Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường Việt Nam hội nhập sâu rộng sau khi gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế phải hoạt động trong môi trường cạnh tranh bình đẳng và không còn nhận sự bảo hộ bao cấp từ Nhà nước. Để tồn tại và phát triển bền vững, các đơn vị kinh doanh buộc phải nâng cao tính tự chủ, năng động và tìm kiếm phương thức quản trị tối ưu nhằm tiết kiệm chi phí, gia tăng doanh thu và tối đa hóa lợi nhuận. Doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh là ba chỉ tiêu chất lượng tổng hợp, phản ánh trung thực và toàn diện hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ.

Tại Công ty Cổ phần Công nghệ Silicom – một doanh nghiệp hoạt động lâu năm trong lĩnh vực thương mại điện tử, tin học và phân phối linh kiện máy tính – việc tổ chức hạch toán chính xác, kịp thời các khoản doanh thu, chi phí có ý nghĩa quyết định tới công tác quản lý tài chính và ra quyết định kinh doanh. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác này, tác giả Đặng Thị Liên đã thực hiện chuyên đề tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Công nghệ Silicom" dưới sự hướng dẫn của PGS.TS. Nguyễn Hữu Ánh tại Viện Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (năm 2015).

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của chuyên đề được xác định rõ:

  1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản và đặc điểm tổ chức quản lý doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại.
  2. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Công nghệ Silicom qua các chứng từ, tài khoản, sổ sách và quy trình xử lý số liệu trên phần mềm kế toán.
  3. Đề xuất các quan điểm, định hướng và giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản lý tài chính tại đơn vị, khắc phục các hạn chế còn tồn đọng.

Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tập hợp chi phí, ghi nhận doanh thu và quy trình hạch toán xác định kết quả kinh doanh tại doanh nghiệp.
Phạm vi nghiên cứu:

  • Không gian: Tại Công ty Cổ phần Công nghệ Silicom (trụ sở chính tại số 5 Quốc Tử Giám, Đống Đa, Hà Nội và chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh).
  • Thời gian: Số liệu hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011–2014, trọng tâm phân tích thực tế hạch toán trong năm 2013–2014 (đặc biệt là Quý 1/2014).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và chế độ kế toán áp dụng

Tác giả vận dụng hệ thống lý luận kế toán doanh nghiệp theo quy định của Bộ Tài chính Việt Nam:

  • Chế độ kế toán doanh nghiệp: Áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS): Áp dụng các nguyên tắc ghi nhận doanh thu (VAS 14 - Doanh thu và thu nhập khác), nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí, nguyên tắc dồn tích và nguyên tắc thận trọng khi trích lập các khoản giảm trừ và dự phòng.
  • Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty thực hiện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

Phương pháp nghiên cứu

Khóa luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu định tính và thực chứng kế toán:

  • Phương pháp thu thập và chứng từ kế toán: Thu thập các chứng từ gốc thực tế phát sinh tại doanh nghiệp như Hóa đơn GTGT (mẫu 01/GTKT-3LL), Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Có ngân hàng, Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định, Bảng lương.
  • Phương pháp tài khoản và ghi sổ kép: Phân tích quy trình định khoản, đối ứng tài khoản tổng hợp và chi tiết từ cấp 1 đến cấp 3 (TK 511, 521, 531, 532, 632, 641, 642, 515, 711, 8211, 911, 421).
  • Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán: Phân tích chu trình luân chuyển dữ liệu từ chứng từ vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt (Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng), Sổ Cái và Báo cáo tài chính.
  • Phương pháp so sánh và phân tích thống kê: So sánh tốc độ tăng trưởng doanh thu, biến động chi phí, cơ cấu tài sản và nguồn vốn của công ty qua các năm 2011, 2012, 2013 và 2014.

