Nghiên cứu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Xi Măng Nghi Sơn

Khái niệm HTKSNB được định nghĩa khác nhau bởi các tổ chức khác nhau. COSO (Committee of Sponsoring Organizations) định nghĩa nó như một quá trình bị chi phối bởi nhà quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên, nhằm đảm bảo hợp lý về hiệu quả hoạt động, tin cậy của báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật. IFAC đưa ra định nghĩa tương tự, nhấn mạnh bảo vệ tài sản, đảm bảo thông tin tin cậy, tuân thủ pháp lý và hiệu quả hoạt động. Các định nghĩa này đều nhấn mạnh vai trò quan trọng của HTKSNB trong việc giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra. Đây là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp phát triển bền vững.

HTKSNB có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính tin cậy của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính, giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật. Một HTKSNB hiệu quả giúp giảm thiểu rủi ro sai sót, gian lận và trộm cắp tài sản. Đồng thời, giúp doanh nghiệp sử dụng tiết kiệm nguồn lực và đạt được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Ngoài ra, HTKSNB còn tạo niềm tin cho các nhà đầu tư và chủ sở hữu doanh nghiệp. Đây là yếu tố then chốt để doanh nghiệp phát triển bền vững và đạt được thành công.

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm là yếu tố then chốt trong HTKSNB. Việc phân công công việc hợp lý giữa các cá nhân và bộ phận giúp đảm bảo mọi công việc được thực hiện đầy đủ và hiệu quả. Tránh tình trạng một người phải đảm nhiệm quá nhiều công việc, gây ra sai sót hoặc lơ là trách nhiệm. Phân công, phân nhiệm rõ ràng cũng tạo điều kiện cho việc kiểm soát và giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận, giúp phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm.

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm đảm bảo sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ liên quan. Ví dụ, người bảo vệ tài sản không nên kiêm nhiệm công việc kế toán, người phê duyệt các nghiệp vụ kinh tế không nên trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ đó. Điều này giúp ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn, đảm bảo tính minh bạch và trung thực trong hoạt động của doanh nghiệp. Đây là nguyên tắc quan trọng để xây dựng một HTKSNB vững mạnh.

Nguyên tắc phê chuẩn và ủy quyền quy định cụ thể về việc phê duyệt và ủy quyền trong doanh nghiệp. Phê chuẩn có thể là phê chuẩn chung (thông qua việc xây dựng các chính sách chung) hoặc phê chuẩn cụ thể (cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt). Ủy quyền là việc nhà quản lý cấp trên giao quyền quyết định và giải quyết một số công việc cho cấp dưới. Cả hai hình thức này đều cần được thực hiện một cách rõ ràng và minh bạch, đảm bảo trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận.

Môi trường kiểm soát là yếu tố quan trọng nhất của HTKSNB, tạo nền tảng cho các yếu tố còn lại. Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố như tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý và phong cách điều hành. Một môi trường kiểm soát mạnh mẽ giúp tạo ra một văn hóa kiểm soát tích cực trong doanh nghiệp, khuyến khích nhân viên tuân thủ các quy định và thủ tục kiểm soát.

Đánh giá rủi ro là quá trình xác định và đánh giá các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm việc xác định các rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng của từng rủi ro, và xây dựng các biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro. Đánh giá rủi ro là một hoạt động liên tục, cần được thực hiện thường xuyên để đảm bảo HTKSNB luôn phù hợp với môi trường kinh doanh thay đổi.

Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục được thiết lập để giảm thiểu rủi ro. Các hoạt động kiểm soát có thể bao gồm phê duyệt, ủy quyền, đối chiếu, kiểm tra, phân tích, và bảo vệ tài sản. Hoạt động kiểm soát cần được thiết kế phù hợp với các rủi ro đã được xác định và đánh giá, đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Để hoàn thiện HTKSNB theo định hướng phát triển bền vững, doanh nghiệp cần tích hợp các yếu tố ESG vào tất cả các yếu tố cấu thành của HTKSNB. Ví dụ, trong môi trường kiểm soát, cần chú trọng đến các giá trị đạo đức liên quan đến bảo vệ môi trường và trách nhiệm xã hội. Trong đánh giá rủi ro, cần xác định các rủi ro liên quan đến biến đổi khí hậu, ô nhiễm môi trường và các vấn đề xã hội khác. Trong hoạt động kiểm soát, cần thiết lập các biện pháp kiểm soát để giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường và xã hội.

Một phần quan trọng của việc hoàn thiện HTKSNB theo định hướng phát triển bền vững là đo lường và báo cáo hiệu quả hoạt động ESG. Doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động môi trường, xã hội và quản trị, và báo cáo kết quả cho các bên liên quan. Báo cáo ESG giúp doanh nghiệp tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm giải trình, đồng thời thu hút các nhà đầu tư và khách hàng quan tâm đến phát triển bền vững.

Việc đánh giá HTKSNB hiện tại tại Xi Măng Nghi Sơn cần tập trung vào cả năm yếu tố cấu thành của mô hình COSO. Cần xem xét tính hiệu quả của môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, và giám sát. Xác định rõ những điểm mạnh để phát huy và những điểm yếu để khắc phục, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện phù hợp.

Hiệu quả của HTKSNB có tác động trực tiếp đến việc đạt được các mục tiêu phát triển bền vững tại Xi Măng Nghi Sơn. Một HTKSNB mạnh mẽ giúp giảm thiểu rủi ro về môi trường, đảm bảo an toàn lao động, tăng cường trách nhiệm xã hội và cải thiện hiệu quả quản trị. Điều này không chỉ giúp Nghi Sơn phát triển bền vững mà còn nâng cao uy tín và vị thế của công ty trên thị trường.

Để tăng cường môi trường kiểm soát, cần chú trọng đến việc xây dựng một văn hóa doanh nghiệp tích cực, khuyến khích nhân viên tuân thủ các quy định và thủ tục kiểm soát. Cần tăng cường đào tạo về đạo đức kinh doanh, nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của HTKSNB và tạo ra một môi trường làm việc minh bạch và trách nhiệm.

Để cải thiện quy trình đánh giá rủi ro, cần áp dụng các phương pháp đánh giá rủi ro tiên tiến, đồng thời thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để có được một cái nhìn toàn diện về các rủi ro có thể xảy ra. Cần xây dựng một hệ thống báo cáo rủi ro hiệu quả, giúp các nhà quản lý kịp thời nhận biết và xử lý các rủi ro.