GIỚI THIỆU VÀ PHÂN TÍCH HỌC THUẬT GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan (Mã mô đun: MĐ24) là tài liệu đào tạo chuyên môn thuộc chương trình đào tạo nghề Văn thư hành chính ở trình độ Cao đẳng. Giáo trình được biên soạn bởi chủ biên là Giảng viên Trương Thị Trang (hoàn thành ngày 25 tháng 04 năm 2019) và được ban hành chính thức theo Quyết định số 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô (Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn).

Trong chương trình đào tạo nghề Văn thư hành chính, mô đun MĐ24 giữ vị trí nghiệp vụ trọng tâm. Môn học được bố trí giảng dạy sau khi người học đã hoàn thành các học phần nền tảng gồm: Soạn thảo văn bản 1, 2, Nhập môn công tác văn thư, Quản lý văn bản đến, văn bản đi; đồng thời đóng vai trò tiên quyết trước khi người học tiếp cận môn Tổ chức khoa học công tác văn thư.

Mục tiêu đào tạo của giáo trình tập trung vào ba chuẩn đầu ra chính:

  • Về kiến thức: Cung cấp hệ thống khái niệm chuẩn xác về hồ sơ, hoạt động lập hồ sơ; phân tích mục đích, ý nghĩa và các yêu cầu nghiệp vụ bắt buộc đối với việc lập và quản lý hồ sơ tài liệu.
  • Về kỹ năng: Hình thành năng lực thực hành lập hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự; thuần thục kỹ thuật biên mục, quản lý đơn vị bảo quản và tổ chức bàn giao tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định pháp lý.
  • Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Rèn luyện tác phong làm việc cẩn thận, tỉ mỉ, tuân thủ kỷ luật và trách nhiệm bảo mật thông tin tài liệu.

Giáo trình có kết cấu gồm 4 bài học chính, tiếp cận theo tiến trình nghiệp vụ từ lý luận chung, phương pháp kỹ thuật đến tổ chức thực thi và bàn giao lưu trữ:

  • Bài 1: Những vấn đề chung về lập hồ sơ
  • Bài 2: Phương pháp lập hồ sơ hiện hành
  • Bài 3: Tổ chức lập hồ sơ trong cơ quan
  • Bài 4: Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Điểm đặc trưng của tài liệu là việc chuẩn hóa toàn bộ các bước kỹ thuật dựa trên hệ thống tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của Nhà nước trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ.

Nội dung kiến thức cốt lõi

                       GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN MĐ24
Bài 1:          Bài 2:                   Bài 3:           Bài 4:
Những vấn đề    Phương pháp lập hồ sơ   Tổ chức lập      Giao nộp hồ sơ vào
chung           hiện hành                hồ sơ            lưu trữ cơ quan
(Khái niệm,     (Hồ sơ công việc,        (Khung pháp lý,  (Trách nhiệm, thời
mục đích,       nguyên tắc, nhân sự;     phân định trách  hạn nộp lưu, thành
3 yêu cầu)      kỹ thuật biên mục)       nhiệm các cấp)   phần, mẫu biểu)

Các chương/chủ đề chính

Nội dung giáo trình được triển khai qua 4 bài học với trình tự logic chặt chẽ:

  • Bài 1: Những vấn đề chung về lập hồ sơ (Mã bài: MĐ24.01)
    Bài học xác định định nghĩa khoa học về hồ sơ và hoạt động lập hồ sơ; làm rõ vai trò của lập hồ sơ trong việc nâng cao hiệu suất làm việc của cán bộ công chức, quản lý văn bản chặt chẽ và bảo tồn nguồn sử liệu quốc gia. Nội dung trọng tâm đi sâu vào 3 yêu cầu cốt lõi khi lập hồ sơ:

    1. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hình thành hồ sơ;
    2. Văn bản thu thập phải có mối liên hệ khách quan và phản ánh đúng trình tự diễn biến sự việc;
    3. Văn bản trong cùng một hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
      Ngoài ra, bài học nhấn mạnh yêu cầu về tính chuẩn mực thể thức văn bản và tính chính xác khi biên mục.

