Information systems in business final project an information system for huca

Dự án cuối kỳ: Hệ thống thông tin cho HUCA. Tìm hiểu cách xây dựng hệ thống thông tin hiệu quả, đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp HUCA. Phân tích chi tiết dự án.

• Tác giả: Nguyen Phan Thuy Trang
• Người hướng dẫn: Pham Thai Ky Trung (Lecturer)
• Trường học: Ton Duc Thang University
• Chuyên ngành: Information Systems in Business
• Đề tài: An Information System for HUCA
• Loại tài liệu: Final Project
• Năm xuất bản: 2022-2023
• Địa điểm: Ho Chi Minh City

Tóm tắt

I. Tổng quan đồ án hệ thống thông tin cho doanh nghiệp HUCA

Một hệ thống thông tin doanh nghiệp (enterprise information system) hiệu quả là nền tảng cho sự thành công trong môi trường kinh doanh hiện đại. Đề tài "Information systems in business final project an information system for huca" là một luận văn hệ thống thông tin tiêu biểu, trình bày quá trình giải quyết vấn đề thực tiễn thông qua việc xây dựng một giải pháp công nghệ. Dự án này tập trung vào việc phát triển một hệ thống thông tin chuyên biệt cho công ty HUCA, một doanh nghiệp sản xuất đồ gia dụng thành lập năm 2002 tại Việt Nam. Mục tiêu chính là chuyển đổi các quy trình thủ công, thiếu hiệu quả sang một nền tảng tự động hóa, giúp tối ưu hóa việc quản lý và vận hành. Việc xây dựng một hệ thống mới được coi là giải pháp cho các vấn đề mà tổ chức đang phải đối mặt, từ việc không đạt được hiệu suất như mong đợi đến việc tận dụng các cơ hội mới để phát triển. Quy trình này, được gọi là phát triển hệ thống, bao gồm các hoạt động có cấu trúc rõ ràng như phân tích, thiết kế, lập trình, kiểm thử, chuyển đổi, sản xuất và bảo trì. Các hoạt động này thường diễn ra tuần tự, nhưng có thể lặp lại hoặc đồng thời tùy thuộc vào phương pháp luận được áp dụng. Đồ án không chỉ dừng lại ở việc lý thuyết hóa mà còn đi sâu vào việc lựa chọn giải pháp cụ thể, phân tích chi phí, và lập kế hoạch triển khai chi tiết, thể hiện sự kết hợp chặt chẽ giữa kiến thức học thuật và ứng dụng thực tế. Nội dung nghiên cứu cung cấp một cái nhìn toàn diện về cách một hệ thống thông tin quản lý có thể giải quyết các thách thức cụ thể trong chuỗi cung ứng và tương tác với nhà cung cấp, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh cho HUCA.

1.1. Bối cảnh và mục tiêu cốt lõi của dự án cho HUCA

Công ty HUCA, với sự phát triển nhanh chóng và danh tiếng ngày càng tăng, phải đối mặt với áp lực lớn về nhu cầu sản phẩm. Điều này dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng trong việc quản lý nguồn cung và giao tiếp với các nhà cung cấp hiện tại cũng như tiềm năng. Tình trạng quy trình thủ công đã không còn đáp ứng kịp tốc độ tăng trưởng, gây ra sự chậm trễ và thiếu hiệu quả. Mục tiêu cốt lõi của đồ án tốt nghiệp công nghệ thông tin này là thiết kế và triển khai một hệ thống thông tin quản lý nhà cung cấp (Vendor Management System) để giải quyết triệt để các vấn đề này. Hệ thống phải có khả năng tự động hóa quy trình đặt hàng, quản lý thông tin nhà cung cấp một cách tập trung, và cải thiện giao tiếp trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Hơn nữa, dự án hướng đến việc tạo ra một nền tảng minh bạch, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu suất của từng nhà cung cấp, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược tốt hơn.

