Tổng quan về giáo trình

Giáo trình mô đun: Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan (Mã mô đun: MĐ 22) là tài liệu đào tạo chuyên môn thuộc nghề Văn thư hành chính, được Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô ban hành theo Quyết định số 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 (Chủ biên: GV. Trương Thị Trang). Trong chương trình đào tạo nghề Văn thư hành chính, đây là mô đun nghiệp vụ chuyên môn cốt lõi, được bố trí giảng dạy sau khi người học đã hoàn thành các học phần nền tảng gồm: Soạn thảo văn bản 1, 2, Nhập môn công tác văn thư, và Quản lý văn bản đến, văn bản đi.

Về mục tiêu đào tạo, giáo trình trang bị cho người học hệ thống tri thức và năng lực thực hành nghiệp vụ toàn diện:

  • Kiến thức: Trình bày chuẩn xác khái niệm hồ sơ, bản chất hoạt động lập hồ sơ, mục đích, ý nghĩa và các yêu cầu kỹ thuật đối với hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
  • Kỹ năng: Phân định và sắp xếp hồ sơ; thực hiện thành thạo các thao tác nghiệp vụ mở hồ sơ, thu thập tài liệu, phân chia đơn vị bảo quản, biên mục hồ sơ và tổ chức giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan; có năng lực tham mưu cho lãnh đạo triển khai công tác lập hồ sơ.
  • Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Thể hiện phương pháp làm việc cẩn thận, tỉ mỉ, tuân thủ nghiêm ngặt hệ thống quy phạm pháp luật của Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ.

Cấu trúc giáo trình được thiết kế theo tiến trình nghiệp vụ thực tế với 5 bài học chính: từ cơ sở lý luận, hệ thống yêu cầu tiêu chuẩn, phương pháp lập các loại hồ sơ cụ thể, đến quy chế tổ chức thực hiện và quy trình giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Điểm đặc thù của tài liệu là tính thực chứng cao, toàn bộ các quy trình thao tác đều gắn liền với hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và các bộ hồ sơ mẫu từ thực tiễn hành chính.

Nội dung kiến thức cốt lõi

                             TIẾN TRÌNH NGHIỆP VỤ MÔ ĐUN MĐ 22

Các chương và chủ đề chính

Nội dung giáo trình được triển khai qua 5 bài học có tính logic và kế thừa chặt chẽ:

  • Bài 1: Khái niệm, vị trí, tác dụng của việc lập hồ sơ (Mã bài: MĐ22.01): Định nghĩa khoa học về "hồ sơ" (tập văn bản có liên quan về một vấn đề, sự việc, đối tượng hoặc có cùng đặc trưng hình thức) và "lập hồ sơ". Phân tích tác dụng của lập hồ sơ đối với việc bảo tồn sử liệu quốc gia (dẫn chứng từ việc nghiên cứu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội 5 năm 2007–2011 tỉnh Yên Bái), nâng cao năng suất xử lý công việc của công chức, quản lý văn bản chặt chẽ và tạo lập tiền đề trực tiếp cho hoạt động lưu trữ.
  • Bài 2: Yêu cầu về lập hồ sơ (Mã bài: MĐ22.02): Xác lập 3 yêu cầu nguyên tắc: (1) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ (phân tích sự khác biệt giữa hồ sơ phòng chống lũ lụt tháng 9/2010 tại UBND tỉnh Yên Bái và UBND huyện Yên Bình); (2) Văn bản thu thập phải có mối liên hệ khách quan, phản ánh đúng trình tự diễn biến sự việc; (3) Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều (đối chiếu hồ sơ báo cáo an toàn giao thông năm 2011 lưu trữ vĩnh viễn với báo cáo tháng/quý/6 tháng lưu tạm thời). Ngoài ra, tài liệu phải đảm bảo tính pháp lý về thể thức và được biên mục chính xác.
  • Bài 3: Phương pháp lập hồ sơ (Mã bài: MĐ22.03): Hướng dẫn quy trình thực hành chi tiết cho 3 nhóm hồ sơ:
    • Hồ sơ công việc: Trình tự gồm mở hồ sơ (theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012), thu thập văn bản theo Điều 21 Nghị định 142-CP ngày 28/9/1963, kết thúc hồ sơ, loại bỏ văn bản trùng/bản nháp, phân chia đơn vị bảo quản (độ dày không quá 200 tờ hoặc không quá 3 cm, tối thiểu 1 cm), sắp xếp tài liệu theo các đặc trưng nghiệp vụ (thời gian, diễn biến công việc, tên loại, tác giả, vần ABC), đánh số tờ bằng bút chì mềm ở góc phải trên cùng, biên mục mục lục văn bản 8 cột, lập chứng từ kết thúc và ghi bìa hồ sơ.
    • Hồ sơ nguyên tắc: Tập hợp bản sao văn bản quy phạm pháp luật làm căn cứ tra cứu hàng ngày, sắp xếp văn bản ban hành sau lên trên văn bản ban hành trước (nguyên tắc văn bản sau thay thế/phủ định văn bản trước), quản lý tại phòng làm việc và tự loại hủy khi hết hiệu lực mà không nộp vào lưu trữ cơ quan.
    • Hồ sơ nhân sự: Phương pháp lập và quản lý hồ sơ cán bộ (sơ yếu lý lịch, văn bằng, quyết định tiếp nhận, điều động, xếp lương, khen thưởng, kỷ luật), hồ sơ đảng viên và việc khai thác phục vụ công tác tổ chức cán bộ.
  • Bài 4: Tổ chức lập hồ sơ trong cơ quan (Mã bài: MĐ22.04): Hệ thống hóa cơ sở pháp lý và phân định rõ trách nhiệm của từng vị trí công tác: Thủ trưởng cơ quan, Chánh Văn phòng/Trưởng phòng Hành chính, Trưởng các đơn vị chuyên môn, Cán bộ văn thư - lưu trữ và Cán bộ chuyên môn trực tiếp thụ lý công việc.
  • Bài 5: Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (Mã bài: MĐ22.05): Hướng dẫn căn cứ pháp lý theo Điều 9 và Điều 12 Luật Lưu trữ năm 2011; thời hạn nộp lưu từng loại tài liệu; thành phần tài liệu nộp lưu (từ 5 năm trở lên và vĩnh viễn); thủ tục lập Mục lục hồ sơ nộp lưu (02 bản) và Biên bản giao nhận tài liệu (02 bản).