  • Bài 2: Phương pháp lập hồ sơ hiện hành (Mã bài: MĐ24.02)
    Tập trung hướng dẫn quy trình thao tác nghiệp vụ cho 3 nhóm hồ sơ phổ biến:

    • Lập hồ sơ công việc: Trình bày các bước từ mở bìa hồ sơ (theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 9251:2012), thu thập văn bản (kể cả tài liệu đa phương tiện như phim, ảnh, băng đĩa ghi âm), kết thúc hồ sơ (loại bỏ bản trùng, bản nháp, bản chụp không cần thiết), phân chia đơn vị bảo quản (khống chế độ dày không quá 200 tờ hoặc dưới 3cm), đến sắp xếp tài liệu theo 7 đặc trưng (diễn biến công việc, số thứ tự, vần ABC, tên loại, tác giả, thời gian, mức độ quan trọng).
    • Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc: Khái niệm tập hợp văn bản quy phạm pháp luật làm căn cứ tra cứu thường xuyên; kỹ thuật sắp xếp theo thời gian ban hành (văn bản ban hành sớm xếp dưới, ban hành muộn xếp trên).
    • Phương pháp lập hồ sơ nhân sự: Cấu trúc thành phần tài liệu hồ sơ cán bộ (sơ yếu lý lịch, văn bằng, quyết định bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật...) và hồ sơ đảng viên; quy chế quản lý, khai thác.
    • Kỹ thuật biên mục hồ sơ: Hướng dẫn chi tiết biên mục ngoài bìa (tên cơ quan, đơn vị, ký hiệu, tiêu đề, thời gian bắt đầu - kết thúc, số tờ, thời hạn bảo quản, số lưu trữ) và biên mục bên trong (đánh số tờ bằng bút chì mềm ở góc trên bên phải, lập bảng Mục lục văn bản cho hồ sơ bảo quản vĩnh viễn hoặc trên 20 năm, lập tờ Chứng từ kết thúc).

  • Bài 3: Tổ chức lập hồ sơ trong cơ quan (Mã bài: MĐ24.03)
    Hệ thống hóa cơ sở pháp lý và hướng dẫn nghiệp vụ của Nhà nước; phân định rõ thẩm quyền và trách nhiệm của các chủ thể:

    • Người đứng đầu cơ quan/tổ chức (chỉ đạo, ban hành quy chế, kiểm tra);
    • Chánh Văn phòng / Trưởng phòng Hành chính (tham mưu, đôn đốc lập Danh mục hồ sơ, kiểm tra bàn giao);
    • Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc;
    • Cán bộ chuyên môn/công chức trực tiếp giải quyết công việc;
    • Cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ chuyên trách.
      Quy định rõ thời hạn nộp lưu đối với từng khối tài liệu: tài liệu hành chính (sau 1 năm kể từ năm kết thúc công việc), tài liệu nghiên cứu khoa học/công nghệ (sau 1 năm nghiệm thu), tài liệu xây dựng cơ bản (sau 3 tháng quyết toán), tài liệu nghe nhìn (sau 3 tháng kết thúc công việc); thời hạn gia hạn giữ lại tại đơn vị tối đa không quá 2 năm.

  • Bài 4: Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (Mã bài: MĐ24.04)
    Quy định chi tiết trình tự, thủ tục giao nộp tài liệu theo Điều 9 và Điều 12 Luật Lưu trữ năm 2011. Xác định thành phần hồ sơ nộp lưu (các hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và vĩnh viễn; loại trừ hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ chưa kết thúc, tài liệu gửi để biết). Cung cấp hệ thống biểu mẫu thực hành gồm: Khung đề mục Danh mục hồ sơ (theo cơ cấu tổ chức hoặc mặt hoạt động), các cấu trúc tiêu đề hồ sơ tiêu biểu, danh mục thành phần tài liệu mẫu cho 6 loại hồ sơ phổ biến (xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, kế hoạch - báo cáo, hội nghị tổng kết, thi tuyển/nâng ngạch, nâng lương, đoàn ra/đoàn vào), mẫu biểu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và mẫu Biên bản giao nhận tài liệu.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình xây dựng hệ thống tri thức dựa trên:

  • Lý thuyết tổ chức thông tin và tài liệu văn thư: Khái niệm phông lưu trữ, đơn vị bảo quản, danh mục hồ sơ, mối quan hệ hữu cơ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ ("lập hồ sơ là khâu kết thúc của văn thư và là tiền đề của lưu trữ").
  • Nguyên tắc phân loại và xác định giá trị tài liệu: Xác định giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử; phân định các nhóm thời hạn bảo quản (vĩnh viễn, có thời hạn từ 20 năm trở lên, dưới 20 năm, tạm thời).
  • Hệ thống thể chế pháp lý: Các điều khoản thuộc Luật Lưu trữ 2011, các Nghị định và Thông tư chuyên ngành quy định quyền hạn, trách nhiệm hành chính trong quản lý hồ sơ nhà nước.