1.2. Vai trò của hệ thống thông tin trong vận hành hiện đại

Trong bối cảnh kinh doanh số, hệ thống thông tin không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là yếu tố quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Một hệ thống thông tin doanh nghiệp tích hợp giúp thống nhất các luồng dữ liệu từ nhiều phòng ban, tạo ra một bức tranh tổng thể về hoạt động của tổ chức. Nó cho phép các nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và kịp thời. Đối với HUCA, việc triển khai hệ thống mới sẽ giúp chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, giảm thiểu sai sót do con người, tiết kiệm chi phí vận hành và tăng cường mối quan hệ với đối tác. Hơn nữa, một hệ thống mạnh mẽ sẽ cải thiện khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường, giúp HUCA duy trì lợi thế cạnh tranh và mở rộng quy mô một cách bền vững. Tài liệu gốc đã chỉ ra các loại hệ thống như TPS, MIS, DSS và EIS, mỗi loại đóng một vai trò khác nhau từ xử lý giao dịch đến hỗ trợ ra quyết định cấp cao, minh chứng cho tầm quan trọng của việc lựa chọn đúng loại hệ thống cho đúng mục đích.

II. Cách HUCA xác định thách thức trong quy trình nghiệp vụ

Trước khi triển khai bất kỳ giải pháp công nghệ nào, việc xác định chính xác các vấn đề và thách thức hiện tại là bước đi tiên quyết. Đối với HUCA, vấn đề lớn nhất được xác định là sự thiếu hụt nguồn cung và khả năng giao tiếp kém hiệu quả với các nhà cung cấp trong bối cảnh nhu cầu tăng vọt. Quy trình nghiệp vụ (business process) hiện tại phụ thuộc nhiều vào các thao tác thủ công, dẫn đến tình trạng quá tải, chậm trễ và thiếu minh bạch. Tài liệu gốc nêu rõ: “vấn đề lớn nhất chúng tôi gặp phải là sự thiếu hụt nguồn cung và giao tiếp từ các nhà cung cấp hiện tại và có thể cả các nhà cung cấp mới của chúng tôi”. Điều này cho thấy hệ thống cũ không còn đủ khả năng để mở rộng và đáp ứng yêu cầu của thị trường. Việc phân tích sâu hơn cho thấy thông tin bị phân mảnh, các quy trình không được chuẩn hóa, gây khó khăn cho việc theo dõi đơn hàng, quản lý hợp đồng và đánh giá hiệu suất nhà cung cấp. Thách thức này đòi hỏi một giải pháp toàn diện, không chỉ là một phần mềm đơn lẻ mà là một hệ thống thông tin doanh nghiệp có khả năng tích hợp và tự động hóa. Việc nhận diện rõ ràng các “điểm đau” này là cơ sở để đội ngũ dự án đề ra các yêu cầu cụ thể cho hệ thống mới, đảm bảo rằng giải pháp được xây dựng sẽ giải quyết đúng và trúng vấn đề cốt lõi, mang lại giá trị thực tiễn cho hoạt động quản lý dự án phần mềm của công ty.

2.1. Phân tích điểm nghẽn trong các quy trình thủ công

Các quy trình thủ công tại HUCA tạo ra nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng. Việc đặt hàng, theo dõi giao hàng, và xử lý hóa đơn đều được thực hiện thông qua các phương tiện truyền thống như email hoặc điện thoại. Điều này dẫn đến việc thông tin bị phân tán, dễ xảy ra sai sót và mất nhiều thời gian để tổng hợp. Một vấn đề khác là thiếu một kho dữ liệu tập trung về nhà cung cấp, khiến việc tìm kiếm thông tin, so sánh báo giá, và đánh giá lịch sử hợp tác trở nên vô cùng khó khăn. Những điểm nghẽn này không chỉ làm giảm hiệu suất hoạt động mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đáp ứng đơn hàng của HUCA, làm giảm sự hài lòng của khách hàng và tiềm ẩn nguy cơ mất thị phần vào tay đối thủ cạnh tranh. Việc mô hình hóa lại quy trình nghiệp vụ (business process modeling) là yêu cầu cấp thiết để loại bỏ các bước thừa và tối ưu hóa luồng công việc.

2.2. Yêu cầu cải tiến quản lý chuỗi cung ứng và đối tác

Sự mở rộng nhanh chóng của HUCA đòi hỏi một phương pháp tiếp cận chuyên nghiệp hơn trong việc quản lý chuỗi cung ứng và đối tác. Doanh nghiệp cần một hệ thống có thể hỗ trợ từ khâu đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp mới đến việc duy trì và phát triển mối quan hệ với các đối tác chiến lược. Yêu cầu đặt ra là phải có một cổng thông tin (supplier portal) nơi nhà cung cấp có thể đăng ký, cập nhật thông tin, nhận đơn hàng và gửi hóa đơn một cách tự động. Hệ thống này cũng cần cung cấp các công cụ để theo dõi hiệu suất, quản lý hợp đồng và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng. Việc cải tiến này sẽ giúp HUCA xây dựng một mạng lưới nhà cung cấp vững mạnh, đáng tin cậy, đồng thời giảm thiểu rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và hiệu quả.

III. Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin HUCA

Để xây dựng một giải pháp hiệu quả, dự án đã áp dụng một phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống (system analysis and design) có cấu trúc. Quá trình này bắt đầu bằng việc xác định kết quả mong muốn và phạm vi của dự án. Giai đoạn Phân tích Sơ bộ (Preliminary Analysis) đóng vai trò nền tảng, trong đó nhóm dự án đặt ra các câu hỏi giả định và hợp lý để tìm ra hướng giải quyết vấn đề. Một phần quan trọng của giai đoạn này là phân tích tính khả thi, bao gồm tính khả thi về kỹ thuật, kinh tế và pháp lý. Kết quả của giai đoạn này là một tài liệu yêu cầu hệ thống chi tiết, làm cơ sở cho các bước tiếp theo. Quá trình này tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc của vòng đời phát triển phần mềm (Software Development Life Cycle - SDLC), một phương pháp luận đã được chứng minh hiệu quả trong quản lý dự án phần mềm. Như được minh họa trong Hình 1 của tài liệu gốc, quy trình phát triển hệ thống bao gồm các bước tuần tự từ phân tích, thiết kế, lập trình, kiểm thử, chuyển đổi đến sản xuất và bảo trì. Cách tiếp cận này đảm bảo rằng mọi khía cạnh của hệ thống đều được xem xét kỹ lưỡng, từ yêu cầu nghiệp vụ đến các yếu tố kỹ thuật, giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sản phẩm cuối cùng đáp ứng đúng kỳ vọng của doanh nghiệp. Đây là một bước đi chiến lược trong việc thực hiện luận văn hệ thống thông tin này.

3.1. Áp dụng vòng đời phát triển phần mềm SDLC vào dự án

Dự án đã lựa chọn mô hình Software Development Life Cycle (SDLC) làm kim chỉ nam cho toàn bộ quá trình phát triển. Mô hình này cung cấp một khuôn khổ có cấu trúc, chia dự án thành các giai đoạn riêng biệt và dễ quản lý. Giai đoạn đầu tiên là phân tích hệ thống, nơi các yêu cầu được thu thập và tài liệu hóa. Tiếp theo là giai đoạn thiết kế hệ thống, nơi kiến trúc tổng thể, cơ sở dữ liệu, và giao diện được phác thảo. Sau đó, các lập trình viên sẽ tiến hành lập trình và xây dựng hệ thống. Giai đoạn kiểm thử (Testing) là cực kỳ quan trọng, bao gồm unit test, system test và user-acceptance test để đảm bảo phần mềm hoạt động chính xác và không có lỗi. Cuối cùng là các giai đoạn chuyển đổi (Conversion), đưa hệ thống vào vận hành thực tế và bảo trì (Maintenance) để hỗ trợ và cải tiến liên tục. Việc áp dụng SDLC giúp đảm bảo chất lượng và tính bền vững của hệ thống thông tin quản lý.

3.2. Quy trình xác định yêu cầu và phân tích tính khả thi

Việc xác định yêu cầu là trái tim của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Nhóm dự án đã tiến hành phỏng vấn các bên liên quan, ghi chép lại các quy trình hiện tại và phát triển các yêu cầu dữ liệu để có được một bức tranh toàn cảnh về những gì hệ thống cần thực hiện. Giai đoạn này không liên quan đến lập trình mà tập trung vào việc tài liệu hóa. Song song đó, phân tích tính khả thi được thực hiện để trả lời các câu hỏi quan trọng: Về mặt kỹ thuật, liệu việc tạo ra giải pháp này có khả thi không? Về mặt kinh tế, công ty có đủ khả năng chi trả không? Về mặt pháp lý, việc triển khai có tuân thủ các quy định không? Quá trình này giúp HUCA đánh giá một cách toàn diện liệu dự án có nên được khởi động hay không, tránh lãng phí nguồn lực vào những ý tưởng không thực tế.