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình cung cấp hệ thống tri thức lý luận lưu trữ học và quản trị văn phòng:

  • Lý thuyết phông lưu trữ và đơn vị bảo quản: Khái niệm đơn vị hình thành phông, đơn vị bảo quản (ĐVBQ) – đơn vị phân loại và thống kê nhỏ nhất trong lưu trữ học.
  • Hệ thống nguyên tắc phân loại và xác định giá trị: Nguyên tắc phản ánh khách quan mối liên hệ logic giữa các văn bản; nguyên tắc phân định thời hạn bảo quản tài liệu vĩnh viễn và có thời hạn.
  • Khung tiêu chuẩn kỹ thuật nghiệp vụ: Cấu trúc tiêu đề hồ sơ hoàn chỉnh (Tên loại – Tác giả – Cơ quan giao dịch – Nội dung – Thời gian – Địa điểm); Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 về Bìa hồ sơ lưu trữ; các quy định về số lưu trữ (Phông số, Mục lục số, Đơn vị bảo quản số).

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng kỹ thuật nghiệp vụ: Kỹ năng ghi bìa hồ sơ, đánh số tờ tài liệu theo chữ số Ả Rập, xử lý tài liệu đặc thù (phim ảnh đóng bì riêng, băng đĩa ghi âm/ghi hình đặt trong hộp chuyên dụng xếp cuối hồ sơ), lập mục lục văn bản 8 cột và hoàn thiện chứng từ kết thúc.
  • Kỹ năng phân tích và thẩm tra tài liệu: Nhận diện và thẩm định thể thức văn bản pháp lý; phân loại tài liệu chính, loại bỏ bản nháp, bản chụp, bản trùng thừa; phân chia ĐVBQ đối với các hồ sơ phức tạp (hồ sơ nâng bậc lương, hồ sơ thành lập tổ chức bộ máy, hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật).
  • Kỹ năng quản trị và tổ chức: Lập Danh mục hồ sơ hàng năm theo cơ cấu tổ chức hoặc mặt hoạt động; điều hành quy trình bàn giao, lập biên bản giao nhận và thống kê nộp lưu tài liệu theo Luật Lưu trữ 2011.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Phương pháp tiếp cận sư phạm của giáo trình kết hợp giữa việc truyền đạt khung pháp lý với rèn luyện thao tác kỹ thuật thực tế thông qua hệ thống ví dụ nghiệp vụ điển hình:

