Khóa Luận Tốt Nghiệp Nguyễn Thu Anh Về Bảo Quản Thông Tin Số

Luận văn thạc sĩ nghiên cứu bảo quản thông tin số mang tính mới, khảo sát thực trạng, phân tích nguyên nhân, đề xuất giải pháp cải thiện thực tiễn.

• Tác giả: Nguyễn Thu Anh
• Người hướng dẫn: Thạc Sỹ Nguyễn Thị Thúy Hạnh
• Trường học: Đại học Quốc tế RMIT Việt Nam
• Chuyên ngành: Thông tin - Thư viện
• Đề tài: Bảo Quản Thông Tin Số
• Loại tài liệu: luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2009
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• DANH MỤC BẢNG BIỂU, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ ĐƯỢC THỂ HIỆN TRONG KHÓA LUẬN
• MỤC LỤC
• 1. CHƯƠNG 1: ĐỊNH NGHĨA BẢO QUẢN SỐ. NỘI DUNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN SỐ
• 1.1. Định nghĩa bảo quản số và các vấn đề liên quan
• 1.2. Đối tượng số
• 1.3. Số hóa và quy trình số hóa
• 1.4. Bảo quản số và bảo quản truyền thống
• 1.5. Nội dung công tác bảo quản số
• 1.5.1. Lựa chọn thông tin đưa vào bảo quản
• 1.5.2. Các nguyên nhân chủ yếu gây mất dữ liệu số
• 1.5.3. Bảo quản số
• 1.5.3.1. Làm mới dữ liệu (Refreshment)
• 1.5.3.2. Di trú dữ liệu (Migration)
• 1.5.3.3. Phần mềm đa chức năng (Emulation)
• 1.5.3.4. Bảo quản công nghệ (Technology Preservation)
• 1.6. Khảo sát nhận thức vấn đề bảo quản thông tin số tại Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia
• 1.6.1. Cách hiểu khái niệm Bảo quản số
• 1.6.2. Đánh giá lợi thế của tài liệu số hóa
• 1.6.3. Nguyên nhân gây mất dữ liệu số
• 2. CHƯƠNG 2: VAI TRÒ NGƯỜI CÁN BỘ THƯ VIỆN SỐ VÀ CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾT ĐỐI VỚI NGƯỜI CÁN BỘ THƯ VIỆN SỐ
• 2.1. Vai trò người cán bộ thư viện số
• 2.2. Các kỹ năng cần thiết với người cán bộ thư viện số
• 2.2.1. Công cụ truy nhập thư viện số và các nguồn thông tin số cho cán bộ thư viện
• 2.2.2. Năng lực và kỹ năng của người cán bộ thư viện số
• 2.2.3. Các kỹ năng về công nghệ
• 2.2.4. Kỹ năng tìm kiếm và đánh giá
• 2.2.5. Dịch vụ khách hàng
• 2.3. So sánh sự khác nhau giữa cán bộ thư viện số và cán bộ thư viện truyền thống
• 2.4. Khảo sát nhận thức vai trò của người cán bộ thư viện số tại Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia
• 3. CHƯƠNG 3: CÔNG TÁC BẢO QUẢN SỐ TRÊN THẾ GIỚI VÀ THỰC TIỄN TẠI VIỆT NAM
• 3.1. Nhìn ra công tác bảo quản số trên thế giới
• 3.1.1. Các chương trình bảo quản số tại Thư viện Quốc gia New Zealand
• 3.1.2. Trang web MATAPIHI
• 3.1.3. Website lưu trữ - Một phần của chương trình lưu trữ số Thư viện Quốc gia New Zealand
• 3.1.4. Các dự án số hóa và bảo quản số thuộc Thư viện Quốc hội Mỹ
• 3.1.4.1. Chương trình Ký ức Mỹ (American Memory)
• 3.1.4.2. Chương trình Xây dựng hạ tầng và Bảo quản thông tin số Quốc gia thuộc Thư viện Quốc hội Mỹ
• 3.2. Công tác bảo quản số tại Việt Nam
• 3.2.1. Xu hướng tiếp cận thông tin số tại Việt Nam hiện nay
• 3.2.2. Một số khuyến nghị và giải pháp đối với công tác bảo quản số
• 3.2.2.1. Những thuận lợi sẵn có
• 3.2.2.2. Những khó khăn tồn tại
• 3.2.2.3. Một số khuyến nghị và giải pháp
• PHẦN KẾT LUẬN
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Khóa Luận Tốt Nghiệp Bảo Quản Số

