BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƢỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG NGHỀ: VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 979 /QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao Đẳng cơ điện xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể đƣợc phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 1 LỜI GIỚI THIỆU Hiện nay, trong công cuộc đổi mới đất nƣớc, cùng với sự thay đổi và phát triển của nền kinh tế, rất nhiều các cơ quan nhà nƣớc, các tổ chức xã hội, các doanh nghiệp. đã và đang thay đổi, xây dựng cũng nhƣ tổchức văn phòng của cơ quan theo hình mẫu một văn phòng hiện đại theo hƣớng tinh giảm nhân lực,tối ƣu hoá cácnghiệp vụ hành chính văn phòng.
và một vấn đề đƣợc đặc biệt coitrọng đó là trang thiết bị. Có thể thấy, ngày nay các văn phòng đangchạy đua trongviệc mua sắm nhiều thiết bị văn phòng hiện đại đồng thời tuyển chọnnhững nhân viên thƣ ký thành thạo nghiệp vụ văn phòng để xây dựng “bộ máy văn phòng hiện đại, đủ sức xử lý thông tin một cách chínhxác, chắt lọc kịp thời, chất lƣợng, tạo đƣợc tính cạnh tranh trong cơ chếthị trƣờng”. Vì vậy trong hoạt động của một văn phòng hay văn phònghiện đại thì ngƣời thƣ ký văn phòng cần phải đáp ứng đƣợc những yêu cầu triển khai hợp lý và các trang thiết bị Văn phòng phải đƣợc đầu tƣvà sử dụng hợp lý để nâng cao đƣợc hiệu quả hoạt động của một vănphòng xứng tầm với một văn phòng hiện đại. Do vậy, việc xuất bản cuốn giáo trình Sử dụng trang thiết bị văn phòng để phục vụ cho nhu cầu học tập và tìm hiểu của học sinh, sinh viên đang theo học các chuyên môn thuộc lĩnh vực Văn thƣ hành chính của các trƣờng đại học, cao đẳng trong cả nƣớc.
Giáo trình Sử dụng trang thiết bị văn phòngđƣợc biên soạn lần thứ nhất dựa trên việc kế thừa và tham khảo các tài liệu và tác phẩm về sử dụng trang thiết bị văn phòng đang đƣợc sử dụng ở các trƣờng đại học, cao đẳng, đặc biệt là những kiến thức thực tiễn liên quan đến trang thiết bị ở văn phòng. Nội dung giáo trình gồm 4 bài do ThS. Phạm Thị Hồng Duyên làm chủ biên và biên soạn. Bài 1: Tổng quan về trang thiết bị trong công tác văn thư 2 Bài 2: Sử dụng các trang thiết bị truyền thông Bài 3: Sử dụng các trang thiết bị chuyên dụng Bài 4: Tổ chức khoa học trang thiết bị và cách sử dụng các đồ dùng trong văn phòng Mặc dù tác giả đã đầu tƣ nhiều thời gian và công sức cho việc biên soạn, song giáo trình có thể còn thiếu sót, rất mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp, bổ sung để lần tái bản sau đƣợc hoàn chỉnh hơn.
Xin trân trọng giới thiệu cùng bạn đọc. Tham gia biên soạn Chủ biên: ThS. Phạm Thị Hồng Duyên 3 MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN. 1 LỜI GIỚI THIỆU.
2 BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ TRANG THIẾT BỊ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ. Vai trò của trang thiết bị trong công tác văn thƣ. Vai trò của trang thiết bị văn phòng trong công tác văn thƣ. Yêu cầu và nguyên tắc quản lý, sử dụng trang thiết bị văn phòng.
Yêu cầu quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng. Nguyên tắc quản lý và sử dụng. Các trang thiết bị. Các trang thiết bị truyền thông.
Các trang thiết bị chuyên dụng. Các trang thiết bị, đồ dùng văn phòng khác. Vai trò của cán bộ văn thƣ trong sử dụng, bảo quản và tổ chức sắp xếp khoa học trang thiết bị trong công tác văn thƣ. Tổ chức quản lý trang thiết bị.
Tổ chức sử dụng trang thiết bị. 20 BÀI 2: SỬ DỤNG CÁC TRANG THIẾT BỊ TRUYỀN THÔNG. Nguyên lý, cấu tạo. Cách sử dụng.
Cách bảo quản. Cách xử lý các sự cố. Nguyên lý, cấu tạo. Tính năng của máy fax.
Cách sử dụng. Cách bảo quản máy fax. Cách xử lý các sự cố. Máy tính và mạng máy tính.
Cách sử dụng máy tính và mạng máy tính. Một số địa chỉ hữu dụng dùng tra cứu thông tin. 50 BÀI 3: SỬ DỤNG CÁC TRANG THIẾT BỊ CHUYÊN DỤNG. Nguyên lý, cấu tạo của máy in.
Cách sử dụng. Cách bảo quản máy in. Cách xử lý các sự cố máy in. Nguyên lý, cấu tạo máy photocopy.
Tính năng của máy Photocopy. Cách sử dụng. Cách bảo quản máy photocopy. Cách xử lý sự cố.
Nguyên lý, cấu tạo. Tính năng của máy quét. Cách sử dụng máy quét (máy scan). Cách bảo quản máy quét.
Cách xử lý các sự cố máy quét. Máy cắt, hủy tài liệu. Nguyên lý, cấu tạo máy cắt, hủy tài liệu. Cách bảo quản máy cắt, hủy tài liệu.
Cách xử lý các sự cố. Nguyên lý và cấu tạo. Tính năng của máy ghi âm. Cách sử dụng máy ghi âm.