IV. Hướng dẫn triển khai hệ thống quản lý nhà cung cấp Odoo

Sau giai đoạn phân tích, việc lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp là yếu tố quyết định thành công. Dự án đã quyết định lựa chọn và triển khai Odoo ERP, một phần mềm mã nguồn mở mạnh mẽ và linh hoạt. Lý do lựa chọn Odoo là vì nó cung cấp đầy đủ các mô-đun cần thiết để quản lý quy trình nghiệp vụ từ tài chính, kế toán, kho hàng, đến quản lý chuỗi cung ứng mà không mất chi phí bản quyền ban đầu. Quá trình triển khai bắt đầu bằng việc thiết kế cơ sở dữ liệu (database management) để lưu trữ tập trung thông tin nhà cung cấp, sản phẩm và đơn hàng. Tiếp theo, nhóm dự án tập trung vào việc thiết kế giao diện người dùng (User Interface - UI) và trải nghiệm người dùng (User Experience - UX) sao cho thân thiện và dễ sử dụng nhất, nhằm khuyến khích cả nhân viên HUCA và các nhà cung cấp tích cực sử dụng hệ thống. Kế hoạch triển khai được vạch ra chi tiết thông qua biểu đồ Gantt (Bảng 6), chia dự án thành bốn giai đoạn chính: Lập kế hoạch và Yêu cầu, Thiết kế và Kiến trúc, Triển khai và Kiểm thử, và Bảo trì. Một khía cạnh quan trọng khác là bảo mật hệ thống (system security). Dự án đã đề ra các biện pháp để đảm bảo kết nối an toàn với nhà cung cấp qua cổng thông tin, ngăn chặn rò rỉ thông tin mật. Quá trình này cho thấy sự cẩn trọng và chuyên nghiệp trong việc đưa một hệ thống thông tin quản lý từ ý tưởng đến hiện thực.

4.1. Xây dựng cơ sở dữ liệu và thiết kế giao diện UI UX

Nền tảng của hệ thống là một cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt, có khả năng lưu trữ và quản lý một lượng lớn thông tin một cách hiệu quả. Kiến trúc cơ sở dữ liệu cho phép quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu nhà cung cấp, từ thông tin liên lạc, hợp đồng, chứng nhận đến lịch sử giao dịch. Về mặt giao diện, mục tiêu là tạo ra một thiết kế sạch sẽ, điều hướng đơn giản và trực quan. Việc đầu tư vào user interface (UI) và user experience (UX) không chỉ giúp người dùng dễ dàng làm quen và sử dụng hệ thống mà còn nâng cao hiệu suất làm việc. Một giao diện tốt sẽ giảm thiểu thời gian đào tạo và khuyến khích tỷ lệ chấp nhận hệ thống cao hơn trong nội bộ doanh nghiệp và từ phía các đối tác nhà cung cấp.

4.2. Lập kế hoạch kiểm thử và đảm bảo bảo mật hệ thống

Kiểm thử là giai đoạn không thể thiếu để đảm bảo chất lượng phần mềm. Kế hoạch kiểm thử (Test Plan) được xây dựng một cách hệ thống, bao gồm các kịch bản để kiểm tra chức năng, tính bảo mật hệ thống, và khả năng sử dụng (Hình 3). Các loại kiểm thử được thực hiện bao gồm: unit test (kiểm tra từng phần nhỏ của mã lệnh), system test (kiểm tra sự phối hợp giữa các thành phần), và user-acceptance test (người dùng cuối kiểm tra để đảm bảo hệ thống đáp ứng yêu cầu). Về bảo mật, dự án nhấn mạnh việc thiết lập các kết nối được mã hóa và các quy tắc xác thực mật khẩu nghiêm ngặt để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của công ty và đối tác. Việc quản lý rủi ro, như khả năng nhân viên chống lại sự thay đổi hay nhà cung cấp không sẵn sàng về mặt công nghệ, cũng được xem xét và có phương án giải quyết.

