mở đầu, bắt buộc phải thực hiện trong quá trình quản lý tài chính. Nó có ý nghĩa vô cùng quan trọng, cụ thể là: Thứ nhất, thông qua việc lập dự toán để đánh giá khả năng và nhu cầu về tài chính của các cơ quan, đơn vị, từ đó phát huy tính hiệu quả đồng thời hạn chế những trở ngại trong quá trình sử dụng tài chính của các cơ quan, đơn vị. Thứ hai, theo nguyên tắc quản lý tài chính, chi phải dựa trên thu mà thu và chi trong các cơ quan Nhà nước không phải là đồng nhất với nhau về mặt thời gian, có những lúc có nhu cầu chi nhưng chưa có thu và ngược lại. Do đó, cần có kế hoạch thu và chi để các nhà quản lý có thể chủ động điều hành cơ quan, đơn vị.
Thứ ba, dự toán là cơ sở để cơ quan, đơn vị thực hiện. Lập dự toán là hoạt động thiết lập kim chỉ nam cho quá trình thực hiện dự toán. Do đó lập dự toán có vai trò quan trọng trong hoạt động tổ chức của một đơn vị, nó là cơ sở dẫn dắt quá trình thực hiện dự toán của đơn vị sau này. Việc lập dự toán cũng là tiêu chí để đánh giá hiệu quả việc thực hiện dự toán trong các cơ quan Nhà nước.
Yêu cầu của việc lập dự toán Mục tiêu cơ bản của việc lập dự toán trong một cơ quan, đơn vị là nhằm phân tích, đánh giá các khoản thu, chi tài chính trên cơ sở khoa học và thực tiễn, đưa ra các chỉ tiêu thu, chi tài chính sát với thực tế sao cho có hiệu quả nhất. Điều đó đòi hỏi việc lập dự toán phải đáp ứng các yêu cầu sau: - Phải phản ánh đầy đủ chính xác các khoản thu, chi dự kiến theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức của nhà nước - Việc lập dự toán phải theo từng lĩnh vực thu và lĩnh vực chi - Phải đảm bảo nguyên tắc cân đối, chi phải có nguồn đảm bảo - Lập dự toán phải đúng theo nội dung, biểu mẫu quy định, đúng thời gian, phải thể hiện đầy đủ các khoản thu chi theo Mục lục NSNN và hướng dẫn của Bộ Tài chính gửi kịp thời cho các cơ quan chức năng của nhà nước xét duyệt - Dự toán được lập phải kèm theo các báo cáo thuyết minh rõ cơ sở, căn cứ tính toán. Các bước lập dự toán Quá trình lập dự toán được tiến hành theo các bước cơ bản sau đây: Bước 1: Thông báo số kiểm tra Bước 2: Lập dự toán Bước 3: Hoàn chỉnh dự toán và trình cấp trên - Thông báo số kiểm tra. Hàng năm, để lập dự toán trong các cơ quan Nhà nước, cần đòi hỏi phải có công tác hướng dẫn lập dự toán của cơ quan tài chính cấp trên và thông báo số kiểm tra dự toán.
Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan khác ở Trung ương, Uỷ ban nhân dân các cấp, khi thông báo số kiểm tra về dự toán ngân sách nhà nước cho các đơn vị trực thuộc và Uỷ ban nhân dân cấp dưới đảm bảo số thu không thấp hơn số kiểm tra, số chi 12 phải phù hợp với số kiểm tra về tổng mức và cơ cấu. Đối với ngân sách địa phương qui trình giao số kiểm tra còn diễn ra ở nhiều cấp ngân sách và nhiều đơn vị dự toán thuộc các cấp khác nhau cho đến khi nào đơn vị dự toán cơ sở nhận được số kiểm tra và văn bản hướng dẫn lập dự toán kinh phí, mới được coi là hoàn tất công việc của bước này. - Lập dự toán. Dựa vào số kiểm tra và văn bản hướng dẫn lập dự toán kinh phí, các đơn vị dự toán cơ sở tiến hành lập dự toán kinh phí của mình để gửi đơn vị dự toán cấp trên hoặc cơ quan Tài chính.
Bước 1: Lập dự toán thu Dự toán thu có tầm quan trọng đặc biệt trong việc lập dự toán chi và triển khai nhiệm vụ chi đảm bảo chủ động thu, chi trong đơn vị. Theo cách phân loại các cơ quan Nhà nước, có thể chia việc lập dự toán thu đối với các cơ quan, đơn vị làm 2 cách. Đó là: - Đối với các đơn vị không có nguồn thu sự nghiệp, trên cơ sở phân bổ và giao dự toán ngân sách năm đối với các đơn vị theo quy định của Thủ tướng Chính phủ, các đơn vị này tuỳ theo ngành và lĩnh vực hoạt động của đơn vị mình để xây dựng dự toán thu theo đúng quy định của nhà nước. - Đối với các đơn vị có thêm nguồn thu sự nghiệp thì ngoài việc lập dự toán thu trên cơ sở phân bổ và giao dự toán ngân sách năm theo quy định của Thủ tướng Chính phủ, các đơn vị cần phải lập dự toán đối với các nguồn thu ngoài ngân sách.