Trong bối cảnh hiện nay, khi công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, việc truy cập thông tin điện tử ngày càng tăng. Thông tin số được tạo ra nhanh chóng, dẫn đến môi trường thông tin số khó kiểm soát. Sử dụng hiệu quả thông tin số đặt ra vấn đề bảo quản dữ liệu số. Khóa luận này giới thiệu tổng quan về bảo quản thông tin số, các yếu tố ảnh hưởng và cách xử lý chúng. Nội dung nghiên cứu không cung cấp danh sách chi tiết các phương pháp, mà tập trung vào những vấn đề cơ bản hỗ trợ hoạt động này. Mục tiêu là khuyến khích cán bộ thư viện và những người sở hữu thông tin số nhận biết các tác nhân gây hại và cách đối mặt với chúng. Tác giả Nguyễn Thu Anh nhấn mạnh tính cấp thiết của việc nghiên cứu và thực hiện bảo quản thông tin số để đảm bảo chất lượng và khả năng truy cập thông tin trong thời đại số.

1.1. Tầm quan trọng của Lưu trữ thông tin số trong kỷ nguyên số

Việc lưu trữ thông tin số đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và bảo vệ tri thức của nhân loại. Khi thông tin được số hóa, nó dễ dàng bị sao chép, chỉnh sửa và phân phối. Tuy nhiên, điều này cũng đặt ra những thách thức lớn về quản lý tài liệu số, bảo mật và tính toàn vẹn của thông tin. Do đó, việc áp dụng các biện pháp bảo tồn thông tin số hiệu quả là vô cùng cần thiết để đảm bảo rằng thông tin có giá trị sẽ được lưu giữ và sử dụng lâu dài.

1.2. Các khái niệm cơ bản Bảo quản dữ liệu số Metadata Archiving

Khóa luận này sẽ trình bày các khái niệm cốt lõi như bảo quản dữ liệu số, metadata (dữ liệu mô tả dữ liệu), và archiving (lưu trữ). Metadata giúp mô tả, định vị và quản lý thông tin số. Archiving là quá trình lưu trữ thông tin số một cách an toàn và có hệ thống để đảm bảo khả năng truy cập trong tương lai. Việc hiểu rõ các khái niệm này là nền tảng quan trọng để xây dựng các chiến lược bảo quản dữ liệu số hiệu quả.

II. Thách Thức Rủi Ro Bảo Quản Thông Tin Số Hiện Nay

Bảo quản thông tin số đối mặt với nhiều thách thức. Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ khiến các định dạng file và phần mềm trở nên lỗi thời. Rủi ro bảo quản thông tin số bao gồm mất dữ liệu do hỏng hóc phần cứng, tấn công mạng, và lỗi phần mềm. Vấn đề bản quyền cũng là một thách thức lớn, đặc biệt khi chia sẻ và lưu trữ tài liệu số. Thư viện và tổ chức cần có chiến lược rõ ràng để đối phó với những thách thức này. Cần có kế hoạch di chuyển dữ liệu sang định dạng mới, đảm bảo an toàn thông tin, và tuân thủ các quy định về bản quyền. Việc đào tạo nhân lực cũng rất quan trọng để đảm bảo có đủ chuyên gia có thể quản lý và bảo quản thông tin số hiệu quả.

2.1. Các nguyên nhân gây mất dữ liệu số và giải pháp phòng ngừa

Theo nghiên cứu, có nhiều nguyên nhân gây mất dữ liệu số, bao gồm: lỗi phần cứng, lỗi phần mềm, tấn công mạng, và lỗi do người dùng. Để phòng ngừa tình trạng này, cần thực hiện các biện pháp sao lưu dữ liệu thường xuyên, sử dụng phần mềm bảo mật mạnh mẽ, và đào tạo người dùng về các biện pháp an toàn thông tin. Việc áp dụng các tiêu chuẩn bảo mật thông tin số cũng giúp giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu.