Nguồn dữ liệu

Dữ liệu nghiên cứu được trích xuất trực tiếp từ Phòng Tài chính - Kế toán của Công ty Cổ phần Công nghệ Silicom, bao gồm hệ thống báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính giai đoạn 2011–2014, trích lục sổ cái tài khoản và cơ sở dữ liệu trên phần mềm kế toán Fast của đơn vị.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Công nghệ Silicom

Chương này trình bày tổng quan về quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Công nghệ Silicom từ khi thành lập năm 1993:

  • Ngành nghề và đặc điểm kinh doanh: Công ty chuyên kinh doanh thương mại điện tử, tin học, trực tiếp nhập khẩu và phân phối linh kiện máy tính, thiết bị văn phòng, công nghệ viễn thông. Doanh thu từ máy tính văn phòng và thiết bị viễn thông chiếm tỷ trọng chi phối từ 92% đến 95% tổng doanh thu toàn công ty.
  • Cơ cấu quản lý doanh thu - chi phí: Phân định quyền hạn và trách nhiệm giữa Hội đồng thành viên, Ban Giám đốc (Tổng Giám đốc và Phó Tổng Giám đốc), Phòng Kiểm soát kiểm tra chất lượng, Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính - Kế toán, Phòng Giám sát bán hàng, Bộ phận Kho và Bộ phận Giao nhận.

Bảng tổng hợp kết quả doanh thu từ các khách hàng lớn và tình hình tài chính của công ty trong giai đoạn 2011–2014:

Chỉ tiêu / Khách hàng Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Doanh thu khách hàng lớn (VNĐ)
- CT TNHH Tùng Lan 628.272 - > 6.000.000.000 Tăng trưởng
- Bưu điện TP. Hà Nội 200.130 - - 3.000.000.000
- Trung tâm Data Fost Hưng Yên - 208.781 > 6.000.000.000 Tăng trưởng
- Mạng lưới Viễn thông (Dcom 3G) - - - 7.568.000.000
- CT TNHH Bách Khoa BVA 326.023 - - 2.000.000.000
Cơ cấu tài sản & Vốn (VNĐ)
- Tổng tài sản 2.849.000 Tăng trưởng - 29.000.000.000
- Tài sản ngắn hạn 2.031.000 1.180.000 21.301.000 / 12.234.000 Tăng trưởng
- Tổng nợ phải trả 292.157 - 1.320.000 Tăng trong 2014
- Lợi nhuận sau thuế 5.185 - Tăng trưởng Tăng trưởng

(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán, Công ty CP Công nghệ Silicom)

Chương 2: Thực trạng kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Công nghệ Silicom

Tác giả đi sâu mô tả thực tế hành nghề kế toán tại đơn vị trên phần mềm kế toán máy Fast theo hình thức sổ Nhật ký chung:

1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

  • Chứng từ kế toán: Sử dụng Hóa đơn GTGT mẫu 01/GTKT-3LL (3 liên: Lưu tại gốc, Giao khách hàng, Dùng thanh toán), Phiếu thu tiền mặt (mẫu số 95), Giấy báo Có từ Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (VCB) hoặc Techcombank.
  • Tài khoản sử dụng: TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, chi tiết cấp 3 gồm:
    • TK 511.1: Doanh thu bán Bàn phím.
    • TK 511.2: Doanh thu bán Thanh RAM.
  • Quy trình nhập liệu: Phân định rõ 3 trường hợp: bán hàng chưa thu tiền (ghi nhận Nợ TK 131 / Có TK 511, Có TK 3331), bán hàng thu tiền mặt (ghi nhận Nợ TK 1111 / Có TK 511, Có TK 3331) và bán hàng thu chuyển khoản (ghi nhận Nợ TK 1121 / Có TK 511, Có TK 3331).

2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

  • Chiết khấu thương mại (TK 521): Áp dụng khi người mua mua hàng với số lượng lớn theo hợp đồng đã ký kết; cuối kỳ kết chuyển toàn bộ sang bên Nợ TK 511 để tính doanh thu thuần.
  • Giảm giá hàng bán (TK 532): Áp dụng cho hàng hóa sắp hết hạn sử dụng hoặc phẩm chất kém hơn cam kết; hạch toán Nợ TK 532, Nợ TK 333111 / Có TK 111, 112, 131; cuối kỳ kết chuyển sang TK 511.
  • Hàng bán bị trả lại (TK 531): Hạch toán giá vốn hàng trả lại nhập kho (Nợ TK 156 / Có TK 632) và điều chỉnh giảm doanh thu (Nợ TK 531, Nợ TK 33311 / Có TK 111, 112, 131). Chi phí liên quan đến hàng bán bị trả lại đưa vào TK 641/TK 642.

