Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III" được thực hiện bởi sinh viên Phi Thị Thơm (lớp 1805LTHA, Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội), dưới sự hướng dẫn của ThS. Trần Văn Quang vào năm 2022. Đề tài thuộc chuyên ngành Lưu trữ học, tập trung khảo sát hoạt động nghiệp vụ thu thập và sưu tầm tài liệu lưu trữ có xuất xứ tư nhân tại một lưu trữ lịch sử cấp quốc gia.

Về lý do chọn đề tài, tác giả căn cứ vào tinh thần của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 và Luật Lưu trữ năm 2011, khẳng định tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản văn hóa của dân tộc. Lịch sử đất nước không chỉ được phản ánh qua tài liệu của các cơ quan, tổ chức nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội mà còn được kiến tạo bởi các cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu. Tài liệu xuất xứ cá nhân là một bộ phận cấu thành của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, có khối lượng lớn, thành phần đa dạng, phản ánh chân thực tâm tư, tình cảm, đời sống, công việc và cống hiến của cá nhân qua các thời kỳ. Tuy nhiên, việc quản lý loại hình tài liệu này trên thực tế còn nhiều bất cập: phần lớn tài liệu thuộc quyền sở hữu tư nhân đang lưu giữ phân tán trong nhân dân, có nguy cơ hư hỏng, thất lạc cao do điều kiện bảo quản gia đình không bảo đảm; chỉ một số lượng nhỏ được đưa vào bảo quản tập trung tại các lưu trữ lịch sử như Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hoặc các cơ sở tư nhân như Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam. Do đó, việc nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp cho công tác sưu tầm tài liệu cá nhân mang tính cấp thiết cả về lý luận và thực tiễn.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận gồm ba nội dung:

  1. Làm rõ cơ sở khoa học về công tác sưu tầm tài liệu cá nhân.
  2. Khảo sát thực trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
  3. Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Để hiện thực hóa các mục tiêu trên, tác giả xác định bốn nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Thứ nhất, tìm hiểu cơ sở khoa học (cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn) có liên quan đến vấn đề nghiên cứu.
  2. Thứ hai, tìm hiểu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
  3. Thứ ba, tìm hiểu thực trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
  4. Thứ tư, đánh giá những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân trong công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, từ đó đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
  • Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát thực tế các hoạt động nghiệp vụ sưu tầm, hồ sơ tài liệu và nhân sự tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (trụ sở tại Hà Nội).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các định nghĩa chuyên ngành và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về văn thư - lưu trữ:

  • Các khái niệm công cụ: "Tài liệu" (theo TS. Nguyễn Cảnh Đương, Từ điển tiếng Việt 2008 và Điều 2 Luật Lưu trữ 2011); "Tài liệu lưu trữ" (theo Điều 2 Luật Lưu trữ 2011, Từ điển Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam 1992 và Luật Lưu trữ Pháp 1979); "Phông lưu trữ cá nhân" (theo giáo trình lưu trữ của Liên Xô dịch năm 1967, giáo trình của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2016 và Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp năm 1990); "Tài liệu lưu trữ nhân dân" (theo nghiên cứu của PGS.TS. Vũ Thị Phụng); "Sưu tầm tài liệu" (khái niệm từ Từ điển tiếng Việt năm 2011).
  • Khung pháp lý điều chỉnh: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (đặc biệt là Điều 3 về quản lý nhà nước Phông lưu trữ quốc gia, Điều 4 về thừa nhận quyền sở hữu của cá nhân đối với tài liệu, Điều 5 quy định thành phần tài liệu cá nhân, chính sách hiến tặng, ký gửi, mua bán tài liệu); Nghị định số 01/2013/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Lưu trữ; Quy chế số 278/QC-VTLTNN ngày 16/4/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc sưu tầm tài liệu lưu trữ; kế thừa các quy định trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 và Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001.

