CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TRONG ĐƠN VỊ BẢO HIỂM XÃ HỘI 1. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ Trong bất kỳ tổ chức nào, hoạt động kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và điều hành của nhà quản trị. Thông qua việc kiểm soát hữu hiệu, nhà quản lý có thể đánh giá và điều chỉnh việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra với hiệu quả cao nhất.
Công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng kiểm soát của các nhà quản lý là KSNB. Lịch sử phát triển KSNB có thể khái quát qua 4 giai đoạn: sơ khai, hình thành, phát triển và hiện đại. Giai đoạn sơ khai Năm 1929, Công bố của Cục Dự trữ liên bang Hoa Kỳ lần đầu đưa ra khái niệm về KSNB và chính thức công nhận vai trò của KSNB trong doanh nghiệp. Khái niệm KSNB lúc này được sử dụng trong các tài liệu kiểm toán và được hiểu đơn giản như là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác, ghi chép kế toán chính xác, tuân thủ chính sách của nhà quản lý, đồng thời thúc đẩy hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Giai đoạn hình thành Năm 1949, một báo cáo đặc biệt của AICPA, định nghĩa KSNB là: “.cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý”. Sau đó, AICPA đã soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực kiểm toán 8 đề cập đến những khái niệm và khía cạnh khác nhau của KSNB như: - Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP - Committee on Auditing Procedure) trực thuộc AICPA ban hành báo cáo về thủ tục kiểm toán 29 (SAP - Statement on Auditing Procedure) về: “Phạm vi xem xét KSNB của kiểm toán viên độc lập” - Năm 1962, CAP tiếp tục ban hành SAP 33 làm rõ hơn về KSNB - Năm 1972, CAP tiếp tục ban hành SAP 54 “Tìm hiểu và đánh giá KSNB” Giai đoạn phát triển Năm 1985, với sự sụp đổ của các công ty cổ phần có niêm yết làm cho các nhà ban hành luật càng quan tâm đến hoạt động KSNB của công ty. Trước tình hình này, Ủy Ban COSO đã được thành lập. Đây là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (thường gọi tắt là Ủy ban Treedway).
Trước tiên, COSO đã sử dụng chính thức từ KSNB thay vì từ KSNB về kế toán. Đến năm 1992, Ủy ban COSO đã chính thức ban hành Báo cáo 1992. Giai đoạn hiện đại Mặt dù báo cáo COSO 1992 chưa thật sự hoàn chỉnh nhưng đã tạo lập được nền tảng lý thuyết cơ bản về KSNB. Sau này, dựa trên nền tảng lý luận chuẩn cơ bản về kiểm soát nội bộ mà Báo cáo COSO 1992 đã hoàn thiện, hàng loạt các nghiên cứu phát triển về kiểm soát nội bộ trên nhiều lĩnh vực được ban hành [7], [8] Sau 21 năm kể từ khi Ủy ban COSO ban hành báo cáo COSO lần đầu tiên (1992), môi trường kinh doanh đã có những thay đổi lớn.
Điều này ảnh hưởng đáng kể tới cách thức tổ chức kinh doanh, nhận diện, đánh giá và đối phó với rủi ro của doanh nghiệp. Trước những thay đổi lớn từ môi trường đã nêu trên, đặt ra yêu cầu phải thay đổi báo cáo COSO cho phù hợp với tình hình mới. Tháng 5/2013, ủy ban COSO đã chính thức ban hành bản cập nhật 9 Báo cáo COSO 1992 (gọi tắt là Báo cáo COSO 2013). Định nghĩa về kiểm soát nội bộ Theo Báo cáo của COSO 1992 đã định nghĩa về kiểm soát nội bộ như sau: Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên trong đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động, sự tin cậy của báo cáo tài chính và sự tuân thủ pháp luật và các quy định.
Tại Việt Nam, định nghĩa về KSNB đã được luật hóa và ban hành trong Chuẩn mực kiểm toán và Luật kế toán. Cụ thể: Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (Chuẩn mực kiểm toán số 400): Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị [9]. Theo Luật kế toán Việt Nam năm 2015 (Điều 39): KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra. Đơn vị kế toán phải thiết lập hệ thống KSNB trong đơn vị để bảo đảm các yêu cầu: tài sản của đơn vị được bảo đảm an toàn, tránh sử dụng sai mục đích, không hiệu quả; các nghiệp vụ được phê duyệt đúng thẩm quyền và được ghi chép đầy đủ làm cơ sở cho việc lập và trình bày báo cáo tài chính trung thực, hợp lý [10].