V. Bí quyết ứng dụng hệ thống thông tin vào thực tiễn HUCA

Việc triển khai một hệ thống thông tin doanh nghiệp chỉ thực sự thành công khi nó được ứng dụng hiệu quả vào hoạt động thực tiễn. Tại HUCA, hệ thống Odoo được tùy chỉnh để tích hợp sâu vào các quy trình đặc thù của công ty. Một trong những ứng dụng quan trọng nhất là quản lý Định mức Nguyên vật liệu (Bill of Materials - BOM) cho các dòng sản phẩm chính như bình giữ nhiệt và hộp nhựa. Hệ thống cho phép HUCA định nghĩa chi tiết các thành phần nguyên vật liệu cần thiết cho mỗi sản phẩm, từ đó tự động hóa việc tính toán nhu cầu và tạo đơn hàng tới nhà cung cấp. Điều này giúp tối ưu hóa lượng tồn kho và đảm bảo nguyên vật liệu luôn sẵn sàng cho sản xuất. Hơn nữa, với module thương mại điện tử của Odoo, HUCA có thể xây dựng một trang web bán hàng chuyên nghiệp, nơi khách hàng có thể xem sản phẩm, đặt hàng và thanh toán trực tuyến 24/7. Các yêu cầu chức năng của trang web, như bộ lọc sản phẩm, giỏ hàng, và cổng thanh toán, đều được tích hợp liền mạch với hệ thống thông tin quản lý kho và đơn hàng ở phía sau. Sự kết hợp giữa quản lý dự án phần mềm bài bản và hiểu biết sâu sắc về quy trình nghiệp vụ đã giúp hệ thống mới thực sự trở thành một công cụ đắc lực, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và mở ra những cơ hội kinh doanh mới cho HUCA.

5.1. Tích hợp hệ thống quản lý vật tư Bill of Materials

Chương 4 của tài liệu gốc đã mô tả chi tiết quy trình sản xuất và danh sách nguyên vật liệu (Bill of Materials) cho các sản phẩm của HUCA. Hệ thống thông tin mới cho phép số hóa toàn bộ dữ liệu này. Mỗi khi có một đơn đặt hàng sản xuất, hệ thống sẽ tự động đối chiếu với BOM để xác định số lượng chính xác của từng loại nguyên liệu như thép không gỉ SUS304, nhựa Polypropylene 05PP hay Tritan co-polyester TX1000. Chức năng này giúp loại bỏ hoàn toàn việc tính toán thủ công, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính nhất quán trong sản xuất. Đồng thời, nó cung cấp dữ liệu đầu vào chính xác cho việc lập kế hoạch mua sắm và quản lý tồn kho, một yếu tố then chốt trong việc tối ưu hóa chi phí và dòng tiền của doanh nghiệp.

5.2. Tối ưu hóa quy trình đặt hàng và thanh toán trực tuyến

Hệ thống Odoo eCommerce cung cấp một giải pháp toàn diện để HUCA xây dựng và vận hành trang web bán hàng. Các chức năng cần thiết như trang chủ, trang sản phẩm với nhiều biến thể, giỏ hàng, và quy trình thanh toán đều được thiết kế để mang lại trải nghiệm người dùng (UX) tốt nhất. Khách hàng có thể dễ dàng tìm kiếm, lọc sản phẩm, xem thông tin chi tiết và thêm vào giỏ hàng. Quy trình thanh toán được đơn giản hóa với nhiều phương thức, và thông tin giao hàng được thu thập một cách có hệ thống. Toàn bộ dữ liệu đơn hàng sẽ tự động được đồng bộ với hệ thống quản lý kho và kế toán, giúp quy trình xử lý đơn hàng trở nên nhanh chóng và chính xác, từ khâu xác nhận đến giao hàng và xuất hóa đơn.

VI. Đánh giá luận văn hệ thống thông tin và định hướng tương lai

Việc đánh giá hiệu quả của một hệ thống thông tin quản lý là bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong bất kỳ dự án công nghệ nào. Luận văn hệ thống thông tin này đã đề xuất sử dụng mô hình thành công DeLone & McLean (Hình 4) làm khung lý thuyết để đo lường kết quả. Mô hình này đánh giá sự thành công của một hệ thống dựa trên các yếu tố đa chiều như chất lượng hệ thống (system quality), chất lượng thông tin (information quality), sự hài lòng của người dùng (user satisfaction), việc sử dụng (use), và lợi ích ròng (net benefits). Bằng cách áp dụng mô hình này, HUCA có thể thu thập phản hồi từ người dùng, phân tích dữ liệu sử dụng và đánh giá các tác động kinh doanh cụ thể mà hệ thống mang lại. Kết quả đánh giá không chỉ xác nhận giá trị của dự án mà còn cung cấp những thông tin quý giá cho việc cải tiến trong tương lai. Nhìn về phía trước, hệ thống này có tiềm năng mở rộng rất lớn. HUCA có thể tích hợp thêm các module nâng cao như quản lý quan hệ khách hàng (CRM), phân tích kinh doanh thông minh (BI), hoặc thậm chí là các ứng dụng AI để dự báo nhu cầu và tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Đây là một đồ án tốt nghiệp công nghệ thông tin thành công, không chỉ giải quyết vấn đề trước mắt mà còn đặt nền móng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.