Tác giả vận dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin kết hợp các phương pháp nghiên cứu cụ thể:

  • Phương pháp điều tra, khảo sát: Áp dụng trực tiếp tại các phòng chuyên môn thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để thu thập số liệu về phông tài liệu, nhân sự và tình hình thực hiện công tác sưu tầm.
  • Phương pháp phỏng vấn sâu: Phỏng vấn Ban Giám đốc và cán bộ chuyên môn thuộc Phòng Thu thập và Chỉnh lý nhằm nắm bắt quy trình, kinh nghiệm và những vướng mắc phát sinh trong thực tế tiếp cận chủ sở hữu tài liệu.
  • Phương pháp tổng hợp và phân tích tư liệu: Tổng hợp các báo cáo thống kê, văn bản quản lý nghiệp vụ, hồ sơ khảo sát và hồ sơ giao nhận tài liệu tại Trung tâm.
  • Phương pháp so sánh: Phân tích sự khác biệt về căn cứ pháp lý, tính chất sở hữu, thể thức và quy trình giữa tài liệu hành chính công vụ và tài liệu có xuất xứ cá nhân.
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Khảo cứu các giáo trình lưu trữ học, kỷ yếu hội thảo, sách chuyên khảo, bài báo trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ và các văn bản chỉ đạo ngành.

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu bao gồm số liệu thống kê nội bộ về 127 phông lưu trữ cá nhân, hồ sơ nhân sự Phòng Thu thập và Chỉnh lý, các văn bản bàn giao tiếp nhận tài liệu thực tế và các báo cáo khảo sát nghiệp vụ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tính đến giai đoạn 2021–2022.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở khoa học về công tác sưu tầm tài liệu cá nhân

Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và phân tích cơ sở thực tiễn của công tác sưu tầm tài liệu cá nhân. Tác giả chỉ rõ tài liệu cá nhân mang tính tư nhân, phụ thuộc vào ý chí định đoạt của chủ sở hữu, khác hoàn toàn với tính chất bắt buộc nộp lưu của tài liệu cơ quan nhà nước.

Về quy mô thực tiễn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, khối lượng tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ đang bảo quản đạt 127 phông và sưu tập với hơn 12.000 đơn vị bảo quản, tương đương 164,29 mét giá tài liệu. Thành phần tài liệu bao gồm giấy tờ tiểu sử, bản thảo sáng tác, công trình nghiên cứu, thư từ, ghi chép cá nhân, tài liệu nghe - nhìn, kỷ vật và 4 gia phả dòng họ lớn (họ Chu Văn, họ Đỗ, họ Phan, họ Tạ).

Lĩnh vực hoạt động Cá nhân tiêu biểu có phông/sưu tập bảo quản tại Trung tâm
Khoa học tự nhiên GS. Tạ Quang Bửu, GS. Hoàng Tụy (hơn 150 công trình), TS. Y học Lã Thị Bưởi
Hoạt động chính trị Phó Thủ tướng Nguyễn Khánh, Nhà hoạt động chính trị Tôn Quang Phiệt
Thơ ca Huy Cận, Xuân Diệu, Tế Hanh, Lưu Trọng Lư, Xuân Quỳnh (114 bức thư), Anh Thơ, Chính Hữu
Sử học Đào Duy Anh, Hoàng Đình Phu, GS.TS. Phạm Huy Thông (1.344 đơn vị bảo quản)
Văn học Hoài Thanh, Đặng Việt Châu, Nguyễn Văn Bổng, Nguyễn Tất Đạt, Sơn Tùng, Nguyễn Minh Châu, Tô Hoài
Âm nhạc Văn Cao, Nguyễn Xuân Khoát, Phong Nhã, Doãn Nho
Hội họa Bùi Trang Chước (112 mẫu phác thảo Quốc huy), Ngọc Linh
Nghiên cứu văn học GS. Đặng Thai Mai (1.316 đơn vị bảo quản, khoảng 7,7 mét giá)
Giáo dục GS.VS. Nguyễn Khánh Toàn (943 đơn vị bảo quản, khoảng 5 mét giá)
Nhiếp ảnh Nguyễn Bá Khoản (hơn 2.000 tấm phim - ảnh thời kỳ 1938–1974)