2.2. Vấn đề Bản Quyền Thông Tin Số và Quản lý DRM

Vấn đề bản quyền thông tin số là một thách thức lớn trong công tác bảo quản dữ liệu số. Các tài liệu số thường dễ dàng bị sao chép và phân phối trái phép. Để bảo vệ quyền lợi của chủ sở hữu, các tổ chức cần áp dụng các biện pháp quản lý quyền kỹ thuật số (DRM). Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng các biện pháp này không gây cản trở quá mức đến việc truy cập và sử dụng thông tin cho mục đích nghiên cứu và giáo dục.

2.3. Ảnh hưởng của Dữ liệu lớn Big Data và Đám mây Cloud

Sự phát triển của dữ liệu lớn (Big Data) và đám mây (Cloud) đã tạo ra những thách thức mới cho công tác bảo quản thông tin số. Lượng dữ liệu khổng lồ đòi hỏi các giải pháp lưu trữ và quản lý hiệu quả hơn. Đám mây (Cloud) mang lại sự linh hoạt và khả năng mở rộng, nhưng cũng đặt ra những lo ngại về an ninh và quyền riêng tư. Cần có các chiến lược cụ thể để đảm bảo an toàn thông tin số trong môi trường Big Data và Cloud.

III. Phương Pháp Bảo Quản Thông Tin Số Refreshment Migration

Có nhiều giải pháp bảo quản thông tin số khác nhau. Refreshment là quá trình sao chép dữ liệu sang thiết bị lưu trữ mới để tránh hỏng hóc. Migration (di trú dữ liệu) là chuyển đổi dữ liệu sang định dạng mới để đảm bảo khả năng truy cập khi phần mềm cũ không còn được hỗ trợ. Emulation là sử dụng phần mềm giả lập để chạy các ứng dụng cũ trên hệ thống mới. Technology preservation là bảo quản phần cứng và phần mềm cũ để đảm bảo khả năng truy cập dữ liệu. Việc lựa chọn phương pháp phù hợp phụ thuộc vào loại dữ liệu, ngân sách, và mục tiêu bảo quản thông tin số.

3.1. Refreshment Làm mới dữ liệu để tránh mất mát

Refreshment, hay làm mới dữ liệu, là phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả để bảo vệ dữ liệu khỏi bị mất do hỏng hóc thiết bị lưu trữ. Quá trình này bao gồm việc sao chép dữ liệu sang một thiết bị lưu trữ mới, đảm bảo rằng luôn có một bản sao dự phòng. Việc thực hiện refreshment định kỳ giúp giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu do lỗi phần cứng.

3.2. Migration Di trú dữ liệu để đảm bảo khả năng truy cập

Migration, hay di trú dữ liệu, là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ định dạng cũ sang định dạng mới. Điều này là cần thiết khi phần mềm hoặc phần cứng cũ không còn được hỗ trợ. Migration đảm bảo rằng dữ liệu vẫn có thể được truy cập và sử dụng trong tương lai. Cần có kế hoạch migration cẩn thận để tránh mất mát hoặc hỏng hóc dữ liệu trong quá trình chuyển đổi.

3.3. Emulation Giả lập để chạy ứng dụng cũ

Emulation, hay giả lập, là phương pháp sử dụng phần mềm để giả lập môi trường hoạt động của một hệ thống cũ trên một hệ thống mới. Điều này cho phép người dùng chạy các ứng dụng cũ trên các thiết bị hiện đại. Emulation là một giải pháp hữu ích khi không thể migration dữ liệu sang định dạng mới.

IV. Ứng Dụng Bảo Quản Số Tại Thư Viện và Bảo Tàng Số

Công tác bảo quản số có nhiều ứng dụng thực tiễn. Thư viện số sử dụng các phương pháp bảo quản dữ liệu số để đảm bảo khả năng truy cập lâu dài vào các tài liệu số. Bảo tàng số áp dụng các kỹ thuật bảo tồn thông tin số để bảo vệ và giới thiệu các hiện vật lịch sử và văn hóa. Các văn khố số sử dụng các tiêu chuẩn lưu trữ thông tin số để quản lý và bảo quản các tài liệu quan trọng của chính phủ và tổ chức. Các ứng dụng này cho thấy tầm quan trọng của bảo quản số trong việc bảo vệ và chia sẻ tri thức của nhân loại.