6.1. Đo lường thành công dự án theo mô hình DeLone McLean

Mô hình DeLone & McLean cung cấp một phương pháp đánh giá toàn diện. 'Chất lượng hệ thống' có thể được đo bằng độ ổn định, tốc độ phản hồi và tính dễ sử dụng của Odoo. 'Chất lượng thông tin' được đánh giá qua tính chính xác, kịp thời và phù hợp của dữ liệu mà hệ thống cung cấp. 'Sự hài lòng của người dùng' sẽ được khảo sát thông qua phản hồi của nhân viên và nhà cung cấp. Mức độ 'sử dụng' hệ thống sẽ được theo dõi qua các số liệu thống kê. Cuối cùng, 'lợi ích ròng' được thể hiện qua việc giảm chi phí vận hành, tăng tốc độ xử lý đơn hàng và cải thiện mối quan hệ đối tác. Việc áp dụng mô hình này cho phép HUCA có một cái nhìn định lượng và định tính về sự thành công của dự án.

6.2. Tiềm năng mở rộng và cải tiến hệ thống trong tương lai

Hệ thống Odoo hiện tại là một nền tảng vững chắc. Trong tương lai, HUCA có thể xem xét việc mở rộng chức năng. Ví dụ, tích hợp các công cụ phân tích dữ liệu để hiểu rõ hơn về hành vi mua sắm của khách hàng và hiệu suất của nhà cung cấp. Một hướng đi khác là phát triển ứng dụng di động cho cả nhân viên và đối tác để tăng cường tính linh hoạt và khả năng truy cập. Việc áp dụng các công nghệ mới như IoT để theo dõi hàng hóa trong thời gian thực cũng là một khả năng. Sự linh hoạt của nền tảng mã nguồn mở Odoo cho phép HUCA liên tục cải tiến và điều chỉnh hệ thống thông tin doanh nghiệp của mình để luôn bắt kịp với sự thay đổi của thị trường và công nghệ.

Trích đoạn nội dung tài liệu

VIETNAM GENERAL CONFEDERATION OF LABOUR TON DUC THANG UNIVERSITY FACULTY OF BUSINESS ADMINISTRATION DAI HOC TON DUC THANG TON DUC THANG UNIVERSITY INFORMATION SYSTEMS IN BUSINESS FINAL PROJECT AN INFORMATION SYSTEM FOR HUCA Lecturer: Pham Thai Ky Trung Class: N02 Group number: G3 Students’ names: Nguyen Phan Thuy Trang 720K0935 Luu My Ngan 720K0857 Nguyen Tran Dong Quan 720K0982 Major: International Business Academic Year: 2022 — 2023 HO CHI MINH CITY December 13, 2022 EVALUATION Student’s name Student ID | Assigned tasks Completion (“) Nguyễn Phan Thùy Trang 720K0908 « Part | 100% « Part4 Lưu Mỹ Ngân 720K0941 © Part 2 100% ° Part 4 Nguyễn Trần Đông Quân 720K0982 « Part3 100% « Part 4 Table of Contents Chapter 1: Shopee E-commerce company in Viet Nam - Success c=) 06) 0 Aree 3 1. Shopee and their business MOdEel. eee eeeeeeee eerste eeee sana eeeeaaaes 3 1. eee eee ener reer rena aa teeeeeeeeeneneeeenaes 3 1.

E-commerce business of Shopee. chen nh nen Hee Ho kkế 5 1. How Does Shopee Generate RevenU€?. ch nh nh nh kh he 6 1.

Why are they (Shopee) sucCe©SSfUÏ?. SH nh nh nhe HH ky 8 Chapter 2: Company profile. LH HH nhe He 10 2. eee rr reer ee eeaaeeeeeeaeeeeeed 11 2.

eee ee nh TK nh Hi kh tự 11 2. LH HH» nh TK TK HT KT Ki TT 12 2. Problem of our company Ïn ÍTT. cành kn nh ghen kh hen 12 Chapter 3: Plan Information System.

Step 1: Define OUfCOmG. cà nnsnn HH nh nh kh 13 E200 (0n ằ. Step 3: Define what the system needs to do. Step 4: Find the right solUtÏOP.

cu nh HT Hà Hành kho ưy 26 3. Step 5: Select the right VendOF. cà nnnnnn nà HH nh hen 26 3. Step 6: Estimate implementation and operation coSES.

