Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Văn bản "Quy định về hình thức trình bày khóa luận tốt nghiệp" do Khoa Công nghệ Thông tin, Trường Đại học Khoa học Tự nhiên (Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh) ban hành, nhằm thiết lập một hệ thống quy chuẩn mang tính bắt buộc cho sinh viên chương trình Cử nhân Công nghệ Thông tin chính quy trong giai đoạn hoàn tất chương trình đào tạo. Trong hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học bậc đại học, việc chuẩn hóa cấu trúc báo cáo, quy cách văn bản và quy trình bàn giao sản phẩm kỹ thuật là yêu cầu cốt lõi nhằm đảm bảo tính nghiêm túc, tính nhất quán học thuật và khả năng lưu trữ, thẩm định lâu dài.

Bối cảnh thực tiễn được văn bản phản ánh là sự cần thiết phải đồng bộ hóa chất lượng hình thức của các công trình khóa luận, từ khâu biên soạn đề cương, bố cục nội dung học thuật, cho đến việc tổ chức lưu trữ mã nguồn, phần mềm thực thi và dữ liệu thử nghiệm trên phương tiện số (đĩa DVD). Mục tiêu trọng tâm của văn bản quy định bao gồm:

  1. Thiết lập cấu trúc chuẩn mực và phân định thứ tự các thành phần trong tập báo cáo khóa luận tốt nghiệp.
  2. Giới hạn và hướng dẫn chi tiết dung lượng, bố cục nội dung từng phần (Mở đầu, Tổng quan, Nghiên cứu thực nghiệm/lý thuyết, Trình bày đánh giá kết quả, Kết luận, Hướng phát triển, Tài liệu tham khảo).
  3. Chuẩn hóa các thông số kỹ thuật trình bày văn bản (phông chữ, cỡ chữ, dãn dòng, căn lề, đánh số trang, đánh số tiêu mục, quy cách bảng biểu và quy chuẩn trích dẫn tài liệu khoa học).
  4. Quy định quy trình bàn giao sản phẩm học thuật qua hai giai đoạn: nộp báo cáo đợt 1 (trước khi bảo vệ hội đồng) và nộp báo cáo chính thức đợt 2 (sau khi bảo vệ và chỉnh sửa theo yêu cầu của hội đồng).
  5. Chuẩn hóa cấu trúc cây thư mục trên đĩa quang lưu trữ (DVD) đi kèm nhằm quản lý toàn diện các thành phần kỹ thuật của đồ án.

Đối tượng áp dụng của văn bản là toàn thể sinh viên thực hiện khóa luận tốt nghiệp cử nhân ngành Công nghệ Thông tin hệ chính quy, cán bộ hướng dẫn khoa học (GVHD), cán bộ phản biện (GVPB) và các hội đồng bảo vệ thuộc các bộ môn chuyên ngành (tiêu biểu như Bộ môn Công nghệ Phần mềm). Phạm vi áp dụng bao quát toàn bộ quy trình thực hiện, nghiệm thu văn bản và sản phẩm công nghệ từ thời điểm bảo vệ đề cương chi tiết đến khi hoàn tất lưu chiểu khóa luận tại Khoa Công nghệ Thông tin.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Văn bản quy định xây dựng khung tiêu chuẩn dựa trên các nguyên tắc phân loại công trình học thuật thuộc lĩnh vực Công nghệ Thông tin, chia thành hai định hướng nghiên cứu chính: nghiên cứu lý thuyết/thực nghiệm khoa học thuần túy và nghiên cứu ứng dụng xây dựng sản phẩm phần mềm.

Đối với các đề tài ứng dụng có kết quả là sản phẩm phần mềm, quy định bắt buộc tác giả phải thiết lập hồ sơ thiết kế và cài đặt theo các mô hình phân tích - thiết kế chuẩn đã được đào tạo trong chương trình đại học, cụ thể là mô hình ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (UML - Unified Modeling Language).

Về phương pháp biên soạn và tổ chức tài liệu học thuật, văn bản quy định phương pháp phân cấp tiêu mục theo hệ thống chữ số Ả-rập nhiều cấp, phương pháp xử lý bảng biểu ngang trang giấy, và phương pháp trích dẫn tài liệu tham khảo theo thứ tự từ điển với các khuôn mẫu trích dẫn học thuật quốc tế. Nguồn dữ liệu kiểm soát và căn cứ pháp lý của quy định bao gồm hệ thống mẫu bìa in nhũ, trang phụ bìa, gáy bìa, mẫu nhãn đĩa DVD và danh mục tiêu chí kiểm tra khóa luận đợt 1.