Bước 2: Lập dự toán chi Tuy nhiên, đối với mỗi đơn vị, việc lập dự toán chi đòi hỏi phải cụ thể theo nguyên tắc: - Các khoản chi phải có nguồn đảm bảo - Các khoản chi qua các năm phải tương đối ổn định - Các khoản chi thường xuyên, phải gắn chặt với các hoạt động của đơn vị - Các mức chi phải tuân thủ theo đúng chế độ, chính sách quy định hiện hành của Nhà nước - Các khoản chi được lập phải đạt hiệu quả cao với nguồn lực thấp nhất Bước 3: Lập Báo cáo thuyết minh dự toán Trên cơ sở dự toán thu và dự toán chi, phòng Kế hoạch – Tài chính tiến hành lập Bản Báo cáo thuyết minh dự toán. Trên Bản báo cáo thuyết minh dự toán phải chỉ ra được các nội dung sau: - Căn cứ xác định các chỉ tiêu trong dự toán - Cơ cấu thu, chi tài chính dự toán có phù hợp với định mức quy định hay không - Sự thay đổi thu chi tài chính dự toán năm kế hoạch so với năm báo cáo như thế nào, nguyên nhân cụ thể của sự thay đổi đó - Các biện pháp cơ bản để thực hiện tốt dự toán Hoàn chỉnh dự toán và trình cấp trên Căn cứ vào dự toán đã được sự chấp thuận của cơ quan hành chính nhà nước cấp trên; cơ quan Tài chính sau khi xem xét điều chỉnh lại cho phù hợp sẽ đề nghị cơ quan hành chính Nhà nước cấp trên chính thức phân bổ và giao dự toán chi thường xuyên cho mỗi ngành, mỗi cấp, mỗi đơn vị. - Tính ưu việt của lập dự toán là dễ thực hiện. - Hạn chế của lập dự toán: Đôi khi nếu nhà quản lý không tiên lượng được các nhiệm vụ phải thực hiện trong năm kế hoạch, không đưa vào dự toán, thì trên nguyên tắc sẽ không được chi tiêu để thực hiện nhiệm vụ.
Thực hiện dự toán - Mục tiêu của quá trình thực hiện dự toán trong các cơ quan hành chính Nhà nước Thực hiện dự toán trong các cơ quan hành chính Nhà nước là khâu tiếp theo khâu lập dự toán trong chu trình ngân sách. Thực hiện dự toán của các cơ quan hành chính Nhà nước là quá trình sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế – tài chính và hành chính nhằm biến các chỉ tiêu thu chi ghi trong dự toán ngân sách của cơ quan, đơn vị trở thành hiện thực.Quá trình thực hiện dự toán ngân sách, nhằm đạt các mục tiêu sau: - Biến các chỉ tiêu ghi trong dự toán năm của đơn vị từ khả năng, dự kiến thành hiện thực. Từ đó góp phần biến các chỉ tiêu của kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của Nhà nước - Thông qua việc thực hiện dự toán của các cơ quan, đơn vị tiến hành kiểm tra việc thực hiện các chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức về kinh tế tài chính của Nhà nước. Khi tiến hành hoạt động quản lý tài chính trong một cơ quan, đơn vị, để đảm bảo thu, chi có hiệu quả, cơ quan, đơn vị phải căn cứ vào các Nghị định và thông tư hướng dẫn của Nhà nước.
Quá trình thực hiện thu chi phải đảm bảo đúng theo pháp luật quy định trên cơ sở việc thực hiện phải cân đối giữa thu và chi. Nội dung thực hiện dự toán a. Nội dung tổ chức thực hiện dự toán ngân sách - Các cơ quan, đơn vị phải nộp cho Kho bạc nơi cơ quan, đơn vị giao dịch, quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị sử dụng NSNN. - Khi nhận được số phân bổ về ngân sách, các cơ quan nhà nước và các đơn vị dự toán cấp I giao nhiệm vụ cho các đơn vị trực thuộc bảo đảm đúng với dự toán ngân sách được phân bổ, đồng thời thông báo cho cơ quan tài chính cùng cấp và Kho bạc nhà nước nơi giao dịch để theo dõi, cấp phát, quản lý.
Trong trường hợp vào đầu năm ngân sách, dự toán ngân sách và chỉ tiêu phân bổ ngân sách chưa được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định, cơ quan tài chính các cấp được phép tạm cấp kinh phí cho các nhu cầu chi không thể trì hoãn được cho tới khi dự toán ngân sách và phân bổ ngân sách được quyết định. - Các cơ quan hành chính nhà nước trong phạm vi, nhiệm vụ và quyền hạn của mình đề ra những biện pháp cần thiết nhằm đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ thu, chi ngân sách được giao. - Các đơn vị dự toán ngân sách, các tổ chức và cá nhân phải thực hiện dự toán nghĩa vụ nộp ngân sách theo quy định của pháp luật, sử dụng kinh phí ngân sách theo đúng mục đích, đúng chế độ, tiết kiệm, hiệu quả. - Các cơ quan tài chính các cấp, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra các tổ chức cá nhân có nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, nộp đầy đủ, nộp đúng kỳ hạn các khoản phải nộp vào ngân sách.
- Tất cả các khoản thu ngân sách phải được nộp trực tiếp vào kho bạc nhà nước, trường hợp đặc biệt cơ quan thu được tổ chức thu trực tiếp và phải nộp đầy đủ, đúng thời hạn vào Kho bạc nhà nước theo quy định của Bộ trưởng Bộ tài chính. - Các khoản chi thường xuyên theo định kỳ phải được bố trí kinh phí đều trong năm để chi. Các khoản có tính thời vụ hoặc mua sắm lớn phải có kế hoạch với cơ quan tài chính để chủ động bố trí kinh phí.