4.1. Thư viện số Bảo quản tri thức và đảm bảo truy cập

Thư viện số đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản dữ liệu số và đảm bảo khả năng truy cập thông tin cho cộng đồng. Bằng cách áp dụng các phương pháp lưu trữ thông tin số hiệu quả, thư viện số giúp bảo vệ tri thức và tài liệu quý giá khỏi bị mất mát hoặc hư hỏng. Việc cung cấp khả năng truy cập dễ dàng và nhanh chóng đến các nguồn tài liệu số giúp thúc đẩy nghiên cứu và học tập.

4.2. Bảo tàng số Bảo tồn di sản văn hóa trong kỷ nguyên số

Bảo tàng số sử dụng công nghệ để bảo tồn thông tin số và giới thiệu các hiện vật lịch sử và văn hóa cho công chúng. Bằng cách số hóa các hiện vật và tạo ra các triển lãm trực tuyến, bảo tàng số giúp mở rộng phạm vi tiếp cận và thu hút một lượng lớn khán giả. Bảo tàng số cũng đóng vai trò quan trọng trong việc bảo tồn thông tin số về các hiện vật, đảm bảo rằng các thế hệ tương lai có thể tiếp cận và tìm hiểu về di sản văn hóa của nhân loại.

V. Vai trò của Cán Bộ Thư Viện Số và Kỹ Năng Cần Thiết

Cán bộ thư viện số đóng vai trò then chốt trong công tác bảo quản thông tin số. Họ cần có kiến thức về các phương pháp lưu trữ thông tin số, quản lý tài liệu số, và các tiêu chuẩn bảo mật thông tin số. Kỹ năng cần thiết bao gồm kỹ năng công nghệ thông tin, kỹ năng tìm kiếm và đánh giá thông tin, và kỹ năng dịch vụ khách hàng. Cán bộ thư viện số cũng cần có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm, cũng như khả năng giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định.

5.1. Năng lực và Kỹ năng công nghệ cho Cán bộ thư viện số

Cán bộ thư viện số cần trang bị kỹ năng công nghệ vững chắc để đáp ứng yêu cầu công việc. Điều này bao gồm khả năng sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý thư viện số, các công cụ số hóa tài liệu, và các biện pháp bảo mật thông tin. Ngoài ra, cần có kiến thức về các định dạng file, các giao thức mạng, và các công nghệ đám mây để có thể quản lý và bảo quản thông tin số hiệu quả.

5.2. Kỹ năng tìm kiếm đánh giá thông tin và Dịch vụ khách hàng

Ngoài kỹ năng công nghệ, cán bộ thư viện số cần có kỹ năng tìm kiếm, đánh giá thông tin và dịch vụ khách hàng tốt. Họ cần có khả năng tìm kiếm thông tin trên các nguồn khác nhau, đánh giá độ tin cậy và chất lượng của thông tin, và cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho người dùng trong việc tìm kiếm và sử dụng thông tin. Kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề cũng rất quan trọng để đáp ứng nhu cầu của người dùng.

VI. Kết luận Xu Hướng Phát Triển Bảo Quản Thông Tin Số

Khóa luận này đã trình bày tổng quan về bảo quản thông tin số, các thách thức và giải pháp, các ứng dụng thực tiễn, và vai trò của cán bộ thư viện số. Bảo quản thông tin số là một lĩnh vực đang phát triển nhanh chóng, với nhiều xu hướng mới như sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine Learning) để tự động hóa các quy trình bảo quản dữ liệu số, áp dụng blockchain để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, và sử dụng Internet of Things (IoT) để giám sát môi trường lưu trữ. Việc tiếp tục nghiên cứu và phát triển các giải pháp bảo quản thông tin số hiệu quả là rất quan trọng để bảo vệ và chia sẻ tri thức của nhân loại trong kỷ nguyên số.

6.1. Ứng dụng Trí tuệ nhân tạo AI và Học máy Machine Learning

Trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine Learning) có tiềm năng lớn trong việc tự động hóa và cải thiện hiệu quả các quy trình bảo quản dữ liệu số. Các thuật toán AI có thể được sử dụng để tự động phân loại, gắn thẻ, và mô tả dữ liệu, giúp cải thiện khả năng tìm kiếm và quản lý thông tin. Học máy có thể được sử dụng để dự đoán và phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trong quá trình lưu trữ thông tin số, giúp ngăn ngừa mất mát dữ liệu.

