Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin Thời gian (giờ) MÃ MÔN HỌC CHƯƠNG IV: SỬ DỤNG LT TH BT KT TS MH 05 BẢNG TÍNH CƠ BẢN 4 25 0 0 29 Mục tiêu: Sau khi học xong chương này, học sinh sinh viên có khả năng: - Trình bảy được một số kiến thức cơ bản về bảng tính, trang tính; sử dụng phần mềm Microsoft Excel - Sử dụng được phần mềm xử lý bảng tính Microsoft Excel để tạo bảng tính, trang tính; nhập và định dạng dữ liệu; sử dụng các biểu thức toán học, các hàm cơ bản để tính toán các bài toán thực tế. Các vấn đề chính sẽ được đề cập - Kiến thức cơ bản về bảng tính (Workbook) - Sử dụng Microsoft Excel - Thao tác với ô - Làm việc với trang tính(Worksheet) - Định dạng ô, dãy ô - Biểu thức và hàm - Biểu đồ - Kết xuất và phân phối trang tính, bảng tính A. Kiến thức cơ bản về bảng tính (Workbook) 1. Khái niệm bảng tính Bảng tính (Workbook) trong Excel là một tập hợp của những loại trang tính (Worksheet) khác nhau như: dữ liệu, đồ thị, Macro,.
và thường có liên quan với nhau. Một bảng tính có thể chứa từ 1 đến 255 trang tính. Tên trang tính được biểu thị trên những Tab ở cạnh dưới, bên trái cửa sổ Excel. Khi cần làm việc đến trang tính nào, ta chỉ cần di chuyển vào Click vào Tab chứa tên bảng tính đó (Tab chứa tên bảng tính hiện hành sẽ được làm đậm màu để phân biệt).
Để di chuyển đến những trang tính khác trong Workbook, bạn chọn các nút: (bảng tính đầu), (bảng tính cuối), (bảng tính kế cận). Trong tập tin bảng tính (Workbook), ta có thể: - Chèn thêm hoặc xoá bớt những trang tính. - Đổi tên trang tính (chiều dài tối đa là 31 ký tự). Giáo trình Tin Học Trang 83 Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin - Sao chép hoặc di chuyển những trang tính trong phạm vi Workbook hoặc đến những tập tin Workbook khác - Che giấu những trang tính.
Các bước xây dựng bảng tính thông thường Nhằm tạo ra một bảng tính để nhập dữ liệu, tính toán dữ liệu, xuất dữ liệu. Ta cần thực hiện các bước cơ bản sau: - Khởi động phần mềm Microsoft Excel để tạo ra bảng tính mới. - Nhập dữ liệu, định dạng và hiệu chỉnh dữ liệu, thực hiện các phép tính toán,. - Lưu bảng tính đã thực hiện trước khi thoát khỏi phần mềm.
Sử dụng Microsoft Excel 2. Làm việc với phần mềm Microsoft Excel Microsoft Excel là một phần mềm lập bảng tính nằm trong bộ Office của Microsoft. Excel giúp người dùng dễ dàng: - Tính toán, phân tích số liệu - Lập thống kê, báo cáo - Truy xuất dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu khác - Lập đồ thị thống kê và sơ đồ - Tạo macro để tự động hóa các công việc thường nhật - Và nhiều tính năng ứng dụng trong từng lĩnh vực khác nhau… 2. Mở, đóng phần mềm a.
Khởi động Microsoft Excel (từ Windows) : Bước 1: Nhấn vào nút Start. Bước 2: Tìm kiếm Microsoft Office từ menu phụ và nhấn vào nó. Bước 3: Tìm kiếm Microsoft Excel 2016 và nhấn chuột vào đó. Ứng dụng Microsoft Excel 2016 khởi động và cửa sổ Window hiện ra như hình dưới.
Chúng ta có thể lựa chọn tạo ra 1 workbook (Blank workbook) trống hay workbook dựa trên một workbook đã có. Thoát khỏi Excel : Cách 1 : Mở menu FILE, chọn lệnh Hình 4. – Cửa sổ khởi động Excel 2016 EXIT. Cách 2 : Click chuột vào biểu tượng đóng cửa sổ EXCEL Cách 3 : Bấm Alt - F4 Giáo trình Tin Học Trang 84 Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin 2.
