NGUYỄN PHÙNG HƯNG BÀI GIẢNG HỌC PHẦN KHOA HỌC QUẢN LÝ TRONG HÀNG HẢI *** DÀNH CHO HỆ ĐẠI HỌC NGÀNH KHOA HỌC HÀNG HẢI – CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ HÀNG HẢI – MÃ HP 015032 ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP. HỒ CHÍ MINH – 12.2018 ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP HỒ CHÍ MINH (Trang để trống) Trang: 2 KHOA HỌC QUẢN LÝ TRONG HÀNG HẢI MỤC LỤC Nội dung Trang 1 Khái niệm về công tác quản lý 4 1.1 Lý thuyết về KHQL, nguyên tắc, phương pháp quản lý.2 Nghệ thuật quản lý, lãnh đạo 15 2 Nghệ thuật ứng xử trong công tác quản lý và chỉ huy tàu biển 20 2.1 Khái niệm về kỹ năng ứng xử 20 2.2 Kỹ năng ứng xử trong công tác quản lý nói chung 21 2.3 Kỹ năng ứng xử với cấp trên và đồng nghiệp, cấp dưới.4 Kỹ năng ứng xử trong công tác quản lý, chỉ huy tàu biển 26 3 Quản lý nhân sự, hành chính, y tế 28 3.1 Quản lý nhân sự trên tàu 28 3.2 Quản lý hành chính trên tàu 29 3.3 Quản lý sức khỏe và y tế trên tàu 29 4 Quản lý và tổ chức huấn luyện, xác nhận sổ huấn luyện trên tàu 34 4.1 Nhu cầu về huấn luyện và đào tạo 34 4.2 Công tác đào tạo và huấn luyện trên tàu biển 34 5 Quản lý nhật ký tàu, hồ sơ kỹ thuật và hành chính 37 5.1 Các loại hồ sơ, tài liệu trên tàu 37 5.2 Quản lý các sổ tay, hướng dẫn quy trình hệ thống quản lý an toàn 37 5.3 Quản nhật ký tàu và hồ sơ đăng kiểm tàu 39 6 Quản lý an toàn và ngăn ngừa ô nhiễm biển 44 6.1 Chính sách an toàn và bảo vệ môi trường 44 6.2 Cho phép làm việc trên tàu 45 6.3 An toàn khi tàu trong cảng 48 6.4 Bảo vệ môi trường (vấn đề về rác thải, chất thải vào không khí, thải nước bẩn) 50 7 Hạch toán chuyến đi và quản lý tài chính 53 7.1 Lập kế hoạch cho chuyến đi biển và hạch toán chuyến đi 53 7.2 Công tác quản lý tài chính trên tàu 56 8 Bảo quản, bảo dưỡng tàu và trang thiết bị 64 8.1 Bảo dưỡng tàu và trang thiết bị 64 8.2 Quản lý tài sản tàu và trang thiết bị 65 Tài liệu tham khảo 67 Trang: 3 ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP HỒ CHÍ MINH 1. KHÁI NIỆM VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ 1.1 Lý thuyết về khoa học quản lý, nguyên tắc, phương pháp quản lý 1.1 Khái niệm về khoa học quản lý Quản lý là một dạng hoạt động đặc biệt quan trọng của con người. Quản lý chứa đựng nội dung rộng lớn, đa dạng, phức tạp và luôn vận động, biến đổi, phát triển.
Vì vậy, khi nhận thức về quản lý, có nhiều cách tiếp cận và quan niệm khác nhau. Sở dĩ có những sự khác nhau trong tiếp cận và quan niệm như vậy là do các nguyên nhân sau: • Quản lý là lĩnh vực chứa đựng nội dung rộng lớn, đa dạng, phức tạp và luôn biến đổi cùng với sự thay đổi của những điều kiện kinh tế - xã hội ở những giai đoạn nhất định. • Nhu cầu mà thực tiễn quản lý đặt ra ở các giai đoạn lịch sử là không giống nhau, vì vậy, đòi hỏi phải có những quan niệm, lý thuyết về quản lý làm cơ sở lý luận cho việc giải quyết những vấn đề thực tiễn cũng khác nhau. • Trình độ phát triển ngày càng cao của khoa học và khả năng ứng dụng những thành tựu của chúng vào lĩnh vực quản lý làm xuất hiện những trường phái mới với những lý thuyết mới về quản lý.
• Vị thế, chỗ đứng, lập trường giai cấp của các nhà tư tưởng là không giống nhau. Từ đây ta có định nghĩa quản lý như sau: Quản lý là tác động có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi. Từ định nghĩa này, có thể thấy: • Quản lý là biểu hiện mối quan hệ giữa con người với con người, đó là quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý; • Quản lý là tác động có ý thức; • Quản lý là tác động bằng quyền lực; • Quản lý là tác động theo quy trình; • Quản lý là phối hợp các nguồn lực; • Quản lý nhằm thực hiện mục tiêu chung; • Quản lý tồn tại trong môi trường luôn biến đổi. Trang: 4 KHOA HỌC QUẢN LÝ TRONG HÀNG HẢI Như vậy, quản lý là một hệ thống bao gồm những nhân tố cơ bản: chủ thể quản lý, đối tượng quản lý, mục tiêu quản lý, công cụ, phương tiện quản lý, cách thức quản lý (có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình) và môi trường quản lý.
