CHƯƠNG I: ĐẶC DIEM CHU TRÌNH TIỀN LUONG NHÂN VIÊN ANH HUONG DEN KIEM TOÁN BAO CAO TAI CHINH TAI CONG TY TNHH KIEM TOAN VA TU VAN DAU TU TAI CHINH CHAU A 1.1 Dac diém chu trinh tiền lương và nhân viên có ảnh hưởng đến kiểm toán BCTC 1.1 Khái quát chung về tiền lương và nhân viên a. Bản chất của tiền lương Tiền lương (hay tiền công) là số tiền thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp, để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tiền lương bao gồm: lương nhân viên hành chính, lương theo giờ lao động/ sản lượng công việc thực tế, các khoản thưởng, hoa hồng, phúc lợi, các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản trích theo lương, theo quy điịnh hiện hành của pháp luật hoặc theo sự thảo thuận của đôi bên. Các khoản trích theo lương Ngoài tiền lương, người lao động còn được hưởng các khoản phụ cấp, trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
các khoản này cũng góp phan trợ giúp người lao động và tăng thêm thu nhập cho họ trong các trường hợp khó khăn, tạm thời hoặc vĩnh viễn mat sức lao động. - Bao hiểm xã hội (BHXH): bảo hiểm xã hội là loại hình bảo hiểm do nhà nước tổ chức và quản lý nhằm thỏa mãn các nhu cầu vật chất ổn định cuộc sống của người lao động và gia đình khi gặp những rủi ro làm giảm hay làm mat khả năng lao động. Nguồn hình thành quỹ bảo hiểm xã hội gồm người sử dụng lao động đóng góp: người lao động đóng góp một phần tiền lương của mình; hoặc thu từ các đối tượng tham gia BHXH tự nguyện và nhà nước đóng góp và hỗ trợ. Theo quy định hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 26% quỹ lương: trong đó người sử dụng lao động đóng góp 18% và người lao động đóng góp 8%.
- Bao hiểm y tế (BHYT): bảo hiểmy tế là các quan hệ kinh tế gắn liền với việc huy động các nguồn tài lực từ sự đóng góp của những người tham gia bảo hiểm để hình thành quỹ bảo hiểm, va sử dụng quỹ dé thanh toán các chi phí khám chữa bệnh cho người được bảo hiểm khi ốm đau. Nguồn hình thành quỹ bảo hiểm y tế bao gồm: ngân sách nhà nước cấp; tài trợ của các tổ chức xã hội, từ thiện; phí bảo hiểm y tế của người tham gia bảo hiểm, đối với người nghỉ hưu, mắt sức; do bảo hiểm xã hội đóng góp: phí bảo hiểm của tổ chức sử dụng lao động. Tỷ lệ trích hiện hành của khoản bảo hiểm này là 4,5% quỹ lương: trong đó 3% do người sử dụng lao động đóng góp và 1,5% là do người lao động đóng góp. - Bao hiểm thất nghiệp (BHTN): bảo hiểm thất nghiệp là loại hỗ trợ tài chính tạm thời cho người lao động mat việc làm, trừ trường hợp mắt việc do lỗi của người lao động.
Theo quy định hiện hành tỷ lệ trích bảo hiểm thất nghiệp là 2% quỹ lương: trong đó người sử dụng lao động đóng góp 1%, và 1% là do đóng góp từ người lao động. - - Kinh phí công đoàn: là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp. Tỷ lệ trích KPCD hiện hành là 2% trên tong s6 tiền lương phải trả cho người lao động và hoàn toàn do người sử dụng lao động chi trả.2 Chức năng của chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán BCTC BP hoat đông BP nhân sư: Có chức năng theo dõi thời gian, khối lượng Chức năng tuyên dụng và thuê mướn: công việc/lao vụ hoàn thành: - Tuyển chọn, thuê mướn - Chấm công, theo đõi thời gian lao động. - Lập báo cáo tình hình nhân sự - Xác nhận công việc/ lao vụ hoàn thành.
