Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường phát triển nhanh chóng và hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, các doanh nghiệp phải đối mặt với áp lực cạnh tranh khốc liệt nhằm tối ưu hóa lợi nhuận và duy trì vị thế kinh doanh. Sự gia tăng quy mô và mức độ phức tạp của các giao dịch kinh tế kéo theo nhiều nguy cơ sai sót, thất thoát và các hành vi gian lận tài chính, gây thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) giữ vai trò then chốt trong quản trị điều hành, đồng thời là cơ sở trọng yếu để kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm soát khi thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính.

Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại và xuất nhập khẩu, chu trình bán hàng và thu tiền là quy trình hoạt động diễn ra với tần suất cao, liên quan trực tiếp đến dòng tiền, doanh thu và các khoản phải thu. Những lỗ hổng trong kiểm soát tại chu trình này có thể dẫn đến việc ghi nhận doanh thu không chính xác, gia tăng nợ xấu, thất thoát hàng tồn kho hoặc mất cân đối dòng tiền. Xuất phát từ thực tế đó, nhóm tác giả đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài: "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Xuất Nhập Khẩu Đại Cường".

Mục đích nghiên cứu của đề tài bao gồm 3 nhiệm vụ cụ thể:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp nói riêng.
  2. Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Xuất Nhập Khẩu Đại Cường, chỉ ra các ưu điểm đạt được và những hạn chế còn tồn tại.
  3. Đề xuất các nhóm giải pháp và kiến nghị thực tiễn nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị khảo sát.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Xuất Nhập Khẩu Đại Cường (Địa chỉ: 845 Quốc Lộ 13, Phường Hiệp Bình Phước, Quận Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu, tài liệu kế toán và quy trình nghiệp vụ phát sinh trong năm tài chính 2018 (khóa luận được hoàn thành vào tháng 05/2019).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên các chuẩn mực và khuôn mẫu lý thuyết về kiểm soát nội bộ và kế toán doanh nghiệp:

  • Khung lý thuyết kiểm soát nội bộ: Dựa trên khuôn mẫu kiểm soát nội bộ của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), bao gồm 5 thành phần cấu thành: Môi trường kiểm soát (Control Environment), Đánh giá rủi ro (Risk Assessment), Hoạt động kiểm soát (Control Activities), Thông tin và truyền thông (Information and Communication), và Hoạt động giám sát (Monitoring).
  • Chế độ và chuẩn mực kế toán: Áp dụng hệ thống tài khoản và chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, bao gồm các nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ (TK 511), theo dõi công nợ phải thu khách hàng (TK 131), giá vốn hàng bán (TK 632) và quản lý tiền tệ (TK 111, TK 112).
  • Lý thuyết kiểm soát quy trình nghiệp vụ: Các thủ tục kiểm soát đối với các khâu trong chu trình bán hàng - thu tiền (tiếp nhận đơn đặt hàng, phê duyệt bán chịu, xuất kho giao hàng, lập hóa đơn, thu tiền mặt, thu tiền qua ngân hàng và đối chiếu công nợ), bao gồm cả thủ tục kiểm soát thủ công và kiểm soát trong môi trường tin học hóa.

Nhóm tác giả đã kết hợp các phương pháp nghiên cứu thực tiễn sau:

  • Phương pháp nghiên cứu, tham khảo tài liệu: Tổng hợp giáo trình, sách chuyên khảo của các trường đại học, bài báo khoa học và các công trình nghiên cứu khóa trước về kiểm soát nội bộ.
  • Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp kế toán trưởng, nhân viên kế toán công nợ, kế toán bán hàng, nhân viên kinh doanh và thủ kho tại Công ty Đại Cường để tìm hiểu quy trình luân chuyển chứng từ và cách thức thực hiện kiểm soát.
  • Phương pháp thu thập và quan sát thực tế: Thu thập các tài liệu kế toán gồm sổ cái, chứng từ gốc (đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, ủy nhiệm chi, giấy báo Có, biên bản đối chiếu công nợ) và quan sát trực tiếp thao tác nghiệp vụ tại đơn vị.
  • Phương pháp thống kê, phân tích và so sánh: Phân loại, tổng hợp số liệu phát sinh trên các tài khoản kế toán trong năm 2018, đối chiếu giữa quy định lý thuyết với thực tế vận hành để nhận diện các điểm kiểm soát còn yếu kém.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về lĩnh vực đã nghiên cứu

