Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu hướng tin học hóa công tác quản trị tài chính - doanh nghiệp, việc ứng dụng các phần mềm kế toán đóng vai trò quan trọng nhằm nâng cao tính chính xác, tính kịp thời và giảm thiểu khối lượng công việc thủ công cho nhân sự kế toán. Báo cáo đồ án môn học "Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Phần Mềm TONY" do nhóm sinh viên (Đinh Mai Hoài Ân, Trương Việt Hoàng, Nguyễn Thị Kiều Trang, Huỳnh Thị Thanh Thủy) thuộc Trường Đại học Kinh tế – Đại học Đà Nẵng thực hiện vào tháng 11/2023, dưới sự hướng dẫn của ThS. Võ Thị Bích Vân, tập trung nghiên cứu và thực hành toàn diện quy trình ứng dụng hệ thống thông tin kế toán trên nền tảng phần mềm TONY.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được triển khai qua các nội dung chính:

  1. Thiết lập các thông số ban đầu, hệ thống tài khoản và hệ thống danh mục quản lý trên phần mềm.
  2. Khai báo số dư đầu kỳ cho các tài khoản và báo cáo tài chính liên quan.
  3. Thiết kế cấu trúc phân quyền, quản lý người dùng và thiết lập bảo mật hệ thống thông qua nhật ký sử dụng.
  4. Thực hành nhập liệu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên từng phân hệ kế toán cụ thể (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hàng tồn kho, tiền lương).
  5. Vận hành quy trình tổng hợp số liệu, điều chỉnh và kết chuyển tự động xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ.
  6. Nghiên cứu, đánh giá cơ chế xử lý bút toán trùng của phần mềm TONY, từ đó xác định ưu nhược điểm và đề xuất giải pháp hoàn thiện.
  7. Đánh giá hệ thống báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết; in sổ kế toán và kiểm tra tính liên kết số liệu giữa sổ chi tiết, sổ cái với báo cáo tài chính.
  8. Tổng kết ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp kỹ thuật nâng cấp phần mềm.

Đối tượng nghiên cứu của đồ án là quy trình vận hành và các tính năng nghiệp vụ của phần mềm kế toán TONY. Phạm vi nghiên cứu áp dụng cho doanh nghiệp mô phỏng hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam, áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, dữ liệu được hạch toán và tổng hợp vào kỳ kế toán tháng 11/2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và chế độ kế toán

Đồ án căn cứ trên các chế độ và văn bản pháp quy kế toán hiện hành tại Việt Nam mà phần mềm TONY hỗ trợ, bao gồm:

  • Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn Chế độ Kế toán Doanh nghiệp (được lựa chọn áp dụng trực tiếp trong bài thực hành).
  • Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa.
  • Quyết định 48/2006/QĐ-BTC và Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu ứng dụng và thực nghiệm:

  • Phương pháp mô phỏng và thực nghiệm hệ thống: Tiến hành cài đặt, thiết lập tham số, khai báo danh mục, phân quyền và nhập toàn bộ chứng từ phát sinh của các phân hệ trên phần mềm TONY.
  • Phương pháp phân tích - so sánh: So sánh cơ chế xử lý bút toán trùng theo thứ tự ưu tiên của phần mềm TONY với phương pháp xử lý thông qua tài khoản trung gian; phân tích tính đối ứng và luân chuyển thông tin giữa các phân hệ.
  • Phương pháp đối chiếu số liệu kế toán: Kiểm tra, đối chiếu sự khớp đúng của số liệu từ chứng từ gốc lên sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết và các chỉ tiêu trên hệ thống Báo cáo tài chính.
  • Phương pháp đánh giá chuyên gia: Phân tích điểm mạnh, điểm yếu về giao diện, tính năng kiểm soát, tính tự động hóa và bảo mật dữ liệu của phần mềm.

Nguồn dữ liệu

Nguồn dữ liệu nghiên cứu là hệ thống chứng từ, danh mục đối tượng kế toán và số liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh do nhóm tác giả xây dựng phục vụ học phần Hệ thống thông tin kế toán, bao gồm dữ liệu về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định, lao động tiền lương và các đối tác thương mại cụ thể.