  • Phương pháp tình huống (Case studies): Sử dụng các hồ sơ thực tế tại các cơ quan quản lý nhà nước để phân tích nguyên lý:
    • Phân tích chức năng nhiệm vụ qua trường hợp hồ sơ phòng chống lũ lụt của UBND tỉnh Yên Bái và UBND huyện Yên Bình.
    • Hướng dẫn phân định thời hạn bảo quản qua hồ sơ an toàn giao thông tỉnh Yên Bái.
    • Phân tích cấu trúc Danh mục hồ sơ thông qua Quyết định số 453/QĐ-SXD ngày 31/7/2012 của Sở Xây dựng Bắc Kạn và hồ sơ xử lý khiếu nại (mã MSHS 403/07) tại Sở Xây dựng TP. Hồ Chí Minh.
    • Phân chia ĐVBQ trong hồ sơ nâng bậc lương cán bộ gồm 20 quyết định kèm biên bản họp hội đồng và tờ trình.
  • Bài tập và thực hành thao tác: Mỗi bài học tích hợp hệ thống bài tập thực hành nghiệp vụ:
    • Thao tác lập bìa hồ sơ tạm bằng bút chì và hoàn thiện bìa chính thức bằng bút mực.
    • Thực hành đánh số tờ đối với các trường hợp ngoại lệ: trang gấp đôi khổ lớn (tính 2 số), trang có ảnh dán, trường hợp đánh sót số (bổ sung ký hiệu 15a, 15b), trường hợp đánh trùng số (10a, 10b).
    • Soạn thảo và điền biểu mẫu: Mục lục văn bản (8 cột thông tin), Chứng từ kết thúc, Mục lục hồ sơ nộp lưu, Biên bản giao nhận tài liệu.
    • Bài tập khảo sát thực tế tại các cơ quan, tổ chức địa phương (Bài 4).
  • Phương pháp đánh giá và tự học: Kiểm tra lý thuyết qua hệ thống câu hỏi tự luận ở cuối mỗi bài; đánh giá kỹ năng qua mức độ chuẩn xác của sản phẩm hồ sơ thực hành (độ dày, tính đồng đều về giá trị, tính chính xác của tiêu đề và mục lục). Người học tự nghiên cứu bằng cách đối chiếu quy định trong giáo trình với các văn bản pháp lý gốc được trích dẫn.

Điểm nổi bật và cập nhật

Nội dung giáo trình được biên soạn dựa trên việc chuẩn hóa theo hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn kỹ thuật của Nhà nước:

  1. Chuẩn hóa theo Luật Lưu trữ và các thông tư chuyên ngành: Giáo trình cập nhật trực tiếp các điều khoản của Luật Lưu trữ ngày 01/11/2011 của Quốc hội (Điều 9 về trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu; Điều 12 về trách nhiệm giao, nhận tài liệu); Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu; Thông tư số 09/2013/TT-BNV quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
  2. Tích hợp quy định quản trị văn bản điện tử và môi trường mạng: Cập nhật Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử; Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng; Công văn số 1060/VTLTNN-TTTH ngày 06/11/2012 của Cục VTLTNN.
  3. Áp dụng Tiêu chuẩn Quốc gia: Quy chuẩn kỹ thuật in ấn và biên mục bìa hồ sơ lưu trữ thống nhất theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012.
  4. Phụ lục khung đề mục Danh mục hồ sơ mang tính ứng dụng cao: Cung cấp khung đề mục mẫu theo 2 phương pháp phân loại chuẩn trong hành chính:
    • Theo cơ cấu tổ chức: Văn phòng, Phòng Tổ chức cán bộ (vấn đề chung, tổ chức bộ máy, đào tạo, lao động tiền lương), Phòng Kế hoạch – Tài chính, Hợp tác quốc tế, Pháp chế, Thanh tra.
    • Theo mặt hoạt động: Tổng hợp, Nội chính, Công nghiệp – Xây dựng, Tài chính – Thương mại, Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Văn xã.

