CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MTV TOYODA 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH MTV TOYODA 1. Giới thiệu sơ lược về Công ty TNHH MTV TOYODA Công ty TNHH MTV TOYODA giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ 1 ngày 24 tháng 2 năm 2016 do Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp. Tên đầy đủ: Công ty TNHH Một thành viên TOYODA Trụ sở chính: số 52A, đường Chòm Sao, khu phố Hưng Lộc, phường Hưng Định, thành phố Thuận An, tỉnh Bình Dương, Việt Nam.
Mã số thuế: 3702439604 được đăng ký và quản lý bởi Chi cục Thuế Thành phố Thuận An.Trách nhiệm hữu hạn Đại điện pháp luật: Ngô Thi Văn Thuy Quốc tịch: Việt Nam Vốn điều lệ: 1.000 đồng Điện thoại: 0908941899 Fax: 06503746899 Công ty TNHH MTV TOYODA là một doanh nghiệp có đầy đủ tư cách pháp nhân, hoạch toán kinh tế độc lập và có con dấu riêng. Vào những ngày đầu thành lập, nguồn vốn công ty còn hạn chế so với các doanh nghiệp khác, vì thế công ty phải đối mặt với rất nhiều khó khăn. Tuy nhiên, cùng với sự cố gắng của Ban giám đốc và các thành viên, công ty đã dần khẳng định vị trí của mình và ngày càng vững mạnh. Trải qua thời gian hoạt động và phát triển, đến nay Công ty TNHH MTV TOYODA đã hoạt động 4 năm ngày càng trưởng thành và phát triển lớn mạnh và không ngừng mở rộng về quy mô, cơ cấu tổ chức, ngành nghề, không ngừng cải thiện về mặt đời sống và tinh thần cho công nhân viên.
Đặc điểm, quy trình sản xuất kinh doanh • Ngành nghề kinh doanh: Công ty TNHH MTV TOYODA là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng, tư vấn kỹ thuật xe nâng chuyên nghiệp tại Bình Dương và các tỉnh thành lân cận, 4 các loại trọng tải từ 1 tấn đến 25 tấn với nhiều chủng loại xe hiện có tại Việt Nam như: Xe nâng Pallet, Xe nâng tay cao, Xe nâng cao bán tự động, Xe nâng thùng phuy, khung kẹp phuy,… Theo giấy chứng nhận kinh doanh, ngành nghề kinh doanh của công ty là: Buôn bán ô tô và xe có động cơ khác. Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác. Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác. Buôn bán nông, lâm sản nguyên liệu ( trừ gỗ, tre, nứa ); và động vật sống.
Buôn bán thực phẩm. Buôn bán vải, hàng may sẵn, giày dép. Buôn bán đồ dùng khác cho gia đình. Buôn bán chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu.
Vận tải hàng hóa bằng đường bộ. Cho thuê xe có động cơ. Trong đó ngành nghề kinh doanh chính của công ty là: Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác. • Quy trình kinh doanh: Hàng hóa của công ty khi được nhập vào kho được kiểm kê rất rõ ràng từ nguồn gốc, xuất sứ, cho đến mẫu mã sản phẩm, cho đến khâu lưu kho và cả cho đến khi xuất bán đều được kế toán ghi nhận lại một cách cụ thể.
Mua vào Dự trữ Bán ra Sơ đồ 1.1: Quy trình kinh doanh của công ty Nguồn: Phòng Kinh doanh công ty TNHH MTV TOYODA (2020) 5 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Giám đốc Phó Giám đốc Phòng kinh Phòng hành Phòng kỹ Phòng kế toán doanh chính-nhân sự thuật Sơ đồ 1.2: Bộ máy tổ chức của công ty TNHH MTV TOYODA Nguồn: Phòng Hành chính-nhân sự công ty TNHH MTV TOYODA (2020) 1. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban • Giám đốc: Là người đại diện theo pháp luật của công ty.
Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty và pháp luật về mọi hoạt động điều hành của công ty, trực tiếp phụ trách các lĩnh vực: Công tác Tổ chức - Nhân sự; Thi đua khen thưởng và kỷ luật. Công tác Tài chính - Kế toán. Công tác Kinh doanh: + Kế hoạch ngắn hạn, dài hạn và chiến lược kinh doanh. + Lựa chọn nhà phân phối, hình thức phân phối, tiến đ ộ cung ứng hàng hoá ra thị trường.
+ Quy mô, phương thức đầu tư phát triển thị trường. + Ký kết hợp đồng kinh tế mua - bán hàng hoá, dịch vụ. • Phó giám đốc: Giúp việc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty và pháp luật về các lĩnh vực công tác do Giám đốc công ty phân công và uỷ quyền. Thay mặt Giám đốc công ty trực tiếp phụ trách các lĩnh vực: 6 Bảo vệ, mở rộng và phát triển thị trường, thị phần hàng hoá công ty đang kinh doanh.
Tổ chức vận chuyển, tiếp nhận và giao nhận hàng hoá theo kế hoạch.Tổ chức bảo quản hàng hoá trong kho công ty, hàng hoá trên đường, hàng hoá tồn tại nhà phân phối và tại các cửa hàng. Công tác kiểm soát chất lượng sản phẩm trong quá trình phân phối tiêu thụ. Tham gia giám sát hoạt động công tác thị trường, giám sát kênh phân phối. Công tác quản trị hành chính, văn thư lưu trữ, an toàn vệ sinh lao động, phòng cháy chữa cháy và an ninh quốc phòng.
