CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TÀI CHÍNH TẠI ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH. TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH 1. Định nghĩa và đặc điểm hoạt động của đơn vị hành chính 1. Định nghĩa cơ quan hành chính nhà nước “ Đơn vị HCSN là đơn vị do Nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý nhà nước về một hoạt động nào đó, hoạt động bằng nguồn kinh phí nhà nước cấp, cấp trên cấp hoặc bằng các nguồn khác nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao trong từng giai đoạn nhất định.
Đơn vị HCSN hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực quản lý nhà nước, quản lý hành chính, quản lý xã hội và cung cấp các dịch vụ công cho xã hội gắn liền với mục đích phục vụ đời sống và lợi ích của nhân dân” (Đỗ Thị Huyền Trang – Lê Thị Thanh Mỹ, 2018). “Đơn vị hành chính nhà nước là các cơ quan quản lý nhà nước trong lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa- xã hội, an ninh quốc phòng …bao gồm ba hệ thống tổ chức từ trung ương đến địa phương: cơ quan lập pháp, cơ quan hành pháp và cơ quan tư pháp” (Đỗ Thị Huyền Trang – Lê Thị Thanh Mỹ, 2018). Hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước mang tính thường xuyên, liên tục và tương đối ổn định, là cầu nối trực tiếp nhất đưa đường lối, chính sách, pháp luật vào cuộc sống. Tổ chức của cơ quan hành chính nhà nước có mối quan hệ trực thuộc theo một thứ bậc chặt chẽ (quan hệ mệnh lệnh) tạo thành một hệ thống thống nhất từ trung ương xuống các cấp ở địa phương; Chức năng quan trọng và chủ yếu của Cơ quan hành chính nhà nước là quản lý, điều hành các lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội một cách độc lập 7 tương đối trong phạm vi một quốc gia hay một địa phương nhất định.
Cơ quan hành chính nhà nước là thuật ngữ được sử dụng khi nói về "một bộ phận (cơ quan) cấu thành của bộ máy hành chính nhà nước, được sử dụng quyền lực Nhà nước để thực hiện chức năng quản lý, điều hành (chức năng hành pháp) đối với mọi lĩnh vực của đời sống xã hội". Đặc điểm của cơ quan hành chính nhà nước Cơ quan hành chính nhà nước là một loại cơ quan nhà nước, là một bộ phận cấu thành bộ máy nhà nước. Do vậy, cơ quan hành chính nhà nước cũng mang đầy đủ các đặc điểm chung của các cơ quan nhà nước, cụ thể: Cơ quan hành chính nhà nước hoạt động mang tính quyền lực nhà nước, được tổ chức và hoạt động trên nguyên tắc tập trung dân chủ. Mỗi cơ quan hành chính nhà nước đều hoạt động dựa trên những quy định của pháp luật, có chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền nhất định và có những mối quan hệ phối hợp trong thực thi công việc được giao.
Hệ thống cơ quan hành chính nhà nước có cơ cấu, tổ chức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định. Chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước do pháp luật quy định, đó là tổng thể những quyền và nghĩa vụ cụ thể mang tính quyền lực, được nhà nước trao cho để thực hiện nhiệm vụ, chức năng của mình. Ngoài những đặc điểm chung nói trên, cơ quan hành chính nhà nước còn có những đặc điểm riêng như sau: Cơ quan hành chính nhà nước có chức năng quản lý hành chính nhà nước, thực hiện hoạt động chấp hành và điều hành trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, trong khi đó các cơ quan nhà nước khác chỉ tham gia vào hoạt động quản lý trong phạm vi, lĩnh vực nhất định. Ví dụ: Quốc hội có chức năng chủ yếu trong hoạt động lập pháp; Toà án có chức năng xét xử; Viện kiểm sát nhân dân có chức năng kiểm sát.
Chỉ các cơ quan hành chính nhà 8 nước thực hiện hoạt động quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực: quản lý nhà nước về kinh tế, quản lý nhà nước về văn hoá, quản lý nhà nước về trật tự an toàn xã hội, quản lý xã hội,. Cơ quan hành chính nhà nước nói chung là cơ quan chấp hành, điều hành của cơ quan quyền lực nhà nước. Thẩm quyền của các cơ quan hành chính nhà nước chỉ giới hạn trong phạm vi hoạt động chấp hành, điều hành. Hoạt động chấp hành - điều hành hay còn gọi là hoạt động quản lý hành chính nhà nước là phương diện hoạt động chủ yếu của cơ quan hành chính nhà nước.
Các cơ quan hành chính nhà nước đều trực tiếp hoặc gián tiếp phụ thuộc vào cơ quan quyền lực nhà nước, chịu sự lãnh đạo, giám sát, kiểm tra của các cơ quan quyền lực nhà nước cấp tương ứng và chịu trách nhiệm báo cáo trước cơ quan đó. Các cơ quan hành chính nhà nước có quyền thành lập ra các cơ quan chuyên môn để giúp cho cơ quan hành chính nhà nước hoàn thành nhiệm vụ. Cơ quan hành chính nhà nước là hệ thống cơ quan có mối liên hệ chặt chẽ, thống nhất. Cơ quan hành chính nhà nước là một hệ thống cơ quan được thành lập từ trung ương đến cơ sở, đứng đầu là chính phủ, tạo thành một chỉnh thể thống nhất, được tổ chức theo hệ thống thứ bậc, có mối quan hệ mật thiết phụ thuộc nhau về tổ chức và hoạt động nhằm thực thi quyền quản lý hành chính nhà nước.