Nội dung chính theo từng phần

1. Khai báo thông tin chung, phương pháp hạch toán và hình thức kế toán

Quá trình khởi tạo hệ thống trên phần mềm TONY bắt đầu bằng việc thiết lập thông tin định danh của đơn vị:

  • Thông tin cơ bản: Mã công ty, Tên công ty, Điện thoại, Email, Mã số thuế, Địa chỉ, Kế toán trưởng.
  • Kỳ kế toán: Hỗ trợ lựa chọn theo Tháng, Quý, Sáu tháng hoặc Năm.
  • Chế độ kế toán: Hỗ trợ Thông tư 133, Thông tư 200, Quyết định 48, Quyết định 15.
  • Đối tượng theo dõi chi tiết TK 154: Tùy theo đặc thù sản xuất kinh doanh, phần mềm cho phép chọn theo: Hàng hóa, Công trình – Dự án, Dịch vụ, Hợp đồng, Đơn hàng, Công đoạn, Hạng mục công trình – dự án, Phân xưởng.
  • Thiết lập thông số kế toán: Truy cập Quản trị $\rightarrow$ Thông số $\rightarrow$ Kế toán (Mục 0. Mở ra để sửa) để cấu hình kỳ kế toán đầu tiên, đơn vị tiền tệ, phát sinh ngoại tệ, chu kỳ phát sinh số chứng từ, chu kỳ kê khai thuế GTGT, phương pháp tính giá xuất kho. Ngoài ra có thể tùy chỉnh hình thức hiển thị chứng từ: cho phép bút toán kết chuyển chung chứng từ, thời gian ghi sổ, in tên người giao dịch, hiển thị logo và in ghi chú trên chứng từ.

2. Xây dựng, khai báo hệ thống tài khoản và danh mục chi tiết

  • Hệ thống tài khoản: Truy cập Quản trị $\rightarrow$ Hệ thống tài khoản. Phần mềm đã thiết lập sẵn hệ thống tài khoản chuẩn chi tiết đến cấp 2 theo Thông tư 200, giúp tiết kiệm thời gian khai báo ban đầu.
  • Hệ thống danh mục chi tiết: Truy cập mục Danh mục để tạo lập bộ mã và khai báo chi tiết 7 danh mục đối tượng:
    1. Danh mục vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
    2. Danh mục khách hàng.
    3. Danh mục kho hàng.
    4. Danh mục tài sản cố định.
    5. Danh mục chi phí trả trước.
    6. Danh mục nhân viên.
    7. Danh mục phân xưởng.

3. Khai báo số dư đầu kỳ của các tài khoản

Thực hiện tại Quản trị $\rightarrow$ Số dư ban đầu, bao gồm 2 trang tính:

  • Trang tính "Số dư tài khoản": Cho phép kết hợp danh mục đã lập để nhập số dư chi tiết của từng đối tượng. Phần mềm hỗ trợ tạo mới đối tượng danh mục trực tiếp ngay tại giao diện nhập số dư mà không cần quay lại menu Danh mục.
  • Trang tính "Số liệu báo cáo tài chính": Khai báo số liệu đầu kỳ cho 4 biểu mẫu báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Thuyết minh báo cáo tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

4. Tổ chức các phần hành và phân quyền sử dụng

Chức năng quản trị người dùng được thực hiện tại Quản trị $\rightarrow$ Quản lý người dùng qua quy trình 4 bước:

  • Bước 1: Khai báo người dùng: Đặt tên truy cập, thiết lập mật khẩu, khóa tài khoản khi cần ngừng quyền truy cập. Hệ thống có cơ chế chặn và thông báo lỗi khi đăng nhập sai mật khẩu.
  • Bước 2: Khai báo các phần hành kế toán.
  • Bước 3: Phân quyền chi tiết cho từng phần hành.
  • Bước 4: Gán người dùng vào từng phần hành tương ứng.
  • Kiểm soát bảo mật: Kích hoạt chức năng "Ghi nhật ký sử dụng" tại Quản trị $\rightarrow$ Thông số $\rightarrow$ Hệ thống và kiểm tra lịch sử hoạt động tại Quản trị $\rightarrow$ Nhật ký người dùng.