Đối tượng sử dụng giáo trình

  • Học sinh, sinh viên: Tài liệu học tập bắt buộc cho người học chuyên ngành Văn thư hành chính, Văn thư – Lưu trữ, Quản trị văn phòng tại các cơ sở giáo dục nghề nghiệp và đại học khi tiếp cận mô đun nghiệp vụ MĐ 22.
  • Yêu cầu kiến thức tiên quyết (Prerequisites): Người học cần hoàn thành khối kiến thức về thể thức văn bản và quy trình xử lý công văn giấy tờ từ các học phần: Soạn thảo văn bản 1, Soạn thảo văn bản 2, Nhập môn công tác văn thư, Quản lý văn bản đến, văn bản đi.
  • Giảng viên chuyên ngành: Sử dụng làm căn cứ thiết kế đề cương bài giảng, xây dựng phiếu hướng dẫn thực hành kỹ thuật (đánh số tờ, viết mục lục, lập chứng từ kết thúc) và thiết lập ngân hàng câu hỏi kiểm tra tay nghề.
  • Cán bộ, công chức, viên chức và người làm công tác lưu trữ tại cơ quan, doanh nghiệp: Tài liệu tra cứu nghiệp vụ thường nhật để thực hiện đúng trách nhiệm lập hồ sơ công việc theo phân công, thiết lập Danh mục hồ sơ cơ quan, xử lý hồ sơ nguyên tắc tại bàn làm việc và thực hiện thủ tục nộp lưu tài liệu định kỳ vào lưu trữ hiện hành theo Luật Lưu trữ 2011.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với những đối tượng nào?

Tài liệu phục vụ trực tiếp cho người học nghề Văn thư hành chính, đồng thời là cẩm nang hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ cho công chức, viên chức trực tiếp giải quyết công việc chuyên môn và cán bộ chuyên trách văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

2. Cần chuẩn bị kiến thức nền tảng nào trước khi học mô đun này?

Người học cần nắm vững kỹ thuật soạn thảo, thẩm tra thể thức văn bản hành chính và quy trình tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến/đi qua các học phần: Soạn thảo văn bản 1, 2, Nhập môn công tác văn thư, Quản lý văn bản đến và đi.

3. Điểm khác biệt cơ bản về mặt nghiệp vụ giữa các loại hồ sơ trong giáo trình là gì?

Giáo trình phân định rõ:

  • Hồ sơ công việc: Tập hợp văn bản chính hình thành trong quá trình giải quyết vụ việc, phải nộp vào Lưu trữ cơ quan sau 1 năm.
  • Hồ sơ nguyên tắc: Tập hợp bản sao văn bản quy phạm pháp luật để tra cứu thường xuyên, sắp xếp văn bản mới lên trên văn bản cũ, lưu giữ tại bàn làm việc của cán bộ và không nộp vào kho lưu trữ cơ quan.
  • Hồ sơ nhân sự: Quản lý toàn bộ lý lịch, quyết định nhân sự của từng cá nhân phục vụ công tác tổ chức cán bộ.

4. Quy định về thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được nêu trong giáo trình như thế nào?

Căn cứ Điều 12 Luật Lưu trữ 2011, thời hạn nộp lưu cụ thể gồm:

  • Tài liệu hành chính: Sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc.
  • Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ: Sau 01 năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức.
  • Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán.
  • Tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình: Sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
  • Đơn vị được giữ lại tài liệu để phục vụ công tác tối đa không quá 02 năm nếu được lãnh đạo phê duyệt.

5. Giáo trình có cung cấp các mẫu biểu nghiệp vụ bổ trợ nào?

Tài liệu cung cấp đầy đủ các biểu mẫu và tiêu chuẩn kỹ thuật: mẫu bìa hồ sơ theo TCVN 9251:2012, mẫu Mục lục văn bản trong hồ sơ (8 cột), mẫu Chứng từ kết thúc, mẫu Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu, mẫu Biên bản giao nhận tài liệu và 2 khung đề mục Danh mục hồ sơ tham khảo.

Kết luận

Giáo trình mô đun: Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan (MĐ 22) của Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô cung cấp hệ thống quy trình nghiệp vụ văn thư - lưu trữ hoàn chỉnh, kết hợp chặt chẽ giữa căn cứ pháp lý và phương pháp thực hành kỹ thuật.

Lộ trình học tập khuyến nghị:

  1. Tiếp cận hệ thống khái niệm, vai trò và chuẩn yêu cầu nghiệp vụ (Bài 1, 2).
  2. Rèn luyện thành thạo thao tác mở bìa, phân chia ĐVBQ, đánh số tờ, lập mục lục và viết chứng từ kết thúc cho từng loại hồ sơ (Bài 3).
  3. Nắm vững cơ chế phân định trách nhiệm tổ chức và quy trình thủ tục nộp lưu tài liệu theo Luật Lưu trữ 2011 (Bài 4, 5).

Tài liệu tham khảo bổ trợ đề xuất: Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Thông tư số 07/2012/TT-BNV, Thông tư số 09/2013/TT-BNV và Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012.