6.2. Sử dụng Blockchain để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu

Blockchain là một công nghệ sổ cái phân tán có thể được sử dụng để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu trong quá trình lưu trữ thông tin số. Bằng cách tạo ra một chuỗi các khối dữ liệu được liên kết với nhau và được mã hóa bằng mật mã, blockchain giúp ngăn chặn việc sửa đổi hoặc giả mạo dữ liệu. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các tài liệu có giá trị pháp lý hoặc lịch sử.

Trích đoạn nội dung tài liệu

phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phần phụ lục, nội dung của khóa luận đợc chia làm 5 chơng: Chơng 1: Định nghĩa bảo quản số. Nội dung công tác bảo quản SỐ. Chơng 2: Vai trò ngời cán bộ th viện số và các kỹ năng cần thiết đối với ngời cán bộ th viện số. Chơng 3: Công tác bảo quản số trên thế giới và xu hớng tiếp cận thông tin số tại Việt Nam hiện nay.

Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thu Anh _ K50 Thông tin - Thư viện PHẢN NỘI DUNG CHGŒ|ƠNG 1: ĐỊNH NGHĨA BAO QUAN SÓ. NỘI DUNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN SÓ 1.1 Định nghĩa bảo quản số và các vấn đề liên quan 1.1 Định nghĩa bảo quản số Bảo quản số hay bảo quản thông tin số không phải là một chủ đề mới đợc quan tâm trên thế giới. Hiệp hội lữu trữ New Zealand đa ra một tuyên bố quan trọng trên trang web chính thức của mình nh sau: “Thông tin số cần đợc quản lý và quan tâm một cách chủ động ngay từ đâu. Tuy nhiên, sự bàng quan của ngời ngoài thờng xuyên xuất hiện, điều này sẽ gây ra hậu quả khôn lờng với thông tin số”.

Hiệp hội th viện Mỹ (American Library Association) đa ra hai định nghĩa Bảo quản số: Định nghĩa ngắn gọn và định nghĩa đầy đủ. - Định nghĩa ngắn gọn: “ Bao quan số là sự kết hợp các chính sách, chiến lợc và hành động nhằm 2 đảm bảo sự truy cập tới nội dung số qua thời gian” - Định nghĩa đầy đủ: “Bảo quản số là sự kết hợp các chính sách, chiến lợc và hành động để đảm bảo tính chân thực, chính xác của nội dung thông tin qua thời gian, bắt 10 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thu Anh _ K50 Thông tin - Thư viện maạmm. chấp sự thay đổi của công nghệ hoặc sự lỗi thời của nó. Bảo quản số áp dụng chung cho tài liệu số hóa nguyên gốc (born digital materials) và tài liệu số là kết qua ctia guy trinh s6 héa (digitalized materials)” Hiệp hội bảo quản số Anh Quốc da ra định nghĩa về bảo quản số nh Sau: “Bảo quản số là một loạt những hoạt động quản lý cần thiết để đảm bảo việc truy cập liên tục tới tài liệu số cho đến khi còn cân thiết” Các định nghĩa trên nhấn mạnh tới hai khía cạnh: đảm bảo độ chính xác nội dung số và tính truy cập liên tục tới thông tin số.

Có nghĩa là, bảo quản thông tin số là phải đảm bảo một thông tin số còn có thê truy cập đợc và truy cập liên tục cho đến khi thông tin số đó không còn có giá trị nữa. Trên thực thế, luôn luôn tồn tại những tài liệu cần sử dụng trong thời gian dài với tần suất cao, tuy nhiên một số khác chỉ cần dòng trong khoảng thời gian ngắn, sau đó trở nên vô giá trị, vì vậy điều quan trọng là việc lựa chọn tài liệu sẽ đợc lu trữ đới đạng số và lu trữ chúng trong bao lâu.2 Đối tojong số Trong một th viện điện tử hay th viện SỐ, thông tin sau khi số hóa sẽ đợc lu trữ nh những “Đối tợng số”. Một đối tợng số trong kho dữ liệu thờng có hai phần: phần nội dung và siêu dữ liệu đi kèm (trong môi trờng th viện điện tử, siêu dữ liệu chính là thông tin th mục) [6] 11 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thu Anh _ K50 Thông tin - Thư viện ĐÓI TGJỢNG so NOI DUNG Hình 1. Mô hình Đối tợng số 1.3 Số hóa và quy trình số hóa Số hóa hiểu đơn giản là việc chuyền đổi một dạng nào khác của thông tin, nh thông tin dang ¡n ấn trên giấy hay dạng analogue, thành thông tin dạng só.