Lợi ích và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được 4 mục tiêu 10 sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Cụ thể: Thứ nhất, bảo vệ tài sản của đơn vị: hệ thống KSNB sẽ bảo vệ các tài sản của đơn vị (bao gồm tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình) và cả các tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng. khỏi bị đánh cắp, hư hại hoặc bị lạm dụng vào những mục đích khác nhau. Thứ hai, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý.
Vì vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và độ tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung kinh tế chủ yếu của mọi hoạt động. Thứ ba, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: hệ thống KSNB được thiết kế trong đơn vị phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể, hệ thống KSNB cần: - Duy trì kiểm tra việc tuân thủ chính sách có liên quan tới các hoạt động của đơn vị. - Ngăn chặn, phát hiện kịp thời, xử lý các sai phạm và gian lận.
- Ghi chép kế toán đầy đủ chính xác, lập Báo cáo tài chính trung thực khách quan. Thứ tư, bảo đảm hiệu quả của hoạt động: các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết trong các hoạt động, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực. Bốn mục tiêu nói trên của hệ thống KSNB đều nằm trong một thể thống nhất; tuy nhiên, đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu 11 quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Cụ thể, nếu chúng ta muốn tăng cường việc bảo vệ tài sản thì sẽ làm tăng thêm chi phí, như vậy sẽ không đảm bảo được mục tiêu nâng cao tính hiệu quả của hoạt động.
Vì vậy, nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu và kết hợp hài hòa bốn mục tiêu nói trên. Tuy nhiên, một hệ thống KSNB dù có hoàn hảo tới đâu cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng nhất định, xuất phát từ các nguyên nhân như: - Một là, có thể để giảm thiểu chi phí nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính nên đôi khi một số thủ tục KSNB đã không được thiết lập làm cho việc kiểm soát các hoạt động bị yếu, bị thiếu dẫn đến làm giảm tính hiệu lực của hệ thống KSNB. - Hai là, có thể hệ thống KSNB chủ yếu được thiết kế để nhằm kiểm soát các sai phạm dự kiến nên hệ thống KSNB có thể sẽ vô hiệu với các sai phạm bất thường chưa tiên liệu trước xảy ra. - Ba là, để một hệ thống KSNB vận hành tốt cần có một đội ngũ nhân viên có trình độ và nhận thức cao và đồng đều.
Vì vậy, đôi khi do một đơn vị có đội ngũ nhân sự không đồng nhất về nhận thức, hiểu biết, tính kỷ luật,. sẽ khó có thể vận hành tốt hệ thống KSNB cho dù hệ thống KSNB đã được thiết lập đầy đủ. - Bốn là, có thể hệ thống KSNB sẽ bị vô dụng khi có sự thông đồng giữa người quản lý với người thừa hành hoặc giữa các cấp quản lý với nhau. - Năm là, một hệ thống KSNB có thể rất tốt nhưng tính hữu hiệu của hệ thống KSNB sẽ bị đe dọa khi người quản lý lạm quyền hoặc coi trọng hình thức.
- Sáu là, tính hữu hiệu của hệ thống KSNB sẽ bị đe dọa khi có sự mâu thuẫn quyền lợi giữa các cấp quản lý hoặc người thừa hành. 12 - Bảy là, có thể thủ tục kiểm soát bị bất cập khi điều kiện thực tế thay đổi dẫn đến không kiểm soát được các sai phạm phát sinh trong thực tế. - Tám là, hệ thống KSNB được thiết lập bỡi con người và vận hành bỡi con người nên đôi khi bị mất hiệu lực bỡi vấn đề con người. - Chín là, các yếu tố thuộc về bên ngoài của hệ thống KSNB như môi trường kinh doanh, áp lực cạnh tranh, định chế xã hội,… 1.
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG KHU VỰC CÔNG 1.