Chương 1 tổng thuật các công trình nghiên cứu trong nước có liên quan đến công tác kiểm soát nội bộ và kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền, làm rõ những đóng góp cũng như khoảng trống nghiên cứu:

Tác giả (Năm) Đơn vị nghiên cứu Phương pháp sử dụng Nội dung và đề xuất chính Nhận xét ưu / nhược điểm
Nguyễn Thị Thùy Dung (2014) Công ty CP Than - Điện Nông Sơn - Quảng Nam Phỏng vấn ban kiểm soát, quan sát, đối chiếu, thu thập tài liệu Đề xuất bố trí camera kho, bổ sung bảo vệ khi xuất hàng, lập tổ thẩm định khách hàng, kiểm tra đột xuất quy trình xuất kho. Trình bày rõ ràng, giải pháp thực tế; tuy nhiên cơ sở lý luận còn thiếu tính bao quát.
Nguyễn Thị Kiều My (2010) Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán ACC Diễn dịch, phỏng vấn, thu thập dữ liệu, phân tích tổng hợp Hoàn thiện thủ tục phân tích doanh thu, xây dựng ngân hàng số liệu trung bình ngành, bổ sung thủ tục kiểm toán về "Sự đánh giá" và "Trình bày và công bố" cho nợ phải thu. Bố cục mạch lạc, bám sát kiểm toán độc lập; một số đề xuất đòi hỏi chi phí nhân lực và tài nguyên tương đối cao.
Dương Thị Thúy Liễu (2012) Công ty Cổ phần Cao su Đà Nẵng Nghiên cứu tài liệu, phỏng vấn nhân viên kế toán và kinh doanh Đề xuất hoàn thiện luân chuyển chứng từ, tăng tính độc lập của Ban kiểm soát, thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ. Lý luận nền tảng vững chắc; tuy nhiên phần thực trạng phân tích chưa đi sâu vào số liệu chi tiết.
Nguyễn Hồng Hoàng Nhi (2015) Công ty TNHH Kế toán và Kiểm toán Phương Nam Phân tích, tổng hợp số liệu thực tế khách hàng, quan sát Kiến nghị ban hành chuẩn mực đạo đức, lập phòng kiểm soát độc lập, nhận diện rủi ro doanh thu khống, định kỳ sao lưu dữ liệu máy tính. Dẫn chứng thực tế phong phú; tuy nhiên phạm vi khảo sát khách hàng còn hạn hẹp.
Nguyễn Thị Kim Anh (2018) Các doanh nghiệp nói chung (Bài báo khoa học) Quan sát khoa học, phân tích và tổng hợp lý luận Đề xuất nâng cao tính chính trực, ban hành quy tắc ứng xử, cam kết về năng lực nhân sự nhằm giảm thiểu rủi ro hoạt động. Mang tính định hướng quản trị chung; chưa gắn với chu trình bán hàng của một đơn vị cụ thể.

Chương 2: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

Chương này trình bày hệ thống lý luận hoàn chỉnh về KSNB theo chuẩn mực COSO và ứng dụng vào chu trình bán hàng - thu tiền:

  • Khái niệm và mục tiêu KSNB: KSNB là quy trình do ban quản trị, ban giám đốc và các nhân viên thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được ba nhóm mục tiêu: hiệu lực và hiệu quả hoạt động, độ tin cậy của báo cáo tài chính, và sự tuân thủ luật pháp, quy định.
  • 5 bộ phận cấu thành KSNB: Phân tích chi tiết môi trường kiểm soát (tính chính trực, cơ cấu tổ chức, phân định quyền hạn), đánh giá rủi ro (nhận dạng rủi ro bán hàng, rủi ro khách nợ mất khả năng thanh toán), hoạt động kiểm soát (phân chia trách nhiệm, ủy quyền và xét duyệt, kiểm soát vật chất), thông tin - truyền thông và giám sát.
  • Các hạn chế tiềm tàng của KSNB: Sai lầm trong xét đoán của con người, sự thông đồng giữa các nhân viên, sự lạm quyền của nhà quản trị và sự đánh đổi giữa chi phí thiết lập với lợi ích mang lại.
  • Quy trình kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền: Khái quát các giai đoạn từ nhận đơn đặt hàng, phê duyệt tín dụng (bán chịu), xuất kho, giao nhận, lập hóa đơn đến theo dõi công nợ và thu tiền (tiền mặt/ngân hàng); nhận diện các sai phạm thường gặp như giao hàng không có lệnh, lập khống hóa đơn, chậm nộp tiền thu về quỹ hoặc ghi nhận doanh thu sai niên độ.
  • Kiểm soát trong môi trường tin học hóa: Nhận diện các rủi ro về mất an toàn dữ liệu, phân quyền truy cập phần mềm kế toán không chặt chẽ, lỗi đường truyền mạng và các thủ tục sao lưu dự phòng định kỳ.

Chương 3: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại XNK Đại Cường

Chương 3 đi sâu phân tích toàn diện thực trạng tổ chức bộ máy, công tác kế toán và hệ thống KSNB tại doanh nghiệp khảo sát:

  • Tổng quan đơn vị: Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Xuất Nhập Khẩu Đại Cường hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh với mã số thuế 0314689944, trụ sở tại 845 Quốc Lộ 13, P. Hiệp Bình Phước, Q. Thủ Đức, TP.HCM. Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng đứng đầu là Giám đốc, hỗ trợ bởi Kế toán trưởng (Huỳnh Thị Đỗ Uyên) và các phòng ban chuyên môn.
  • Tổ chức công tác kế toán: Áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, sử dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung thực hiện trên phần mềm kế toán máy tính.
  • Dữ liệu tài chính phát sinh năm 2018: Văn bản trích xuất chi tiết số liệu từ các Sổ Cái tài khoản kế toán liên quan đến chu trình:
Chỉ tiêu tài chính theo Sổ Cái năm 2018 Số dư đầu kỳ (VNĐ) Phát sinh Nợ trong kỳ (VNĐ) Phát sinh Có trong kỳ (VNĐ) Số dư cuối kỳ (VNĐ)
TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng 19.857.551 (12.940 USD) 10.479.656.310 (119.210,70 USD) 10.363.935.894 135.577.967 (132.150,70 USD)
TK 131 - Phải thu của khách hàng 77.765.550 9.573.228.377 8.523.598.690 1.127.395.237 (Dư Nợ)
TK 632 - Giá vốn hàng bán 0 6.369.251.350 (KC sang TK 911) 6.369.251.350 0

Ghi chú: Giá vốn hàng bán được kết chuyển định kỳ cuối các quý: Quý 1 kết chuyển 627.762.677 VNĐ; Quý 2 kết chuyển 2.661.973.194 VNĐ; Quý 3 kết chuyển 266.129.353 VNĐ; Quý 4 kết chuyển 2.813.386.126 VNĐ.

  • Thực trạng kiểm soát theo từng khâu nghiệp vụ:
    • Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng: Đã có quy trình ghi nhận yêu cầu khách hàng nhưng chưa sử dụng mẫu đơn đặt hàng chuẩn hóa thống nhất; việc kiểm tra khả năng đáp ứng hàng tồn kho trước khi nhận đơn chưa được thực hiện đồng bộ.
    • Phê duyệt bán chịu: Đã có phân cấp thẩm quyền xét duyệt hạn mức tín dụng nhưng tiêu chí đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng còn mang tính định tính, chưa có hồ sơ theo dõi lịch sử tín dụng bài bản.
    • Xuất kho và lập hóa đơn: Thủ kho lập Phiếu xuất kho căn cứ vào lệnh xuất; tuy nhiên việc kiểm tra chéo số lượng giữa thủ kho, kế toán hàng tồn kho và nhân viên giao hàng còn gián đoạn; hóa đơn GTGT lập trên cơ sở phiếu xuất kho nhưng đôi khi còn chậm trễ.
    • Kiểm soát thu tiền và theo dõi công nợ: Kế toán theo dõi chi tiết trên TK 131, tiền gửi ngân hàng theo dõi trên TK 112; việc gửi thư xác nhận công nợ và lập biên bản đối chiếu định kỳ hàng tháng/quý chưa được thực hiện nghiêm ngặt, dẫn đến số dư nợ phải thu cuối năm 2018 còn đọng 1.127.395.237 VNĐ.
  • Đánh giá chung về KSNB tại công ty:
    • Ưu điểm: Ban giám đốc quan tâm đến việc tin học hóa kế toán; sổ sách chứng từ mở đầy đủ theo mẫu số S03b-DN; có sự phân định cơ bản giữa bộ phận kinh doanh, kho và kế toán.
    • Hạn chế: Thiếu bộ quy tắc ứng xử bằng văn bản; chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập; quy trình đánh giá rủi ro chưa được thiết lập chính thức; kiểm soát bảo mật phần mềm và sao lưu dữ liệu máy tính chưa có quy chuẩn định kỳ.

