QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN Nhóm 8 EC208.TMCL Giảng viên: Huỳnh Đức Huy THÀNH VIÊN Như Ý Minh Quang Thu Trang Hữu Nghĩa 2 Tấn Toàn Minh Phúc MỤC LỤC 1 Tìm hiểu chung 2 Quy trình quản lí phạm vi dự án 3 Các phần mềm hỗ trợ quản lý dự án 3 1 TÌM HIỂU CHUNG 4 TÌM HIỂU CHUNG Phạm vi (Scope) Đề cập đến tất cả những công việc liên quan đến việc tạo ra sản phẩm của dự án và sử dụng các quy trình nào để tạo ra sản phẩm 6 TÌM HIỂU CHUNG PROJECT SCOPE MANAGEMENT Quản lý phạm vi dự án bao gồm Quản lý các quá trình liên quan đến việc XÁC ĐỊNH và KIỂM SOÁT công việc phạm vi dự án được hoặc không được đưa vào là gì? một dự án. 7 TÌM HIỂU CHUNG PROJECT SCOPE MANAGEMENT Mục đích Đảm bảo các nhóm dự án và các bên liên quan (Stakeholders) phải cùng hiểu: SẢN PHẨM QUY TRÌNH 8 đầu ra. thực hiện sản xuất. TÌM HIỂU CHUNG Sản phẩm trung gian (Deliverables) Những sản phẩm được tạo ra như một phần của dự án Bao gồm: phần cứng, phần mềm, tài liệu đào tạo, chuyển giao, bảo hành.
9 TÌM HIỂU CHUNG Một trong những khía cạnh quan trọng nhất và khó nhất Tại sao? của quản lý dự án là xác định phạm vi của một dự án 10 2 QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHẠM VI 11 Quản lý phạm vi dự án 1.Thu thập hoạch quản yêu cầu lý phạm vi 4. Xác thực phạm vi và 5.Tạo WBS Kiểm soát phạm vi 12 1. Quy trình chọn dự án Dựa vào kế hoạch chiế n lược tổng thể 1 của tổ chức 2 Phân tích vùng nghiệp vụ 3 Xác định dự án tiề m năng Chọn các dự án CNTT và phân bổ tài 4 nguyên 14 1. Quy trình chọn dự án Dựa vào kế hoạch chiến lược tổng thể của tổ chức Là một trong những thông tin đầu vào, là một tiêu chí để chọn lựa dự án.
Nhìn vào bức tranh tổng thể hay kế hoạch chiến lược của một tổ chức, để phát triển một kế hoạch chiến lược về CNTT Đòi hỏi xác định các mục tiêu nghiệp vụ lâu dài Các dự án CNTT cần hỗ trợ các mục tiêu chiến lược, thương mại, tài chính của đơn vị 15 1. Quy trình chọn dự án Phân tích vùng nghiệp vụ Đánh giá một quy trình làm sao để quy trình hoạt động hiệu quả, cũng như nó có khả năng giúp bạn xác định các cơ hội tạo ra sự thay đổi.1 Chọn Chọn dự dự án án 16 1. Quy trình chọn dự án Xác định dự án tiềm năng Cần phải xác định những dự án nào tiềm năng, có giá trị kinh tế và có thể phát triển 17 1. Các phương pháp chọn dự án 1 Hướng đế n nhu cầ u chung của tổ chức 2 Phân loại dự án 3 Phân tích tài chính Mô hình trọng số (Weighted Scoring 4 Model - WSM) Thực hiện thẻ điểm cân đố i (Balanced 5 Scorecard) 18 1.
Các phương pháp chọn dự án Hướng đến nhu cầu chung của tổ chức Nhu cầu Ngân sách Ý chí Phân loại dự án Vấn đề Yêu cầu Cơ hội Định hướng 19 1. Các phương pháp chọn dự án Phân tích tài chính Phân tích NPV (Net Present Value) Phân tích lợi nhuận (Payback analysis) Giá trị hoàn lại từ đầu tư ROI (Return on Investment) 20 1. Các phương pháp chọn dự án Phân tích tài chính Phân tích NPV (Net Present Value) Là phương pháp tính lượng tiền thực thu hoặc thực mất trong tương lai từ dự án bằng cách không xét đến tất cả các luồng tiền mặt vào hoặc ra trong tương lai cho đến thời điểm hiện tại 21 1. Các phương pháp chọn dự án Phân tích tài chính Phân tích lợi nhuận (Payback analysis) Payback là một trong những công cụ tài chính quan trọng được sử dụng khi chọn lựa dự án 22 1.
