Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, tiến trình số hóa và mở cửa thị trường tại Việt Nam diễn ra nhanh chóng với các cột mốc quan trọng như việc ký kết Hiệp định Thương mại tự do Việt Nam – Liên minh Châu Âu (EVFTA) ngày 30/06/2019. Thị trường nội địa xuất hiện sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp trong nước và các tập đoàn đa quốc gia. Đồng thời, giai đoạn 2020 – 2021 ghi nhận những tác động phức tạp từ đại dịch Covid-19 khiến nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ bị giải thể, đóng cửa do thiếu hụt nguồn vốn và không có hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) được xây dựng bài bản. Việc thiết kế và vận hành một hệ thống KSNB hiệu quả, phù hợp với điều kiện thực tế là yêu cầu cấp thiết để tối ưu hóa chi phí và duy trì sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam) là doanh nghiệp có gần 30 năm hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ kiểm toán và tư vấn. Mặc dù ban lãnh đạo đã thiết lập hệ thống KSNB từ sớm và định kỳ rà soát hiệu quả hoạt động, song trước sự thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh, hệ thống KSNB tại đơn vị đã bộc lộ một số thiếu sót cần khắc phục.

Khóa luận xác định các mục tiêu nghiên cứu cụ thể sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về KSNB trong doanh nghiệp, bao gồm khái niệm, mục đích, 5 bộ phận cấu thành và 10 nguyên tắc thiết kế KSNB.
  2. Tìm hiểu và phân tích thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam); từ đó đánh giá ưu điểm, hạn chế và xác định nguyên nhân của các hạn chế.
  3. Đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam).

Để thực hiện các mục tiêu trên, đề tài giải quyết 6 nhiệm vụ/câu hỏi nghiên cứu:

  1. Quá trình thiết kế và xây dựng hệ thống KSNB của công ty diễn ra từ khi nào và trong bao lâu?
  2. Những cơ sở, quy định pháp lý và chuyên môn nào được sử dụng để xây dựng hệ thống KSNB của công ty?
  3. Thực trạng vận hành hệ thống KSNB tại công ty đang diễn ra như thế nào?
  4. Những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hệ thống KSNB tại công ty là gì?
  5. Những yêu cầu và biện pháp nào cần được áp dụng để khắc phục thiếu sót và hoàn thiện hệ thống KSNB?
  6. Những đề xuất và kiến nghị cụ thể nào cần áp dụng cho Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam)?
  • Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng hệ thống KSNB, ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân và các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam).
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Trụ sở chính Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam) tại Hà Nội.
    • Thời gian: Dữ liệu và quá trình khảo sát thực tế trong 4 tháng, từ ngày 01/12/2021 đến ngày 31/03/2022; số liệu hoạt động giai đoạn 2019 – 2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật, chuẩn mực nghề nghiệp và khung lý thuyết quốc tế về kiểm soát nội bộ:

  • Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 315 ban hành ngày 06/12/2012 theo Thông tư 214/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính.
  • Luật Kế toán năm 2015 của Quốc hội Việt Nam.
  • Khung kiểm soát nội bộ tích hợp của Ủy ban Chống gian lận khi lập Báo cáo tài chính thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ (COSO 2013) với mô hình 5 bộ phận cấu thành.
  • Định nghĩa và hướng dẫn chuyên môn của Hiệp hội Kiểm toán nội bộ (IIA) và Hiệp hội Kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA).
  • Hệ thống 10 nguyên tắc thiết kế KSNB: nguyên tắc toàn diện, nguyên tắc 4 mắt, cân nhắc lợi ích – chi phí, phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, thủ tục phê chuẩn đúng đắn, chứng từ và sổ sách đầy đủ, bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách, kiểm tra độc lập, phân tích rà soát.