Thành phần quy chuẩn Căn cứ / Yêu cầu quy định Mục đích áp dụng
Phông chữ & Cỡ chữ Unicode: Times New Roman, kích thước 13pt Đồng nhất văn bản học thuật theo chuẩn quốc gia
Dãn dòng (Line spacing) Đặt ở chế độ 1. Tối ưu hóa mật độ hiển thị văn bản
Quy chuẩn căn lề Lề trên: 3cm; Lề dưới: 3.5cm; Lề phải: 2cm Chuẩn bị khoảng trống cho việc đóng bìa và lưu trữ
Mô hình hóa phần mềm Mô hình phân tích thiết kế chuẩn (UML,...) Thể hiện tường minh kiến trúc và hồ sơ thiết kế
Trích dẫn khoa học Đánh số theo thứ tự từ điển (Tạp chí, Hội nghị, Sách) Đảm bảo tính trung thực học thuật và khả năng tra cứu

Nội dung chính theo từng chương

Văn bản quy chuẩn được cấu trúc thành các phần rõ ràng, định rõ trách nhiệm và phương thức thực hiện cho từng giai đoạn của khóa luận tốt nghiệp.

1. Cấu trúc của khóa luận

Quy định yêu cầu một tập báo cáo khóa luận phải bao gồm đầy đủ các trang thành phần xếp theo trình tự nghiêm ngặt:

  • Bìa chính và Bìa phụ: Trình bày theo đúng mẫu văn bản ban hành, ghi rõ đơn vị đào tạo, tên sinh viên, mã số sinh viên, tên đề tài, tên giáo viên hướng dẫn, bộ môn và thời gian thực hiện.
  • Trang nhận xét của Giáo viên phản biện (GVPB): Theo biểu mẫu quy định.
  • Đề cương chi tiết: Bắt buộc có chữ ký xác nhận của Giảng viên hướng dẫn (GVHD), theo mẫu đề cương đã thực hiện trước đó (chấp nhận bản photocopy khi đóng tập).
  • Bảng các hình vẽ, ký hiệu, chữ viết tắt: Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Văn bản quy định rõ nguyên tắc: không lạm dụng chữ viết tắt, không viết tắt các từ tiếng Anh thông dụng, không viết tắt những cụm từ dài hoặc những cụm từ xuất hiện với tần suất ít trong khóa luận.
  • Tóm tắt khóa luận: Đặt trước phần nội dung chính, trình bày ngắn gọn vấn đề nghiên cứu, hướng tiếp cận, giải pháp và kết quả đạt được.
  • Nội dung khóa luận: Các chương chuyên môn theo bố cục quy định.

2. Bố cục nội dung khóa luận

Phần nội dung chính của khóa luận được khống chế trong giới hạn dung lượng: tối thiểu 50 trang khổ A4 và không nên vượt quá 100 trang (không tính các trang bìa, lời cảm ơn, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo). Bố cục phân định thành 7 phần tuần tự:

  • Mở đầu: Nêu rõ lý do chọn đề tài, mục đích nghiên cứu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
  • Tổng quan: Phân tích, đánh giá các hướng nghiên cứu liên quan đã có trong và ngoài nước; chỉ ra những vấn đề còn tồn tại trong y văn; xác định chính xác những vấn đề trọng tâm mà đề tài cần tập trung giải quyết.
  • Nghiên cứu thực nghiệm hoặc lý thuyết: Trình bày cơ sở lý thuyết, lý luận khoa học, các giả thiết và phương pháp nghiên cứu được vận dụng.
  • Trình bày, đánh giá bàn luận về các kết quả: Mô tả ngắn gọn quy trình nghiên cứu khoa học, công bố các kết quả nghiên cứu hoặc kết quả thực nghiệm. Đối với đề tài xây dựng phần mềm, phải có đầy đủ hồ sơ thiết kế, cài đặt theo mô hình UML.
  • Kết luận: Trình bày cô đọng những kết quả đạt được, những đóng góp mới và các đề xuất mới; quy định nhấn mạnh phần này phải ngắn gọn, tuyệt đối không có lời bàn và bình luận thêm.
  • Hướng phát triển: Đề xuất các kiến nghị về hướng nghiên cứu tiếp theo.
  • Danh mục tài liệu tham khảo: Chỉ bao gồm các tài liệu thực tế được trích dẫn, sử dụng và bàn luận trực tiếp trong khóa luận.