Các phương pháp chọn dự án Phân tích tài chính Giá trị hoàn lại từ đầu tư ROI (Return on Investment) ROI = (tổng thu nhập - tổng chi phí) / tổng chi phí Ví dụ đầu tư $100 vào năm nay và năm tới có trị giá là $110 thì ROI = (110-100)/100=10% 23 1. Các phương pháp chọn dự án Mô hình trọng số Weighted Scoring Model - WSM Dựa trên điều khiện xác định 1. Xác định các điều kiện quan trọng cho thành công của dự án 2. Gán các trọng số (phần trăm) cho mỗi điều kiện sao cho tổng của chúng bằng 100 3.
Gán các điểm cho mỗi điều kiện đối với mỗi dự án 4. Nhân các điểm với trọng số và tính tổng các giá trị này 24 1. Các phương pháp chọn dự án Mô hình trọng số Weighted Scoring Model - WSM 25 1. Các phương pháp chọn dự án Thực hiện thẻ điểm cân bằng (Balanced Scorecard) Là một hệ thống quản lý chiến lược dựa vào kết quả đo lường và đánh giá, được áp dụng cho mọi tổ chức.
BSC chính là phương pháp chuyển đổi tầm nhìn và chiến lược thành mục tiêu, chỉ tiêu đánh giá và hoạt động cụ thể. Các phương pháp chọn dự án TÀI CHÍNH KHÁCH HÀNG Thực hiện thẻ điểm cân bằng (balanced scorecard) NĂNG LỰC Lợi nhuận đạt được Tỷ lệ giảm thời gian của chu trình sản xuất Doanh thu Lượng thay đổi kĩ thuật Vốn Sử dụng vốn Dòng tiền hoạt động TÀI CHÍNH QUY TRÌNH QUY TRÌNH Thời gian phản hồi đơn hàng Hệ số vòng quay hàng tồn kho Năng lực hoạt động KHÁCH HÀNG NĂNG LỰC Khả năng khảo sát KH KHÁCH HÀNG Năng lực lãnh đạo CON NGƯỜI Cổ phần thị trường Số ngày đào tạo/1 nhân viên Tỷ lệ đơn hàng cũ Nâng cao chất lượng hoạt động nhóm Chỉ số thương hiệu 27 1.2 Tuyên bố dự án Tuyên bố dự án (project charter) là tài liệu chính thức xác nhận sự tồn tại của dự án và đưa ra định hướng để thực hiện các mục tiêu của dự án và quản lý dự án Các stakeholders chính của dự án cần ký vào tuyên bố dự án để xác nhận sự đồng tình với nhu cầu và mục đích của dự án 28 LẬP KẾ HOẠCH PHẠM VI 29 Cung cấp nền tảng cho các quyết định trong tương lai. Cần có sự tham gia đánh giá của các chuyên gia, quản lý phòng ban, nhà tài trợ dự án, cũng như các phòng ban và các bên liên quan được chọn với nhau để lập ra một kế hoạch tốt nhất đáp ứng đúng với dự án của công ty. 30 "Để lập ra một kế hoạch tốt nhất đáp ứng đúng với dự án của công ty." 31 LẬP KẾ HOẠCH PHẠM VI Lý giải dự án.
Mô tả ngắn sản phẩm, dịch vụ. Tổng kết sản phẩm trung gian. Những yếu tố xác định sự thành công 32 LẬP KẾ HOẠCH PHẠM VI Sau khi xem xét những yếu tố ảnh hưởng đến dự án, nhóm dự án sử dụng đánh giá của chuyên gia và các cuộc họp để phát triển hai đầu ra quan trọng: kế hoạch quản lý phạm vi kế hoạch quản lý yêu cầu 33 THU THẬP YÊU CẦU 34 Thu thập yêu cầu có quan trọng Có quan không? trọng chi phí sửa chữa lỗi phần mềm trong các giai đoạn phát triển sau này sẽ tốn kém hơn nhiều so với việc sửa nó trong giai đoạn yêu cầu. 35 36 88% các dự án phần mềm nâng cao các sản phẩm hiện có thay vì tạo mới 82% phản hồi từ khách hàng và đối tác là nguồn · 75% đang quản lý các dự án với ít nhất 100 yêu chính của ý tưởng và yêu cầu sản phẩm cầu; 20% đang quản lý các dự án với hơn 1.000 yêu cầu · 73% nói rằng thách thức quan trọng nhất là đạt được sự hiểu biết rõ ràng về những gì khách hàng muốn.
