phần mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn bao gồm ba chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp. 3 Chƣơng 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty xi măng Nghi Sơn theo định hƣớng phát triển bền vững. Chƣơng 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty xi măng Nghi Sơn theo định hƣớng phát triển bền vững. CƠ SỞ LÝ LUẬN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 1.
Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 1. i i v t ố iể s t i Có nhiều quan điểm khác nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ và vì vậy có rất nhiều định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB). Tuy nhiên, định nghĩa đƣợc chấp nhận rộng rãi và đƣợc nhiều các nhà khoa học, các nhà quản lý vận dụng trong công tác nghiên cứu và hoạt động thức tế là định nghĩa của COSO (Committeee of Sponsoring Organization). Định nghĩa về HTKSNB đƣợc COSO phát biểu nhƣ sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi ngƣời quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên trong đơn vị, nó đƣợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt đƣợc các mục tiêu sau đây: (1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động (2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính (3) Sự tuân thủ pháp luật và các quy định” [10], [12].
iên đoàn Kế toán quốc tế (IF C), đã đƣa ra khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) tƣơng tự, đó là: “HTKSNB là một hệ thống chính sách, thủ tục đƣợc thiết lập nhằm đạt đƣợc bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý; bảo đảm hiệu quả hoạt động”. Khái niệm này cũng đề cập đến các khía cạnh của HTKSNB và nhấn mạnh đến các mục tiêu đảm bảo hiệu quả hoạt động trên cơ sở tuân thủ pháp luật, đảm bảo độ tin cậy của thông tin và độ an toàn của tài sản. Tại Việt Nam, theo nhƣ Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC đƣợc ban hành ngày 21/12/2001, Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 (VS 400) về “Đánh giá rủi ro và KSNB” đƣợc thiết lập và đã định nghĩa HTKSNB: 5 “HTKSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị đƣợc kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và có hiệu quả tài sản của đơn vị. HTKSNB bao gồm môi trƣờng kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.” Sau đó, theo sự phát triển của lý luận HTKSNB trên thế giới, Việt Nam cũng điều chỉnh chuẩn mực về HTKSNB.Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315, ban hành theo thông tƣ số 214/2012/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2014 thay thế cho chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400, hiệu lực từ 1/1/2014 đã thay đổi các thành phần của hệ thống KSNB từ ba (03) thành phần thành năm (05) thành phần bao gồm môi trƣờng kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị, hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày BCTC, các hoạt động kiểm soát liên quan đến cuộc kiểm toán và giám sát các kiểm soát.
Đồng thời, định nghĩa HTKSNB đƣợc tổng hợp và sửa đổi từ các định nghĩa đƣợc dùng rộng rãi trên thế giới: “HTKSNB là quy trình do ban quản trị, BGĐ và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của BCTC, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luận và các quy định có liên quan”.Theo điều 39 uật Kế toán số 88/2015/QH13, hiệu lực thi hành kể từ 01/01/2017 thì “HTKSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt đƣợc yêu cầu đề ra”. Nhƣ vậy, có thể hiểu, HTKSNB là toàn bộ các quan điểm, chính sách, nội quy, kế hoạch, hoạt động, biện pháp đƣợc thực thi bởi mọi thành viên trong một đơn vị nhằm thúc đẩy hoạt động hiệu quả, hƣớng tới mục tiêu đề ra. HTKSNB hiệu quả là sự đảm bảo cho thành công của tổ chức. Tác dụng của HTKSNB có thể tóm gọn trong ba nội dung cơ bản sau: 6 + Đảm bảo tính tin cậy của các số liệu kế toán và BCTC của DN: Nếu HTKSNB của DN nói chung, trong đó có hệ thống kế toán luôn đƣợc coi trọng thì s đảm bảo thực hiện đƣợc các mục tiêu kiểm soát chi tiết nhƣ: tính có thực của nghiệp vụ; sự phê chuẩn hợp lý; tính đầy đủ; sự đánh giá và tính toán; sự phân loại; tính đúng k và kịp thời; quá trình chuyển sổ và tổng hợp, do vậy s giúp cho DN có đƣợc các số liệu kế toán và BCTC đầy đủ, tin cậy, kịp thời.
