CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KSNB TRONG DOANH NGHIỆP 1. Lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1. Khái niệm và mục đích của kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm KSNB Từ những ngày đầu tiên của thời kỳ tư bản chủ nghĩa, hệ thống tài chính, kế toán, kiểm toán luôn song hành và không ngừng hoàn thiện, phát triển cùng các doanh nghiệp, tập đoàn kinh tế nhà nước cũng như tư nhân.
Nhưng vấn đề về kiểm soát nội bộ dường như được triển khai muộn hơn sau cả. Tuy nhiên nó lại đang ngày càng trở thành khía cạnh được quan tâm và đặc biệt chú trọng trong hệ thống của các doanh nghiệp. Qua đó KSNB đã dần được bồi đắp và hình thành nên hệ thống lý luận tương đối hoàn chỉnh. Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 315 (ban hành ngày 06/12/2012 theo thông tư 214/2012-TT-BCTC của Bộ Tài Chính Việt Nam): “Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc, đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.” Theo luật kế toán năm 2015: “Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” Theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission – COSO 2013) về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.” Còn theo định nghĩa của Hiệp hội Kiểm toán nội bộ (IIA), kiểm soát nội bộ là một hệ thống quy trình do các cấp quản lý, hội đồng quản trị (HĐQT) và các nhân viên của đơn vị thực hiện, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm SV: Nguyễn Quỳnh Hương 7 Lớp: K21KTDND Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp thực hiện mục tiêu hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ.
Dù kiểm soát nội bộ có nhiều định nghĩa của cả Việt Nam và trên thế giới nhưng tóm gọn lại, kiểm soát nội bộ sẽ có các đặc điểm chính như sau: - Kiểm soát nội bộ là một quy trình, quá trình Hệ thống kiểm soát nội bộ không giới hạn ở mức là một thủ tục chỉ được tiến hành ngắt quãng mà là một chu trình liên tục kéo dài diễn ra thường xuyên, được các cấp lãnh đạo thiết kế và tất cả các cấp độ trong doanh nghiệp thực hiện, duy trì. - Kiểm soát nội bộ được thiết lập bởi các nhà lãnh đạo cấp cao, áp dụng cho toàn doanh nghiệp và tuân thủ theo quy định của pháp luật Kiểm soát nội bộ được tạo ra bởi chính những lãnh đạo của doanh nghiệp chứ không có sự can thiệp từ bên ngoài. Các quy định, chính sách, điều lệ trong kiểm soát nội bộ đều được dựa trên tình hình hoạt động thực tế tại doanh nghiệp. Qua thời gian hình thành và phát triển của doanh nghiệp, hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ không ngừng cải tiến và hoàn thiện.
Toàn doanh nghiệp, mọi cấp bậc từ thấp đến cao đều sẽ được áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ đã được đề ra và đảm bảo vận hành theo đúng quy định của pháp luật hiện hành cho phép. Tuy nhiên, kiểm soát nội bộ chịu rất nhiều yếu tố tác động, quan trọng nhất chính là con người. Vậy nên luôn tiềm ẩn rủi ro và sai sót có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Do kiểm soát nội bộ được tạo ra để ngăn chặn, giảm thiểu sai phạm xuống mức thấp nhất có thể nên không thể đảm bảo tuyệt đối sẽ không có sai phạm phát sinh.
Các quy định, tiêu chuẩn về kiểm soát còn tùy thuộc vào sự tính toán, cân nhắc thiệt hơn giữa các yếu tố như lợi ích – chi phí, thời gian – hiệu quả,. của ban lãnh đạo doanh nghiệp. Chính vì vậy, kiểm soát nội bộ chỉ bảo đảm sự đúng đắn, hợp lý hóa mà không thể tuyệt đối chính xác cho các mục tiêu được đề ra. Đối với mục tiêu chính, KSNB chỉ bảo đảm đầy đủ, hợp lý rằng ban lãnh đạo, HĐQT của doanh nghiệp sẽ được thông báo toàn bộ, kịp thời về những vấn đề cốt yếu như các kế hoạch, mục tiêu đã đề ra có hoàn thành hay không, ở mức độ nào, có cần chỉnh lý thêm gì không,.
Mục đích của kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ đạt hiệu quả tốt khi những mục tiêu sau đây được hoàn thành: SV: Nguyễn Quỳnh Hương 8 Lớp: K21KTDND Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp - Thông tin có độ tin cậy và tính trung thực cao. Khi xây dựng những sổ sách kế toán, tài chính, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào đều phải hợp lệ, có kèm theo chứng từ gốc minh bạch, không có sai sót, gian lận. Ban lãnh đạo doanh nghiệp có trách nhiệm lập và công bố Báo cáo tài chính tuân theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành đang được áp dụng. - Sự tuân thủ được đảm bảo.