Cách bảo quản máy ghi âm. Cách xử lý các sự cố. Nguyên lý, cấu tạo máy chiếu. Tính năng của máy chiếu.
Cách sử dụng của máy chiếu. Cách bảo quản máy chiếu. Cách xử lý các sự cố. Máy ảnh và camera .Nguyên lý, cấu tạo.
Tính năng của máy ảnh. Cách sử dụng máy ảnh. Cách bảo quản máy ảnh. Cách xử lý sự cố.
129 Bài 4: TỔ CHỨC KHOA HỌC TRANG THIẾT BỊ TRONG VĂN THƢ. Phƣơng pháp bố trí, sắp xếp các trang thiết bị. Bàn, ghế, giá, tủ, điều hòa, quạt, thiết bị thông gió. Tủ hồ sơ, giá sách.
Quạt, điều hòa nhiệt độ, thiết bị thông gió. Các loại văn phòng phẩm. Các loại tập, sổ. Các loại giấy văn phòng.
Bấm kim, kim bấm, kẹp giấy. Kệ Đựng Hồ Sơ – Hộp Cắm Bút. 138 TÀI LIỆU THAM KHẢO. 139 7 GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Mã mô đun: MĐ14 Vị trí, tính chất mô đun: - Vị trí: Trang thiết bị văn phòng là mô đun có vị trí quan trọng trong chƣơng trình đào tạo nghề Văn thƣ hành chính.
Mô đun này phải đƣợc thực hiện sau khi học môn Tin học văn phòng và các môn thuộc nghiệp vụ công tác văn thƣ. - Tính chất: Là mô đun chuyên môn. Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày đƣợc những kiến thức cơ bản về các trang thiết bị văn thƣ + Trình bày cách sắp xếp, bố trí khoa học trang thiết bị trong công tác công văn thƣ. + Trình bày đƣợc tính năng, công dụng, cấu tạo, nguyên lý hoạt động của các trang thiết bị trong văn phòng.
+Trình bày đƣợc các quy trình sử dụng, bảo quản, bảo trì các trang thiết bị và sử dụng các trang thiết bị trong văn phòngmột cách thành thạo, an toàn, hiệu quả và lâu dài. - Về kỹ năng: + Sử dụng thành thạo và bảo quản các loại trang thiết bị trong văn phòng. + Vận dụng bài học, sửa chữa một số lỗi thƣờng gặp trong quá trình sử dụng + Trình bày đƣợc và làm đƣợc quy trình bảo trì, bảo dƣỡng nâng cao tuổi thọ các thiết bị. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: 8 + Thể hiện tính nghiêm túc, tự giác và tích cực tham gia đầy đủ các buổi học trên lớp và buổi thực hành trực tiếp trên thiết bị.
+ Luôn thận trọng, tỉ mỉ trong quá trình sử dụng thiết bị và nâng cao ý thức trong học tập. Nội dung mô đun: Bài 1: Tổng quan về trang thiết bị trong công tác văn thƣ Bài 2: Sử dụng các trang thiết bị truyền thông Bài 3: Sử dụng các trang thiết bị chuyên dụng Bài 4: Tổ chức khoa học trang thiết bị và cách sử dụng các đồ dùng trong văn phòng 9 BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ TRANG THIẾT BỊ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ Mã bài: MĐ14.01 Các trang thiết bị văn phòng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng. Chính các trang thiết bị văn phòng đƣợc đầu tƣ phát triển đến trình độ khoa học công nghệ hiện đại, kết hợp với công thái học hỗ trợ và dẫn dắt hai thành phần kia tiến nhanh đến hiện đại hóa. Các trang thiết bị có vai trò quan trọng, hỗ trợ đắc lực cho con ngƣời trong công việc văn phòng.
Bởi các thƣ ký văn phòng thông qua các nghiệp vụ hành chính văn phòng đã sử dụng các trang thiết bị văn phòng để xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác, nhằm nâng cao năng suất, chất lƣợng công việc. Nhƣ chúng ta đã biết, công nghiệp hóa cũng đã trang bị những máy móc, thiết bị cho văn phòng nhằm giảm bớt lao động nặng nhọc. Những cải tiến thiết bị kỹ thuật trƣớc hết nhằm vào các khâu nhƣ từ bàn máy chữ thƣờng tiến lên dùng bàn máy chữ chạy điện, từ máy chữ thƣờng tiến lên máy chữ điện tử, tà các bàn máy tính tiến lên các máy tính cơ điện dùng trong công việc kế toán… Đặc biệt, từ những năm 70, khâu xử lý văn bản đã đƣợc các máy tính hỗ trợ và liên tục tiến lên cho đến hiện nay, máy vi tính là một trong những thiết bị không thể thiếu trong quá trình thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của một văn phòng hiện đại. Đồng thời các trang thiết bị văn phòng khác nhờ ứng dụng những thành tựu công thái học, ngày càng đƣợc thiết kế với mẫu mã phù hợp cho từng loại công việc, vận dụng phù hợp cho từng ngƣời, làm cho hiệu suất của ngƣời thƣ ký nói riêng và cả văn phòng đƣợc nâng cao.
Mục tiêu bài: - Trình bày đƣợc và hiểu vai trò của các trang thiết bị trong công tác văn thƣ, những yêu cầu và nguyên tắc sử dụng. - Trình bày đƣợc cái nhìn tổng quát về hệ thống các trang thiết bị trong công tác văn thƣ: Các trang thiết bị truyền thống, chuyên dụng, các đồ dùng trong văn phòng. - Trách nhiệm và vai trò của ngƣời sử dụng, bảo quản và tổ chức sắp xếp khoa học trang thiết bị văn thƣ. -Thái độ tự giác, tích cực, cẩn thận và cầu trong quá trình học tập.
Nội dung chính 1.