Tác giả tổng quan các nghiên cứu thực nghiệm trong và ngoài nước liên quan đến KSNB:

  • Nghiên cứu quốc tế: Angella Amudo & Eno L. Inanga (2009) tại Uganda; Ahiabor & Collins Christian Yaw Mensah (2013) tại Ghana; Zipporah (2015) tại Kenya; Christanti Widyaningsih (2015) tại Indonesia.
  • Nghiên cứu trong nước: Nguyễn Thu Hoài (2015) tại Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam; Nguyễn Thị Thanh Huyền (2015) tại Chi cục Thuế Quận 9; Vũ Thị Thanh Thủy (2016) tại Bệnh viện Nhi Đồng 1.
Yếu tố phương pháp Nội dung chi tiết
Cách tiếp cận chính Phương pháp nghiên cứu định tính, mô tả và phân tích tình huống thực tế (case study).
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp Quan sát trực tiếp, trải nghiệm thực tế công việc ở vị trí thực tập sinh tại phòng Tư vấn thuế; phỏng vấn, trao đổi với các nhân sự lâu năm tại công ty.
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp Kế thừa tài liệu từ giáo trình chuyên ngành (Kiểm toán Căn bản), Báo cáo minh bạch của công ty, website chính thức, tài liệu quy chế nội bộ và các công trình khoa học đã công bố.
Phương pháp xử lý dữ liệu Phân tích tài liệu, tổng hợp, so sánh, đối chiếu số liệu và rà soát logic thực tiễn.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Chương 1 khái quát lịch sử hình thành KSNB từ đầu thế kỷ XX qua các mốc phát triển: báo cáo của liên hiệp kế toán công Hoa Kỳ (thập niên 1940), Ủy ban Cohen và Viện Giám đốc Tài chính FEI (1977), Ủy ban tư vấn đặc biệt của AICPA (1979), và các báo cáo khuôn mẫu của COSO (1992, 2013).

Tác giả làm rõ bản chất KSNB là một quy trình liên tục do Ban quản trị, Ban Giám đốc và toàn thể nhân viên vận hành nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý để đạt 4 mục tiêu: (1) độ tin cậy của thông tin và báo cáo tài chính; (2) đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và quy chế; (3) bảo vệ tài sản; (4) sử dụng hiệu quả và tiết kiệm tài nguyên. Các hạn chế cố hữu của KSNB cũng được phân tích: sai lầm trong xét đoán của con người, sự thông đồng của nhân viên, sự khống chế của cấp quản lý và sự đánh đổi chi phí – lợi ích.

Chương này trình bày chi tiết 5 bộ phận cấu thành KSNB theo COSO:

  1. Môi trường kiểm soát: truyền đạt tính chính trực, giá trị đạo đức, cam kết năng lực, sự tham gia của ban quản lý, triết lý điều hành, cơ cấu tổ chức, phân công quyền hạn và chính sách nhân sự.
  2. Quy trình đánh giá rủi ro: nhận diện và ứng phó rủi ro hoạt động và rủi ro ảnh hưởng đến báo cáo tài chính khi môi trường thay đổi, có nhân sự mới, tăng trưởng nhanh, công nghệ mới hoặc tái cơ cấu.
  3. Hoạt động kiểm soát: kiểm soát chất lượng của ban lãnh đạo, phân chia trách nhiệm, kiểm soát hệ thống CNTT (kiểm soát ứng dụng và kiểm soát chung), kiểm soát vật chất và phân tích rà soát.
  4. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin: luồng thông tin đa chiều (trên xuống, dưới lên, ngang hàng, bên ngoài), quy trình ghi nhận nghiệp vụ kinh tế.
  5. Giám sát kiểm soát: hoạt động giám sát thường xuyên và định kỳ đối với hiệu lực của hệ thống.

Đồng thời, chương 1 phân tích chi tiết 10 nguyên tắc cốt lõi trong thiết kế hệ thống KSNB tại doanh nghiệp.

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam)

Chương 2 giới thiệu lịch sử hình thành: tiền thân là liên doanh Bourne Griffiths (Việt Nam) và CONCETTI (1993), đổi tên thành Grant Thornton (Việt Nam) năm 1999, sáp nhập với Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Nexia ACPA ngày 01/07/2014 (Giấy chứng nhận ĐKDN số 0101476557 do Sở KH&ĐT Hà Nội cấp ngày 05/07/2014). Công ty có 14 chủ phần hùn (Partner) và khoảng 230 nhân viên tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh; đội ngũ chuyên gia sở hữu hơn 20 chứng chỉ CPA Việt Nam, 9 chứng chỉ CFA, 5 chuyên gia nước ngoài và 22 kiểm toán viên được cấp chứng chỉ hành nghề năm 2015.