5. Nhập dữ liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo phân hệ

Quy trình nhập liệu nghiệp vụ phát sinh trên các phân hệ được thiết kế chi tiết:

Phân hệ kế toán Loại chứng từ / Nghiệp vụ Quy trình thực hiện chính
Kế toán Tiền mặt Phiếu chi 10 bước: Chọn bàn làm việc $\rightarrow$ Phân hệ kế toán; chọn ngày ghi sổ, ngày chứng từ, nhân viên giao dịch; nhập số phiếu, nội dung; nhấn F5 thêm định khoản (nhập TK Nợ/Có, đối tượng chi tiết, số lượng, đơn giá, thuế); chọn "Hóa đơn" loại "Hóa đơn 01"; nhấn F8 để lưu chứng từ.
Kế toán Tiền gửi Giấy báo có 7 bước: Chọn loại chứng từ; chọn ngày nhập, ngày ghi sổ; nhập số phiếu, nhân viên giao dịch; nhập diễn giải; chọn TK Nợ/Có và đối tượng chi tiết; nhập thành tiền; nhấn F8 để lưu.
Kế toán Hàng tồn kho & Mua bán hàng Nhập - xuất kho, công nợ, chi phí 16 bước xử lý chuỗi nghiệp vụ: Nhập kho nguyên vật liệu; sửa số chứng từ; thu nợ khách hàng chuyển khoản; thêm khách hàng mới trực tiếp; xuất kho nguyên liệu sản xuất; xuất khẩu bán hàng; chi trả nợ người bán và phí quản lý; ghi nhận doanh thu chưa thực hiện; mua vật liệu sản xuất; trả chi phí vận chuyển tính vào nguyên giá; mua văn phòng phẩm tính vào chi phí quản lý; kê khai thuế GTGT 10%; nhập hàng hóa thương mại; xuất kho hàng biếu tặng vào chi phí.
Kế toán Tiền lương Tiền lương, bảo hiểm, thuế TNCN 4 bước: Phòng nhân sự lập Bảng chấm công từng nhân viên $\rightarrow$ Tổng hợp chấm công trên Excel $\rightarrow$ Lập Bảng lương trên Excel $\rightarrow$ Hạch toán số liệu lương, bảo hiểm, thuế vào phần mềm TONY.

6. Kết chuyển dữ liệu tự động xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ

Quy trình kết chuyển cuối kỳ được thực hiện tại Công cụ $\rightarrow$ Tổng hợp số liệu. Hệ thống không thực hiện tự động hoàn toàn mà cho phép kế toán can thiệp và kiểm soát:

  • Định nghĩa khấu hao TSCĐ: Chọn từng tài sản trong danh mục, gán tài khoản chi phí phân bổ tương ứng (TK 6274, TK 6414, TK 6424) và điều chỉnh tỷ lệ phần trăm phân bổ.
  • Tùy chỉnh bút toán kết chuyển: Hiển thị danh mục toàn bộ các bút toán kết chuyển. Người dùng có quyền sắp xếp lại thứ tự ưu tiên, lựa chọn chế độ mặc định "Kết chuyển hết" hoặc nhập tỷ lệ phần trăm kết chuyển mong muốn.

7. Cách thức xử lý bút toán trùng trên phần mềm TONY

Phần mềm áp dụng cơ chế cập nhật một trong hai loại chứng từ trùng theo quy tắc thứ tự ưu tiên:

  • Thứ tự ưu tiên hệ thống: Phân hệ Tiền mặt được ưu tiên cao nhất $\rightarrow$ Phân hệ Tiền gửi ngân hàng xếp thứ hai. Trong cùng một phân hệ, chứng từ Ngoại tệ được ưu tiên hơn chứng từ VNĐ.
  • Cơ chế giao diện: Phần mềm dùng chung một màn hình cho tất cả các loại chứng từ. Ví dụ khi bán hàng thu tiền mặt, kế toán tiền mặt lập Phiếu thu sẽ nhập luôn các thông tin liên quan đến quản lý kho/vật tư; kế toán kho không phải lập lại chứng từ này, giúp tránh việc trùng lắp số liệu.
   [Ngoại tệ]        [VNĐ]         [Ngoại tệ]        [VNĐ]

8. Hệ thống báo cáo kế toán

Hệ thống báo cáo trên TONY đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý:

  • Báo cáo tổng hợp: Sổ Nhật ký chung (kèm nhật ký chuyên dùng: thu tiền, chi tiền, mua hàng, bán hàng), Sổ Cái (ví dụ TK 111), Bảng cân đối số phát sinh (cung cấp dạng cấp 1, cấp 2, tiểu khoản, theo đối tượng và tất cả tài khoản).
  • Báo cáo chi tiết: Báo cáo chi tiết theo từng đối tượng giao dịch, hỗ trợ lọc, ẩn/hiện cột và sắp xếp thứ tự hiển thị linh hoạt.

