Tổng quan nghiên cứu

Ngành dự trữ quốc gia (DTQG) đóng vai trò chiến lược trong việc đảm bảo an ninh lương thực, quốc phòng, an ninh và ổn định kinh tế vĩ mô của Việt Nam. Theo báo cáo, hàng năm Nhà nước dành một tỷ lệ GDP nhất định để duy trì nguồn lực dự trữ, trong đó lương thực chiếm tỷ trọng lớn. Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình quản lý hàng DTQG trên địa bàn tỉnh Bình Định và Quảng Ngãi, với tổng biên chế khoảng 85 cán bộ công chức và người lao động. Tuy nhiên, hoạt động quản lý hàng DTQG tại đây còn tồn tại nhiều rủi ro và hạn chế trong kiểm soát nội bộ (KSNB), ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng nguồn lực dự trữ.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB hàng DTQG tại Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình, qua đó nâng cao hiệu quả quản lý, bảo quản và sử dụng hàng dự trữ. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hoạt động KSNB trong giai đoạn từ tháng 11/2018 đến tháng 5/2019, với đối tượng là toàn bộ các phòng ban và chi cục trực thuộc Cục. Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện ở việc cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn để cải thiện công tác quản lý DTQG, góp phần giảm thiểu rủi ro, sai sót và nâng cao tính minh bạch, hiệu quả trong hoạt động dự trữ.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai khuôn khổ lý thuyết chính về kiểm soát nội bộ: báo cáo COSO 2013 và hướng dẫn INTOSAI GOV 9100. COSO 2013 định nghĩa KSNB là một quá trình do người quản lý và nhân viên chi phối nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về hoạt động, báo cáo và tuân thủ. Các thành phần cấu thành gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. INTOSAI GOV 9100 bổ sung yếu tố giá trị đạo đức và nhấn mạnh mục tiêu bảo vệ nguồn lực trong khu vực công.

Ba khái niệm chính được sử dụng trong nghiên cứu gồm:

  • Môi trường kiểm soát: nền tảng về đạo đức, năng lực nhân viên, phong cách lãnh đạo và cơ cấu tổ chức.
  • Đánh giá rủi ro: nhận diện, phân tích và lựa chọn phản ứng với các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu DTQG.
  • Hoạt động kiểm soát: chính sách và thủ tục nhằm ngăn ngừa sai sót, gian lận và đảm bảo tuân thủ quy định.

Ngoài ra, nghiên cứu còn phân tích đặc điểm hàng DTQG, vai trò và các rủi ro đặc thù như hao hụt lương thực, chất lượng bảo quản, và sự phân bố kho tàng.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Cỡ mẫu khảo sát gồm toàn bộ cán bộ công chức, nhân viên và thủ kho tại Cục Dự trữ Nghĩa Bình, với tổng số khoảng 85 người. Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên được áp dụng trong phỏng vấn và khảo sát nhằm đảm bảo tính đại diện.

Nguồn dữ liệu thứ cấp bao gồm các văn bản pháp luật như Luật Dự trữ Quốc gia 2012, các nghị định, thông tư hướng dẫn quản lý DTQG, cùng các báo cáo nội bộ của Cục. Phân tích dữ liệu dựa trên hệ thống hóa lý luận, so sánh thực trạng với tiêu chuẩn COSO và INTOSAI, đồng thời tổng hợp kết quả khảo sát để đánh giá mức độ hiệu quả của hệ thống KSNB hiện tại.

Thời gian nghiên cứu kéo dài từ tháng 11/2018 đến tháng 5/2019, bao gồm giai đoạn thu thập dữ liệu, phân tích và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát còn nhiều hạn chế: Khoảng 40% cán bộ được khảo sát đánh giá năng lực nhân viên chưa đồng đều, đặc biệt về kiến thức chuyên môn và thái độ làm việc. Phong cách lãnh đạo và triết lý quản lý chưa tạo được sự gắn kết chặt chẽ giữa các bộ phận, ảnh hưởng đến hiệu quả phối hợp.

  2. Đánh giá rủi ro chưa toàn diện: Chỉ khoảng 55% các rủi ro liên quan đến chất lượng bảo quản, hao hụt lương thực và sai sót trong nhập xuất được nhận diện đầy đủ. Việc đánh giá và phản ứng với rủi ro chưa được thực hiện thường xuyên và có hệ thống.

  3. Hoạt động kiểm soát chưa đồng bộ: Các thủ tục kiểm soát như phân công nhiệm vụ, ủy quyền, kiểm soát vật chất và kiểm soát chứng từ chưa được áp dụng nghiêm ngặt. Tỷ lệ sai sót trong quản lý hàng DTQG được ghi nhận khoảng 8-10% trong các báo cáo kiểm tra nội bộ.

  4. Thông tin và truyền thông còn yếu kém: Hệ thống thông tin chưa đảm bảo tính kịp thời và chính xác, dẫn đến việc truyền thông nội bộ và phối hợp giữa các phòng ban chưa hiệu quả, ảnh hưởng đến quyết định quản lý.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ môi trường kiểm soát chưa đủ mạnh, đặc biệt là năng lực và thái độ của nhân viên chưa đồng đều, cùng với phong cách lãnh đạo chưa phát huy được vai trò giám sát và điều phối. So với các nghiên cứu trong ngành dự trữ quốc gia tại một số địa phương khác, kết quả này tương đồng với thực trạng chung về thiếu hụt nguồn lực và quy trình kiểm soát chưa hoàn chỉnh.

