BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Trong công tác văn thư lưu trữ thì lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan cũng là một nghiệp vụ vô cùng quan trọng. Nắm vững kiến thức về nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì công tác lập hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức đi vào nề nếp, nâng cao hiệu quả công tác, tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu thông tin, tài liệu được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong cơ quan, tổ chức.
Giáo trình Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan sẽ cũng cấp các kiến thức liên quan tới việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ giúp cho người học có thể hiểu một cách cụ thể cũng như có thể vận dụng được kiến thức vào thực tiễn. Bố cục của giáo trình được xây dựng gồm 4 nội dung chính: Những vấn đề chung về lập hồ sơ, phương pháp lập hồ sơ hiện hành, tổ chức lập hồ sơ trong cơ quan, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cô đọng những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ không tránh khỏi sự hạn chế, khiếm khuyết nhất định. Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của đồng nghiệp và các bạn quan tâm để giáo trình được hoàn thiện.
Xin trân trọng cảm ơn. Ngày 25 tháng 04 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV. Trương Thị Trang 2 MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU. 2 BÀI 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP HỒ SƠ.
Khái niệm của hồ sơ, lập hồ sơ. Khái niệm về hồ sơ. Khái niệm về lập hồ sơ. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ.
Nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác của cán bộ công chức. Giúp cơ quan đơn vị quản lý văn bản được chặt chẽ. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Yêu cầu về lập hồ sơ.
Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ. Văn bản thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc. Các văn bản , tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. 10 BÀI 2: PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH.
Lập hồ sơ công việc .Xác định hồ sơ cần lập. Thu thập văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc vào hồ sơ. Kết thúc và biên mục hồ sơ. Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc.
Khái niệm, đặc điểm, tác dụng, yêu cầu. Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc. Phương pháp lập hồ sơ nhân sự. Khái niệm, vị trí và tác dụng của hồ sơ nhân sự.
Quản lý và sử dụng hồ sơ nhân sự. TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ TRONG CƠ QUAN. Những quy định của Nhà nước về lập hồ sơ. Các văn bản qui phạm pháp luật.
Những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ. Trách nhiệm lập hồ sơ. Trách nhịêm của lãnh đạo cơ quan. Đối với Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính.
Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị. Trách nhiệm của cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn. GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN. Những quy định của nhà nước về giao nộp tài liệu.
Mục đích, ý nghĩa. Quy định của nhà nước về giao nộp hồ sơ, tài liệu. Tổ chức giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Trách nhiệm tổ chức giao nộp.
Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan. Tổ chức giao nộp. Hướng dẫn một số mẫu cơ bản trong lập hồ sơ. Câu hỏi ôn tập.
51 TÀI LIỆU THAM KHẢO. 52 4 GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Mã mô đun: MĐ24 Vị trí, tính chất của mô đun: - Vị trí: Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là mô đun nghiệp vụ chính và quan trọng trong chương trình đào tạo nghề văn thư hành chính, mô đun này được giảng dạy khi đã học các môn Soạn thảo văn bản 1,2; Nhập môn công tác văn thư, Quản lý văn bản đến, văn bản đi trước môn Tổ chức khoa học công tác văn thư; - Tính chất: Là mô đun chuyên môn. Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày được khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ, mục đích, ý nghĩa của việc lập hồ sơ; + Trình bày được yêu cầu về hồ sơ: - Về kỹ năng: + Lập được hồ sơ công việc; + Thành thạo các thao tác nghiệp vụ trong lập hồ sơ; + Tham mưu được cho lãnh đạo tổ chức, triển khai công tác lập hồ sơ của cơ quan, tổ chức; - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:Thể hiện tính khiêm tốn, cầu thị, cẩn thận, tỷ mỷ và nghiêm túc. Nội dung của mô đun: Bài 1: Những vấn đề chung về lập hồ sơ Bài 2: Phương pháp lập hồ sơ hiện hành Bài 3: Tổ chức lập hồ sơ trong cơ quan Bài 4: Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 5 BÀI 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP HỒ SƠ Mã bài: MĐ 24.01 Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ.
- Xác định được vị trí, nêu tác dụng của việc lập hồ sơ hiện hành. - Phân tích được các yêu cầu về hồ sơ. - Thể hiện thái độ khiêm tốn, cầu thị, cẩn thận, tỷ mỷ và nghiêm túc. Nội dung chính: 1.
Khái niệm của hồ sơ, lập hồ sơ 1. Khái niệm về hồ sơ Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm văn bản do cơ quan ban hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc cá nhân khác gửi tới, sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng trong hoạt động quản lý của cơ quan và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu khác. Hồ sơ là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và công tác lưu trữ. Thuật ngữ này được giải thích như sau: Hồ sơ: Là một văn bản hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả cùng thời gian ban hành.
Một hồ sơ có thể dày hoặc mỏng tùy theo số lượng văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Hồ sơ quá dày có thể chia thành các ĐVBQ. Hồ sơ có nhiều loại, căn cứ vào đặc điểm và nội dung của văn bản mà người ta có thể chia thành hồ sơ hành chính, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc. Các tập lưu văn bản đi tại văn thư của cơ quan, tổ chức như tập lưu quyết định, tập lưu chỉ thị, tập lưu công văn.
theo 1 nội dung và thời gian nhất định cũng được coi là một hồ sơ. Khái niệm về lập hồ sơ Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao thành hồ sơ. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan sau đã được giải quyết, thì đối với các văn bản chứa đựng các thông tin về chủ trương, chính sách, luật pháp của Đảng và Nhà nước, về quy hoạch, kế hoạch công tác và tình hình của cơ quan. Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ tài liệu có giá trị hình thành trong hoạt động của cơ quan vừa đáp ứng nhu cầu công tác của cơ quan, vừa nhằm bảo tồn sử liệu của quốc gia, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo đất nước nói chung, nghiên cứu khoa học lịch sử.
Chẳng hạn, khi xây dựng kế hoạch phát 6 triển kinh tế xã hội 5 năm (2007-2011) của tỉnh Yên Bái, không thể không nghiên cứu các hồ sơ tài liệu liên quan đến vấn đề này của tỉnh hình thành trước đó, như kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm 1998…của tỉnh và của các huyện thị. Đó là những ghi chép lịch sử về sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc của toàn thể dân tộc, nên nguồn sử liệu chân thực có giá trị nghiên cứu lớn. Trong một cơ quan, nếu là cơ quan nhỏ, hàng năm hình thành hàng trăm văn bản phản ánh các vấn đề, sự việc liên quan đến chức năng nhiệm vụ của cơ quan; nếu là cơ quan lớn, số lượng hình thành văn bản trong một năm có thể nên tới hành nghìn, thậm trí hành vạn văn bản. Nếu sau khi giải quyết xong, các văn bản đó không được lập thành hồ sơ để bảo quản thì rất khó tra tìm khi cần thiết, hơn nữa dễ bị phân tán, thất lạc hoặc hỏng Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản tài liệu có giá trị hình thành trong hoạt động của các cơ quan vừa để đáp ứng nhu cầu công tác của cơ quan, vừa bảo tồn sử liệu Quốc gia, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước nói chung, nghiên cứu khoa học lịch sử nói riêng 2.