Hầu hết các cơ quan hành chính nhà nước đều có hệ thống các đơn vị cơ sở trực thuộc. Các đơn vị, cơ sở của bộ máy hành chính nhà nước là nơi trực tiếp tạo ra của cải vật chất và tinh thần cho xã hội. Ví dụ Bộ Tài chính có các đơn vị thuộc và trực thuộc, Bộ Giáo dục- đào tạo có các đơn vị, các trường trực thuộc. Hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước mang tính thường xuyên, liên tục và tương đối ổn định, là cầu nối đưa đường lối, chính sách pháp luật 9 vào cuộc sống.
Cơ quan hành chính nhà nước có chức năng quản lý nhà nước dưới hai hình thức là ban hành các văn bản quy phạm và văn bản cá biệt trên cơ sở hiến pháp, luật, pháp lệnh và các văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước cấp trên nhằm chấp hành, thực hiện các văn bản đó. Mặt khác trực tiếp chỉ đạo, điều hành, kiểm tra. hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước dưới quyền và các đơn vị cơ sở trực thuộc của mình. Tóm lại, cơ quan hành chính nhà nước là bộ phận cấu thành của bộ máy nhà nước, trực thuộc cơ quan quyền lực nhà nước một cách trực tiếp hoặc gián tiếp, trong phạm vi thẩm quyền của mình thưc hiện hoạt động chấp hành - điều hành và tham gia chính yếu vào hoạt động quản lý nhà nước, có cơ cấu tổ chức và phạm vi theo luật định.
Đặc điểm hoạt động tài chính đơn vị hành chính. Nguồn kinh phí để duy trì hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước chủ yếu là từ Ngân sách Nhà nước cấp. Ngoài ra, các cơ quan hành chính nhà nước còn được phép thu và để lại sử dụng một số khoản thu phí, lệ phí, thu khác… để bổ sung nguồn kinh phí nhưng chủ yếu vẫn do Nhà nước cấp kinh phí. Cụ thể: Kinh phí Ngân sách Nhà nước cấp, gồm kinh phí hoạt động thường xuyên và kinh phí hoạt động không thường xuyên.
Kinh phí hoạt động thường xuyên: Là kinh phí chi cho các hoạt động mang tính thường xuyên, bao gồm Chi thanh toán cho cá nhân tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, các khoản đóng góp theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn), phúc lợi tập thể, tiền thưởng và các khoản thanh toán khác cho cá nhân theo quy định. Chi nghiệp vụ chuyên môn: thanh toán dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, thông tin, tuyên truyền, liên lạc, hội nghị, công tác phí, chi cho các đoàn đi công tác nước ngoài và các đoàn khách 10 nước ngoài vào Việt Nam, chi phí thuê mướn, chi nghiệp vụ chuyên môn…Chi mua sắm tài sản, sửa chữa, duy tu, bảo dưỡng thường xuyên cơ sở vật chất, nhà cửa, máy móc thiết bị… và các khoản chi phí khác có tính chất thường xuyên Kinh phí hoạt động không thường xuyên là những khoản chi không mang tính thường xuyên, phục vụ nhiệm vụ của cơ quan hành chính nhà nước, theo sự phê duyệt của cơ quan quản lý cấp trên. Gồm: Chi mua sắm, chi sửa chữa lớn tài sản cố định; Chi thực hiện các nhiệm vụ có tính chất đột xuất được cấp có thẩm quyền giao; Kinh phí thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia; Kinh phí đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức nhà nước; Kinh phí thực hiện tinh giản biên chế; Kinh phí nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, cấp Bộ, cấp Ngành; Kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản theo dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt; Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ không thường xuyên khác Các khoản phí, lệ phí được để lại đơn vị: Mức thu phí, lệ phí, tỷ lệ nguồn thu được để lại sử dụng cho đơn vị, nội dung chi được thực hiện theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Các nguồn thu khác theo quy định của pháp luật: Thu từ viện trợ, vay, kinh phí ủng hộ của cá nhân, tổ chức khác… Để đạt được những mục tiêu đề ra và đánh giá mức độ thực hiện mục tiêu của các đơn vị HCSN trong thực hiện nhiệm vụ, công tác quản lý tài chính được diễn ra theo quy trình bao gồm ba khâu công việc: Lập dự toán ngân sách trong phạm vi được cấp có thẩm quyền giao hàng năm; Chấp hành dự toán ngân sách theo chế độ, chính sách của Nhà nước; Quyết toán ngân sách Nhà nước.
Các khâu công việc được thực hiện cụ thể như sau: * Lập dự toán thu, chi: Lập dự toán thu, chi là quá trình phân tích, đánh giá giữa khả năng và 11 nhu cầu các nguồn tài chính để xây dựng các chỉ tiêu thu chi ngân sách hàng năm một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học và thực tiễn. Có hai phương pháp lập dự toán thường được sử dụng là phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ và phương pháp lập dự toán không dựa trên cơ sở quá khứ. Mỗi phương pháp lập dự toán trên có những đặc điểm riêng cùng những ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng khác nhau.