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại XNK Đại Cường

Trên cơ sở các tồn tại đã chỉ ra, nhóm tác giả đưa ra các nhóm giải pháp mang tính ứng dụng:

  • Hoàn thiện môi trường kiểm soát: Xây dựng văn bản quy định chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp; phân định rõ chức năng, nhiệm vụ giữa kế toán công nợ và kế toán bán hàng; nâng cao năng lực nhân sự thông qua đào tạo nghiệp vụ định kỳ.
  • Hoàn thiện quy trình tiếp nhận đơn hàng và bán chịu: Ban hành biểu mẫu đơn đặt hàng thống nhất; thiết lập quy trình thẩm định khả năng tài chính của khách hàng; xây dựng bảng phân loại khách hàng và hạn mức bán chịu cụ thể cho từng nhóm đối tượng.
  • Hoàn thiện khâu xuất kho, vận chuyển và lập hóa đơn: Bố trí nhân sự kiểm tra độc lập tại cửa kho; thực hiện ký nhận đầy đủ trên biên bản giao nhận hàng; lập hóa đơn bán hàng đồng thời với thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa.
  • Hoàn thiện kiểm soát thu tiền và quản trị công nợ:
    • Định kỳ cuối tháng đối chiếu số dư nợ chi tiết TK 131 với sổ phụ ngân hàng và khách hàng.
    • Phân loại nợ phải thu theo độ tuổi (nợ trong hạn, nợ quá hạn dưới 30 ngày, từ 30-90 ngày, trên 90 ngày) để có biện pháp đôn đốc thu hồi kịp thời.
    • Tách biệt nhiệm vụ giữa nhân viên thu tiền mặt và nhân viên ghi sổ kế toán.
  • Các kiến nghị bổ trợ:
    • Xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán hợp lý nhằm khuyến khích khách hàng trả tiền sớm.
    • Thiết lập cơ chế kiểm soát rủi ro trong môi trường máy tính: phân quyền truy cập theo tài khoản cá nhân, cài đặt mật khẩu định kỳ, sao lưu (backup) dữ liệu kế toán hàng tuần lên thiết bị lưu trữ ngoài hoặc đám mây.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã mang lại những kết quả và đóng góp cụ thể:

  • Về mặt số liệu và thực tiễn: Khóa luận phản ánh chính xác bức tranh tài chính và luân chuyển chứng từ của chu trình bán hàng tại Công ty Đại Cường trong năm 2018. Số liệu chứng minh quy mô bán hàng đạt trên 9,57 tỷ VNĐ phát sinh qua TK 131, tổng giá vốn hàng bán là 6.369.251.350 VNĐ và lượng tiền gửi luân chuyển qua ngân hàng ghi nhận phát sinh Nợ đạt 10.479.656.310 VNĐ.
  • Về mặt giải pháp: Hệ thống giải pháp được đề xuất bám sát thực trạng của một doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ, không đòi hỏi thay đổi toàn bộ cơ cấu tổ chức mà tập trung vào chuẩn hóa chứng từ, phân định quyền hạn, lập bảng đối chiếu công nợ và tăng cường an toàn dữ liệu trên phần mềm kế toán.
  • Về mặt học thuật: Kế thừa và phát triển các nghiên cứu đi trước (như của Nguyễn Thị Thùy Dung, Dương Thị Thúy Liễu), đồng thời bổ sung phân tích sâu về kiểm soát chu trình trong môi trường kế toán máy tính theo khuôn mẫu COSO.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi nghiên cứu của đề tài mới chỉ giới hạn tại một doanh nghiệp thương mại xuất nhập khẩu (Công ty TNHH Đầu tư TM XNK Đại Cường) với chuỗi số liệu của một năm tài chính 2018. Phương pháp nghiên cứu chủ yếu là định tính, quan sát và phân tích chứng từ, chưa áp dụng các mô hình định lượng để đo lường mức độ tác động của KSNB đến hiệu quả tài chính tổng thể.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu so sánh hệ thống KSNB chu trình bán hàng giữa nhiều doanh nghiệp cùng ngành xuất nhập khẩu; áp dụng phương pháp nghiên cứu định lượng (khảo sát bảng hỏi, mô hình hồi quy) để đánh giá tương quan giữa mức độ hoàn thiện KSNB và hiệu quả thu hồi công nợ hoặc khả năng sinh lời của doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Nguồn tham khảo về cấu trúc bài khóa luận tốt nghiệp thực tập tại doanh nghiệp thương mại, phương pháp phân tích quy trình luân chuyển chứng từ và cách thức trình bày sổ cái kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Kế toán viên và nhà quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ: Cung cấp tài liệu tham khảo về các điểm rủi ro tiềm ẩn trong chu trình bán hàng - thu tiền, hệ thống lưu đồ (flowchart) nghiệp vụ và các thủ tục kiểm soát nội bộ cần thiết để hạn chế thất thoát vốn và quản trị công nợ hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận được thực hiện bởi ai, thuộc đơn vị đào tạo nào và thời gian nào?
Khóa luận do nhóm sinh viên gồm Đậu Thị Châu, Trần Thị Mỹ Diệu, Trần Thị Đào, Mai Thanh Hằng (Lớp DHKT11H) và Đinh Thị Mai (Lớp DHKT11G) thực hiện dưới sự hướng dẫn của Th.S Nguyễn Thị Phương Thúy tại Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Công nghiệp TP.HCM, hoàn thành vào tháng 05/2019.

2. Công ty khảo sát trong đề tài có mã số thuế và địa chỉ ở đâu?
Đơn vị khảo sát là Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Xuất Nhập Khẩu Đại Cường, có mã số thuế là 0314689944, địa chỉ trụ sở tại 845 Quốc Lộ 13, Phường Hiệp Bình Phước, Quận Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh.

3. Tổng giá vốn hàng bán (TK 632) kết chuyển sang TK 911 trong năm 2018 của công ty là bao nhiêu?
Theo Sổ Cái tài khoản 632 năm 2018, tổng số tiền giá vốn hàng bán được kết chuyển sang TK 911 là 6.369.251.350 VNĐ (lũy kế phát sinh cả năm).

4. Số dư nợ phải thu khách hàng (TK 131) tại thời điểm 31/12/2018 của công ty là bao nhiêu?
Theo Sổ Cái tài khoản 131, tổng số dư nợ cuối kỳ tính đến ngày 31/12/2018 là 1.127.395.237 VNĐ, với tổng phát sinh Nợ trong năm là 9.573.228.377 VNĐ và tổng phát sinh Có là 8.523.598.690 VNĐ.

5. Khung lý thuyết chính được sử dụng để phân tích kiểm soát nội bộ trong khóa luận là gì?
Đề tài sử dụng khuôn mẫu kiểm soát nội bộ COSO (bao gồm 5 thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin - truyền thông, giám sát) kết hợp với các quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của nhóm tác giả đã giải quyết một cách có hệ thống bài toán kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Xuất Nhập Khẩu Đại Cường. Bằng việc kết hợp giữa cơ sở lý luận COSO, chế độ kế toán Thông tư 200/2014/TT-BTC và dữ liệu sổ sách kế toán thực tế năm 2018, công trình đã làm rõ các điểm nghẽn trong xét duyệt bán chịu, luân chuyển chứng từ và quản lý công nợ. Các giải pháp đề xuất có tính ứng dụng cao, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị dòng tiền, giảm thiểu rủi ro nợ xấu và bảo toàn vốn kinh doanh.