3. Quy cách hình thức trình bày và trích dẫn

Khóa luận phải đảm bảo tính mạch lạc, rõ ràng, sạch sẽ, không tẩy xóa, có đánh số trang ở giữa bên dưới. Nội dung bắt buộc phân chia thành các chương:

  • Đánh số tiêu mục: Sử dụng hệ thống chữ số Ả-rập (không dùng số La Mã). Số thứ nhất chỉ chương, số thứ hai chỉ mục, số thứ ba chỉ tiểu mục (tối đa ba chữ số phân cách bằng dấu chấm, ví dụ: Chương 3, 3.1, 3.1.1).
  • Trình bày bảng biểu: Các bảng biểu xoay theo chiều ngang khổ giấy phải có đầu bảng nằm sát lề trái của trang.
  • Quy tắc trích dẫn tài liệu tham khảo: Xếp theo thứ tự từ điển, phân biệt ba loại tài liệu:
    1. Bài báo đăng tạp chí: Tên tác giả, Tên bài báo, Tên tạp chí, Tập, Số, Năm phát hành, Các trang trích dẫn (Ví dụ: Kumar S, Superconvergence of a ..., IMA Journal of Numerial Analysis (7), 1987, pp.).
    2. Báo cáo hội nghị: Tên tác giả, Tên bài báo, Tên hội nghị, Tên tuyển tập báo cáo, Địa điểm và Thời gian tổ chức, Các trang trích dẫn (Ví dụ: Paradopop, Fuzzy sets and fuzzy realational structures as Chu spaces, Proceedings of the First International Workshop on ..., Thessaloniki, Greece, Oct.).
    3. Sách chuyên khảo: Tên tác giả, Tên sách, Lần xuất bản, Nhà xuất bản, Nơi xuất bản, Năm xuất bản (Ví dụ: Tikhonov, Solutions of Ill-Posed Problems, Willey, NewYork, 1997.).

4. Quy trình nộp và kiểm tra khóa luận

Quy trình nộp lưu chiểu được chia thành hai đợt với các tiêu chuẩn riêng biệt:

[Hoàn tất bản thảo] 
[Bảo vệ Hội đồng & Chỉnh sửa theo GVPB]
  • Đợt 1 (Trước bảo vệ): Nộp 03 cuốn báo cáo bìa mềm. Mỗi cuốn phải dán kèm 01 đĩa DVD ở bìa sau; đóng kèm bản Đề cương chi tiết có chữ ký của GVHD. Sinh viên phải qua bước kiểm tra theo bảng danh mục kiểm tra đợt 1 của Khoa.
  • Đợt 2 (Sau bảo vệ - Nộp chính thức): Nộp 01 cuốn bìa cứng in chữ nhũ vàng đủ dấu tiếng Việt trên nền bìa màu xanh nước biển. Sinh viên liên hệ nộp lại bản hiệu chỉnh cho GVPB; trong cuốn chính thức, sau bìa phụ phải có trang "Nhận xét của GVHD" và trang "Nhận xét của GVPB" (có chữ ký xác nhận sinh viên đã chỉnh sửa theo đúng yêu cầu của Hội đồng hoặc xác nhận đạt yêu cầu). Sau trang Lời cảm ơn là trang Đề cương chi tiết. Đĩa DVD để trong bìa mềm, nộp riêng với tập khóa luận.

Thiết kế và triển khai

Đối với các khóa luận tốt nghiệp thuộc ngành Công nghệ Thông tin có sản phẩm phần mềm, văn bản quy định chi tiết quy chuẩn lưu trữ và cấu trúc dữ liệu kỹ thuật trên đĩa DVD nộp kèm:

Thư mục chính Thư mục con Nội dung và quy cách tệp tin
<Tên phần mềm> SETUP Chứa các tập tin cài đặt (install) chương trình thi hành; các tập tin chứa dữ liệu thử tương ứng với kết quả báo cáo trước Hội đồng. Trường hợp không thể lưu đủ tất cả thành phần để cài đặt, bắt buộc phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể và sơ đồ triển khai hệ thống.
SOURCE Chứa toàn bộ mã nguồn chương trình và các tập tin dữ liệu thử nghiệm.
THESIS DOC Chứa toàn văn tài liệu khóa luận ở định dạng xử lý văn bản (.doc).
PDF Chứa toàn văn tài liệu khóa luận ở định dạng tệp .pdf.
ABS Chứa báo cáo tóm tắt khóa luận (phải cập nhật phiên bản cuối cùng sau khi bảo vệ).
REF (Không chia) Chứa toàn bộ tài liệu, văn bản dùng để tham khảo. Tên tập tin đặt theo quy ước ghi tài liệu tham khảo hoặc tên gợi nhớ.
SOFT (Không chia) Chứa các phần mềm và công cụ liên quan được sử dụng trong quá trình thực hiện khóa luận.
Thư mục gốc (Tệp tin) Tập tin hướng dẫn sử dụng đĩa CD/DVD, ghi đầy đủ thông tin liên lạc của nhóm tác giả (email, số điện thoại).

Nhãn đĩa DVD phải in/ghi đầy đủ các thông tin: Tên đề tài, Họ tên sinh viên thực hiện, Họ tên giảng viên hướng dẫn, Tên Bộ môn chuyên ngành, Năm thực hiện.

Văn bản đưa ra ví dụ minh họa trực tiếp về một đề tài phần mềm ứng dụng:

  • Tên đề tài: "XÂY DỰNG BẢN ĐỒ 3D VỚI THƯ VIỆN ĐỒ HỌA OPENGL"
  • Sinh viên thực hiện: Trần Minh Thái (MSSV: 9700201) và Bùi Đức Toàn (MSSV: 9700341)
  • Giáo viên hướng dẫn: TS. Dương Anh Đức và ThS. Trần Đức Duẩn
  • Đơn vị chuyên môn: Bộ môn Công nghệ Phần mềm, Khoa Công nghệ Thông tin, Trường Đại học Khoa học Tự nhiên
  • Khóa đào tạo: Khóa 1997-2001 (Thời gian nghiệm thu: Tháng 07/2001)

Kết quả và đóng góp

Văn bản đã xác lập một quy chuẩn toàn diện cho công tác đánh giá và bàn giao khóa luận tốt nghiệp cử nhân CNTT. Những đóng góp và yêu cầu cụ thể bao gồm:

  1. Hệ thống hóa tiêu chuẩn hình thức: Thiết lập khung thông số rõ ràng (50 - 100 trang A4, Times New Roman 13pt, dãn dòng 1., lề trên 3cm, lề dưới 3.5cm, lề phải 2cm, số trang đặt giữa bên dưới).
  2. Quy chuẩn hóa cấu trúc báo cáo học thuật: Phân định ranh giới rõ ràng giữa các chương; buộc các đề tài ứng dụng phải có hồ sơ thiết kế UML; cấm đưa lời bàn luận ngoài lề vào phần Kết luận.
  3. Thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng hai giai đoạn:
    • Đợt 1 kiểm soát điều kiện bảo vệ (3 cuốn bìa mềm, 3 đĩa DVD, đề cương duyệt).
    • Đợt 2 kiểm soát việc tiếp thu ý kiến của Hội đồng (1 cuốn bìa cứng mạ chữ nhũ vàng màu xanh nước biển, xác nhận chỉnh sửa của GVPB, đĩa DVD tách riêng).
  4. Chế tài kỷ luật học thuật: Quy định nêu rõ kết quả bảo vệ chỉ được chính thức công nhận khi sinh viên thực hiện đầy đủ quy chuẩn và nộp đúng hạn thông báo của Khoa. Sau thời hạn quy định, Khoa sẽ tiến hành kiểm tra và ra quyết định hủy kết quả bảo vệ nếu sinh viên không hoàn tất hồ sơ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Phạm vi của văn bản quy định tập trung vào việc chuẩn hóa hình thức và quy trình nộp văn bản học thuật cho hệ cử nhân chính quy ngành Công nghệ Thông tin tại Trường Đại học Khoa học Tự nhiên. Văn bản ghi nhận một số tình huống ngoại lệ cần giải quyết trực tiếp:

  • Tên đề tài vượt quá độ dài quy định: Trường hợp tên đề tài khóa luận quá dài không thể in vừa trên gáy bìa nhũ, sinh viên phải chủ động liên hệ với GVHD để xin tên viết tắt/rút gọn chính thức cho phần gáy bìa.
  • Thay đổi tên đề tài: Trường hợp tên khóa luận khác với thông báo ban đầu trên Website của Khoa, hồ sơ đợt 1 bắt buộc phải có Đơn xác nhận đổi tên đề tài có chữ ký của GVHD.
  • Hạn chế đóng gói phần mềm: Trường hợp có lý do chính đáng không thể đóng gói toàn bộ các thành phần cài đặt lên đĩa DVD, sinh viên bắt buộc phải cung cấp hướng dẫn cài đặt chi tiết và sơ đồ triển khai để phục vụ việc tái lập hệ thống khi cần thiết.