3. Kế toán giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

  • Giá vốn hàng bán (TK 632): Bao gồm chi phí mua hàng, nhân viên kho, vận chuyển bốc dỡ. Định kỳ phần mềm thực hiện bút toán tự động kết chuyển giá vốn: Nợ TK 632 / Có TK 156 và cuối quý kết chuyển sang xác định kết quả: Nợ TK 911 / Có TK 632.
  • Chi phí bán hàng (TK 641): Chi tiết từ TK 6411 đến 6418 (lương nhân viên bán hàng, vật liệu, khấu hao, dịch vụ mua ngoài, bằng tiền khác).
  • Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642): Chi tiết từ TK 6421 đến 6428 (lương bộ phận quản lý, vật liệu sửa chữa, khấu hao TSCĐ, chi phí tiếp khách, điện thoại, công tác phí).

4. Kế toán doanh thu tài chính, chi phí khác và thuế TNDN

  • Doanh thu hoạt động tài chính (TK 515): Chủ yếu là lãi tiền gửi ngân hàng (VCB); công ty không có hoạt động đầu tư tài chính khác nên không phát sinh chi phí tài chính (không dùng TK 635).
  • Thu nhập khác (TK 711) và Chi phí khác (TK 811): Ghi nhận thu nhập từ thanh lý tài sản cố định hoặc tiền bồi thường vi phạm hợp đồng.
  • Chi phí thuế TNDN hiện hành (TK 8211): Tính thuế TNDN tạm nộp hàng quý căn cứ vào tờ khai tạm tính mẫu 01B/TNDN; công ty không phát sinh thuế TNDN hoãn lại (không dùng TK 8212).

5. Kế toán xác định kết quả kinh doanh (TK 911)

Cuối mỗi quý, kế toán tổng hợp chạy chức năng kết chuyển tự động trên phần mềm Fast để tổng hợp kết quả kinh doanh sang TK 911 và phân bổ lợi nhuận sang TK 421. Số liệu tổng hợp hạch toán Quý 1/2014 được thể hiện như sau:

Khoản mục hạch toán Tài khoản đối ứng Số tiền phát sinh (VNĐ)
Doanh thu bán hàng phát sinh TK 511 11.442
Các khoản giảm trừ doanh thu TK 521 / TK 511 654.530
Doanh thu thuần kết chuyển TK 511 -> TK 911 10.912
Giá vốn hàng bán kết chuyển TK 632 -> TK 911 9.122
Chi phí bán hàng kết chuyển TK 641 -> TK 911 447.272
Chi phí quản lý doanh nghiệp kết chuyển TK 642 -> TK 911 364.146
Doanh thu hoạt động tài chính kết chuyển TK 515 -> TK 911 46.189
Thu nhập khác kết chuyển TK 711 -> TK 911 3.000
Chi phí thuế TNDN hiện hành TK 8211 -> TK 911 154.343
Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối TK 911 -> TK 421 511.218

Chương 3: Một số ý kiến đóng góp hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Công nghệ Silicom

1. Đánh giá ưu điểm

  • Tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Kế toán gồm 6 nhân sự có trình độ đại học chuyên ngành, áp dụng mô hình kế toán kết hợp tập trung - phân tán linh hoạt. Kế toán trưởng định kỳ luân chuyển phần hành công việc giúp nhân viên nắm bắt toàn diện chu trình kế toán và hỗ trợ lẫn nhau kịp thời.
  • Ứng dụng phần mềm kế toán: Áp dụng phần mềm Fast trên nền tảng hình thức sổ Nhật ký chung kết hợp linh hoạt với sổ Nhật ký bán hàng và mua hàng, giảm nhẹ thao tác ghi chép thủ công và hạn chế sai sót số liệu.
  • Hệ thống chứng từ và tài khoản: Tuân thủ nghiêm ngặt Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, đồng thời chủ động mở các tài khoản cấp 3 chi tiết theo từng mặt hàng và nhóm chi phí.