Step 7: Create an implementation plan. ch Hee 30 Chapter 4: Enterprise Application. LH HH Hkờ 32 4. Hydro flask and thermos luụnch DOX.

nh Hành Hot 32 4. Plastic water bottles and food con†ain€fS. Bill of mat€riAlS. en eeer eee neeeeea 37 4.

Develop SC@TAFÌO. HH nành KH nh kh kh kh 38 4. Functional requirements of the webSIl€.- cà nnnnn nh kh kh 38 4.- cu ch nh nh ko Ko I ita 39 REFERENCES.QQQQ nen nh Hà nh khe kh kkẻ 45 Chapter 1: Shopee E-commerce company in Viet Nam — Success story E-commerce, or electronic commerce, is the exchange of goods between customers and sellers over the Internet. E-commerce refers to any commercial transaction conducted via the Internet and is not just limited to the online sale of tangible goods.

Business to business (B2B), business to consumer (B2C), customer to consumer (C2C), and customer to business (C2B) are the four different types of e-commerce models (C2B). A number of prominent business-to-customer transaction formats, such as retail, wholesale, drop-shipping, crowdfunding, subscription, physical products, and services, are based on four different e-commerce models. Shopee and their business model. Sea Limited, a holding company with its headquarters in Singapore that was formerly known as Garena, is the only owner of Shopee.

An online marketplace called Shopee lets people buy and sell things. A variety of categories are available for shoppers, including: Clothing, electronics, home goods, pet supplies, and dozens of other items. Both Shopee's standard platform and its Mall product can be used for shopping. Only products from reputable and high-quality companies, like Adidas or Samsung, will be shown on Shopee Mall.

Brands aren't the only ones permitted to sell on the site, much like Amazon. In theory, anyone with a product inventory might begin selling on Shopee. Shopee does provide a sizable collection of instructional materials to assist its sellers in making the most of their product listings. The $100 billion digital economy of Southeast Asia is entering a new age with Shopee's relentless expansion in Vietnam.

In the post-COVID era, e-commerce will serve as the cornerstone of a new spectrum of alliances, and rivals are scrambling to build entire ecosystems to meet as many customers’ requirements as they can. Shopee Marketing Plan « Using cutting-edge marketing strategies Utilizing fresh, popular, and viral items is one of Shopee's marketing gimmicks. Shopee has the guts to use well-known artists as ambassadors to market their platform. The concept of providing fresh content at each promotion makes this application simple to remember because the content is well-known, relatable, and pertinent.

¢ Holding promo The Shopee user-favorite Promo Weapon is offering free shipping to buyers. In order to entice people to shop, Shopee offers free shipping with some transactions. ¢ Lowest price promise Consumers give price a lot of thought. By utilizing the "Lowest Price Guarantee, 2x Money Back" marketing, Shopee takes advantage of this to compete with other marketplaces.

Customers may be motivated to shop on Shopee as a result. ¢ Possess a distinct target market clear Shopee has a target market, and ladies are its primary focus. Shopee places a greater emphasis on products that cater to women's demands because there are more female than male e-commerce consumers. Shopee management system « Processing Transactions System (TPS) TPS is a type of computerized information system that can be created for commercial use.

Businesses can process massive amounts of data for transactional tasks like payroll and inventory by utilizing this technology. This system's procedure involves sorting, viewing, and updating data, and the result is a report with information, a comprehensive list, and a summary. Customer services, sellers, purchasers, and financiers that oversee business funds are Shopee companies that are included in TPS. ¢ Management Information System (MIS) MIS generates data that businesses utilize to both unify computerized company information and make decisions.

The Marketing Officer of the Shopee company, which is a part of the MIS, is in charge of advancing the company's marketing initiatives. « Decision Support System (DSS) Because both MIS and decision support systems are concerned with decision making, they are nearly identical. The demand from the MIS on the decision support function led to the creation of DSS. DSS range in complexity and level of support for troubleshooting.

The Chief Marketing Officer of the company, Shopee DSS, is in charge of leading the marketing team and setting rules. « Executive Information System (EIS) EIS is a computerized system that makes the executive branch easily accessible. The Chief Executive Officer of the Shopee company, who serves as EIS, is in charge of overseeing and scrutinizing all functional business operations. E-commerce business of Shopee.

Shopee is a fledgling e-commerce platform that is expanding quickly in Indonesia's online marketplace for buying and selling. 2015 saw the formal launch of Shopee's online marketplace in Indonesia. In 2018, Shopee exceeded its previous online marketplace by processing 1.5 million transactions in a single day, making it the biggest e-commerce in Indonesia. Shopee provides a form of customer-to-customer (C2C) e-commerce, which entails buying and selling between customers.