Tác giả phân tích 3 đặc điểm của tài liệu cá nhân:

  1. Đặc điểm sở hữu: Thuộc quyền sở hữu tư nhân (chiếm hữu, sử dụng, định đoạt), được bảo hộ quyền tác giả; không chịu sự bắt buộc giao nộp hành chính.
  2. Đặc điểm hình thức: Không tuân thủ thể thức văn bản quản lý nhà nước; đa dạng chất liệu (giấy A4, giấy ô ly, giấy dó, lịch tường), kích thước và ngôn ngữ (tiếng Việt, tiếng Pháp, tiếng Anh, chữ Hán - Nôm). Điển hình như khối tài liệu của GS. Vũ Khiêu gồm hơn 2.500 tờ bản thảo viết tay, 200 bài viết, 700 câu đối trên nhiều loại giấy khác nhau.
  3. Đặc điểm nội dung: Phản ánh trực diện đời sống riêng tư (tiểu sử, tình cảm cá nhân); phản ánh quá trình lao động, cống hiến chuyên môn; lưu giữ sự đánh giá, ghi nhận của xã hội qua hệ thống huân huy chương, giải thưởng (như hồ sơ khen thưởng của PGS. Ninh Viết Giao: Huân chương Kháng chiến hạng Nhất năm 1983, Giải thưởng Nhà nước năm 2001, Giải thưởng Hồ Chí Minh năm 2017).

Bên cạnh đó, tác giả luận giải 4 giá trị cơ bản của tài liệu lưu trữ cá nhân:

  • Là nguồn sử liệu nghiên cứu cuộc đời và sự nghiệp của cá nhân.
  • Góp phần giữ gìn bản sắc văn hóa dân tộc và giáo dục truyền thống cho thế hệ trẻ.
  • Cung cấp tư liệu bổ trợ nghiên cứu lịch sử phát triển ngành, lĩnh vực và lịch sử quốc gia.
  • Cung cấp chứng cứ pháp lý giải quyết chế độ, chính sách và quyền lợi hợp pháp của công dân.

Chương 2: Thực trạng công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Chương 2 trình bày vị trí pháp lý, tổ chức bộ máy và toàn bộ quy trình nghiệp vụ sưu tầm tài liệu cá nhân tại đơn vị khảo sát. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập theo Quyết định số 118/TCCB ngày 10/6/1995 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ), quản lý tài liệu các cơ quan trung ương từ Quảng Bình trở ra phía Bắc từ năm 1945 đến nay và khối tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu.

Theo Quyết định số 06/QĐ-BNV ngày 02/01/2020 của Bộ Nội vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm được tinh giản từ 10 đơn vị xuống 05 phòng chức năng:

  1. Phòng Thu thập và Chỉnh lý
  2. Phòng Bảo quản
  3. Phòng Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
  4. Phòng Tài liệu nghe - nhìn
  5. Phòng Hành chính - Tổng hợp

Nhiệm vụ sưu tầm tài liệu cá nhân được giao trực tiếp cho Phòng Thu thập và Chỉnh lý (trước năm 2020 là Phòng Thu thập và bổ sung tài liệu).

Chỉ tiêu thống kê Số lượng cán bộ Cơ cấu cụ thể
Tổng nhân sự sưu tầm tài liệu cá nhân 03 người Trực thuộc Phòng Thu thập và Chỉnh lý
Trình độ chuyên môn Đại học: 03 người Thạc sĩ: 0, Cao đẳng: 0
Chuyên ngành đào tạo Lưu trữ học & Quản trị văn phòng: 01 người Chuyên ngành khác (được bồi dưỡng chứng chỉ lưu trữ): 02 người
Độ tuổi Dưới 40 tuổi: 02 người Trên 40 tuổi: 01 người

Về nguồn tài liệu sưu tầm, Trung tâm xác định 5 nguồn chủ yếu:

  1. Danh mục các cá nhân được tặng Giải thưởng Hồ Chí Minh và Giải thưởng Nhà nước giai đoạn 1996–2017 theo Quyết định của Chủ tịch nước (chứa hơn 600 cá nhân tiêu biểu, là nguồn cốt lõi hàng năm).
  2. Các cá nhân đạt giải thưởng khoa học quốc tế (tiêu biểu như TS. Võ Hồng Anh nhận Giải thưởng Kovalevskaia năm 1988).
  3. Các nhà khoa học, văn nghệ sĩ có tên tuổi (như nhóm văn nghệ sĩ Thừa Thiên Huế: Tô Nhuận Vũ, Hồng Nhu, Thanh Hải, Hồ Đăng Thanh Ngọc).
  4. Nguồn tài liệu truyền khẩu ghi âm, ghi hình nhân chứng lịch sử (Đại tá Hoàng Đăng Vinh, Đại tá Nguyễn Công Dinh, Trung tướng Đồng Sĩ Nguyên, Nhà văn Chu Lai, Nhà thơ Trần Đăng Khoa, Nhà sử học Lê Văn Lan...).
  5. Tài liệu của các nhân vật tiêu biểu người Việt Nam hiện đang lưu lạc ở nước ngoài (Pháp, Nga, Trung Quốc, Mỹ).

Quy trình nghiệp vụ sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm được thực hiện qua 8 bước:

  • Bước 1: Lập kế hoạch khảo sát, sưu tầm tài liệu cá nhân vào quý IV hàng năm trình lãnh đạo phê duyệt.
  • Bước 2: Lựa chọn, lập danh sách cá nhân cần khảo sát dựa trên các nguồn đã xác định.
  • Bước 3: Tiếp cận, khảo sát thực tế tại gia đình và đặt vấn đề sưu tầm; lập Hồ sơ khảo sát (gồm Báo cáo khảo sát và Danh sách cá nhân khảo sát).
  • Bước 4: Thống nhất với cá nhân hoặc gia đình về việc chuẩn bị tài liệu, danh mục và hình thức giao nộp (hiến tặng hoặc ký gửi).
  • Bước 5: Tổ chức lễ tiếp nhận tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu (lập thành 05 bản: bên giao giữ 01 bản, bên nhận giữ 04 bản).
  • Bước 6: Chỉnh lý khoa học tài liệu tại bộ phận chỉnh lý (phân loại, xác định giá trị, lập phương án phân loại, lập mục lục hồ sơ).
  • Bước 7: Chuẩn bị kho tàng, giá kệ, hộp cặp chuyên dụng và bố trí vị trí bảo quản an toàn.
  • Bước 8: Lập và lưu hồ sơ công việc về việc thu và chỉnh lý tài liệu cá nhân (gồm Lời nói đầu, Biên bản giao nhận, Phương án phân loại và Mục lục hồ sơ phông lưu trữ cá nhân).

Các phương pháp sưu tầm được vận dụng linh hoạt gồm: vận động thuyết phục hiến tặng; thỏa thuận ký gửi bảo quản an toàn; chụp ảnh, quét số hóa để lưu bản sao đối với gia đình muốn giữ bản gốc; phỏng vấn ghi âm, ghi hình tạo tài liệu truyền khẩu; tổ chức hội thảo, triển lãm tiếp cận; tuyên truyền qua báo chí, cổng thông tin điện tử; và trích ngân sách nhà nước mua tài liệu quý hiếm theo giá thỏa thuận.

Về chế độ, chính sách đối với chủ sở hữu tài liệu, Trung tâm đã triển khai: chi trả kinh phí hỗ trợ theo định mức; tổ chức thăm hỏi nhân dịp lễ, tết hoặc kỷ niệm ngày sinh (như kỷ niệm 106 năm ngày sinh Họa sĩ Bùi Trang Chước ngày 21/5/2021); đề xuất trao tặng "Kỷ niệm chương Vì sự nghiệp Văn thư, Lưu trữ" (ngày 20/4/2021 trao cho 12 cá nhân/đại diện gia đình như Trung tướng Phạm Tuân, TS. Trần Đình Ngôn, bà Đỗ Thị Hồng Lạng, NSND. Trần Quý); đăng bài vinh danh trên website Cục và Trung tâm (năm 2021 đăng 7 trường hợp); tổ chức triển lãm chuyên đề (như triển lãm "Quốc kỳ, Quốc ca, Quốc huy" ngày 01/9/2020); và áp dụng chế độ ưu tiên phục vụ khai thác miễn phí tại phòng đọc.

