Chương 1: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro trong hoạt động kinh doanh của NHTM. - Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ với việc quản lý rủi ro tại NHTMCP Quân đội. - Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý rủi ro tại ngân hàng TMCP Quân đội. NguyÔn ThÞ HuÖ- CH.10 4 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ QUẢN LÝ RỦI RO TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA NHTM 1.1 Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ Khái niệm kiểm soát nội bộ ra đời từ đầu thế kỷ 20 trong thuật ngữ của các kiểm toán viên độc lập, mô tả các hoạt động tự kiểm soát tại doanh nghiệp.
Kiểm toán viên sẽ tìm hiểu và đánh giá hệ thống này nhằm phục vụ cho việc điều chỉnh các thủ tục kiểm toán. Sự phát triển mạnh mẽ của các hình thức gian lận với thiệt hại lớn tại các công ty đã dẫn đến sự quan tâm của xã hội đến hoạt động kiểm soát nội bộ. Năm 1992, Ủy ban các tổ chức đồng bảo trợ (thƣờng đƣợc gọi là COSO) của Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ (thƣờng gọi là Ủy ban Treadway) đã công bố Báo cáo COSO 1992, đƣa ra một khuôn mẫu về kiểm soát nội bộ. Báo cáo này cung cấp cái nhìn toàn diện về kiểm soát nội bộ, đặt nền tảng cho các lý thuyết về kiểm soát nội bộ hiện nay.
Theo Coso, kiểm soát nội bộ đƣợc định nghĩa là: “một hệ thống đặt ra nhằm đảm bảo a) Doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và đi đúng hướng b) Doanh nghiệp cung cấp các báo cáo tài chính đáng tin cậy và c) Doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định và luật pháp” Đến nay hoạt động kiểm soát nội bộ đã có những bƣớc phát triển rất toàn diện, mục đích ban đầu là phát hiện sai phạm đã dần chuyển sang những mục đích mới. Cùng với nó khái niệm kiểm soát nội bộ có nhiều cách tiếp cận khác nhau. Theo văn bản hƣớng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 đƣợc Hội đồng Liên hiệp các nhà kế toán Malaysia (Malaysian Assembly of Certificated Public Accountant - MACPA) và Viện kế toán Malaysia (Malaysian Institute of Accountant - MIA): “Hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả bao gồm: tuyệt đối tuân theo đường lối của Ban quản trị, bảo NguyÔn ThÞ HuÖ- CH.10 5 vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, hoàn thiện số liệu hạch toán, xử lý kịp thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính. Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ còn vượt ra ngoài những vấn đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kế toán.
Mọi nguyên lý riêng của hệ thống kiểm soát nội bộ được xem như hoạt động của hệ thống và được hiểu là kiểm soát nội bộ”. Theo Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant - EAA): “Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm : - Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả; - Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị; - Giữ an toàn tài sản; - Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của hệ thống Kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ.” Theo Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (AICPA) “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”. Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant - IFAC) “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo. Hệ thống Kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”.
NguyÔn ThÞ HuÖ- CH.10 6 Tại Việt Nam, năm 1998, Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc đã ban hành Quyết định số 03/1998/QĐ-NHNN3 ngày 03/01/1998 “Qui chế mẫu về tổ chức và hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ trong các tổ chức tín dụng hoạt động tại Việt Nam”. Theo quy chế này, tổ chức tín dụng phải lập hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ thuộc bộ máy điều hành, giúp Tổng giám đốc (Giám đốc) điều hành thông suốt, an toàn, đúng pháp luật hoạt động nghiệp vụ của tổ chức tín dụng. Căn cứ luật TCTD và luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật các tổ chức tín dụng năm 2004, ngày 1 tháng 8 năm 2006, Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc đã ký Quyết định số 36/2006/QĐ-NHNN ban hành “Qui chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ của các tổ chức tín dụng”. Đồng thời cùng ngày Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc cũng ký Quyết định số 37/2006/QĐ-NHNN ban hành “ Qui chế kiểm toán nội bộ của các tổ chức tín dụng” Việc ban hành hai quyết định trên đã phân biệt rõ kiểm toán và hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của các tổ chức tín dụng.
