CHƯƠNG 1. CỞ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Bán hàng và phương thức bán hàng 1. Khái niệm bán hàng "Bán hàng là khâu cuối cùng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, nó chính là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ tay người bán sang tay người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền được đòi tiền ở người khác".
Xét góc độ về kinh tế: Bán hàng là quá trình hàng hóa của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái vật chất (hàng) sang hình thái tiền tệ (tiền). Quá trình bán hàng ờ các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng có những đặc điểm chính sau đây: Có sự trao đổi thòa thuận giũa người mua và người bán, người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hóa: người bán mất quyền sờ hữu, người mua có quyền sở hữu về hàng hóa đã mua bán. Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, các doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng một khối lượng hàng hóa và nhận lại cùa khách hàng một khoàn gọi là doanh thu bán hàng, sổ doanh thu này là cơ sở để doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh của mình.
Các phương thức thức bán hàng. Hiện nay các doanh nghiệp thương mại thường áp dụng các phương thức bán hàng sau: (a) Phương thức bán buôn hàng hóa: là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất với số lượng lớn. Trong bán buôn hàng hóa, thường có các phương thức sau đây: Luận văn tôt nghiệp Khoa Kế toán – Kế toán doanh nghiệp - Phương thức bán buôn qua kho: là phương thức bán buôn hàng hóa mà trong đó hàng bán phải được xuất ra từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Trong phương thức này có 2 hình thức: + Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho: Theo hình thức này, khách hàng cử người mang giấy ủy nhiệm đến kho của doanh nghiệp trực tiếp nhận hàng và áp tải hàng về.
+ Bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng: Bên bán căn cứ hợp đồng kinh tế đã ký kết, hoặc theo đơn đặt hàng của người mua xuất kho gửi hàng cho người mua bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài. - Phương thức bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng: Là phương thức bán buôn hàng hóa mà trong đó hàng hóa bán ra khi mua về từ nhà cung cấp không đem về nhập kho của doanh nghiệp mà giao bán ngay hoặc bán ngay cho khách hàng. Phương thức này bao gồm hai hình thức sau : + Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (Hình thức giao tay ba): Doanh nghiệp thương mại bán buôn sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp của mình thì giao bán trực tiếp cho khách hàng của mình tại địa điểm do hai bên thỏa thuận. + Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài để vận chuyển hàng đến giao cho bên mua tại địa điểm đã thỏa thuận.
(b) Phương thức bán lẻ hàng hóa: Là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua với số lượng nhỏ. Phương thức này bao gồm các hình thức sau: Luận văn tôt nghiệp Khoa Kế toán – Kế toán doanh nghiệp + Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Là hình thức bán hàng mà trong đó việc mua thu tiền ở người mua và giao hàng ở người mua tách rời nhau. + Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách. + Hình thức bán lẻ tự phục vụ: Theo hình thức này, khách hàng tự chọn những hàng hóa mà mình cần sau đó mang đến bộ phận thu tiền để thanh toán tiền hàng, nhân viên thu tiền và lập hóa đơn bán hàng.
(c) Phương thức bán hàng trả góp, chậm trả: Là phương thức bán hàng mà doanh nghiệp thương mại dành cho người mua ưu đãi được trả tiền hàng trong nhiều kỳ. Doanh nghiệp thương mại được hưởng thêm khoản chênh lệch giữa giá bán trả góp và giá bán thông thường theo phương thức trả tiền ngay gọi là lãi trả góp. Khi doanh nghiệp thương mại giao hàng cho người mua, hàng hóa được xác định là tiêu thụ. Tuy nhiên khoản lãi trả góp chưa được ghi nhận toàn bộ mà chỉ được phân bổ dần vào doanh thu hoạt động tài chính vào nhiều kỳ sau giao dịch bán.
(d) Phương thức bán hàng đại lý: Là phương thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở nhận bán đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Sau khi bán được hàng, cơ sở đại lý thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp thương mại và được hưởng một khoản tiền gọi là hoa hồng đại lý. Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại cho đến khi nào cơ sở đại lý thanh toán tiền bán hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì nghiệp vụ bán hàng mới hoàn thành. Ý nghĩa của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.
a) Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. - Theo dõi bán hàng hóa dịch vụ theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng. Luận văn tôt nghiệp Khoa Kế toán – Kế toán doanh nghiệp Điều này giúp doanh nghiệp sử dụng một cách hiệu quả nguồn nhân lực tránh gây lãng phí nguồn nhân lực. Đồng thời có những điều chỉnh hợp lý giữa các bộ phận, các đơn vị bán hàng nhằm đem lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp.