- Lập sô nhân sự - Duyệt thời gian nghỉ ốm, thai sản, tai nạn - Lập hồ sơ nhân sự lao động ngừng sản xuất, ngừng việc. BP kế toán tiền lương: - Tính lương, thưởng và lập bảng thanh toán lương, thưởng và các khoản phải nộp, phải trả - Ghi chép số sách kế toán - Thanh toán lương, thưởng và các khoản liên quan - Chức năng thuê và tuyên dụng nhân viên: do bộ phận nhân sự của các doanh nghiệp đảm nhiệm. Mọi trường hợp tuyển dụng và thuê mướn đều được ghi chép trên một bản báo cáo do ban quản lý phê duyệt. Báo cáo nêu rõ vi trí công việc, trách nhiệm công việc, mức lương khởi điểm, các khen thưởng, các khoản phúc lợi và các khoản khấu trừ đã được phê duyệt.
Các cá nhân đủ điều kiện và được nhận, tất cả thông tin cá nhân, vi trí tuyển dụng, mức lương khởi điểm sẽ được lưu trên hồ so tại hai nơi. Một là tại phòng nhân sự dé quản lý số lượng nhân viên, hai là tại phòng kế toán để kế toán căn cứ vào các hợp đồng thỏa thuận này tính 4 lương. Việc phân tách giữa việc tính lương, thanh toán lương và quản lý nhân sự là một hình thức KSNB tốt. tránh việc thanh toán lương cho nhân viên khống.
Nếu các chức năng này cùng do một nơi đảm nhận, bộ phận đó có thể khai khống số nhân viên bằng các hồ sơ giả. sau đó nhận tiền lương thanh toán cho những nhân viên khống này. Chính vì vậy, việc tách bạch sẽ phòng tránh gian lận và rủi ro. - Chức năng phê duyệt thay đổi về mức lương.
bậc lương, thưởng và các khoản phúc lợi: các thay đổi về mức lương, bậc lương, thưởng và các khoản khác thường xảy ra khi có quyết định tăng lương. nhân viên lên bậc, thăng chức, chuyển công tác, cơ quan làm ăn có lãi nên tăng tiền thưởng. Những thay đổi này phải được phê duyệt bởi những người có thâm quyền. Bộ phận có thâm quyền xũng phải chú ý theo dõi và xóa bỏ hồ sơ đối với những cá nhân đã nghỉ việc để tránh tình trạng đã nghỉ việc mà vẫn được trả lương.
- Chức năng theo dõi, tính toán thời gian lao động và khối lượng công việc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành: việc theo dõi thường xuyên, phản ánh kịp thời, chính xác thời gian đã làm việc. giờ làm việc trên thực tế hoặc ngưng sản xuất, nghỉ việc và số lượng công việc hoàn thành của từng công nhân, từng đơn vi sản xuất, từng phòng ban. để có căn cứ tính lương cũng như các khoản thưởng, phúc lợi khác. Các chứng từ được sử dụng theo dõi tính toán là bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành, hợp đồng giao khoán.
Ngoài ra, công ty còn sử dụng các loại chứng từ khác liên quan như: thẻ thời gian, giấy chứng nhận nghỉ ốm, thai nghén, nghỉ phép. - Chức năng tính lương và lập bảng lương: dựa vào những chứng từ phía trên (hồ sơ lao động, bảng tính lương, bảng theo dõi thời gian và kết quả lao động.) kế toán tiền lương sẽ tiến hành kiểm tra tất cả trước khi tính lương và lập bảng tính lương. Sau đó, khi đã chứng thực được độ chính xác của các chứng từ này, kế toán sẽ tính lương, thưởng, phụ cấp, các khoản khấu trừ khác. Tat cả những khoản này sau đó sẽ được tổng hợp trên bảng thanh toán lương.
bảng thanh toán tiền thưởng theo mẫu quy định. kế toán cũng phải lập. kê khai các khoản phải trả phải nộp về các khoản trích theo tiền lương. Đây cũng là cơ sở kiểm tra việc thanh toán lương và thanh toán nghĩa vụ đối với các cơ quan nhà nước.
