Hoàn Thiện Kiểm Soát Nội Bộ Chi Phí Quản Lý Công Vụ Tại Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Đầu Tư Và Phát Triển Việt Nam - Chi Nhánh Phú Tài

Theo báo cáo Basel 1998, kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi HĐQT, ban điều hành và toàn thể nhân viên. Nó không chỉ là một thủ tục hoặc chính sách được thực hiện tại một thời điểm cố định mà còn tiếp diễn ở tất cả các cấp trong ngân hàng. Tại Việt Nam, KSNB được định nghĩa là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được xây dựng phù hợp với quy định pháp luật và được tổ chức thực hiện nhằm kiểm soát, phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra.

Ủy ban Giám sát Ngân hàng Basel phân loại mục tiêu của KSNB thành ba loại chính: mục tiêu hoạt động (ngăn ngừa gian lận, bảo vệ tài sản), mục tiêu thông tin (báo cáo kịp thời, đáng tin cậy) và mục tiêu tuân thủ (tuân thủ pháp luật, quy định). Mục tiêu hoạt động bao gồm kiểm tra, kiểm soát nhằm ngăn ngừa, phát hiện các gian lận và sai sót để giảm thiểu rủi ro, hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Mục tiêu thông tin giúp cho việc chuẩn bị các báo cáo có liên quan cần thiết với nhau một cách kịp thời, đáng tin cậy để đưa ra quyết định trong tổ chức ngân hàng.

HĐQT có trách nhiệm xét duyệt và kiểm tra định kỳ toàn bộ chiến lược kinh doanh và những chính sách chủ đạo quan trọng của ngân hàng, hiểu rõ những rủi ro trọng yếu của ngân hàng, thiết lập những mức độ có thể chấp nhận được đối với các rủi ro này và đảm bảo rằng ban lãnh đạo thực hiện các bước cần thiết để xác định, đo lường, theo dõi và kiểm soát các rủi ro này; xét duyệt cơ cấu tổ chức; đảm bảo rằng ban lãnh đạo luôn giám sát sự hiệu quả của HTKSNB. Ban lãnh đạo chịu trách nhiệm thực hiện những chiến lược và chính sách mà HĐQT đã phê duyệt; phát triển quá trình nhận diện, đo lường, giám sát và kiểm soát những rủi ro đã phát sinh trong hoạt động của ngân hàng.

Một HTKSNB hiệu quả đòi hỏi rằng phải nhận biết và đánh giá liên tục những rủi ro trọng yếu có thể ảnh hưởng tiêu cực đến việc hoàn thành mục tiêu, kế hoạch của ngân hàng. Sự đánh giá này phải bao quát tất cả các rủi ro hoạt động của ngân hàng và hệ thống ngân hàng (rủi ro tín dụng, rủi ro chính sách quốc gia, rủi ro thị trường, rủi ro lãi suất, rủi ro thanh khoản, rủi ro vận hành, rủi ro pháp lý và rủi ro uy tín hình ảnh). Hệ thống KSNB cần xem xét tất cả những rủi ro chưa được kiểm soát được cũng như mới phát sinh đề điều chỉnh một cách thích ứng hợp lý.

Hoạt động kiểm soát phải là một công việc quan trọng trong các hoạt động hàng ngày của ngân hàng. Một HTKSNB hiệu quả đòi hỏi thiết lập một cơ cấu kiểm soát thích hợp, với các hoạt động kiểm soát được quy định ở mọi cấp, mọi mức độ. Những nội dung này bao gồm xem xét của ban lãnh đạo, kiểm tra ở mức độ cao nhất, kiểm soát hoạt động đối với các bộ phận, phòng ban khác nhau, kiểm tra tuân thủ ở mức độ giới hạn rủi ro và giám sát, theo dõi sự không tuân thủ; hệ thống phê duyệt và ủy quyền; hệ thống kiểm tra và đối chiếu.

Chi phí QLCV có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, như theo khoản mục (chi phí văn phòng, chi phí đi lại,...), theo bộ phận (chi phí của phòng ban nào), theo tính chất (chi phí cố định, chi phí biến đổi), theo khả năng kiểm soát (chi phí có thể kiểm soát, chi phí không thể kiểm soát). Việc phân loại chi phí giúp ngân hàng quản lý và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả hơn. Ví dụ, chi phí văn phòng bao gồm chi phí mua sắm văn phòng phẩm, chi phí in ấn, chi phí thuê máy móc văn phòng, chi phí bảo trì máy móc văn phòng.