Những nhân tố đó có quan hệ và tác động lẫn nhau để hình thành nên quy luật và tính quy luật quản lý.2 Nguyên tắc quản lý: Theo từ điển tiếng Việt: Nguyên tắc là “Điều cơ bản định ra, nhất thiết phải tuân theo trong một loạt việc làm”. Như vậy, có thể nói nguyên tắc nói chung là các quy tắc xử sự do chủ thể đặt ra và yêu cầu thực hiện trong suốt quá trình hoạt động nhằm đạt hiệu quả hoạt động đó. Theo đó, nguyên tắc có đặc trưng nổi bật: • Tính khách quan • Tính bắt buộc • Tính định hướng Nguyên tắc quản lý: nguyên tắc quản lý là hệ thống những quan điểm quản lý có tính định hướng và những quy định, quy tắc bắt buộc chủ thể quản lý phải tuân thủ trong thực hiện chức năng và nhiệm vụ nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Một số nguyên tắc quản lý cơ bản: Nguyên tắc sử dụng quyền lực hợp lý: • Chủ thể quản lý phải sử dụng quyền lực trong giới hạn cho phép tức là thực thi đúng quyền hạn.
Điều đó có nghĩa là, trong một cơ cấu tổ chức, tuyến quyền lực tồn tại ở những tầng nấc khác nhau và mỗi một chức vị trong tuyến quyền lực có một thẩm quyền nhất định • Nguyên tắc này yêu cầu chủ thể quản lý không được vi phạm vào các trường hợp sau đây: độc quyền, chuyên quyền, lạm quyền, tiếm quyền hay bỏ rơi quyền lực • Để thực hiện được nguyên tắc này thì công việc quản lý phải được mô tả rõ rang, cụ thể. Phải thực hiện việc ủy quyền hợp lý để tránh quá tải trong việc thiết lập hệ thống kiểm tra rộng rãi Nguyên tắc quyền hạn tương xứng với trách nhiệm: - Quyền hạn trong quản lý là tính độc lập của những chức vị trong việc ban hành, tổ chức thực thi và kiểm tra đánh giá quyết định quản lý. Trang: 5 ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP HỒ CHÍ MINH - Trách nhiệm là yêu cầu cần phải hoàn thành công việc của mỗi chức vị trong cơ cấu tổ chức theo đúng chuẩn mực. Mỗi một chức vị vừa phải thực hiện đúng bổn phận của mình đối với cấp trên, vừa gánh chịu hậu quả của những công việc mà cấp dưới thực hiện theo sự phân công.
- Sự tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm là sự thể hiện mối quan hệ giữa quyền được ban hành, tổ chức thực thi và kiểm tra đánh giá các quyết định quản lý với kết quả và hậu quả của quá trình đó. Như vậy, quyền hạn của người quản lý càng lớn thì trách nhiệm càng cao. Người quản lý khác với người không quản lý ở chỗ anh ta vừa chịu trách nhiệm với hành vi của mình mà còn phải chịu trách nhiệm với hành vi của cấp dưới. - Để thực hiện được nguyên tắc này, nhà quản lý cần phải: + Nâng cao chất lượng của các quyết định quản lý + Chuẩn bị tốt các điều kiện để thực thi các quyết định + Quan tâm đến việc kiểm tra, giám sát và đánh giá quyết định quản lý Nguyên tắc thống nhất trong quản lý - Nguyên tắc này phản ánh mối quan hệ giữa người quản lý với người quản lý, đó là các mối quan hệ giữa người quản lý cấp dưới và cấp trên và quan hệ đồng cấp trong việc thực thi chức năng của họ.
Nguyên tắc này yêu cầu các cấp quản lý trong một cơ cấu tổ chức phải có sự thống nhất trong: ra quyết định quản lý, tổ chức thực hiện quyết định và kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện. - Để thực hiện được nguyên tắc này các nhà quản lý cần phải quán triệt quan điểm quản lý, trao đổi thảo luận trong quá trình ra quyết định quản lý, phân công nhiệm vụ rõ ràng và hợp lý, giao ban định kì. Nguyên tắc thực hiện quy trình quản lý - Quy trình quản lý bao gồm lập kế hoạch và ra quyết định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra là có tính bắt buộc đối với mọi nhà quản lý ở mọi lĩnh vực quản lý. - Thực hiện quy trình này là thể hiện đặc trưng của lao động quản lý.
Bởi lẽ, hoạt động quản lý không phải là hoạt động tác nghiệp cụ thể để tạo ra sản phẩm trực tiếp mà nó là hoạt động gián tiếp và tổng hợp thông qua con người và các nguồn lực để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. - Để thực hiện được nguyên tắc này chủ thể quản lý không chỉ trang bị cho mình những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cụ thể mà điều quan trọng là phải có được những kiến thức về khoa học quản lý, khoa học tổ chức, khoa học lãnh đạo. Trang: 6 KHOA HỌC QUẢN LÝ TRONG HÀNG HẢI Nguyên tắc kết hợp hài hoà các lợi ích - Quản lý là nhằm hướng đến thực hiện mục tiêu chung của tổ chức, tuy nhiên để thực hiện được điều đó và đảm bảo cho tổ chức phát triển lâu dài và bền vững thì chủ thể quản lý phải nhận thức được hệ thống lợi ích và quan hệ lợi ích, đảm bảo thực hiện chúng một cách hài hòa. - Sự hài hoà của hệ thống lợi ích biểu hiện ở sự kết hợp hài hoà giữa lợi ích vật chất và lợi ích tinh thần; lợi ích kinh tế với lợi chính trị, xã hội, môi trường; lợi ích chung -lợi ích riêng; lợi ích toàn cục -lợi ích bộ phận; lợi ích trước mắt -lợi ích lâu dài v.
- Sự hài hoà của các quan hệ lợi ích thể hiện ở sự kết hợp hài hoà giữa lợi ích của người quản lý với người bị quản lý; giữa lợi ích của các chủ thể quản lý với nhau; giữa lợi ích của các đối tượng quản lý với nhau; giữa lợi ích của tổ chức này với lợi ích của các tổ chức khác và với lợi ích xã hội.