Chỉ tiêu tài chính Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Doanh thu hoạt động (tỷ VNĐ) 117 138 156
Chi phí hoạt động (tỷ VNĐ) 80 – 90 80 – 90 80 – 90 (tăng 11% do dịch bệnh)
Lợi nhuận sau thuế (tỷ VNĐ) 10 – 30 10 – 30 10 – 30 (tăng trưởng 6%)
Tăng trưởng doanh thu (%) — 17,9% 18,4%

Nguồn: Báo cáo minh bạch của Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam)

Cơ cấu doanh thu cho thấy dịch vụ kiểm toán là mảng kinh doanh cốt lõi, đóng góp trên 80% doanh thu và sử dụng 70% nhân lực. Các dịch vụ khác gồm: tư vấn thuế, tư vấn tài chính doanh nghiệp, tư vấn đầu tư và quản lý, tư vấn doanh nghiệp. Khách hàng chính bao gồm các tổ chức phi chính phủ (RAFH, NOVIB, Pathfinder International), doanh nghiệp khách sạn (Sunway Hotel, Sai Gon Water Park, Hilton Opera Hà Nội), may mặc (Maxport JSC, ITG, Phong Phú), và cơ quan chính phủ/đại sứ quán (JICA, Bộ Khoa học – Công nghệ và Môi trường, Văn phòng Chính phủ, Đại sứ quán Australia, Đại sứ quán Hoa Kỳ).

Thực trạng KSNB tại công ty được phân tích cụ thể qua các khía cạnh:

  • Môi trường kiểm soát: Chuẩn mực giá trị cốt lõi CLEARR gồm: Hợp tác (Collaboration), Lãnh đạo (Leadership), Sự xuất sắc (Excellence), Sự linh hoạt (Agility), Trách nhiệm (Responsibility), Tôn trọng (Respect). Khẩu hiệu phát triển: "An instinct for growth". Không dùng máy chấm công do đặc thù mùa bận (peak season làm việc từ 9–10 giờ sáng đến 10–11 giờ đêm), kiểm soát thời gian bằng nhận diện vân tay mở cửa và bảng kê khai công việc (Time report) hàng tuần trên hệ thống nội bộ PMS. Phòng Kế toán gửi email nhắc vào ngày 25 và khóa hạn nộp vào ngày 27 hàng tháng. Nhân viên chính thức có 12 ngày nghỉ phép/năm, thực tập sinh nghỉ không lương. Quy định nộp đơn nghỉ phép trên PMS: trước 1 ngày (nghỉ 1 ngày), trước 3 ngày (nghỉ trên 1 ngày), trước 1 tuần (nghỉ trên 1 tuần). An ninh tài liệu: camera 24/7, máy tiêu hủy giấy, quy định khóa màn hình máy tính cá nhân, giải thưởng thường niên CLEARR STAR.
  • Cơ cấu tổ chức và nhân sự: 6 phòng ban gồm: Kỹ thuật, Nhân sự, Kế toán, Kiểm toán, Tư vấn doanh nghiệp, Tư vấn thuế. Cấp bậc quản lý: Partner $\rightarrow$ Director $\rightarrow$ Senior Manager $\rightarrow$ Manager/Assistant Manager $\rightarrow$ Senior/Senior Associate $\rightarrow$ Associate $\rightarrow$ Intern.
  • Chính sách tuyển dụng: Quy trình 4 vòng gồm (1) Xét duyệt hồ sơ (CV, Cover Letter, bảng điểm, chứng chỉ); (2) Bài kiểm tra trực tiếp (tiếng Anh, IQ, kế toán, kiểm toán/thuế); (3) Phỏng vấn chuyên môn với Trưởng/Phó phòng; (4) Phỏng vấn với Partner. Thử việc 2 tháng hưởng 100% lương; mức lương khởi điểm cho vị trí Trợ lý là 6 triệu đồng/tháng.

Chương 2 cũng nêu các nội dung về quy trình đánh giá rủi ro (lập ma trận đánh giá rủi ro và lựa chọn phương án đối mặt rủi ro), hoạt động kiểm soát chất lượng công việc theo bậc, hệ thống trao đổi thông tin nội bộ (bảng phân chia công việc, thông báo nhân sự đầu giờ hàng ngày), hoạt động giám sát, và chỉ ra các mặt hạn chế, nguyên nhân còn tồn tại trong hệ thống KSNB.

Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam)

Chương 3 trình bày định hướng phát triển của Grant Thornton (Việt Nam) với mục tiêu tăng gấp đôi quy mô và nhân lực so với năm 2018, mở rộng thị phần sang Lào, Campuchia và khu vực Mekong, duy trì vị thế top 10 công ty dịch vụ kế toán - kiểm toán và tư vấn tại Việt Nam.

Tác giả xác định các yêu cầu và đề xuất nhóm giải pháp hoàn thiện KSNB theo 5 bộ phận:

  1. Môi trường kiểm soát: Hoàn thiện chế độ đãi ngộ, quy chế làm việc linh hoạt, nâng cao tính chính trực và văn hóa doanh nghiệp.
  2. Quy trình đánh giá rủi ro: Chuẩn hóa công cụ ma trận đánh giá rủi ro, hoàn thiện các kịch bản và phương án ứng phó rủi ro phát sinh trong hoạt động cung cấp dịch vụ.
  3. Hoạt động kiểm soát: Tăng cường quy trình kiểm soát chất lượng hồ sơ kiểm toán/tư vấn, thắt chặt phân công phân nhiệm và kiểm soát hệ thống công nghệ thông tin.
  4. Hệ thống thông tin và truyền thông: Nâng cấp tính năng của phần mềm quản lý nội bộ PMS, cải thiện việc trao đổi thông tin hai chiều giữa các cấp bậc quản lý và nhân viên.
  5. Giám sát kiểm soát: Thiết lập quy trình giám sát độc lập định kỳ và đột xuất đối với việc tuân thủ các quy chế KSNB.

Đồng thời, chương 3 đưa ra các kiến nghị cụ thể đối với 3 nhóm đối tượng: nhân viên công ty (nâng cao ý thức tuân thủ và năng lực chuyên môn), ban lãnh đạo công ty (đầu tư nguồn lực cho KSNB, cập nhật công nghệ), và các cơ quan chức năng (hoàn thiện khung pháp lý và chuẩn mực nghề nghiệp).

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả nghiên cứu cụ thể gắn liền với dữ liệu thực tế:

  • Tổng hợp bức tranh tài chính và hoạt động của Grant Thornton (Việt Nam) giai đoạn 2019 – 2021: Doanh thu duy trì trên 100 tỷ VNĐ/năm (đạt 156 tỷ VNĐ năm 2021, tăng trưởng 18,4%); lợi nhuận sau thuế từ 10 – 30 tỷ VNĐ/năm; chi phí duy trì mức 80 – 90 tỷ VNĐ/năm.
  • Phân tích chi tiết quy trình vận hành kiểm soát đặc thù của doanh nghiệp dịch vụ kế toán – kiểm toán: Cơ chế quản lý công việc và thời gian bằng Time report trên PMS thay cho máy chấm công truyền thống; quy định xin nghỉ phép và kiểm soát nộp bảng chấm công ngày 27 hàng tháng; quy trình tuyển dụng 4 vòng nghiêm ngặt; tiêu chuẩn giá trị cốt lõi CLEARR.
  • Chỉ ra thực trạng cơ cấu tổ chức gồm 6 phòng ban chức năng và phân định trách nhiệm qua 7 cấp bậc từ Intern đến Partner.
  • Đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện gắn liền với mô hình 5 thành phần của COSO và các kiến nghị cụ thể cho nhân viên, ban lãnh đạo và cơ quan quản lý nhà nước.
  • Về mặt đóng góp học thuật và thực tiễn, tác giả đã bổ sung nghiên cứu thực nghiệm về KSNB cho loại hình doanh nghiệp dịch vụ kiểm toán và tư vấn tại Việt Nam – một mảng đề tài chưa có nhiều công trình nghiên cứu toàn diện so với các khối doanh nghiệp sản xuất hoặc đơn vị công lập.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện theo phương pháp định tính mô tả trường hợp (case study), phạm vi khảo sát diễn ra chủ yếu tại trụ sở chính Hà Nội trong khoảng thời gian 4 tháng thực tập (01/12/2021 – 31/03/2022). Nguồn dữ liệu sơ cấp tập trung nhiều vào phòng Tư vấn thuế và phòng Kiểm toán, chưa bao quát sâu sắc toàn bộ các mảng nghiệp vụ tại chi nhánh TP. Hồ Chí Minh.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng khảo sát định lượng trên diện rộng đối với toàn thể nhân viên tại cả hai văn phòng Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh; đi sâu đánh giá hiệu quả chi tiết của từng phần mềm kiểm soát ứng dụng CNTT trong hoạt động kiểm toán và tư vấn.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Quản trị kinh doanh và Tài chính – Ngân hàng khi nghiên cứu về KSNB trong các công ty dịch vụ chuyên nghiệp. Tài liệu cung cấp cơ sở lý luận chi tiết về COSO 2013 và Chuẩn mực kiểm toán VSA 315, đồng thời minh họa rõ nét cách thức một công ty kiểm toán quốc tế quản trị nhân sự, bảo mật thông tin, theo dõi tiến độ qua hệ thống PMS và kiểm soát chất lượng dịch vụ. Các nhà quản lý doanh nghiệp dịch vụ cũng có thể tham khảo mô hình giá trị cốt lõi CLEARR, quy trình tuyển dụng 4 vòng và cơ chế quản lý ngày công linh hoạt được trình bày trong công trình.

