục tiêu của hệ thống.
Tuy nhiên việc phản hồi này thực sự có hiệu quả hay không, nhiều khi còn phụ thuộc vào thời gian mà các thông tin này tới được nhà quản lý và điều hành. Trong hoạt động của một đơn vị nói riêng hay hoạt động của Nhà nước nói chung, kiểm soát được thực hiện ở mọi nơi, mọi lúc, mọi cấp, mọi ngành, mọi cá nhân. Mặc dù quy mô và kỹ thuật kiểm soát phụ thuộc vào từng hoạt động, từng con người cụ thể, song các hoạt động này đều có quan hệ hữu cơ và hỗ trợ lẫn nhau, làm tiền đề cho nhau đạt được mục đích đã đề ra. Kiểm soát trước hết là thông qua việc đối chiếu với hệ thống quy phạm tiêu chuẩn tác nghiệp, tiến đến là quy trình tác nghiệp, đánh giá mức độ khả thi của tác vụ; thứ hai là sự kiểm soát của các chức danh có nhiệm vụ kiểm soát trên một công đoạn nào đó của dây chuyền tác nghiệp.
Luan van 8 Kiểm soát quản lý đó là việc thực hiện đối chiếu kết quả đạt được với những quy phạm, quy định chung, với kế hoạch để đánh giá, điều chỉnh làm cho quá trình tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý một cách có hiệu quả, hiệu lực hơn, nhằm đạt được mục tiêu định trước. Phân loại hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát có thể được phân chia thành nhiều loại khác nhau, tùy theo các tiêu thức khác nhau mà chúng ta có thể phân loại các hoạt động kiểm soát, cụ thể: (1) Căn cứ theo nội dung của kiểm soát: kiểm soát hành chính và kiểm soát kế toán. - Kiểm soát hành chính: Là tập trung vào các thể thức kiểm tra, nhằm đảm bảo cho việc điều hành công tác ở đơn vị có nề nếp, nghiêm minh và hiệu quả. Các thao tác kiểm soát hành chính được thực hiện trên các lĩnh vực tổ chức và hành chính ở mọi cấp độ như: tuyển chọn nhân viên, xây dựng tác phong, quy trình làm việc, tổ chức thực hiện các công việc cùng với các thao tác kiểm soát quá trình chấp hành và mệnh lệnh ở đơn vị.
- Kiểm soát kế toán: kiểm soát thực hiện mục tiêu bảo vệ tài sản và đảm bảo độ tin cậy của sổ sách tài chính kế toán, kiểm soát phải đảm bảo: + Các nghiệp vụ được tiến hành theo sự chỉ đạo chung hoặc cụ thể của quản lý. + Các nghiệp vụ được ghi sổ là cần thiết để giúp chuẩn bị các báo cáo tài chính đúng theo quy định và duy trì khả năng hạch toán của tài sản. + Các hoạt động đều được ghi nhận vào các thời điểm thích hợp, giúp cho việc thiết lập thông tin kinh tế tài chính phù hợp với các chuẩn mực kế toán, thể hiện chính xác, toàn diện nguồn lực hiện có của đơn vị và phải có sự điều chỉnh khi có những chênh lệch, thay đổi phát sinh. + Cung cấp căn cứ và đưa ra quyết định xử lý sai lệch, rủi ro có thể gặp phải.
Luan van 9 Như vậy kiểm soát kế toán chỉ quan tâm đến hoạt động tài chính của đơn vị được phản ánh trên các tài liệu kế toán. Trong khi đó kiểm soát quản lý yêu cầu một phạm vi rộng hơn của các đối tượng kiểm soát theo mục tiêu quản lý của toàn bộ tổ chức. Tuy nhiên kiểm soát kế toán lại có vai trò là cơ sở cho kiểm soát quản lý. Các chứng từ kế toán không chỉ là sự thông tin mà còn là minh chứng pháp lý cho sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế.
Từ đó kiểm soát kế toán có thể hình thành phương pháp tự kiểm soát: đối ứng tài khoản không chỉ là phương pháp phân loại, phản ánh sự vận động của tài sản mà còn là phương pháp kiểm tra những quan hệ cân đối cụ thể; tổng hợp - cân đối kế toán không chỉ cung cấp những thông tin tổng hợp mà còn là phương pháp kiểm tra kết quả cân đối tổng quát trong thông tin kế toán. (2) Căn cứ vào mục tiêu của kiểm soát: Bao gồm các hình thức kiểm soát là: kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát điều chỉnh - Kiểm soát ngăn ngừa: Là kiểm soát tập trung vào việc ngăn chặn các sai phạm hoặc các điều kiện có thể dẫn đến sai phạm. Kiểm soát này thường được thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra và thực hiện ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng, phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ và chính xác. - Kiểm soát phát hiện: Là kiểm soát tập trung vào việc phát hiện các gian lận, sai sót, sai lầm và rủi ro trong quá trình tác nghiệp một cách nhanh chóng, giúp các cấp lãnh đạo có những quyết định xử lý kịp thời, hạn chế tới mức thấp nhất những thiệt hại có thể xảy ra.
Kiểm soát phát hiện và kiểm soát ngăn ngừa có quan hệ bổ sung cho nhau trong việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát, do kiểm soát phát hiện thường được thực hiện sau khi quá trình tác nghiệp đã xảy ra giúp cho việc phát hiện các sai phạm “lọt lưới” kiểm soát phòng ngừa. Một ý nghĩa quan trọng của kiểm soát phát hiện là sự "răn đe" Luan van 10 giúp làm tăng trách nhiệm của nhân viên trong quá trình thực hiện kiểm soát phòng ngừa.