37 Scope management plan: Kế hoạch quản lý phạm vi TOOLS, TECHNIQUES Requirements management plan: Kế hoạch quản lý yêu cầu Stakeholder management plan: Kế hoạch quản lý các bên liên quan Interviews: Phỏng vấn trực tiếp Project chartrer: Điều lệ dự án Focus groups (Tổ chức các nhóm tập trung), Facilitated Stake holder register: Đăng ký các bên liên quan workshops (các hội thảo), Group creativity techniques (Kỹ năng { sáng tạo), Group decision - making techniques (kỹ năng ra quyết INPUT định nhóm) Questionnaires and surveys (bảng câu hỏi và khảo sát) Observations (Quan sát) Prototypes (tạo mẫu) và Document analysis (Phân tích tài liệu) Benchmarking (Đo điểm chuẩn) Context diagrams (Sơ đồ ngữ cảnh) OUTPUT Requirements documentation (Tài liệu yêu cầu) Requirements traceability matrix (Yêu cầu ma trận xác định nguồn gốc) 38 XÁC ĐỊNH PHẠM VI 39 XÁC ĐỊNH PHẠM VI Xác định chi tiết công việc bằng cách chia thành các công việc nhỏ hơn có thể quản lý được. Xác định đúng phạm vi sẽ giúp Giúp cải tiến sự chính xác về thời gian, chi phí, và tài nguyên Xác định nền tảng để đo hiệu suất vận hành và điều khiển dự án Giúp truyền đạt rõ ràng các trách nhiệm của mỗi công việc. 40 TOOLS, TECHNIQUES Xác định phạm vi cần căn cứ vào văn kiện dự án, bản mô tả yêu Lấy ý kiến đánh giá của chuyên gia, tiến hành phân tích sản cầu và nguồn tài nguyên của công ty như các chính sách, quy trình phẩm, và tổ chức hội thảo chuyên đề và với các ý kiến đánh và biểu mẫu đối với quản lý phạm vi dự án, tài liệu lưu trữ về các giá của chuyên gia được áp dụng cho từng vấn đề kĩ thuật { dự án tiến hành trước đây và các bài học kinh nghiệm trong quá chi tiết và kèm theo các chuyên gia có trình độ chuyên môn khứ sâu có thể đến từ rất nhiều nguồn khác nhau. INPUT Ví dụ: người điều phối có thể yêu cầu người dùng, nhà phát triển và nhân viên bán hàng tham gia cuộc họp trực tiếp hoặc cuộc họp để trao đổi ý tưởng về việc phát triển sản phẩm mới.
OUTPUT Tuyên bố phạm vi dự án và cập nhật tài liệu dự án. 41 Tạo Cấu Trúc Phân Rã Công Việc (WBS) 42 CẤU TRÚC PHÂN RÃ CÔNG VIỆC Cấu trúc phân rã công việc (WBS- Work Break-down Structure) là cây phân cấp các nhóm công việc cần thực hiện trong dự án, nó xác định phạm vi tổng thể của dự án. Đây là tài liệu nền tảng trong quản lý dự án vì nó cung cấp cơ sở để lập kế hoạch và quản lý các lịch biểu, chi phí, và những biến đổi dự án. 43 CẤU TRÚC PHÂN RÃ CÔNG VIỆC Cấu trúc phân rã công việc (WBS) là gì? Là danh sách chi tiết những gì cần hoàn thành một dự án.
Nếu làm WBS tốt, sẽ xác định được các bước để hoàn thành dự án. WBS là cơ sở để ước lượng chi phí. Từ WBS sẽ có một bức tranh chung về kinh phí dự án. WBS là cơ sở để xác định trách nhiệm giữa các cá nhân.
WBS là cơ sở để xây dựng lịch trình thực hiện dự án.