Theo Điều 2 chƣơng I Qui chế ban hành theo Quyết định số 36 nêu trên thì : “Hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của tổ chức tín dụng đƣợc thiết lập trên cơ sở phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và đƣợc tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời các rủi ro và đạt đƣợc các mục tiêu mà tổ chức tín dụng đó đặt ra” Nhƣ vậy tuy có những khái niệm, định nghĩa về hoạt động kiểm soát nội bộ khác nhau. Nhƣng trong các khái niệm đều có chứa đựng những nội dung chính mà ta có thể khái quát lại nhƣ sau: Thứ nhất, là hệ thống kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp đƣợc hiểu là có hai phần: Phần thứ nhất là các cơ chế kiểm soát nội bộ bao gồm toàn bộ các cơ chế nghiệp vụ; các quy trình; các quy chế nghiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức (gồm sắp xếp, phân công phân nhiệm phân cấp, ủy quyền v.) nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp đƣợc hiệu quả, an toàn. Phần thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ chính là các bộ kiểm tra giám sát chuyên trách, trong đó có kiểm toán nội bộ NguyÔn ThÞ HuÖ- CH.10 7 nhằm đảm bảo cho việc vận hành các cơ chế kiểm soát nội bộ nói trên đƣợc thực hiện nghiêm, có hiệu quả. Thứ hai, là hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ gắn liền với mọi bộ phận, mọi quy trình nghiệp vụ và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham gia vào việc kiểm soát nội bộ và kiểm soát lẫn nhau.2 Mục tiêu, nguyên tắc và phạm vi kiểm soát nội bộ Rủi ro luôn tiềm ẩn trong hoạt động kinh doanh của Ngân hàng.
Bất cứ một sai sót nhỏ nào cũng có thể ảnh hƣởng lớn đến ngân hàng, gây ra hậu quả nghiêm trọng. Do vậy cần có một bộ phận kiểm soát chặt chẽ toàn bộ hoạt động của ngân hàng. Mặt khác, với quy mô lớn, hoạt động rộng khắp và mạng lƣới chi nhánh phát triển nhanh, khối lƣợng công việc của các nhà quản lý ngân hàng là rất nhiều. Họ khó có thể nắm bắt một cách chính xác hoạt động của các nhân viên cấp dƣới.
Sự truyền dẫn thông tin trong Ngân hàng qua nhiều khâu dễ bị lệch lạc, hiểu sai. Đây chính là những vấn đề mà bất kỳ một nhà quản lý nào cũng quan tâm vì nó liên quan đến sự sống còn của mỗi NHTM. Với khó khăn trong công tác quản lý, ban lãnh đạo Ngân hàng cần có một công cụ hỗ trợ đắc lực giải quyết những vƣớng mắc đó. Kiểm tra kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ là giải pháp hữu hiệu cho vấn đề trên.
Với hoạt động của mình kiểm soát nội bộ góp phần đảm bảo an toàn tài sản của ngân hàng, hạn chế rủi ro hoạt động, nâng cao hiệu quả kinh doanh của ngân hàng. Bộ phận kiểm soát nội bộ tham mƣu cho ban lãnh đạo những biện pháp nhằm ngăn ngừa rủi ro, cải tiến quy trình, nâng cao chất lƣợng hoạt động, minh bạch tuân thủ đúng các chính sách, quy định của pháp luật.1 Mục tiêu của Hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ của bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng có một số mục tiêu sau đây: Thứ nhất, mục tiêu về hiệu quả: Mục tiêu này có nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ phải hƣớng tới việc tối đa hóa hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thông qua việc sử dụng hợp lý nhất các tài sản và các nguồn lực khác đồng thời giúp doanh nghiệp tránh NguyÔn ThÞ HuÖ- CH.10 8 khỏi các rủi ro, thua lỗ. Với mục tiêu này, hệ thống kiểm tra nội bộ phải đƣợc xây dựng sao cho toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp sẽ nỗ lực đạt đƣợc các mục tiêu của doanh nghiệp bằng các phƣơng thức có hiệu quả nhất, hạn chế các chi phí vƣợt mức ngoài mong muốn và không đặt quyền lợi khác (ví dụ nhƣ của nhân viên, của nhà cung cấp, của khách hàng .) lên trên lợi ích của doanh nghiệp. Thứ hai, mục tiêu đánh giá, dự báo, ngăn ngừa rủi ro cho doanh nghiệp : Một hệ thống kiểm soát nội bộ phải đƣa ra đƣợc các biện pháp nhằm đánh giá các loại hình rủi ro có khả năng gây ảnh hƣởng đến các hoạt động của doanh nghiệp.
Đồng thời, nó cũng phải đảm bảo sự tƣơng xứng giữa những rủi ro với mức vốn, với phạm vi, quy mô hoạt động của doanh nghiệp.