12 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thu Anh _ K50 Thông tin - Thư viện Quy trình này gồm 3 giai đoạn chính: 1. Chuyển đổi từ tài liệu dạng giấy (hardcopy) sang dạng ảnh kỹ thuật số. Công việc này đợc gọi là Quét (scanning); 2. Chuyên đổi từ đạng ảnh kỹ thuật số sang dạng văn bản, sử dung phan mềm Nhận biết ký tự quang học (Optical Character Recognition — OCR); 3.

Hiệu chỉnh lỗi và căn chỉnh văn bản (Proof-reading). Tài liệu dạng giấy có thé 1a sách, báo, tạp chí, tờ rời, ảnh, bức vẽ bằng bút va cac van ban viet tay.1 Lợi thế quan trọng của việc số hóa tài liệu - Một điều đễ nhận thấy là tài liệu đạng số “linh hoạt” hơn tài liệu in ấn nhiều lần. Chúng có thể hiện thị trên màn hình máy tính, sửa chữa và in ra. - Tài liệu dạng số chia sẻ một cách dễ dàng ; nhân làm nhiều bản nhanh chóng, ít tốn chỉ phí ; cập nhật vào các cơ sở dữ liệu trực tuyến th viện, truyền qua Intranet hoặc Internet.

- Tài liệu dạng số dễ lu trữ và lấy ra. Hàng trăm tài liệu đới đạng số có thé lu trữ chỉ trên một đĩa CD-ROM hoặc ổ cứng dung lợng tơng đối. - Ngoài ra, ngời dòng tin tìm kiếm tài liệu dễ dàng và nhanh chóng hơn bằng cách sử dụng các tiện ích tìm kiếm của máy tính điện tử. - Việc biến đổi tài liệu sang đạng số giúp tránh đợc những hủy hoại trên phơng diện vật lý và sự thiếu cần thận của nhân viên th viện cũng nh ngời dòng tin đối với tài liệu đạng giấy, đặc biệt là các văn bản viết tay hay tài liệu quý hiêm.

13 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thu Anh _ K50 Thông tin - Thư viện 1.2 Quy trình số hóa tài liêu Số hóa tài liệu là một quy trình đòi hỏi nhiều thời gian, do đó cần chuẩn bị một kế hoạch cân thận. Trớc khi quyết định thực hiện dự án số hóa, mỗi tổ chức hay cá nhân cần tự trả lời một số câu hỏi sau: + Mục đích hay lý do chính đề số hóa tài liệu là gì? Tổ chức/cá nhân muốn xây dựng một th viện số hay chỉ đơn giản để bảo quản chúng? + Ai là ngời cần tới những tài liệu này và họ sẽ/muốn tiếp cận với chúng bằng cách nào? Qua website, CD-ROM hay sách? + Quy mô nh thế nào? Tại chỗ, trong khu vực hay toàn cầu? + Những tài liệu nào nên số hóa? Số lợng? Tài liệu có bao nhiêu bản? + Các tài liệu cần số hóa đợc viết đới bao nhiêu ngôn ngữ khác nhau? + Có nhiều tranh ảnh không? + Tài liệu này đã có ở dạng số và đã phô biến cha? + Nếu đã có thì ở đạng format nào? + Tình trạng bản quyền của tài liệu? + Tài chính liệu có đủ cho toàn bộ dự án số hóa không? + Ai là ngời sẽ số hóa chúng? (Vấn đề nhân lực) + Sẽ bán hay miễn phí sản phẩm của dự án? + Dự án số hóa này chỉ là công việc tạm thời/diễn ra một lần hay sẽ tiếp tục trong tơng lai? 14 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thu Anh _ K50 Thông tin - Thư viện 1.1 Các bóc số hóa Sau khi trả lời một số câu hỏi nh trên, tức là đã xác định rõ mục tiêu chơng trình số hóa, bớc tiếp theo là xây dựng một bản chỉ tiết quy trình hành động hay các bớc thực hiện dự án số hóa tài liệu. Một dự án sô hóa nên có các bớc tuân tự nh sau: CHUAN BI DU AN TINH TOAN CHI PHI DAU TU’ CHUAN BI KE HOACH CHI TIET TUNG GIAI DOAN VA NHIEM VU CU THE LUA CHON TAI LIEU VA DINH DANG r TIỀN HÀNH SỐ HÓA TÀI LIỆU 3 r ° z y ~ + ^ XỬ LÝ SẢN PHẨM: HIỆU ĐÍNH, NHẬN DANG QUANG HỌC. CHUYÊN GIAO a LIEU SO HAY TAO KHA NANG TRUY CAP CHO NGUOI DUNG TIN 15 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thu Anh _ K50 Thông tin - Thư viện 1.2 Lựa chọn tài liệu số hóa Đầu tiên, th viện cần xác định tài liệu sẽ đợc số hóa.