Nhiều yếu tố ảnh hưởng đến chi phí QLCV, bao gồm quy mô hoạt động của ngân hàng, cơ cấu tổ chức, chính sách chi tiêu, trình độ quản lý, điều kiện kinh tế - xã hội và sự phát triển của công nghệ. Quy mô hoạt động càng lớn, chi phí QLCV càng cao. Cơ cấu tổ chức phức tạp cũng làm tăng chi phí QLCV. Chính sách chi tiêu chặt chẽ giúp kiểm soát chi phí. Trình độ quản lý tốt giúp sử dụng hiệu quả các nguồn lực. Điều kiện kinh tế - xã hội ổn định tạo điều kiện cho ngân hàng hoạt động hiệu quả. Sự phát triển của công nghệ giúp giảm chi phí QLCV.

Lập kế hoạch ngân sách chi phí QLCV là quá trình xác định các khoản chi phí dự kiến trong một kỳ kế hoạch (thường là một năm). Ngân sách chi phí cần được lập chi tiết, rõ ràng, phù hợp với mục tiêu hoạt động của ngân hàng và tuân thủ quy định của pháp luật. Ngân sách chi phí là cơ sở để kiểm soát chi tiêu và đánh giá hiệu quả hoạt động. Ví dụ, ngân sách chi phí có thể bao gồm các khoản mục như chi phí văn phòng, chi phí đi lại, chi phí tiếp khách, chi phí hội nghị, chi phí đào tạo, chi phí marketing, chi phí công nghệ thông tin, chi phí nhân sự, chi phí thuê mặt bằng, chi phí điện nước, chi phí bảo trì và chi phí khấu hao.

Phê duyệt chi phí là quá trình xem xét và chấp thuận các khoản chi phí trước khi thực hiện. Quy trình phê duyệt chi phí cần được quy định rõ ràng, phân cấp trách nhiệm và đảm bảo tính minh bạch. Thực hiện chi phí là quá trình triển khai các hoạt động chi tiêu theo kế hoạch và quy định. Quá trình thực hiện chi phí cần được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo tính hiệu quả và tuân thủ. Ví dụ, các khoản chi phí lớn cần được phê duyệt bởi cấp quản lý cao hơn, các khoản chi phí nhỏ có thể được phê duyệt bởi cấp quản lý trực tiếp.

Đánh giá hiệu quả KSNB chi phí QLCV là quá trình xem xét và đánh giá mức độ đạt được các mục tiêu KSNB. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả KSNB bao gồm tính tuân thủ, tính hiệu quả, tính kinh tế và tính minh bạch. Kết quả đánh giá hiệu quả KSNB là cơ sở để cải thiện quy trình và nâng cao chất lượng KSNB. Ví dụ, có thể đánh giá hiệu quả KSNB bằng cách so sánh chi phí thực tế với chi phí dự kiến, đánh giá mức độ tuân thủ quy định chi tiêu, đánh giá mức độ hài lòng của cán bộ nhân viên về quy trình KSNB.

Để tiết kiệm chi phí QLCV, BIDV Phú Tài có thể áp dụng các giải pháp như: rà soát và cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết, đàm phán với nhà cung cấp để có giá tốt hơn, sử dụng hiệu quả các nguồn lực, khuyến khích cán bộ nhân viên tiết kiệm và sử dụng hiệu quả các nguồn lực. Ví dụ, có thể tiết kiệm chi phí văn phòng bằng cách sử dụng giấy tái chế, in hai mặt, tắt đèn khi không sử dụng, sử dụng các thiết bị tiết kiệm điện. Có thể tiết kiệm chi phí đi lại bằng cách sử dụng phương tiện công cộng, đi chung xe, hạn chế đi công tác khi không cần thiết.

Kiểm soát chi phí là một yếu tố then chốt trong quản lý tài chính của ngân hàng. Việc kiểm soát chi phí hiệu quả giúp ngân hàng nâng cao lợi nhuận, tăng cường khả năng cạnh tranh và đảm bảo sự phát triển bền vững. Kiểm soát chi phí cũng giúp ngân hàng sử dụng hiệu quả các nguồn lực và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Do đó, các ngân hàng cần chú trọng đến công tác kiểm soát chi phí và không ngừng hoàn thiện quy trình kiểm soát chi phí.

Trong tương lai, KSNB chi phí QLCV cần được phát triển theo hướng ứng dụng công nghệ thông tin, tăng cường tính minh bạch và nâng cao nhận thức cho cán bộ nhân viên. Cần tiếp tục nghiên cứu và áp dụng các giải pháp mới để nâng cao hiệu quả KSNB chi phí QLCV, góp phần vào sự phát triển của BIDV Phú Tài. Đồng thời, cần xây dựng văn hóa tiết kiệm và sử dụng hiệu quả các nguồn lực trong toàn ngân hàng.