Chương 1: Khảo sát hệ thống 1.1 Ứng dụng CNTT vào việc quản lý và phân công đồ án Lợi ích của việc ứng dụng Công nghệ thông tin để quản lý trường học là vô cùng to lớn, cụ thể là việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào quản lý và lưu trữ đồ án giúp Viện nâng cao chất lượng quản lý và lưu trữ đồ án giúp các thầy cô nâng cao chất lượng giảng dạy, hỗ trợ quản lý sinh viên, giúp sinh viên có nguồn tra cứu thông tin liên quan tới đồ án. Với những kiến thức được trang bị trong quá trình học tập trên đại học, em quyết định lựa chọn đề tài “Hệ thống phân công và đánh giá đồ án”. Những nghiệp vụ cụ thể được đặt ra khi xây dựng hệ thống như sau: - Xây dựng hệ thống để lưu trữ đồ án. - Xây dựng hệ thống để quản lý thông tin liên quan đến đồ án, giảng viên và sinh viên.
- Xây dựng hệ thống có thể tự động hóa việc đăng ký và phân công hướng dẫn đồ án. - Xây dựng hệ thống ghi nhận tiến độ thực hiện đồ án của sinh viên. - Xây dựng hệ thống giúp giảng viên đánh giá đồ án. - Xây dựng hệ thống giúp thống kê báo cáo đồ án.
Đối tượng tham gia hệ thống: - Viện: Có thể là lãnh đạo của Viện hoặc các thầy trưởng bộ môn. - Giảng viên: Là những giảng viên trong Viện tham gia hướng dẫn và đánh giá đồ án. - Sinh viên: Là sinh viên trong Viện đăng ký làm đồ án. 4 Hệ thống phân công và đánh giá đồ án 1.2 Khảo sát việc quản lý đồ án của Viện Toán ứng dụng và Tin học 1.1 Giới thiệu về Viện Toán ứng dụng và Tin học Viện Toán ứng dụng và Tin học, Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, là đơn vị nghiên cứu và đào tạo đại học, sau đại học có uy tín về lĩnh vực Toán học và Tin học.
Viện có các nhiệm vụ chính là: - Giảng dạy và nghiên cứu toán học, toán ứng dụng và tin học. - Tiến hành các hợp tác nghiên cứu và giảng dạy với các cơ sở đào tạo trong và ngoài nước. - Phối hợp với các ngành, các cấp và các doanh nghiệp trong việc đưa ứng dụng toán học, tin học vào các lĩnh vực như kinh tế, tài chính, xây dựng, kỹ thuật, … a. Cơ cấu tổ chức của Viện.
- Một thầy Viện trưởng theo dõi và chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ các hoạt động của Viện. - Thầy, cô phó Viện trưởng tham gia hoạch định kế hoạch phát triển của Viện. - Một thầy trưởng bộ môn Toán cơ bản. - Một thầy trưởng bộ môn Toán tin.
- Một thầy trưởng bộ môn Toán ứng dụng. - Giảng viên đang công tác tại Viện. - Sinh viên đang học tập trong Viện. 5 Hệ thống phân công và đánh giá đồ án b.
Đào tạo Đào tạo đại học chính quy: - Cử nhân kĩ thuật, kỹ sư ngành Toán Tin. - Cử nhân kĩ thuật ngành Hệ thống thông tin quản lý. - Kỹ sư tài năng Toán Tin. Đào tạo sau đại học: - Đạo tạo Thạc sỹ với 2 chuyên ngành: • Toán ứng dụng • Cơ sở Toán học cho Tin học - Đào tạo Tiến sỹ với 5 chuyên ngành: • Cơ sở Toán học cho Tin học • Giải tích • Phương trình vi phân và tích phân • Lý thuyết xác suất thống kê • Toán ứng dụng 1.2 Hiện trạng quản lý đồ án của Viện Toán ứng dụng và Tin học a.