- Theo dõi và tổng hợp các hóa đơn bán hàng. Đối với một doanh nghiệp công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò quan trọng trong từng bước hạn chế sự thất thoát hàng hóa, phát hiện được những hàng hóa chậm luân chuyển để có biện pháp xử lý kịp thời nhằm thúc đấy quá trình tuần hoàn vốn. - Liên kết với phân hệ kế toán công nợ phải thu, kế toán tổng hợp và kế toán kho. Từ các số liệu kế toán sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một cái nhìn tổng quan về hoạt động của mình giúp doanh nghiệp nắm bắt tổng quát nhất được mức độ hoàn chỉnh về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh từ đó tìm ra những biện pháp thiếu sót gây mất cân đối giữa khâu mua hàng- khâu dự trữ và khâu bán hàng để có biện pháp khắc phục kịp thời.
- Theo dõi các khoản phải thu tiền, và tình trạng công nợ của khách hàng. - Liên kết với kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng. Thông qua các số liệu mà kế toán bán hàng, kế toán các khoản phải thu và kế toán công nợ doanh nghiệp biết được khả năng luân chuyển vốn trong kỳ kinh doanh, số tiền nhàn rỗi hiện có của doanh nghiệp để từ đó có quyết định có nên đầu tư, cho vay hoặc có quan hệ làm ăn với các doanh nghiệp bạn. b) Yêu cầu,nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh - Ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác và đầy đủ toàn bộ tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ, cả về giá trị và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán trên tổng số và trên từng loại mặt hàng, từng phương thức bán hàng.
Luận văn tôt nghiệp Khoa Kế toán – Kế toán doanh nghiệp Với một doanh nghiệp (cả doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại) thường là kinh doanh đa mặt hàng vì vậy việc ghi chép, phản ánh chi tiết đến từng loại mặt hàng cả về số lượng và giá cả là điều rất quan trọng. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc ra quyết định của doanh nghiệp đến mặt hàng đó. Nên tiếp tục mở rộng sản xuất kinh doanh hay hạn chế kinh doanh mặt hàng đó. Để từ đó doanh nghiệp có những chiến lược kinh doanh cụ thể đến với từng mặt hàng, từng đơn vị kinh doanh để phù hợp với thị yếu của khách hàng nhằm đem lại lợi nhuận cao nhất.
- Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá trị thanh toán của hàng hóa, dịch vụ bán ra, gồm cả doanh thu bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, thuế giá trị gia tăng đầu ra của từng nhóm mặt hàng hóa khác nhau, từng hóa đơn bán hàng hay từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc,… Điều này giúp cho doanh nghiệp có được một cái nhìn tổng quan nhất về hoạt động kinh doanh của đơn vị. Đâu là mặt hàng đem lại doanh thu chính cho doanh nghiệp, đâu là đơn vị có doanh thu cao nhất,… Để từ đó doanh nghiệp có những biện pháp khắc phục điểm yếu và phát huy điểm mạnh của mình. - Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng hóa đã được tiêu thụ, đồng thời phân bổ chi phí mua hàng cho hàng tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng. - Kiểm tra chặt chẽ, đôn đốc tình hình thu hồi đồng thời quản lý tiền hàng, quản lý khách hàng nợ, theo dõi chi tiết từng khách hàng, lô hàng , số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ,… Trong hoạt động sản xuất kinh doanh thì công nợ là điều tất yếu xảy ra.
Việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý công nợ thật tốt để sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả nhất, tránh gây lãng phí nguồn vốn làm suy giảm lợi nhuận của doanh nghiệp. Luận văn tôt nghiệp Khoa Kế toán – Kế toán doanh nghiệp - Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế đã phát sinh trong kỳ và kết chuyển (hay phân bổ) chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ, làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh. Bên cạnh việc tổng hợp doanh thu, doanh nghiệp cũng cần phải tổng hợp các chi phí phát sinh trong kỳ để xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Để đem lại lợi nhuận kinh doanh cao nhất cho doanh nghiệp bên cạnh việc có doanh thu tốt còn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chi phí một cách hiệu quả nhất.
Để làm được điều này doanh nghiệp cần phải sử dụng tiết kiệm và phản ánh kịp thời các chi phí phát sinh.