9. In sổ kế toán và kiểm tra liên kết số liệu Báo cáo tài chính

Đồ án đã thực hiện in và kiểm tra đối chiếu tính liên kết số liệu trên các biểu mẫu:

  • Bảng cân đối tài khoản: Đối chiếu tổng số phát sinh Nợ - Có và số dư cuối kỳ.
  • Công nợ phải thu khách hàng (TK 131): In Sổ chi tiết cho Công ty MAR-CO – MARUBENI CORP, Công ty Cổ phần Thép Vạn Thành và đối chiếu với Sổ Cái TK 131.
  • Công nợ phải trả người bán (TK 331): In Sổ chi tiết cho Công ty TNHH TMDV Hải Trung Anh, Công ty TNHH MTV Trần Thanh Chương, Công ty TNHH Thép Lộc Nguyên, Nguyễn Văn Nam và đối chiếu với Sổ Cái TK 331.
  • Báo cáo tài chính: Kiểm tra tính logic và đối ứng trên Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu và thực nghiệm

  1. Đã chuẩn hóa toàn bộ quy trình thiết lập dữ liệu và vận hành hệ thống kế toán doanh nghiệp trên phần mềm TONY từ khâu nhập số dư, xử lý chứng từ đến lập Báo cáo tài chính.
  2. Đã kiểm chứng cơ chế kết chuyển bán tự động, làm rõ tính linh hoạt khi kế toán cần phân bổ dần chi phí trong các trường hợp chi phí biến động bất thường qua các tài khoản TK 6274, TK 6414, TK 6424.
  3. Phân tích chi tiết ưu nhược điểm của phương pháp xử lý bút toán trùng bằng quy tắc ưu tiên so với phương pháp dùng tài khoản trung gian:
Tiêu chí Ưu điểm theo nhận xét của tác giả Nhược điểm theo nhận xét của tác giả
Xử lý bút toán trùng trên TONY - Đơn giản, dễ thực hiện khi tuân thủ quy tắc định trước.
- Phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ, không làm tăng ảo số phát sinh trên Bảng cân đối số phát sinh như khi dùng TK trung gian.
- Giảm khối lượng nhập liệu và dung lượng lưu trữ do không phải nhập 2 lần ở cả 2 phân hệ.		 - Mang tính thụ động, phụ thuộc hoàn toàn vào ý thức người dùng do thiếu cảnh báo tự động.
- Không cập nhật đầy đủ chứng từ gốc phát sinh ở từng phân hệ, ảnh hưởng tính liên tục của số chứng từ.
- Dễ gây đùn đẩy trách nhiệm nếu không phân định rõ.
- Không theo dõi được tổng doanh số giao dịch của khách hàng như phương pháp TK trung gian.
- Hệ thống vẫn cho phép 2 phân hệ cùng nhập 1 nghiệp vụ mà không cảnh báo.

Đề xuất và giải pháp cải tiến của nhóm tác giả

Dựa trên kết quả khảo sát thực tế, nhóm tác giả đã đưa ra các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện phần mềm TONY:

  • Tổ chức dữ liệu đầu kỳ: Thiết kế tính năng tự động chuyển số dư từ danh mục tài khoản lên Bảng cân đối kế toán đầu kỳ; hỗ trợ dấu ngoặc đơn () để ghi số âm/ghi giảm cho các tài khoản Dự phòng và Hao mòn lũy kế.
  • Tính giá xuất kho: Bổ sung phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO) vào hệ thống (giải pháp tạm thời: tạo tiểu khoản phụ theo dõi FIFO hoặc tính thủ công định kỳ).
  • Quản lý công nợ và thời hạn: Bổ sung trường phân loại Ngắn hạn / Dài hạn cho TK 131, TK 331, tài khoản đi vay; bổ sung trường nhập liệu "Thời hạn thanh toán" và tính năng tự động cảnh báo công nợ, khoản vay đến hạn.
  • Quản lý giá vốn tự động: Bỏ trường ràng buộc "Kho" cố định trong cấu hình ghi nhận giá vốn tự động khi ghi nhận doanh thu, cho phép xuất hàng bán tự động từ nhiều kho khác nhau.
  • Kiểm soát bút toán trùng lặp: Thiết lập hộp thoại cảnh báo ngay trong quá trình nhập liệu khi xuất hiện bút toán trùng lặp về định khoản và số tiền; áp dụng mã hóa định danh duy nhất cho từng đối tượng và cung cấp báo cáo định kỳ về các bút toán có dấu hiệu trùng.
  • Giao diện người dùng: Bổ sung hệ thống biểu tượng, logo cho từng phân hệ chức năng thay vì chỉ sử dụng văn bản đơn điệu.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Đồ án được triển khai trên tập dữ liệu mô phỏng phục vụ môn học trong phạm vi một kỳ kế toán tháng 11/2023 với số lượng nghiệp vụ và đối tác giới hạn; chưa kiểm thử hệ thống trong môi trường mạng diện rộng hoặc với khối lượng dữ liệu giao dịch lớn liên tục nhiều năm tài chính.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Nghiên cứu khả năng tích hợp dữ liệu giữa phần mềm TONY với các hệ thống quản trị kho chuyên sâu hoặc phần mềm quản lý thanh toán độc lập bên ngoài (third-party); mở rộng khảo sát so sánh cơ chế xử lý dữ liệu của TONY với các phần mềm kế toán khác trên thị trường.