Đăng ký đồ án và phân công hướng dẫn. Hiện tại, đối với tất cả các loại đồ án, Viện đều tạo biểu mẫu đăng ký và thông báo tới sinh viên thông qua Facebook. Khi nhận được thông báo, sinh viên sẽ điền biểu mẫu để đăng ký nguyện vọng đồ án của mình. Sau khi sinh viên đăng ký nguyện vọng đồ án xong, Viện sẽ tổng hợp lại danh sách đăng ký để thống kê số lượng sinh viên đăng ký đồ án, số lượng sinh viên đăng ký đối với từng định hướng, số lượng sinh viên đăng ký đối với từng giảng viên.
Việc thống kê nhằm mục đích ước tính số lượng sinh viên sẽ hướng dẫn của từng giảng viên. Đồng thời các giảng viên cũng sẽ gửi danh sách sắp xếp thứ 6 Hệ thống phân công và đánh giá đồ án tự ưu tiên đăng ký đồ án về Viện. Khi phân công hướng dẫn, Viện sẽ dựa theo nguyện vọng đăng ký của sinh viên, nguyện vọng hướng dẫn của giảng viên và bản ước tính số lượng sinh viên hướng dẫn của từng giảng viên để phân công hướng dẫn. Quan sát Hình 1 để hiểu về quy trình đăng ký và phân công hướng dẫn.
Quy trình đăng ký đồ án và phân công hướng dẫn. Phương thức đăng ký và phân công đồ án hiện tại có một số hạn chế sau: - Nhiều loại đồ án thì Viện phải tạo nhiều biểu mẫu đăng ký cho từng kì học. Điều này khiến cho việc quản lý nguyện vọng đăng ký của sinh viên khó đồng bộ. - Việc thông báo tới sinh viên thông qua Facebook và công khai biểu mẫu đăng ký nguyện vọng đồ án dẫn đến việc khó kiểm soát danh tính 7 Hệ thống phân công và đánh giá đồ án của người vào đăng ký.
Vì vậy khi tổng hợp đơn đăng ký, Viện sẽ phải tốn thêm thời gian loại bỏ những đơn đăng ký nháp. - Tốn thời gian thống kê nguyện vọng để có thể ước tính số lượng sinh viên hướng dẫn của từng giảng viên. - Phân công hướng dẫn thủ công có thể khiến kết quả phân công chưa thực sự tối ưu. Với những hạn chế nêu trên, chúng ta có thể thấy được việc đăng ký và phân công đồ án hiện tại tốn rất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót trong quá trình phân công hướng dẫn.
Làm đồ án Sau khi đã hoàn thành đăng ký và phân công hướng dẫn, sinh viên sẽ đến gặp giảng viên để thực hiện quá trình làm đồ án của mình. Trong quá trình làm đồ án giảng viên hướng dẫn sẽ là người trực tiếp theo dõi tiến độ thực hiện của từng sinh viên. Bên cạnh đó sinh viên cần báo cáo tiến độ thực hiện đồ án của mình về Viện bằng cách như sau: - Sinh viên phải xin nhận xét của giảng viên hướng dẫn vào báo cáo tiến độ làm việc (theo mẫu) theo định kỳ (theo kế hoạch được thông báo trong từng học kỳ) và nộp tại Văn phòng Viện đúng thời hạn quy định. Thời hạn nộp các báo cáo tiến độ sẽ được Viện thông báo khi bắt đầu đợt làm đồ án.
- Mỗi lần nộp báo cáo tiến độ hoặc đồ án, sinh viên sẽ được cán bộ có trách nhiệm của Bộ phận Giáo vụ thu nhận và đề nghị ký xác nhận vào bảng tổng hợp thực hiện đồ án. - Trong báo cáo tiến độ, Giảng viên hướng dẫn cho biết tiến độ làm việc và ý thức làm việc của sinh viên đánh dấu lựa chọn tương ứng. Trong trường hợp đang đi công tác, thầy hướng dẫn có thể gửi nhận xét về 8 Hệ thống phân công và đánh giá đồ án Văn phòng Viện (gửi email tới địa chỉ của Phó viện trưởng phụ trách đào tạo chuyên ngành hoặc thư giấy). - Nếu thiếu các báo cáo tiến độ hoặc nộp muộn, sinh viên sẽ bị trừ điểm quá trình hoặc điểm thi của học phần tương ứng, được gọi là điểm kỷ luật.
