ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Giới thiệu bài toán 1. Cải cách hành chính và cơ chế một cửa Cải cách hành chính là vấn đề sống còn của đổi mới. Nhận thức được tầm quan trọng đó, Đảng và nhà nước đã có những quyết định quan trọng trong hoạch định chính sách và đã đưa ra một loạt những cải cách thay đổi trong hoạt động hành chính sự nghiệp.
Ngày 4/5/1994 chính phủ đã ban hành nghị quyết số 38/CP về cải cách một bước thủ tục hành chính trong giải quyết công việc của công dân, các tổ chức. Theo tinh thần đó nhiều địa phương trong cả nước, đi đầu là thành phố Hồ Chí Minh, đã thực hiện áp dụng cơ chế “Một cửa” trong giải quyết các công việc của công dân và các tổ chức, và đã có kết quả tốt, làm tiền đề cho cải cách hành chính theo cơ chế một cửa sau này. Việc thực hiện cơ chế một cửa đã được thí điểm ở một số tỉnh thành trong cả nước và thu được nhiều kết quả tốt đẹp. Qua đó đã tạo ra các chuyển biến cơ bản quan hệ giữa các cơ quan hành chính và công dân, tổ chức và được nhân dân ủng hộ.
Đã góp phần rất lớn tới sự phát triển của nền kinh tế- xã hội nước ta. Bài toán Công ty TNHH MTV Quản lý và kinh doanh nhà Hải Phòng là một trong những đơn vị hành chính sự nghiệp với 51% là vốn ngân sách nhà nước. Công ty được UBND Thành phố giao nhiệm vụ quản lý quỹ nhà công thuộc sở hữu nhà nước.Việc quản lý quỹ nhà công của Công ty bao gồm rất nhiều chức năng, nhiệm vụ như: quản lý cho thuê khối nhà doanh nghiệp, quản lý cho thuê khối nhà dân, các chung cư cao tầng, thanh lý nhà thuộc sở hữu nhà nước, sửa chữa nhà hư hỏng, trả lời đơn thư khiếu nại của bên thuê nhà. Với những chức năng, nhiệm vụ mà Thành phố giao cho Công ty để đáp ứng được nhu cầu công việc tốt cũng như đẩy nhanh các thủ tục hành chính đỡ gây phiền hà cho các doanh nghiệp hay công dân thì Công ty cần phải xây dựng được mô hình quản lý hành chính theo cơ chế một cửa để dễ dàng quản lý công việc.
Do đó Công ty TNHH MTV Quản lý và kinh doanh nhà Hải Phòng trên cơ sở kiện toàn các hệ thống có sẵn và xây dựng mới những hệ thống khác để đáp ứng được tất cả các yêu cầu đặt ra. Quy trình nghiệp vụ giải quyết thủ tục hành chính Hoạt động nghiệp vụ giải quyết các thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa hiện tại được tiến hành bao gồm các hoạt động và bước cụ thể sau: 1. Tổ chức, cá nhân chuẩn bị Đây là giai đoạn khởi đầu trước khi công dân, tổ chức có yêu cầu giải quyết các thủ tục hành chính. Giai đoạn này tổ chức, công dân đến BP1C của Công ty tìm hiểu các thủ tục.
Xem các hướng dẫn. Hỏi mẫu hồ sơ. Đăng ký nộp hồ sơ. Cán bộ BP1C trả lời trực tiếp hoặc qua điện thoại cho công dân và các tổ chức biết các thông tin cần hỏi.
Tại BP1C công ty dán các thông báo hướng dẫn cho công dân biết các thông tin về thủ tục hành chính. Các thông báo về các thủ tục hành chính. Nhận xét: Công việc hiện tại thủ công dẫn đến tốn thời gian. Tổ chức, công dân mất thời gian phải đến BP1C công ty để biết thông báo, thủ tục, tìm hiểu các thông tin chi tiết.