Customers may purchase safely and comfortably with Shopee's vast selection of goods since it has integrated shipping services, a platform with cutting-edge features, and a variety of safe and secure payment options. Through the chat function offered by the application, Shopee Indonesia's payment system offers an interactive buying and selling service system between vendors and buyers. Buyers have access to a number of payment options through Shopee, from credit cards to bank transfers, Indomaret and Alfamart transfers, and Kredivo. Shopee also offers a service called Shopee Pay that may be utilized to save money on both purchases and sales.

The "Shopee Coins" service, which consists of virtual coins that users can accumulate through purchases, is offered by Shopee Indonesia through the Shopee application. Customers can use these "Shopee Coins" to get discounts on their subsequent purchases, which makes this E-Commerce popular. In addition to offermg a variety of payment options, Shopee also offers a Shopee guarantee program as a service to its clients. Shopee offers a refund if the goods do not atrive since it works hard to make sure that its products reach customers.

Additionally, one of Shopee's benefits as a marketplace is that it is supported by renowned logistical facilities. In order to better service clients, Shopee collaborates with a few logistics companies, including JNE, J&T, Ninja Express, GO-JEK (Go-Send), and Pos Indonesia. How Does Shopee Generate Revenue? Shopee receives revenue via restaurant commissions, transaction fees, CPC advertising on its platform, fulfillment services, and marketplace commissions. Shopee uses a marketplace business model for its own operations, matching supply (sellers) with demand (customers).

The essential infrastructure (such as payment, logistics, product discovery, and other aspects) is then developed to make these transactions possible. ¢ Commercial Commission The commissions that sellers pay each time they sell something on the platform account for the majority of Shopee's income. Shopee handles both the payment and logistics of an order in its capacity as the marketplace's administrator. Additionally, it has added a variety of features that tempt customers to shop online.

For instance, the Shopee Feed provides customers with product recommendations powered by machine learning based on their prior browsing and purchasing preferences. Users are enticed to follow along by the feed's real-time updates from friends and relatives. However, a number of variables affect the actual commission rate that a seller is charged. For instance, the product category, market, overall sales volume, or whether the goods were sold on the standard market or the Shopee Mall all have an impact.

The actual market commission cost is between one and two percent. Commissions for sales on Shopee Mall can reach a maximum of 6%. « Transfer Charges Shopee additionally charges a transaction fee (of about 2 percent) on top of the marketplace commission to cover the service providers' payment gateway costs (such as Mastercard or Visa). When choosing one of its installment plans, the transaction fee is also charged in addition to ordinary purchases.

« Advertising Similar to other online marketplaces like Amazon or eBay, vendors can advertise their goods m a number of areas on the platform. Specifically, dealers market their goods in three separate ways: through product searches (or keywords), store searches, and feeds (called discovery). Sellers can set an advertising budget before beginning to promote their goods, which helps them control expenditures. Once a user clicks on the advertisement, they are then charged by Shopee, a practice known as "cost per click" (CPC).

The competitiveness of the search phrase is one of many variables that affect the CPC rate. The seller who is willing to pay the most will be displayed in the spot he or she was bidding for because sellers essentially bid on an ad spot. ¢ Fulfillment The platform's end-to-end logistical solution, Fulfilled by Shopee (FBS), enables sellers to have Shopee store and distribute their products on their behalf. Shopee either offers its own fleet of delivery drivers and vans or collaborates with regional logistics companies (such J&T Express and NinjaVan) to complete deliveries.

Then, sellers pay a price for each item they wish to be delivered and stored. The cost is based on the size and weight of the package. ¢ Payment Charges Shopee launched ShopeePay, its own electronic wallet (or e-wallet), in 2019. Customers using Shopee's platform can utilize the wallet to make purchases.

Additionally, they can purchase goods and services from businesses that accept ShopeePay as a form of payment. Then, everytime a customer uses ShopeePay, merchants will pay a tiny percentage fee, just as Mastercard or Visa. Although rates are not disclosed, it is reasonable to presume that they are close to one percent. ¢ Fees for Delivery and Restaurant Commission As was already mentioned, Shopee has started a meal delivery business that will go up against Grab and Go-Jek.

Despite the fact that rates have not yet been made public, it is safe to presume that restaurants will give Shopee a fee for each order. These commissions often vary from 20 to 30 percent.