Với quy trình làm đồ án như trên, một số khó khăn có thể dễ dàng nhận thấy. - Thứ nhất, một giảng viên sẽ nhận hướng dẫn rất nhiều sinh viên nên rất khó để theo dõi tiến độ thực hiện của từng sinh viên. Điều này có thể dẫn tới việc nhầm lẫn trong khi đánh giá tiến độ thực hiện cho sinh viên. - Thứ hai, việc lưu trữ và tổng hợp báo cáo tiến độ của sinh viên rất tốn thời gian, dễ mất báo cáo và có thể bị nhầm lẫn trong quá trình tổng hợp.
Đánh giá đồ án Sau khi hoàn thành đồ án sinh viên sẽ báo cáo kết quả với giảng viên hướng dẫn, căn cứ vào kết quả giảng viên hướng dẫn sẽ cho điểm và nhận xét về đồ án của sinh viên. Từ đồ án 2, sinh viên cần phải nộp lại báo cáo cho Viện và bảo vệ đồ án trước Hội đồng Đồ án của Viện. Điểm đồ án của sinh viên sẽ căn cứ vào nhiều thành phần như: - Điểm kỉ luật - Điểm do giảng viên hướng dẫn chấm - Điểm do giảng viên phản biện chấm - Điểm do hội đồng chấm - Điểm cộng đồ án (nếu có) 9 Hệ thống phân công và đánh giá đồ án Tổng hợp 5 loại điểm trên sẽ ra được điểm tổng kết đồ án cuối cùng của sinh viên. Lưu trữ đồ án Kho tài liệu của Viện hiện đang lưu trữ rất nhiều loại báo cáo khác nhau bao gồm: - Báo cáo bài tập lớn từ các môn học.
- Báo cáo thực tập giữa khóa. - … Những loại tài liệu trên được Viện lưu trữ, bảo quản một cách thủ công. Điều này dẫn tới việc dễ mất mát tài liệu, theo thời gian tài liệu có thể sẽ bị hỏng, khi cần tìm kiếm báo cáo đồ án của sinh viên sẽ tốn rất nhiều thời gian. Ngoài ra, theo thời gian số lượng báo cáo sinh viên nộp về Viện ngày một nhiều thì không gian để có thể lưu trữ tất cả các loại báo cáo cũng là một vấn đề cần cân nhắc.
Yêu cầu đối với từng đối tượng. Sinh viên: - Trước khi đăng ký nguyện vọng đồ án với Viện, sinh viên bắt buộc phải đăng ký học phần đồ án tương ứng với trường. - Sinh viên bắt buộc phải đăng ký nguyện vọng đồ án để Viện bố trí phân công giảng viên hướng dẫn. 10 Hệ thống phân công và đánh giá đồ án - Sinh viên có thể chủ động liên hệ với giảng viên để xin hướng dẫn trước khi đăng ký nguyện vọng đồ án.
Giảng viên cũng cần xác nhận lại với Viện để khi sắp xếp nguyện vọng, Viện sẽ ưu tiên những trường hợp đã liên hệ trước với giảng viên hướng dẫn. - Nghiêm túc thực hiện đồ án để đảm bảo tiến độ và thường xuyên báo cáo tiến độ cho giảng viên hướng dẫn. - Cuối kì cần đóng gói sản phẩm và nộp lại báo cáo về Viện. Giảng viên: - Giảng viên cần đánh số thứ tự ưu tiên hướng dẫn từ thấp tới cao cho danh sách nguyện vọng của sinh viên và gửi về Viện.
- Trưởng bộ môn khi ước tính số lượng sinh viên hướng dẫn của từng giảng viên sẽ căn cứ vào nguyện vọng của sinh viên và phải đảm bảo chia đều số lượng sinh viên cho các giảng viên.