CHƯƠNG 1 – CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ THANH TOÁN 1. Kiểm soát nội bộ 1. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị do đó các quản lý rất chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được mục tiêu của tổ chức. Cùng với sự phát triển của thực tiễn quản lý, khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển để trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức và liên quan mật thiết đến vấn đề quản trị doanh nghiệp.
Theo báo cáo ban hành năm 2013 của COSO (Commitee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), là Ủy ban các tổ chức tài trợ của Ủy ban Treadway thì kiểm soát nội bộ được định nghĩa như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ” Đây cũng là định nghĩa về kiểm soát nội bộ được chấp nhận rộng rãi trên toàn thế giới. Theo như định nghĩa trên thì có bốn điểm cơ bản đó là: - Kiểm soát nội bộ là một quá trình. - Kiểm soát nội bộ bị chi phối bởi con người. - Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý.
- Kiểm soát nội bộ giúp đạt được các mục tiêu. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Trần Nhật Hoàng – K50B Kiểm toán 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Trà Ngân Theo giáo trình Kiểm toán – tập 1 của Nhà xuất bản Kinh tế TP.
Hồ Chí Minh năm 2014 thì kiểm soát nội bộ hướng đến 3 mục tiêu sau: - Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải bảo đảm về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính con người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị.
- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh. Khuôn mẫu hệ thống kiểm soát nội bộ theo Báo cáo COSO 2013 Theo Báo cáo COSO 2013, dù có sự khác biệt đáng kể về cách thức tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị do chúng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu. của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng bao gồm 5 bộ phận cấu thành, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau đó là môi trường kiểm soát, Gắn với 5 bộ phận cấu thành là 17 nguyên tắc (Priciples) liên quan đến cách thức tổ chức kiểm soát nội bộ, chúng bao gồm: Môi trường kiểm soát (Monitoring Activities) Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức Sự cam kết này được thể hiện thông qua việc người quản lý thiết lập các chuẩn mực đạo đức, giám sát sự tuân thủ chuẩn mực đạo đức và đưa ra các biện pháp chấn chỉnh kịp thời về những hành vi vi phạm. Bên cạnh đó, người quản lý cũng cần làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp.
Trần Nhật Hoàng – K50B Kiểm toán 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Trà Ngân Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ Để giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ, Hội đồng quản trị cần hiểu đặc điểm hoạt động kinh doanh, hiểu kỳ vọng của các bên có liên quan. Hội đồng quản trị phải có đủ các thành viên độc lập để giám sát hoạt động của người quản lý. Chức năng giám sát của Hội đồng quản trị được thể hiện thông qua: - Môi trường kiểm soát: Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm giám sát việc thiết lập các chuẩn mực đạo đức, thiết lập cơ chế giám sát nhằm thúc đẩy việc đạt được mục tiêu của đơn vị.
Do Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm trước cổ đông hay chủ sở hữu, nên họ phải thận trọng trong việc giám sát, đặc biệt là các thông tin trên báo cáo tài chính và các công bố khác. Ngoài ra, họ còn cần theo dõi việc thực hiện của người quản lý và đưa ra các biện pháp chấn chỉnh khi cần thiết. - Đánh giá rủi ro: Hội đồng quản trị cần giám sát việc đánh giá rủi ro của người quản lý trong việc đạt được các mục tiêu. Các rủi ro không chỉ đến từ môi trường bên ngoài mà còn gồm cả rủi ro bên trong xuất phát từ các thay đổi trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, các rủi ro do gian lận, rủi ro do người quản lý khống chế hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Hoạt động kiểm soát: Hội đồng quản trị cần giám sát người quản lý ở các cấp trong việc thực hiện các chính sách và hoạt động kiểm soát đã được thiết lập. - Thông tin và truyền thông: Hội đồng quản trị cần phân tích và thảo luận với người quản lý về các thông tin và truyền đạt thông tin liên quan đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị. - Giám sát: Hội đồng quản trị cần đánh giá bản chất và phạm vi các hoạt động giám sát nói chung của đơn vị. Họ cũng cần giám sát các đánh giá của người quản lý và các biện pháp do người quản lý thiết lập.
Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị, nhà quản lý xây dựng cơ cấu, các cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp cho việc thực hiện các mục tiêu. Trần Nhật Hoàng – K50B Kiểm toán 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Trà Ngân Cơ cấu tổ chức cần phù hợp đặc điểm của đơn vị (trong đó gồm việc mô tả phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị), thiết lập các loại và cách thức báo cáo (gồm cả việc truyền thông), quy định về trách nhiệm, quyền hạn của từng cấp. Nguyên tắc 4: Đơn vị thể hiện sự cam kết về việc thu hút nhân lực thông qua tuyển dụng, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực phụ hợp để đạt được mục tiêu.
Nhà quản lý cần xây dựng và công bố các chính sách và thủ tục về việc tuyển dụng, huấn luyện, phát triển nhân viên trong đơn vị. Nhà quản lý cũng cần đánh giá định kỳ về năng lực của nhân viên, thông qua bộ phận bên trong tổ chức hoặc thông qua đơn vị, cá nhân bên ngoài đơn vị. Nguyên tắc 5: Đơn vị chỉ rõ trách nhiệm giải trình của từng cá nhân liên quan đến trách nhiệm kiểm soát của họ để đạt được mục tiêu của đơn vị. Để thực hiện điều này, Ban giám đốc và Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ chế báo cáo, trong đó cần quy định trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận trong việc báo cáo về kết quả hoạt động và đưa ra các biện pháp sửa đổi phù hợp.
Ban giám đốc phải thiết lập các biện pháp đánh giá kết quả ở các cấp khác nhau trong đơn vị. Đánh giá rủi ro (Risk Assessment) Nguyên tắc 6: Đơn vị xác định mục tiêu một cách cụ thể, tạo điều kiện cho việc nhận dạng và đánh giá rủi ro liên quan đến mục tiêu. Các mục tiêu đơn vị thường thiết lập bao gồm: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và phi tài chính cho người bên ngoài và bên trong đơn vị, mục tiêu tuân thủ. Nguyên tắc 7: Đơn vị nhận dạng các rủi ro đe dọa mục tiêu của đơn vị và phân tích rủi ro để quản trị các rủi ro này.
Đơn vị phải nhận diện và đánh giá các rủi ro ở cấp độ đơn vị, ở từng bộ phận, từng chức năng. Khi đánh giá, cần nghiên cứu các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị. Bên cạnh đó, đơn vị cũng phải thiết lập cơ chế nhận dạng rủi ro liên quan đến từng Trần Nhật Hoàng – K50B Kiểm toán 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Trà Ngân bộ phận trong đơn vị.
Các rủi ro đã được nhận diện sau đó cần được phân tích để đưa ra các biện pháp đối phó rủi ro thích hợp như chấp nhận rủi ro, giảm thiểu rủi ro, tránh né rủi ro và kiểm soát rủi ro. Nguyên tắc 8: Đơn vị cân nhắc khả năng có gian lận khi đánh giá rủi ro đe dọa đạt được mục tiêu. Các loại gian lận tiềm tàng bao gồm: lập báo cáo tài chính gian lận, biển thủ tài sản, thực hiện các hành vi không tuân thủ pháp luật và quy định. Bên cạnh các loại gian lận nêu trên, cần chú ý cả hành vi hối lộ và hành vi người quản lý khống chế hệ thống kiểm soát nội bộ.
Điều này thường xuất hiện trong những đơn vị mà quyền lực tập trung vào một số ít người trong đơn vị, hoặc trong những đơn vị có quy mô nhỏ, Giám đốc điều hành thường kiêm nhiệm nhiều chức năng. Khi đánh giá rủi ro có gian lận, ba nhân tố liên quan đến gian lận cần xem xét, đó là áp lực, cơ hội và khả năng hợp lý hóa các gian lận. Áp lực thường xuất phát từ việc đơn vị thiết lập mục tiêu khá cao, khó có thể đạt được hay từ các áp lực cá nhân (gặp khó khăn về kinh tế .