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Từ việc phân tích thực trạng, tác giả chỉ ra các hạn chế: đội ngũ cán bộ mỏng (03 người), cơ cấu chuyên môn đào tạo đúng chuyên ngành lưu trữ còn thấp (1/3 cán bộ); kinh phí nhà nước cấp cho sưu tầm và bồi dưỡng chủ sở hữu còn hạn hẹp; một số gia đình chưa nhận thức đầy đủ về giá trị lưu trữ quốc gia nên còn tâm lý e ngại, giữ tài liệu làm kỷ vật riêng; một số khối tài liệu phân tán, không đủ điều kiện lập phông độc lập.

Tác giả đề xuất 2 nhóm giải pháp đồng bộ:

  1. Nhóm giải pháp về quản lý:
    • Hoàn thiện thể chế quản lý nội bộ, cải tiến quy chế phối hợp giữa Phòng Thu thập và Chỉnh lý với các phòng chuyên môn khác trong Trung tâm.
    • Bổ sung định biên nhân sự chuyên trách công tác sưu tầm; cử cán bộ tham gia các khóa đào tạo nâng cao về tâm lý học tiếp cận công chúng và kỹ năng vận động quần chúng.
    • Xây dựng cơ chế tài chính linh hoạt, kiến nghị cấp có thẩm quyền phê duyệt tăng định mức kinh phí mua và hỗ trợ sưu tầm tài liệu cá nhân quý hiếm.
    • Mở rộng chính sách đãi ngộ, duy trì thường niên các hình thức tôn vinh, khen thưởng và cấp thẻ ưu tiên nghiên cứu cho thân nhân người hiến tặng.
  2. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ:
    • Đa dạng hóa nguồn phát hiện tài liệu, không phụ thuộc hoàn toàn vào danh sách giải thưởng nhà nước; mở rộng mạng lưới cộng tác viên tại các địa phương, bảo tàng và hội nghề nghiệp.
    • Chuẩn hóa các biểu mẫu nghiệp vụ khảo sát; đẩy mạnh phương pháp số hóa tại chỗ đối với các tài liệu mà gia đình không có nguyện vọng chuyển giao quyền sở hữu bản gốc.
    • Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý cơ sở dữ liệu hồ sơ cá nhân khảo sát để theo dõi tiến độ tiếp cận.
    • Đẩy mạnh công tác trưng bày, triển lãm ảo và giới thiệu tài liệu cá nhân trên các nền tảng truyền thông số nhằm nâng cao ý thức bảo tồn di sản trong cộng đồng.

Kết quả và đóng góp

Về kết quả thực tiễn, khóa luận cung cấp hệ thống dữ liệu toàn diện về tình hình sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III:

  • Khái quát được khối lượng tài liệu hiện quản lý gồm 127 phông/sưu tập với hơn 12.000 đơn vị bảo quản (164,29 mét giá).
  • Thống kê chi tiết các phông tài liệu quy mô lớn của các danh nhân: GS. Đặng Thai Mai (1.316 đơn vị bảo quản), GS.VS. Phạm Huy Thông (1.344 đơn vị bảo quản), GS.VS. Nguyễn Khánh Toàn (943 đơn vị bảo quản), Họa sĩ Bùi Trang Chước (112 mẫu phác thảo Quốc huy), Nhiếp ảnh gia Nguyễn Bá Khoản (hơn 2.000 phim - ảnh), Nhà văn Vũ Tú Nam (78 đơn vị bảo quản, gần 500 bức thư riêng).
  • Ghi nhận kết quả các sự kiện nghiệp vụ cụ thể: Lễ tiếp nhận tài liệu ngày 18/01/2022 của Thiếu tướng Hoàng Kiền, Nhà nhiếp ảnh Trần Hồng, Nhiếp ảnh gia Ngô Minh Đạo, phóng viên Nguyễn Khắc Xuể; lễ trao Kỷ niệm chương ngày 20/4/2021 cho 12 cá nhân tiêu biểu.