+ Đảm bảo DN tuân thủ các quy định của luật pháp và các cơ quan chuyên môn, của bản thân DN đƣa ra, tuân thủ đúng các quy trình hoạt động, qua đó giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho DN nhƣ chậm hoàn thành kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lƣợng SP,… trong SXKD của DN. Đồng thời tăng cƣờng giám sát lẫn nhau giúp giảm rủi ro do gian lận thông tin hoặc trộm cắp tài sản do bên thứ ba hoặc nhân viên của DN gây ra… + Đảm bảo cho cán bộ, công nhân viên trong DN sử dụng tiết kiệm nguồn lực, thực hiện các hoạt động hiệu quả, đạt đƣợc mục tiêu dài hạn và ngắn hạn của DN đặt ra đồng thời tạo đƣợc niềm tin cho các nhà đầu tƣ, các chủ sở hữu của DN. N uyê tắc t iết ế và t ực i t ố iể s t i tr d a i p HTKSNB của các DN thƣờng mang tính đặc trƣng riêng biệt nên các quy chế, thủ tục kiểm soát có thể không giống nhau thậm chí rất khác nhau giữa các DN và các quy trình, các loại nghiệp vụ trong một DN. Tuy nhiên, khi thiết kế và thực hiện các quy chế, thủ tục kiểm soát thì các DN cần tuân theo theo các nguyên tắc kiểm soát sau đây: + Nguyên tắc “phân công, phân nhiệm”: Nguyên tắc này để đảm bảo các công việc, nhiệm vụ trong DN phải đƣợc việc phân công hợp lý giữa các cá nhân, bộ phận.
Hoạt động trong DN rất đa dạng, nhiều loại công việc và có nhiều ngƣời tham gia nên các công việc cần phải đƣợc phân công cho tất cả 7 mọi ngƣời, tránh tình trạng một hay một số ngƣời làm quá nhiều việc còn một số ngƣời không có việc để làm hay quá ít việc làm, dẫn đến hiệu quả công việc không cao, do đó đòi h i trách nhiệm và công việc cần đƣợc phân chia cụ thể, rõ ràng cho nhiều bộ phận và cho từng ngƣời trong một bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng, khoa học s tạo ra sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và nếu có xảy ra thì cũng thƣờng dễ phát hiện. Mục đích của nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mỗi ngƣời trong DN hiểu rõ đƣợc chức trách, nhiệm vụ của mình, đồng thời cũng biết rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của nhau để phối hợp cùng nhau và kiểm soát lẫn nhau theo quy định rõ công việc của ngƣời này đƣợc kiểm soát bởi công việc của ngƣời khác trong bƣớc sau đó để phân định rõ trách nhiệm, hoặc đƣợc kiểm soát bởi ngƣời độc lập, qua đó đảm bảo cho công việc của cá nhân hay bộ phận nào trong DN cũng có thể kiểm soát đƣợc tự kiểm soát và kiểm soát lẫn nhau trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Do đó s giảm thiểu đƣợc gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chuyên môn của từng ngƣời trong DN.
+ Nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải đƣợc chú trọng trong những trƣờng hợp nhƣ: Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán, bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ đó, bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ… + Nguyên tắc “phê chuẩn, ủy quyền”: Nguyên tắc này quy định cụ thể về việc phê chuẩn và ủy quyền trong DN. Phê chuẩn, ủy quyền là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết công việc trong phạm vi quyền hạn của từng cấp, từng ngƣời. Sự phê chuẩn đƣợc thực hiện qua hai loại: Phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể Phê chuẩn chung đƣợc thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể trong DN cho các cán bộ cấp dƣới tuân thủ, phê chuẩn cụ thể đƣợc thực hiện cho từng hoạt 8 động, từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt, nhƣ những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thƣờng xuyên xảy ra… y quyền là việc nhà quản lý cấp trên giao quyền quyết định và giải quyết một số công việc cho cấp dƣới trong một phạm vi nhất định, nhƣng cấp trên vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc mà mình ủy quyền nên vẫn phải kiểm tra sát sao công việc đã uỷ quyền, do đó sự ủy quyền trong DN đƣợc thực hiện qua nhiều cấp, tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn nhƣng vẫn đảm bảo sự thống nhất và tập trung trong toàn DN.
Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Đứng trên những góc độ nghiên cứu khác nhau, các nhà khoa học đƣa ra các quan điểm khác nhau về các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ: Theo quan điểm của Hiệp hội kế toán Canada thì HTKSNB của một tổ chức bao gồm 5 yếu tố: mục đích, cam kết, năng lực, hành động, giám sát và học tập. Các quan điểm này nhấn mạnh vào nhận thức của các cá nhân khi tham gia vào HTKSNB.