Ban lãnh đạo doanh nghiệp phải có trách nhiệm với những hành vi không tuân thủ. Mọi cấp bậc và thành viên trong doanh nghiệp đều phải tuân thủ các quy định, tiêu chuẩn của nội bộ doanh nghiệp và pháp luật nhà nước theo hướng của kiểm soát nội bộ. - Tài sản của doanh nghiệp phải được bảo vệ, giữ gìn. Chỉ những người được phân quyền và giao nhiệm vụ quản lý mới được sử dụng tài sản và đăng nhập vào hệ thống thông tin giám sát.
- Tài nguyên của doanh nghiệp phải được sử dụng có hiệu quả và tiết kiệm. Mọi nguồn lực của doanh nghiệp, từ nhân lực đến vật lực đều được sử dụng đúng mục đích, kịp thời, đúng hoàn cảnh. Việc sử dụng đúng và đủ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm và sử dụng hiệu quả các nguồn lực đã có, nâng cao hiệu suất công việc, hoàn thành các mục tiêu kinh doanh đề ra, mở rộng thị trường. Kiểm soát nội bộ có những mục tiêu với độ bao phủ rộng khắp, đa dạng, các mặt hoạt động đều được quan tâm và chiếm một vai trò đặc biệt quan trọng trong sự hình thành và phát triển của doanh nghiệp.
Các hạn chế của kiểm soát nội bộ Nhà lãnh đạo và các thành viên trong tổ chức bộ máy quản lý cấp cao là những người sẽ thiết kế, áp dụng và kiểm tra sự vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ nên sẽ có một số hạn chế vẫn còn tồn tại như sau: Mặc dù có duy trì sự hiệu quả của kiểm soát nội bộ đến mức tối đa thì cũng chỉ cung cấp cho doanh nghiệp một sự đảm bảo tương đối và hợp lý để hoàn thành kế hoạch đã thiết lập và trình bày báo cáo tài chính. Tỷ lệ hoàn thành mục tiêu chịu ảnh hưởng trực tiếp từ những hạn chế sẵn có của kiểm soát nội bộ. Những hạn chế này có một phần không nhỏ đến từ chính con người mắc sai lầm khi đưa ra quyết định. Các sai sót có thể tồn tại trong nhiều khâu khác nhau như thiết kế hoặc làm mới một kiểm soát bất kì.
SV: Nguyễn Quỳnh Hương 9 Lớp: K21KTDND Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp Bên cạnh đó, một hoặc một số kiểm soát có thể không có hoạt động hiệu quả như việc người chịu trách nhiệm về thu thấp, rà soát và quản lý thông tin làm việc không hiệu quả dẫn do không hiểu rõ mục đích hay không có những hành động đúng đắn với thông tin đã thu thập được nên thông tin không được sử dụng hợp lý, đúng mục đích ban đầu. Hơn thế nữa, kiểm soát có thể bị phá hủy bởi sự thông đồng, móc ngoặc của hai hay một nhóm người có chung lợi ích với nhau hoặc bị ban lãnh đạo kiểm soát, khống chế. Như việc ban lãnh đạo có thể có những “thỏa thuận ngầm” với khách hàng để thay đổi một số điều khoản trong hợp đồng dẫn đến việc ghi nhận các thông số tài chính không chuẩn xác nhằm trục lợi cho cả nhân hoặc một tập thể. Do vậy, những hệ thống phần mềm kiểm soát nhằm phát hiện và cảnh báo về các giao dịch bất thường có thể bị mất hiệu lực.
Do vậy, ban lãnh đạo doanh nghiệp khi thiết kế và áp dụng các kiểm soát có thể thực hiện các xét đoán phạm vi, mức độ kiểm soát dựa trên hạn định rủi ro mà họ có thể chấp nhận cho doanh nghiệp. Các bộ phận cấu thành kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ được cấu thành từ 5 bộ phận, có mối liên kết chặt chẽ và mật thiết giữa các bộ phận với nhau. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Tại môi trường kiểm soát mỗi cá nhân sẽ thực hiện các hành động, thực hiện kiểm soát của mình và đây cũng là nơi tạo ra sắc thái chung cho doanh nghiệp.
Nền móng của những thành phần khác trong KSNB bắt nguồn từ chính môi trường kiểm soát. Các chức năng quản trị, quan điểm, nhận thức và quyết định của ban lãnh đạo, ảnh hưởng trực tiếp đến từng thành viên trong doanh nghiệp đều có trong môi trường kiểm soát. • Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất tác động đến tính hiệu quả của việc thiết kế, áp dụng, kiểm tra và giám sát các kiểm soát đã đề ra. Mặc dù cần đạt được tính hữu hiệu cho các kiểm soát nhưng các giá trị đạo đức, tính chính trực của SV: Nguyễn Quỳnh Hương 10 Lớp: K21KTDND Học viện Ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp những người sáng tạo, quản lý và kiểm tra các kiểm soát đó vẫn được đặt lên trên hết.