Về đóng góp khoa học, tác giả đã:

  • Hệ thống hóa khung lý luận và pháp lý về tài liệu có xuất xứ cá nhân theo quy định của Luật Lưu trữ 2011, làm rõ sự khác biệt giữa công tác "thu thập" tài liệu hành chính bắt buộc và công tác "sưu tầm" tài liệu tư nhân tự nguyện.
  • Khảo sát và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ sưu tầm tài liệu cá nhân thành 8 bước logic, từ khâu lập kế hoạch đến lập hồ sơ thu nộp.
  • So với các nghiên cứu trước (như công trình của PGS.TS. Vũ Thị Phụng năm 2013, Trần Lệ Thu năm 2017 về quản lý tài liệu cá nhân, hay đề tài của Trần Văn Quang năm 2019 về lưu trữ tư nhân), khóa luận là công trình chuyên biệt đầu tiên đi sâu khảo sát độc lập khâu "sưu tầm" tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, phản ánh được cơ cấu tổ chức mới sau sáp nhập năm 2020.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có những điểm hạn chế xuất phát từ phạm vi nghiên cứu:

  • Đề tài chỉ khảo sát dữ liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, chưa mở rộng đối sánh thực tiễn công tác sưu tầm với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II, IV hoặc các Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
  • Khối tài liệu cá nhân của các nhân vật Việt Nam ở nước ngoài mới chỉ dừng ở mức nhận diện nguồn tiềm năng, chưa có số liệu thực tế về các đợt sưu tầm xuyên quốc gia.
  • Các giải pháp nghiệp vụ về định giá tài liệu khi mua bằng ngân sách nhà nước chưa đi sâu vào phương pháp thẩm định giá trị tài chính cụ thể đối với từng loại hình tài liệu cổ, quý hiếm.

Hướng nghiên cứu tiếp được gợi mở từ đề tài:

  • Xây dựng tiêu chí và thang đo khoa học trong việc xác định giá trị tài liệu cá nhân nhằm phục vụ công tác bồi hoàn, mua bán theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước.
  • Nghiên cứu mô hình phối hợp giữa lưu trữ nhà nước và các tổ chức lưu trữ tư nhân trong việc bảo quản và số hóa tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ.
  • Xây dựng phần mềm chuyên dụng và cơ sở dữ liệu tích hợp đa phương tiện phục vụ khai thác tài liệu cá nhân trực tuyến.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực đối với:

  • Giảng viên và sinh viên ngành Lưu trữ học, Văn thư - Lưu trữ, Quản trị văn phòng và Lịch sử: Dùng làm học liệu tham khảo về quy trình thu thập tài liệu phi chính phủ, kỹ năng tiếp cận nhân chứng lịch sử và nghiệp vụ phân loại phông cá nhân.
  • Cán bộ nghiệp vụ tại các Trung tâm Lưu trữ lịch sử trung ương và địa phương: Tham khảo trực tiếp quy trình sưu tầm 8 bước, phương pháp lập hồ sơ khảo sát, hồ sơ chỉnh lý và hệ thống biểu mẫu bàn giao (Biên bản giao nhận 05 bản).
  • Các nhà nghiên cứu văn hóa, lịch sử: Tiếp cận danh mục và đặc điểm của các phông tài liệu cá nhân tiêu biểu đang được lưu giữ an toàn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phục vụ công tác tra cứu.

Câu hỏi thường gặp

Nguồn sưu tầm tài liệu cá nhân chủ yếu nhất tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được xác định từ đâu?