- Chức năng ghi chép số sách: dựa vào bảng thanh toán tiền lương, thưởng, chứng tir, kế toán tiến hành ghi số nhật ký tiền lương, ghi số cái định kỳ, viết phiếu chi, séc. Các tài khoản được sử dụng bao gồm: tài khoản phải trả công nhân viên, tài khoản BHXH, BHYT, KPCĐ. Từ số nhật ký tiền lương, kế toán sẽ được chuyên sang sô cái. - Chức năng thanh toán lương và bảo đảm các khoản tiền lương chưa thanh toán: Người phụ trách thanh toán tiền lương cũng như các khoản chưa được thanh toán cho nhân viên thường là thủ quỹ.
Khi thủ quỹ nhận phiếu chi hoặc séc chi kèm theo bảng thanh toán lương, thưởng sẽ kiểm tra đối chiếu với nhau. Thường thì việc ký duyệt phiếu chi, séc sẽ không trực tiếp tính toán tiền lương hay vào số sách. Khi đối chiếu hoàn tất, thủ quỹ sẽ tiến hành chỉ trả lương cho nhân viên. Khi chỉ trả, phiếu chi, séc sẽ phải có chữ ký của người lao động xác nhận đã nhận lương và thủ quỹ đóng dấu và ký “đã chi tiền”.
Các phiếu, séc này sẽ được đánh số theo thứ tự. Với những phiếu chi chưa thanh toán thì phải lưu trữ cân than, vẫn phải được ghi chép lại đầy đủ trong số sách. Nhìn chung trong mỗi doanh nghiệp tiền lương và các khoản trích theo lương liên quan đến các bộ phận khác nhau. Mỗi bộ phận thực hiện một chức năng khác nhau tùy theo đặc biệt hoạt động của doanh nghiệp.
Sơ đồ sau đây sẽ thể hiện lại chức năng của chu trình tiền lương và nhân viên để thấy được mối quan hệ giữa các bộ phận và bản chất của chu trình này 1.3 Tô chức kế toán với chu trình tiền lương và nhân viên Về hệ thống chứng từ, như đã phân tích ở phần chức năng chu trình tiền lương nhân viên, chứng từ được sử dụng trong hạch toán gồm: chứng từ theo dõi thời gian lao động của nhân viên (bảng chấm công- mẫu số 01a LDTL chế độ chứng từ kế toán), chứng từ theo dõi kết quả lao động của nhân viên gồm phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (mẫu số 05- LĐTL chế độ chứng từ kế toán), hợp đồng giao khoán (mẫu số 08-LĐTL chế độ chứng từ kế toán) sử dụng trong trường hợp giao khoán công việc. Và các chứng từ khác có liên quan đến chu trình tiền lương và nhân viên như giấy nghỉ phép. biên bản ngừng viéc.Tat cả các chứng từ này phải đảm bảo được các yêu cầu của chứng từ kế toán và được kế toán kiểm tra trước khi tính lương. Đối với chứng từ thanh toán lương và các khoản phụ cấp cho người lao động bao gồm: bảng thanh toán tiền lương và tương ứng với bang chấm công thì bảng thanh toán tiền lương có 2 mẫu: mẫu số 02- LDTL chế độ chứng từ kế toán và bảng thanh toán tiền thưởng mẫu số 03- LDTL chế độ chứng từ kế toán.
Về tài khoản sử dung, các doanh nghiệp thực hiện hạch toán theo chế độ kế toán Việt Nam là theo thông tư 200, sử dụng các tài khoản: 334 - “Phải trả công nhân viên”, 3382 - “KPCĐ”, 3383 - “BHXH”, 3384 - “BHYT”, 3386 — “BHTN”.