Việc đánh giá rủi ro chưa toàn diện làm giảm khả năng phòng ngừa các sự cố như hao hụt lương thực, hư hỏng hàng hóa, gây tổn thất ngân sách nhà nước. Hoạt động kiểm soát chưa đồng bộ và thiếu nghiêm ngặt tạo điều kiện cho sai sót và gian lận tiềm ẩn, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý DTQG.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ đánh giá năng lực nhân viên, biểu đồ tròn phân bố các loại rủi ro được nhận diện, và bảng tổng hợp các sai sót trong kiểm soát nội bộ qua các năm 2017-2018.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Nâng cao năng lực và đạo đức công chức: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên môn và kỹ năng quản lý rủi ro định kỳ trong vòng 12 tháng, do Cục phối hợp với các cơ sở đào tạo chuyên ngành thực hiện, nhằm cải thiện năng lực và thái độ làm việc của cán bộ.

  2. Xây dựng hệ thống đánh giá rủi ro toàn diện: Thiết lập quy trình đánh giá rủi ro định kỳ 6 tháng/lần, áp dụng công cụ phân tích rủi ro theo tiêu chuẩn COSO và INTOSAI, do phòng Kế hoạch và Quản lý hàng dự trữ chủ trì.

  3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ: Rà soát, cập nhật và ban hành các quy định về phân công nhiệm vụ, ủy quyền, kiểm soát vật chất và chứng từ trong vòng 3 tháng, đảm bảo phù hợp với đặc thù hoạt động của Cục và tuân thủ pháp luật.

  4. Cải thiện hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ: Đầu tư nâng cấp phần mềm quản lý hàng DTQG, thiết lập kênh truyền thông nội bộ hiệu quả, đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời và minh bạch, hoàn thành trong 9 tháng tới.

  5. Tăng cường giám sát và kiểm tra nội bộ: Ban Thanh tra Nhân dân cần được tổ chức hoạt động độc lập, chuyên trách với nhiệm vụ giám sát thường xuyên, báo cáo trực tiếp Cục trưởng, nhằm phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý Cục Dự trữ Nhà nước: Giúp hiểu rõ thực trạng và các giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ, từ đó cải thiện công tác quản lý hàng DTQG.

  2. Nhà hoạch định chính sách Bộ Tài chính và Tổng cục Dự trữ Nhà nước: Cung cấp cơ sở khoa học để xây dựng chính sách, quy định phù hợp với thực tiễn quản lý dự trữ.

  3. Các chuyên gia kiểm toán và kiểm soát nội bộ trong khu vực công: Tham khảo mô hình và phương pháp đánh giá, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực dự trữ quốc gia.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh chuyên ngành Kế toán, Quản trị công: Là tài liệu tham khảo bổ ích về lý luận và thực tiễn kiểm soát nội bộ trong khu vực công, đặc biệt trong lĩnh vực dự trữ quốc gia.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ là gì và tại sao quan trọng trong quản lý hàng dự trữ quốc gia?
    Kiểm soát nội bộ là quá trình do người quản lý và nhân viên thực hiện nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả, tuân thủ pháp luật và bảo vệ tài sản. Trong quản lý hàng DTQG, KSNB giúp giảm thiểu rủi ro hao hụt, sai sót và gian lận, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng và chất lượng.

  2. Các thành phần chính của hệ thống kiểm soát nội bộ gồm những gì?
    Hệ thống gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Mỗi thành phần đóng vai trò hỗ trợ lẫn nhau để đạt mục tiêu quản lý.

  3. Những rủi ro phổ biến trong quản lý hàng dự trữ quốc gia là gì?
    Bao gồm rủi ro về chất lượng bảo quản, hao hụt lương thực, sai sót trong nhập xuất, rủi ro pháp lý và rủi ro do năng lực nhân viên yếu kém.

  4. Phương pháp nghiên cứu nào được sử dụng trong luận văn này?
    Phương pháp định tính kết hợp khảo sát, phỏng vấn ngẫu nhiên và phân tích tài liệu pháp luật, báo cáo ngành để đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp.

  5. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ tại Cục Dự trữ Nghĩa Bình?
    Cần nâng cao năng lực nhân viên, xây dựng quy trình đánh giá rủi ro toàn diện, hoàn thiện thủ tục kiểm soát, cải thiện hệ thống thông tin và tăng cường giám sát nội bộ.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và đặc thù hàng dự trữ quốc gia, làm rõ vai trò và các rủi ro liên quan.
  • Thực trạng KSNB tại Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình còn nhiều hạn chế về môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát và truyền thông.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao năng lực nhân viên, hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro, thủ tục kiểm soát và hệ thống thông tin.
  • Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hàng DTQG, giảm thiểu rủi ro và tăng cường minh bạch.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 12 tháng và đánh giá hiệu quả định kỳ để điều chỉnh phù hợp.

Mời các nhà quản lý và chuyên gia trong lĩnh vực dự trữ quốc gia áp dụng kết quả nghiên cứu nhằm nâng cao chất lượng công tác kiểm soát nội bộ, góp phần bảo vệ nguồn lực quốc gia một cách hiệu quả và bền vững.