Không phải tất cả tài liệu ¡n trên giấy đều đễ dàng chuyền đổi thành dạng số. Bảng thông tin dới đây cung cấp một số gợi ý giúp kiểm tra mức độ số hóa tài liệu đơn giản hay phức tạp. Sô hóa dễ dàng Sô hóa khó khăn Tờ giây riêng lẻ hoặc quyên sách tháo | Quyên sách không tháo đợc gáy hoặc đợc gáy gáy quá dày Bản in có độ rộng vừa đủ Bản in nhỏ, kích cỡ thât thờng, tài liệu đánh máy hoặc viết tay nham nhở Giây trăng, sạch sẽ, sáng sủa Giấy bần hoặc đã h hỏng, rách nát; màu nền quá rõ nét; giấy mỏng nhìn xuyên trang tiếp theo Văn bản có biểu đồ một hoặc hai cột; Văn bản có quá nhiều bảng biểu, tranh không căn chỉnh, trang trí nhiều ảnh, phơng trình, lời chú thích cuối trang; căn chỉnh, trang trí phức tạp, dày đặc. Th viện cần đảm bảo việc số hóa này là có giá trị.

Nghĩa là, cần đảm bảo tài liệu lựa chọn số hóa chứa những thông tin cần thiết và hữu ích. > Một số lu ý khác khi số hóa tài liệu 16 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thu Anh _ K50 Thông tin - Thư viện Cẩn thận với vấn đề bản quyền. Hiện nay, hầu hết các xuất bản phẩm (đặc biệt với các ấn phẩm nớc ngoài) đều đăng ký bản quyền. Th viện cần đợc sự cho phép của nơi giữ bản quyền trớc khi đa chúng vào bộ su tập số.

Nếu nghi ngờ về bản quyền của bất kỳ tài liệu nào trong số đó, hãy hỏi lại tác giả hoặc nhà xuất bản. Lu tâm tới vấn đề bảo mật. Số hóa tài liệu làm cho chúng dễ Ì dàng truy cập và sao chép. Một số loại tài liệu nh Kết quả J | nghiên cứu, chứng từ ngân quỹ.

có thể là riêng t. Th viện nên hạn chế quyền truy cập tới những tài liệu đó bằng cách yêu câu mật mã đê mở và chỉnh sửa chúng. Sở hữu Người dùng tin Tiếp cận Nộidung thôngtin Tạo lập / Sử dụng Hình 2: Sơ đô biểu diễn mối quan hệ Ngoi ding tin (Users) — Quyén (Right)— N6i dung théng tin sé (Content) 17 Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thu Anh _ K50 Thông tin - Thư viện 1.3 Lựa chọn định dạng tài liệu Tiếp theo, th viện cần lựa chọn định dạng cho tài liệu số. Lựa chọn tiêu chuẩn thờng giữa file hình ảnh và file văn bản.

Dới đây là các định dạng phố biến cho hai loại này: + Định dạng file ảnh (TIF, GIF, JPG/JPEG.): Thích hợp cho hình ảnh hoặc văn bản viết tay. Tài liệu loại này thờng không có nhu cầu tìm kiếm toàn văn. File ảnh là sản phẩm trực tiếp từ việc quét tài liệu, nhng ít hữu dụng hơn dạng văn bản. + Định dạng file van ban (HTML, XML, DOC, PDF.): Doc tạo ra bang cách ứng dụng phần mềm OCR sau khi quét tài liệu.