Các hồ sơ nhiều khi không thống nhất. Do nhân dân tự soạn lấy, gây khó khăn cho công tác xử lý, phân loại lưu trữ. Chất lượng hồ sơ kém. Việc trả lời thủ công hiện tại gây nhiều phiền hà, có nhiều cán bộ vì lí do này có thái độ quan liêu.
Tiếp nhận hồ sơ a. Mô tả tóm tắt nghiệp vụ Tổ chức, công dân đến nộp hồ sơ tại BP1C, cán bộ BP1C kiểm tra hồ sơ. Sau khi kiểm tra, nếu hồ sơ đầy đủ và đúng theo qui định thì viết giấy biên nhận hồ sơ và phiếu hẹn ngày trả kết quả. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa đúng thì phải hướng dẫn rõ ràng cụ thể để tổ chức, công dân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
Trường hợp yêu cầu của tổ chức, công dân không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, công dân đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết. Các bước thực hiện Bước 1: Tổ chức, công dân đến BP1C của công ty để trực tiếp nộp hồ sơ, đơn thư (cải tạo sửa chữa, công nợ tiền thuê nhà, chuyển dịch hợp đồng thuê nhà, mua nhà thuộc sở hữ nhà nước, v.) Bước 2: Cán bộ BP1C kiểm tra hồ sơ của tổ chức, công dân thuộc thủ tục hành chính nào và có thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan hay không. Nếu hồ sơ, đơn thư không thuộc thẩm quyền giải quyết thì hướng dẫn tổ chức, công dân đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền và kết thúc tiến trình nghiệp vụ. Nếu hồ sơ, đơn thư chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ thì cán bộ BP1C hướng dẫn tổ chức, công dân sửa chữa, bổ sung sau đó nộp lại sau.
Nếu hồ sơ đã đầy đủ, đúng yêu cầu thì cán bộ cửa tiếp nhận và lập phiếu tiếp nhận. Bước 3: Cán bộ BP1C và tổ chức, công dân cùng ký phiếu tiếp nhận. Nhận xét: Giai đoạn này ở các cơ quan vẫn làm thủ công. Cán bộ cơ quan phải kiêm nhiệm nhiều công việc, nếu trình độ chuyên môn không vững dễ gây sai sót.
Tốn thời gian và tiền bạc. Việc phải trực tiếp mang hồ sơ đến BP1C nếu không đầy đủ có thể dẫn đến tổ chức, công dân phải mất nhiều lần đến cơ quan điều đó dẫn đến thời gian giải quyết các hồ sơ chậm. Phải chờ đợi và đến làm việc với BP1C trong giờ quy định. Để nộp được một hồ sơ yêu cầu tổ chức, công dân phải trình đầy đủ, hoàn thiện các loại giấy tờ trong một thời gian.
Chuyển lãnh đạo giao việc cho cán bộ BPNV a. Mô tả tóm tắt Sau khi tiếp nhận hồ sơ, đơn thư của tổ cức, công dân cán bộ BP1C phân loại rồi chuyển trực tiếp lãnh đạo công ty để lãnh đạo giao về cho cán bộ các phòng ban nghiệp vụ thụ lý giải quyết. Các bước thực hiện Bước 1: Cán bộ BP1C phân loại, lập danh sách hồ sơ, đơn thư thụ lý chuyển lãnh đạo Công ty Bước 2: Lãnh đạo Công ty xem xét nội dung hồ sơ, đơn thư rồi giao cho cán bộ BPNV giải quyết. Theo dõi trạng thái hồ sơ a.
Mô tả tóm tắt Cán bộ BP1C tiếp nhận các thông báo về tình trạng thụ lý hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ từ các cán bộ BPNV, xem xét và gửi thông báo cho tổ chức, công dân. Các bước thực hiện Bước1: BP1C tiếp nhận các thông báo, trạng thái từ cán bộ BPNV chuyển đến. Bước2: Cán bộ BP1C xem xét và tổng hợp các thông báo Bước3: Cán bộ BP1C soạn thông báo và thông báo đến tổ chức, công dân nếu hồ sơ, đơn thư đã được giải quyết xong. Nhận xét: Hiện tại việc tiếp nhận trạng thái hồ sơ của công ty hiện nay rất thủ công.