2. Các tồn tại, hạn chế

  • Hạn chế của phần mềm kế toán Fast: Chưa được thiết lập các phân hệ chuyên sâu nhằm trích xuất các báo cáo kế toán quản trị phục vụ trực tiếp cho việc hoạch định chiến lược của Ban Giám đốc.
  • Quản lý các khoản nợ phải thu: Doanh nghiệp có số lượng khách hàng lớn nhưng việc đặt mã khách hàng chỉ dựa vào chữ viết tắt dễ gây trùng lặp. Đặc biệt, công ty chưa thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định mà tự động xóa sổ các khoản nợ quá hạn từ 3 đến 4 tháng.
  • Chi tiết hóa kết quả kinh doanh: Mới chỉ mở sổ chi tiết doanh thu (TK 511) theo nhóm mặt hàng, chưa mở sổ chi tiết giá vốn (TK 632) và xác định kết quả kinh doanh (TK 911) theo từng loại hình dịch vụ; toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp kết chuyển gộp vào TK 911 cuối kỳ mà không phân bổ cho từng dòng sản phẩm.

3. Các giải pháp hoàn thiện đề xuất

  • Hoàn thiện công tác quản lý nợ phải thu và trích lập dự phòng: Phân loại nợ phải thu trên bảng cân đối kế toán thành phải thu thương mại và phải thu phi thương mại; xây dựng quy chế theo dõi công nợ chặt chẽ và thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi thay vì xóa sổ trực tiếp làm sai lệch chi phí kỳ kinh doanh.
  • Nâng cấp và hoàn thiện tính năng phần mềm kế toán: Cài đặt bổ sung các mẫu biểu báo cáo kế toán quản trị (kết hợp chỉ tiêu tài chính và phi tài chính); cấu hình tính năng truy vết ngược dữ liệu (drill-down) từ Báo cáo tài chính -> Bảng cân đối tài khoản -> Sổ chi tiết -> Chứng từ gốc và hóa đơn thanh toán.
  • Tổ chức hạch toán chi tiết chi phí và kết quả kinh doanh: Mở rộng hệ thống sổ chi tiết TK 632 và TK 911 gắn liền với từng mặt hàng chủ lực (bàn phím, RAM, thiết bị viễn thông), thực hiện phân bổ tiêu thức chi phí quản lý hợp lý để đánh giá chính xác tỷ suất sinh lời của từng ngành hàng.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

  • Phản ánh trung thực thực trạng công tác hạch toán kế toán tại một doanh nghiệp phân phối thiết bị tin học có quy mô mạng lưới toàn quốc trong giai đoạn chuyển đổi số liệu 2011–2014.
  • Làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ và tự động hóa xử lý kế toán máy đối với các phần hành Doanh thu (TK 511), Giảm trừ doanh thu (TK 521, 531, 532), Giá vốn (TK 632), Chi phí kinh doanh (TK 641, 642) và Xác định kết quả (TK 911) trên phần mềm Fast.
  • Chỉ rõ những sai lệch thực tế so với chuẩn mực kế toán, tiêu biểu là việc bỏ qua khâu trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và thiếu hạch toán chi tiết kết quả kinh doanh theo mặt hàng.