Giá trị tham khảo

Báo cáo đồ án là tài liệu thực hành có giá trị cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán, Hệ thống thông tin quản lý (MIS): Làm tài liệu tham khảo chi tiết về quy trình khai báo thông số, tổ chức phân quyền, hạch toán chứng từ phân hệ và lập báo cáo tài chính trên phần mềm kế toán.
  • Người làm công tác kế toán và quản trị hệ thống: Tham khảo phương pháp kiểm soát đối chiếu số liệu công nợ, sổ cái với báo cáo tài chính, cũng như nhận diện các rủi ro phát sinh từ cơ chế xử lý bút toán trùng trên các hệ thống kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm TONY xử lý các bút toán trùng lặp theo quy tắc ưu tiên như thế nào?

Hệ thống thiết lập thứ tự ưu tiên: Phân hệ Tiền mặt có độ ưu tiên cao nhất, tiếp theo là Phân hệ Tiền gửi ngân hàng. Đối với các chứng từ trong cùng phân hệ, chứng từ bằng Ngoại tệ được ưu tiên ghi nhận trước chứng từ bằng VNĐ.

2. Quy trình phân quyền người dùng trên phần mềm TONY gồm những bước nào?

Quy trình phân quyền gồm 4 bước tại menu Quản trị $\rightarrow$ Quản lý người dùng: (1) Khai báo người dùng và mật khẩu, (2) Khai báo các phần hành kế toán, (3) Phân quyền chi tiết cho từng phần hành, (4) Gán người dùng vào phần hành tương ứng.

3. Tính năng kết chuyển cuối kỳ trên phần mềm TONY có tính chất tự động hoàn toàn không?

Tính năng kết chuyển trên TONY là bán tự động, không tự động hoàn toàn. Người dùng có thể chủ động can thiệp để sắp xếp lại thứ tự các bút toán kết chuyển, điều chỉnh tỷ lệ phần trăm phân bổ khấu hao TSCĐ vào các tài khoản chi phí (TK 6274, TK 6414, TK 6424), và lựa chọn "Kết chuyển hết" hoặc kết chuyển theo tỷ lệ mong muốn.

4. Tác giả đã phát hiện những điểm hạn chế nào ở chức năng tính giá xuất kho và quản lý công nợ trên TONY?

Phần mềm hiện chưa hỗ trợ phương pháp tính giá xuất kho FIFO (Nhập trước - Xuất trước), chưa hỗ trợ phân tách ngắn hạn/dài hạn cho các tài khoản TK 131, TK 331, tài khoản vay, và chưa có trường nhập liệu thời hạn thanh toán kèm tính năng tự động cảnh báo công nợ đến hạn.

5. Nhóm tác giả đề xuất những giải pháp gì để ngăn chặn sai sót do bút toán trùng trên phần mềm?

Tác giả đề xuất tích hợp hộp thoại cảnh báo tự động ngay khi nhập liệu nếu phát hiện bút toán có định khoản và số liệu trùng nhau, thiết lập mã định danh duy nhất cho từng giao dịch/đối tượng, và cung cấp báo cáo định kỳ về các bút toán có dấu hiệu trùng lặp.

Kết luận

Đồ án "Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Phần Mềm TONY" đã hệ thống hóa toàn diện quy trình thiết lập, quản trị phân quyền, nhập liệu nghiệp vụ và kiểm soát đối chiếu hệ thống báo cáo tài chính theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Công trình không chỉ cung cấp bản hướng dẫn chi tiết từng bước thao tác thực hành mà còn đi sâu phân tích cơ chế xử lý bút toán trùng và quy trình kết chuyển bán tự động cuối kỳ. Các đánh giá khách quan về ưu nhược điểm cùng hệ thống giải pháp cải tiến do nhóm tác giả đề xuất mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho việc học tập, giảng dạy và hoàn thiện phần mềm kế toán.