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng kỹ thuật nghiệp vụ (Technical skills): Thực hiện chính xác kỹ thuật mở bìa theo tiêu chuẩn TCVN 9251:2012; kỹ thuật đánh số tờ, xử lý số trùng/số khuyết (thêm ký tự a, b, c); kỹ thuật lập bảng Mục lục văn bản chi tiết; kỹ thuật lập Chứng từ kết thúc; xây dựng cấu trúc tiêu đề hồ sơ chuẩn cú pháp.
  • Kỹ năng phân tích và thẩm định (Analytical skills): Phân tích chức năng, nhiệm vụ cơ quan để xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ; thẩm định và phân loại tài liệu theo giá trị bảo quản; sàng lọc loại bỏ tài liệu trùng lặp, giấy nháp.
  • Kỹ năng quản trị và tổ chức thực thi (Practical competencies): Lập kế hoạch thu thập hồ sơ định kỳ; soạn thảo Danh mục hồ sơ nộp lưu; tổ chức giao nhận, kiểm tra đối chiếu và lập Biên bản bàn giao tài liệu giữa các phòng ban với kho lưu trữ cơ quan.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình MĐ24 được thiết kế theo phương pháp giảng dạy tích hợp (kết hợp chặt chẽ giữa lý thuyết nghiệp vụ và bài tập thao tác mẫu):

  • Tiếp cận sư phạm: Giảng viên diễn giải khung pháp lý và nguyên tắc khoa học, sau đó thị phạm các thao tác kỹ thuật trên từng thành phần của bìa và ruột hồ sơ. Người học tiếp cận qua các bước mô phỏng thực tế công việc tại văn phòng cơ quan nhà nước.
  • Hệ thống ví dụ và tình huống thực tế (Case studies): Tài liệu đưa vào các ví dụ thực tiễn sinh động từ các cơ quan hành chính nhà nước để minh họa nguyên tắc lập hồ sơ:
    • Ví dụ về yêu cầu phản ánh chức năng: So sánh thành phần hồ sơ "Phòng chống lũ lụt tháng 9/2017" lập tại UBND tỉnh Yên Bái (gồm văn bản chỉ đạo của Chính phủ, Tỉnh ủy, báo cáo của các Sở ngành, huyện thị) với hồ sơ cùng tên lập tại UBND huyện Yên Bình (gồm chỉ đạo của Tỉnh, Huyện và báo cáo cấp xã).
    • Ví dụ về phân chia đơn vị bảo quản theo giá trị: Hồ sơ báo cáo an toàn giao thông năm 2016 (lưu vĩnh viễn) tách biệt với báo cáo tháng/quý/6 tháng (lưu có thời hạn) tại UBND tỉnh Yên Bái.
    • Ví dụ về danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ năm 2017 ban hành kèm Quyết định số 453/QĐ-SXD ngày 31/7/2017 của Sở Xây dựng Bắc Kạn; tiêu đề hồ sơ Hội thảo SARBICA năm 2011 do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức.
  • Bài tập thực hành: Người học thực hành trực tiếp các bài tập đóng gói hồ sơ: phân loại và sắp xếp các nhóm tài liệu có diễn biến phức tạp (hồ sơ nâng bậc lương công chức năm 2013, hồ sơ thành lập mới tổ chức bộ máy); xử lý đánh số trang cho các tài liệu khổ lớn gấp đôi, tài liệu ảnh dán kèm; lập hoàn chỉnh bảng Mục lục văn bản 7 cột và tờ Chứng từ kết thúc.
  • Phương pháp đánh giá: Đánh giá định kỳ thông qua hệ thống câu hỏi ôn tập cuối mỗi bài (từ Bài 1 đến Bài 4) và đánh giá kỹ năng thực hành qua sản phẩm hồ sơ hoàn chỉnh đạt tiêu chuẩn lưu trữ.

Điểm nổi bật và cập nhật

Nội dung giáo trình thể hiện sự cập nhật đầy đủ các văn bản quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn kỹ thuật nghiệp vụ tại thời điểm ban hành:

Nhóm văn bản / Tiêu chuẩn Ký hiệu / Số hiệu văn bản Nội dung tích hợp trong giáo trình
Luật & Nghị định Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13
Nghị định 110/2004/NĐ-CP
Nghị định 111/2004/NĐ-CP		 Quy định thẩm quyền, trách nhiệm lập hồ sơ (Điều 9) và giao nộp tài liệu lưu trữ (Điều 12).
Chỉ thị của Thủ tướng Chỉ thị 15/CT-TTg (22/5/2012)
Chỉ thị 35/CT-TTg (07/9/2017)		 Tăng cường sử dụng văn bản điện tử và siết chặt công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Thông tư Bộ Nội vụ Thông tư 07/2012/TT-BNV
Thông tư 09/2013/TT-BNV		 Hướng dẫn chi tiết nghiệp vụ quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu và chế độ báo cáo thống kê văn thư - lưu trữ.
Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 9251:2012 Chuẩn hóa thiết kế, kích thước và nội dung thông tin in trên bìa hồ sơ lưu trữ.
Văn bản nghiệp vụ Cục VTLTNN CV 139/VTLTNN-TTTH (2009)
CV 1060/VTLTNN-TTTH (2012)
CV 425/VTLT-NVTW & CV 60/VTLTNN-NVĐP		 Định hướng quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng máy tính.