Nguồn sưu tầm quan trọng và chủ yếu nhất của Trung tâm là Danh mục các cá nhân được tặng Giải thưởng Hồ Chí Minh và Giải thưởng Nhà nước theo Quyết định của Chủ tịch nước giai đoạn từ năm 1996 đến năm 2017. Trung tâm lựa chọn trong hơn 600 cá nhân thuộc danh mục này để lập kế hoạch khảo sát và tiếp cận hàng năm.

Quy trình sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm mấy bước và biên bản giao nhận được lập thành bao nhiêu bản?

Quy trình sưu tầm gồm 8 bước nghiệp vụ: (1) Lập kế hoạch khảo sát vào quý IV; (2) Lựa chọn danh sách khảo sát; (3) Tiếp cận, khảo sát thực tế và lập hồ sơ khảo sát; (4) Thống nhất hình thức chuẩn bị và giao nộp; (5) Tổ chức lễ tiếp nhận và lập biên bản giao nhận; (6) Chỉnh lý khoa học; (7) Chuẩn bị kho tàng bảo quản; (8) Lập và lưu hồ sơ thu nộp. Biên bản giao nhận tài liệu được lập thành 05 bản (chủ sở hữu tài liệu giữ 01 bản, Trung tâm giữ 04 bản).

Đội ngũ nhân sự trực tiếp làm công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có đặc điểm gì?

Công tác sưu tầm tài liệu cá nhân do 03 cán bộ thuộc Phòng Thu thập và Chỉnh lý trực tiếp thực hiện. Cả 03 cán bộ đều có trình độ đại học (02 người dưới 40 tuổi, 01 người trên 40 tuổi), trong đó có 01 người tốt nghiệp đúng chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn), 02 người tốt nghiệp ngành khác và được bồi dưỡng chứng chỉ nghiệp vụ lưu trữ.

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III áp dụng các phương pháp nào để sưu tầm tài liệu khi tài liệu thuộc quyền sở hữu tư nhân?

Do nhà nước không áp dụng biện pháp hành chính ép buộc cá nhân giao nộp tài liệu, Trung tâm áp dụng linh hoạt: vận động, thuyết phục hiến tặng; thỏa thuận ký gửi bảo quản (chủ sở hữu vẫn giữ quyền sở hữu); sao chụp, số hóa tài liệu tại gia đình để lưu bản sao; phỏng vấn ghi âm, ghi hình nhân chứng lịch sử; tổ chức triển lãm, hội thảo giao lưu; đăng tin vận động trên truyền thông; và sử dụng ngân sách nhà nước mua tài liệu có giá trị đặc biệt theo thỏa thuận.

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã triển khai những chế độ, chính sách đãi ngộ nào đối với chủ sở hữu tài liệu cá nhân?

Trung tâm thực hiện: chi trả kinh phí sưu tầm theo đơn giá nhà nước; thăm hỏi, tặng quà nhân dịp lễ tết và kỷ niệm ngày sinh của các danh nhân; tổ chức lễ trao tặng "Kỷ niệm chương Vì sự nghiệp Văn thư, Lưu trữ" của Bộ Nội vụ; tuyên truyền, biểu dương trên website Cục và Trung tâm; tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu phục vụ xã hội; ưu tiên quyền khai thác miễn phí tài liệu tại Phòng đọc; và thực hiện bảo quản, tu bổ an toàn cho tài liệu.

Kết luận

Khóa luận của sinh viên Phi Thị Thơm đã giải quyết trọn vẹn các mục tiêu nghiên cứu đề ra, phác họa bức tranh toàn diện về công tác sưu tầm 127 phông và sưu tập tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Tác giả đã chuẩn hóa quy trình sưu tầm 8 bước trên nền tảng pháp lý của Luật Lưu trữ năm 2011, đồng thời chỉ ra thực trạng về nguồn lực nhân sự và cơ chế tiếp cận nguồn tài liệu tư nhân. Công trình là tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và nghiệp vụ đối với sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học cùng đội ngũ cán bộ trực tiếp làm công tác thu thập, bảo tồn di sản tài liệu có xuất xứ cá nhân.