Giá trị tham khảo

Văn bản quy định là tài liệu tham khảo bắt buộc đối với:

  • Sinh viên thực hiện khóa luận tốt nghiệp ngành CNTT: Làm căn cứ để định dạng văn bản Word/PDF, thiết lập hồ sơ thiết kế UML, đóng gói cây thư mục đĩa DVD và chuẩn bị hồ sơ bảo vệ đúng thủ tục.
  • Giảng viên hướng dẫn và Giảng viên phản biện: Sử dụng làm thước đo đánh giá tính chuẩn mực của tập báo cáo, kiểm soát việc chỉnh sửa sau hội đồng và xác nhận đề cương chi tiết.
  • Bộ phận giáo vụ và Hội đồng chấm khóa luận: Sử dụng bảng danh mục kiểm tra đợt 1 để sàng lọc hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ về số lượng bản in, đĩa DVD, tư cách đổi tên đề tài và quy cách bìa.

Câu hỏi thường gặp

1. Dung lượng phần nội dung chính của khóa luận tốt nghiệp được quy định trong khoảng bao nhiêu trang?
Phần nội dung chính của khóa luận được quy định tối thiểu 50 trang khổ A4 và không nên vượt quá 100 trang (không tính các trang bìa, lời cảm ơn, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo).

2. Quy cách đóng bìa của cuốn khóa luận nộp đợt 2 (sau bảo vệ) có yêu cầu màu sắc và kỹ thuật in như thế nào?
Cuốn khóa luận đợt 2 phải được đóng bìa cứng, in chữ nhũ vàng đầy đủ dấu bằng tiếng Việt trên nền bìa màu xanh nước biển.

3. Hồ sơ nộp đợt 1 (trước khi bảo vệ) bao gồm những tài liệu và hiện vật gì?
Hồ sơ đợt 1 bao gồm 03 cuốn báo cáo bìa mềm (mỗi cuốn dán kèm 01 đĩa DVD vào bìa sau), đóng kèm bản Đề cương chi tiết có chữ ký xác nhận của GVHD và đơn xác nhận đổi tên đề tài (nếu có).

4. Thư mục <Tên phần mềm> trên đĩa DVD gồm những thư mục con nào và cần xử lý ra sao nếu không thể lưu toàn bộ bộ cài đặt?
Thư mục <Tên phần mềm> gồm hai thư mục con: SETUP (chứa file cài đặt và dữ liệu thử) và SOURCE (chứa mã nguồn và dữ liệu thử). Nếu không thể lưu đủ các thành phần cài đặt, sinh viên bắt buộc phải cung cấp tài liệu hướng dẫn cụ thể kèm theo sơ đồ triển khai hệ thống.

5. Hậu quả học thuật nào sẽ xảy ra nếu sinh viên không nộp khóa luận đợt 2 đúng hạn quy định của Khoa?
Sau thời hạn nộp quy định, Khoa sẽ tiến hành kiểm tra và ra quyết định hủy kết quả bảo vệ của sinh viên nếu không hoàn thành đầy đủ các yêu cầu nộp lưu chiểu.

Kết luận

Văn bản quy định về hình thức trình bày khóa luận tốt nghiệp của Khoa Công nghệ Thông tin (Trường Đại học Khoa học Tự nhiên) là bộ tiêu chuẩn học thuật bắt buộc, chi phối toàn diện cấu trúc văn bản, thông số trình bày và quy trình nộp lưu chiểu của sinh viên cử nhân. Tài liệu kết hợp chặt chẽ giữa các yêu cầu về bố cục học thuật truyền thống với các quy chuẩn kỹ thuật đặc thù ngành CNTT như mô hình UML và cấu trúc đĩa quang lưu trữ dữ liệu. Việc tuân thủ chính xác các hướng dẫn trong văn bản là điều kiện tiên quyết để kết quả bảo vệ khóa luận được Hội đồng và Nhà trường chính thức công nhận.