Tài liệu thể hiện rõ tính ứng dụng thực tế thông qua việc hướng dẫn cụ thể thành phần tài liệu cần thu thập cho các loại việc đặc thù trong cơ quan nhà nước như: xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, hồ sơ thi tuyển/nâng ngạch công chức, hồ sơ đoàn ra/đoàn vào quốc tế.

Đối tượng sử dụng giáo trình

Giáo trình phục vụ cho các nhóm đối tượng cụ thể trong đào tạo và thực tế công tác:

  • Học sinh, sinh viên: Sinh viên trình độ Cao đẳng nghề Văn thư hành chính, sinh viên các chuyên ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học và Thông tin học tại các trường cao đẳng, đại học.
  • Điều kiện tiên quyết: Người học cần hoàn thành khối kiến thức cơ sở về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (Soạn thảo văn bản 1, 2), hiểu nguyên lý vận hành dòng văn bản (Quản lý văn bản đến, văn bản đi) và đại cương về quản lý nhà nước.
  • Giảng viên chuyên ngành: Sử dụng làm giáo trình giảng dạy chính thức cho mô đun MĐ24; làm cơ sở xây dựng đề cương bài giảng, bài tập tình huống và ngân hàng đề thi đánh giá kỹ năng nghề.
  • Cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan, đơn vị: Tài liệu tham khảo nghiệp vụ chuẩn xác cho Chánh văn phòng, cán bộ chuyên môn, công chức văn thư - lưu trữ tại các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội và doanh nghiệp nhằm chuẩn hóa quy trình lập danh mục hồ sơ và nộp lưu tài liệu hàng năm.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với đối tượng người học nào?
Giáo trình được thiết kế chuyên biệt cho sinh viên hệ Cao đẳng nghề Văn thư hành chính, đồng thời là tài liệu bồi dưỡng nghiệp vụ phù hợp cho cán bộ, công chức, người làm công tác hành chính văn phòng trong các cơ quan, tổ chức.

2. Người học cần chuẩn bị kiến thức nền tảng nào trước khi học mô đun này?
Người học cần nắm vững kỹ thuật soạn thảo, thể thức văn bản hành chính theo quy định và quy trình tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao công văn giấy tờ (đã học trong các môn Soạn thảo văn bản 1, 2 và Quản lý văn bản đến, văn bản đi).

3. Điểm khác biệt của giáo trình MĐ24 so với các tài liệu lý thuyết văn thư chung là gì?
Giáo trình đi sâu vào kỹ thuật thao tác trực tiếp trên hồ sơ hiện hành (cách đánh số tờ bút chì, xử lý số phụ a/b/c, phân chia ĐVBQ dưới 3cm/200 tờ, viết tiêu đề theo công thức chuẩn) và cung cấp đầy đủ các biểu mẫu nghiệp vụ thực hành theo Thông tư 07/2012/TT-BNV và Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012.

4. Phương pháp tự học giáo trình như thế nào để đạt hiệu quả cao?
Người học nên kết hợp đọc lý thuyết quy định với việc giải quyết các câu hỏi ôn tập cuối mỗi bài; tự thực hành đóng gói các bộ hồ sơ mẫu (như hồ sơ hội nghị, hồ sơ nâng lương) và điền các biểu mẫu Mục lục hồ sơ nộp lưu, Biên bản giao nhận tài liệu.

5. Giáo trình có cung cấp các tài liệu bổ trợ và biểu mẫu kèm theo không?
Giáo trình tích hợp sẵn hệ thống câu hỏi ôn tập sau mỗi bài học, danh mục các văn bản pháp quy liên quan, các tiêu đề hồ sơ mẫu, cấu trúc danh mục thành phần tài liệu và mẫu in chuẩn của Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu cùng Biên bản giao nhận tài liệu.

Kết luận

Giáo trình Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan (MĐ24) do Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô ban hành là tài liệu học thuật có tính chuẩn mực cao, cung cấp hệ thống phương pháp luận và kỹ thuật thực hành hoàn chỉnh cho nghiệp vụ quản lý tài liệu văn thư hiện hành.

Lộ trình học tập khoa học được đề xuất bắt đầu từ việc nắm vững 3 nguyên tắc lập hồ sơ cơ bản (Bài 1), rèn luyện kỹ năng thực hành phân loại, biên mục hồ sơ công việc/nguyên tắc/nhân sự (Bài 2), tiếp thu cơ chế phân định trách nhiệm quản lý (Bài 3) và hoàn thiện năng lực tổ chức nộp lưu hồ sơ vào kho lưu trữ theo đúng quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 (Bài 4).

Để mở rộng kiến thức, người học nên kết hợp nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật liên quan như Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Thông tư 07/2012/TT-BNV và Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 9251:2012.