Câu hỏi thường gặp

1. Khung lý thuyết và chuẩn mực nào được tác giả sử dụng làm nền tảng phân tích hệ thống KSNB?
Khóa luận căn cứ vào Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 315 (Thông tư 214/2012/TT-BTC), Luật Kế toán 2015, Khung kiểm soát nội bộ COSO 2013 với 5 bộ phận cấu thành và hệ thống 10 nguyên tắc thiết kế KSNB trong doanh nghiệp.

2. Tình hình doanh thu và cơ cấu dịch vụ của Grant Thornton (Việt Nam) trong giai đoạn 2019 – 2021 như thế nào?
Doanh thu công ty tăng trưởng từ 117 tỷ VNĐ (2019) lên 138 tỷ VNĐ (2020) và đạt 156 tỷ VNĐ (2021). Trong đó, dịch vụ kiểm toán là mảng cốt lõi, đóng góp trên 80% tổng doanh thu và chiếm 70% lực lượng nhân sự của công ty.

3. Công ty quản lý thời gian làm việc và tiến độ công việc của nhân viên bằng cách nào khi không sử dụng máy chấm công?
Công ty sử dụng vân tay để mở cửa văn phòng và yêu cầu nhân viên khai báo công việc hàng tuần qua Time report trên hệ thống nội bộ PMS. Phòng Kế toán gửi thông báo nhắc hạn vào ngày 25 và chốt số liệu tính lương vào ngày 27 hàng tháng.

4. Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Grant Thornton (Việt Nam) gồm những bước nào?
Quy trình tuyển dụng gồm 4 vòng: (1) Xét duyệt hồ sơ; (2) Bài thi viết trên giấy (tiếng Anh, IQ, kế toán, kiểm toán/thuế); (3) Phỏng vấn chuyên môn với Trưởng/Phó phòng; (4) Phỏng vấn với Giám đốc điều hành/Chủ phần hùn (Partner). Nhân sự trúng tuyển thử việc 2 tháng hưởng 100% lương; mức lương khởi điểm cho vị trí Trợ lý là 6 triệu đồng/tháng.

5. Bộ giá trị cốt lõi CLEARR tại công ty gồm những yếu tố nào?
CLEARR gồm 6 giá trị: Hợp tác (Collaboration), Lãnh đạo (Leadership), Sự xuất sắc (Excellence), Sự linh hoạt (Agility), Trách nhiệm (Responsibility) và Tôn trọng (Respect).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Quỳnh Hương đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực VSA 315 và khung COSO 2013. Tác phẩm phản ánh chi tiết thực trạng vận hành KSNB tại Công ty TNHH Grant Thornton (Việt Nam) qua 5 bộ phận cấu thành, làm nổi bật các đặc thù quản lý của một doanh nghiệp dịch vụ kiểm toán và tư vấn. Trên cơ sở nhận diện ưu điểm và hạn chế, khóa luận đề xuất các giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB, góp phần hỗ trợ định hướng phát triển quy mô và nâng cao chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp trong giai đoạn mới.