Công tác tiền lương, bảo hộ, bảo hiểm lao động và tài sản. Ký kết các hợp đồng kinh tế theo uỷ quyền của Giám đốc công ty. Phối hợp công tác với các tổ chức đoàn thể chính trị xã hội. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Giám đốc công ty phân công.
Điều hành hoạt động hàng ngày của công ty theo uỷ quyền của Giám đốc công ty và khi Giám đốc công ty đi vắng. • Phòng kinh doanh: Xây dựng chiến lược, định hướng phát triển trung và dài hạn của công ty. Tổng hợp, xây dựng, theo dõi, đăng ký và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của công ty. Được ủy nhiệm chuyên trách về hoạt động kinh doanh của công ty, tham mưu đề xuất trong kinh doanh như mở rộng mạng lưới kinh doanh, xúc tiến mua bán hàng hóa cả trong và ngoài nước.
Nắm bắt thăm dò thị trường giá cả, đối thủ cạnh tranh, thị hiếu, thực hiện ký kết hợp đồng sản xuất kinh doanh theo quyết định của Ban giám đốc. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kinh doanh theo từng tháng, quý, năm dự thảo phương pháp kinh doanh tổng hợp để trình lên Ban giám đốc quyết định. • Phòng kỹ thuật: 7 Phòng Kỹ thuật là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của công ty, có chức năng tham mưu cho HĐQT và Tổng giám đốc về công tác kỹ thuật, công nghệ, định mức và chất lượng sản phẩm. Thiết kế, triển khai giám sát về kỹ thuật các sản phẩm làm cơ sở để hạch toán, đấu thầu và ký kết các hợp đồng kinh tế.
Kết hợp với phòng Kế hoạch vật tư theo dõi, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá, vật tư khi mua vào hoặc xuất ra. Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng sản phẩm. • Phòng kế toán: Lập kế hoạch và tổ chức kế hoạch tài chính hàng năm. Lập sổ sách ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời liên tục về tài sản và vốn.
Thực hiện các chế độ báo cáo kế toán theo đúng các pháp lệnh kế toán thống kê và nghiên cứu tạo nguồn và sử dụng hợp lý. Giám sát, đôn đốc các hoạt động tài chính theo đúng chế độ do Bộ Tài chính ban hành. Tổ chức hệ thống sổ sách chứng từ công tác kế toán phù hợp với đặc điểm công ty, phân tích đánh giá các tổng hợp chỉ tiêu tài chính phục vụ cho công tác điều hành quản lý công ty. • Phòng hành chính-nhân sự: Tham mưu cho giám đốc về công tác cán bộ công nhân viên.
Thực hiện chế độ chính sách tiền lương theo quy định của nhà nước, bên cạnh đó đánh giá chất lượng cán bộ xây dựng chiến lược quy hoạch và kế hoạch bồi dưỡng cán bộ. Chỉ đạo và xây dựng, xét mức lao động, tiền lương, thi đua, khen thưởng chỉ đạo tổ chức hướng dẫn, đề xuất, miễn nhiệm, tiếp nhận, tổ chức công ty hành chính, văn thư lưu trữ, công tác quản trị công ty, đảm bảo cho điều kiện làm việc để bộ máy công ty làm việc hiệu quả. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 1. Cơ cấu nhân sự Để thuận tiện cho công việc quản lý thì công ty TNHH MTV TOYODA đã áp dụng hình thức kế toán tập trung và mọi việc của kế toán đều được tập trung ở phòng kế toán trung tâm từ việc kiểm tra chứng từ, ghi sổ đến khâu xuất báo cáo.
Ở phòng kế toán, mọi nhân viên đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng. Bộ máy tổ chức kế toán của công ty được bố trí bởi 2 nhân sự và tất cả đều có trình độ đại học và nắm vững kiến thức chuyên môn. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh Kế toán kho Thủ quỹ Kế toán thuế tóan Sơ đồ 1.3: Sơ đồ bộ máy kế toán Nguồn: Phòng kế toán của Công ty TNHH MTV TOYODA (2020) 1. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận • Kế toán trưởng: là người đứng đầu bộ máy nên có quyền hạn và trách nhiệm: Chịu sự lãnh đạo trực tiếp về hành chính của ban giám đốc công ty, đồng thời chịu sự lãnh đạo kiểm tra về mặt nghiệp vụ của cơ quan có thẩm quyền.
Kế toán trưởng có quyền yêu cầu và hướng dẫn tất cả các phòng ba n, đội ngũ nhân viên trong công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời những tài liệu pháp quy và những tài liệu khác, tài liệu cần thiết cho công tác kế toán. Có trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi và giải trình chính xác số liệu, tư liệu có liên quan trong thanh tra. Có trách nhiệm theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, theo dõi công nợ bằng cách căn cứ vào hóa đơn, hợp đồng đã ký. 9 Hàng tháng phải nộp báo cáo chi tiết công nợ, phản hồi việc thanh toán chậm của khách hàng và báo cáo các khoản nợ khó đòi.
• Kế toán tiền mặt: Lập các chứng từ thu chi có phát sinh. Hoạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt. Nhận báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ gốc từ thủ quỹ hằng ngày. Kiểm tra đối chiếu số liệu trên chứng từ với số liệu trên sổ quỹ.
Định khoản và ghi vào sổ kế toán tổng hợp. Lưu giữ các chứng từ liên quan đến tiền mặt. • Kế toán ngân hàng: Theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan thu, chi tiền mặt, ngoại tệ qua chuyển khoản ngân hàng. Theo dõi tình hình vay, mượn, chuyển khoản khi công ty có yêu c ầu.