Đóng góp thực tiễn của đề tài

  • Đưa ra hệ thống giải pháp mang tính ứng dụng trực tiếp cho Công ty Cổ phần Công nghệ Silicom trong việc tái cơ cấu danh mục tài khoản chi tiết, nâng cấp phần mềm kế toán và thiết lập quy trình kiểm soát nợ thương mại.
  • Cung cấp tài liệu mô tả thực tế về mô hình kế toán thương mại tin học cho sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán tham khảo khi nghiên cứu chuyên đề về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu chỉ tập trung khảo sát tại một đơn vị doanh nghiệp thương mại cụ thể (Công ty CP Công nghệ Silicom) với dữ liệu thực tế dừng lại ở giai đoạn 2014–2015. Số liệu thực tế trong văn bản trích xuất chủ yếu mang tính minh họa theo mẫu chứng từ và số liệu kế toán tại thời điểm Quý 1/2014.
  • Hướng mở rộng: Mở rộng nghiên cứu sang việc hoàn thiện hệ thống kế toán quản trị chi phí và giá thành dịch vụ sau bán hàng; nghiên cứu tác động của việc cập nhật Chế độ Kế toán Doanh nghiệp mới (Thông tư 200/2014/TT-BTC thay thế Quyết định 15/2006/QĐ-BTC) đối với việc hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu và dự phòng tài chính tại doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng thụ hưởng:
    • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập chuyên ngành về mảng kế toán tiêu thụ, doanh thu - chi phí và xác định kết quả kinh doanh.
    • Kế toán viên tại các doanh nghiệp thương mại, phân phối thiết bị công nghệ thông tin có nhu cầu tham khảo quy trình hạch toán trên phần mềm kế toán máy và hình thức sổ Nhật ký chung.
  • Nội dung giá trị nhất:
    • Hệ thống biểu mẫu chứng từ (Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo Có, Phiếu chi) và các bảng trích lục sổ Cái chi tiết (TK 511, 632, 641, 642, 515, 711, 8211, 911).
    • Quy trình xử lý và phương pháp định khoản các nghiệp vụ kết chuyển tự động cuối kỳ kế toán trên phần mềm.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu doanh thu của Công ty Cổ phần Công nghệ Silicom tập trung vào những nhóm sản phẩm nào?

Doanh thu của công ty chủ yếu đến từ hoạt động kinh doanh máy tính văn phòng, thiết bị điện tử và công nghệ viễn thông (chiếm từ 92% đến 95% tổng doanh thu toàn doanh nghiệp). Ngoài ra, công ty còn phát sinh doanh thu tài chính từ lãi tiền gửi ngân hàng và doanh thu khác từ việc thanh lý tài sản cố định hoặc tiền bồi thường hợp đồng.

2. Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán nào và sử dụng phần mềm kế toán gì?

Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung, có kết hợp sử dụng hai sổ nhật ký đặc biệt là Sổ Nhật ký mua hàng và Sổ Nhật ký bán hàng. Toàn bộ công tác xử lý số liệu kế toán được thực hiện trên phần mềm kế toán máy Fast.

3. Công ty Silicom tổ chức hệ thống tài khoản doanh thu chi tiết như thế nào?

Để phục vụ yêu cầu quản lý chi tiết, công ty mở các tài khoản cấp 3 thuộc TK 511 theo từng nhóm mặt hàng kinh doanh:

  • TK 511.1: Doanh thu bán Bàn phím.
  • TK 511.2: Doanh thu bán Thanh RAM.

4. Tồn tại lớn nhất trong việc quản lý và kế toán các khoản nợ phải thu tại công ty là gì?

Công ty chưa tiến hành trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định kế toán hiện hành. Khi các khoản nợ quá hạn 4 tháng kể từ ngày phát sinh hoặc 3 tháng kể từ ngày hết hạn hợp đồng mà xác định không thu hồi được, công ty tiến hành xóa sổ trực tiếp khoản nợ.

5. Kết quả kinh doanh Quý 1/2014 của Công ty Cổ phần Công nghệ Silicom được ghi nhận như thế nào trên sổ cái TK 911?

Trong Quý 1/2014, doanh nghiệp kết chuyển: Doanh thu thuần (TK 511) là 10.912 đồng; Doanh thu hoạt động tài chính (TK 515) là 46.189 đồng; Thu nhập khác (TK 711) là 3.000 đồng. Về mặt chi phí: Giá vốn hàng bán (TK 632) là 9.122 đồng; Chi phí bán hàng (TK 641) là 447.272 đồng; Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) là 364.146 đồng; Chi phí thuế TNDN hiện hành (TK 8211) là 154.343 đồng. Lợi nhuận sau thuế kết chuyển sang TK 421 là 511.218 đồng.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Đặng Thị Liên đã phản ánh toàn diện bức tranh thực tế về công tác kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Công nghệ Silicom theo chế độ kế toán Quyết định 15/2006/QĐ-BTC và phần mềm Fast. Khóa luận đã phân tích chi tiết từng khâu từ lập chứng từ, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp đến các bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ. Đồng thời, công trình cũng thẳng thắn chỉ ra các điểm nghẽn trong công tác quản lý nợ phải thu và báo cáo quản trị, từ đó đưa ra các đề xuất hoàn thiện có giá trị ứng dụng thiết thực cho đơn vị.