Cán bộ BPNV phải đến BP1C để thông báo các trạng thái của hồ sơ cho cán bộ BP1C. Công dân muốn biết trạng thái giải quyết hồ sơ của mình phải đến trực tiếp BP1C để hỏi. Để liên lạc với công dân, cán bộ BP1C chỉ có thể thông báo tới công dân bằng văn bản hoặc trả lời trực tiếp khi công dân hay tổ chức có yêu cầu. Tiếp nhận bổ sung hồ sơ a.
Mô tả tóm tắt Một số trường hợp hồ sơ của tổ chức, công dân đem nộp đã được tiếp nhận và chuyển cán bộ BPNV thụ lý nhưng do đòi hỏi của thủ tục và một số vấn đề liên quan đến vụ việc hay hồ sơ cần giải quyết mà đòi hỏi để thụ lý được hồ sơ cần bổ sung một số tài liệu và công dân có trách nhiệm mang hồ sơ bổ sung đến nộp. Hoặc trường hợp công dân nhận được thông báo thấy chưa thoả đáng thì BP1C lập biên bản làm việc ghi nhận lại ý kiến của công dân rồi 2 bên cùng ký biên bản làm việc báo cáo lại lãnh đạo công ty. Các bước thực hiện Bước 1: Công dân trình giấy tờ bổ sung hoặc đơn đề nghị xem xét lại do chưa thoả đáng. Bước 2: Cán bộ BP1C xem xét giấy tờ bổ sung, đơn đề nghị xem xét do chưa thoả đáng thuộc hồ sơ nào và kiểm tra tính hợp lệ, đúng yêu cầu của tài liệu bổ sung Bước 3: Nếu tài liệu bổ sung chưa hợp lệ, cán bộ BP1C hướng dẫn công dân làm lại.
Nếu hồ sơ bổ sung đã hợp lệ, cán bộ BP1C lập biên bản làm việc ghi nhận lại giấy tờ bổ xung hoặc ý kiến của công dân đề nghị xem xét lại báo cáo lãnh đạo công ty. Bước 4: Hai bên ký biên bản làm việc. Nhận xét: Việc tiếp nhận ý kiến phản hồi công dân hay bổ sung hồ sơ vẫn còn phiền hà bởi vì: Công dân vẫn trực tiếp phải đến BP1C nộp. Cán bộ BP1C phải tìm và kiểm tra hồ sơ một cách thủ công rất mất thời gian sau đó mới tiếp nhận bổ sung được.
Tiếp nhận các kết quả giải quyết từ cán bộ BPNV a. Mô tả tóm tắt Ở bước này khi các hồ sơ đã được thụ lý xong và đã có kết quả. Cán bộ BPNV chuyển các hồ sơ và kết quả giải quyết ra cho cán bộ BP1C. Cán bộ BP1C nhận bàn giao các hồ sơ đã giải quyết từ cán bộ BPNV, cất giữ hồ sơ sẵn sàng trả cho tổ chức, công dân.
Các bước thực hiện. Bước 1: Cán bộ BP1C nhận hồ sơ đã được giải quyết từ cán bộ BPNV. Bước 2: Cán bộ BP1C đánh dấu hồ sơ đã thụ lý, phân loại và cất giữ hồ sơ để tiện cho việc theo dõi, báo cáo và trả hồ sơ. Nhận xét: Hiện tại cán bộ BP1C tại Công ty sau khi nhận kết quả giải quyết phải phân loại lưu trữ.
Ghi nhận các hồ sơ cần trả một cách thủ công thông qua các sổ sách giấy tờ có thể dẫn đến sai lệch thông tin. Giai đoạn trả kểt quả a. Mô tả tóm tắt Các hồ sơ, công văn sau khi được giải quyết và đã chuyển cho cán bộ BP1C sẽ đựợc sẵn sàng để trả cho công dân, tổ chức. Đến ngày hẹn công dân sẽ đến BP1C để lấy kết quả.