Giao diện Microsoft Excel Khi khởi động Microsoft Excel, ta sẽ có một trang tính mới được hiển thị như sau: Thanh Quick Access Toolbar Thanh tiêu đề Thanh Robbon Địa chỉ ô Thanh công thức Tên cột Thanh cuộn dọc Tên dòng Thanh cuộn ngang Tên trang tính Thanh trạng thái Chế độ xem Phóng to/thu nhỏ Hình 4.2 - Giao diện Excel 2016 a. Thanh tiêu đề (Title Bar) : + Thanh Customize Quick Access Toolbar: chứa các lệnh thường xuyên sử dụng. + Tên bảng tính đang được mở. + Cuối cùng bên góc phải thanh tiêu đề lần lượt là trợ giúp Excel, Thu nhỏ, Phóng to cửa sổ và nút đóng cửa sổ làm việc Excel.
Thanh Robbon (Robbon Commands): Chứa các nhóm thẻ lệnh, có giao diện trực qian giúp bạn dễ dàng thao tác với bảng tính. + Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,… + Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … + Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn. + Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel. + Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,… + Review: Các nút lệnh kiểm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.
Giáo trình Tin Học Trang 85 Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin + View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, … Để biết chi tiết về các nhóm lệnh kích chọn vào biểu tượng mũi tên các lệnh trong nhóm được hiển thị. Thanh công thức (Formula Bar): Gồm ô Name Box hiển thị tọa độ ô soạn thảo và nội dung dữ liệu của ô. Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu): Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy nhấp phải chuột lên đối tượng đó. Lập tức một thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn.
Thao tác trên tập tin bảng tính 2. Mở tập tin bảng tính Để mở một bảng tính có sẵn, ta thực hiện các thao tác như sau: Bước 1: Nhấn chọn File Chọn Open. Khi chọn tùy chọn Recent, ta sẽ thấy hai tab con xuất hiện là Workbooks và Folders hiển thị các bảng tính và các thư mục được mở gần đây. Bước 2: Chọn tùy chọn Browse sẽ xuất hiện một hộp thoại như hình dưới.
Điều chỉnh đường dẫn đến vị trí chứa trang tính mà bạn muốn mở. Bước 3: Chọn trang tính muốn mở, nhấn nút lệnh Open.4 - Hộp thoại mở file Excel Giáo trình Tin Học Trang 86 Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin 2. Lưu bảng tính Để lưu một bảng tính đã được chỉnh sửa, ta thực hiện các thao tác như sau: Bước 1: Nhấn tab File, chọn Save As. Bước 2: Chọn vị trí muốn lưu bảng tính, nhập tên cho bảng tính và chọn Save, mặc định bảng tính được lưu với định dạng có đuôi mở rộng là.
Bước 3: Cuối cùng, nhấn nút Save và Hình 4.5 - Hộp thoại lưu file Excel trang tính được lưu giữ với tên đã đặt. Đóng bảng tính Bước 1: Nhấn nút Close ở góc trên bên trái màn hình. Một thông báo sẽ xuất hiện để xác nhận bạn muốn thực hiện lưu trang tính (Save), không lưu trang tính (Don’t Save) hoặc hủy lệnh đóng bảng tính (Cancel). Bước 2: Lựa chọn hành động mà bạn muốn thực hiện.6 - Đóng bảng tính 3.
Các kiểu dữ liệu Các kiểu dữ liệu cơ bản thường dùng trong Excel gồm: kiểu ký tự, kiểu số, kiểu ngày tháng. Mặc định, khi nhập liệu trong Excel, kiểu ký tự sẽ tự động gióng hàng trái, kiểu số và kiểu ngày sẽ gióng hàng phải. Giáo trình Tin Học Trang 87 Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin - Kiểu số Kiểu ký tự Kiểu ngày c 3. Cách nhập dữ liệu Nhập dữ liệu cố định: click chuột/di chuyển chuột bằng phím tab/ key up/ key down đến ô cần nhập nhập dữ liệu từ bàn phím nhấn Enter.
Nếu muốn hủy bỏ thao tác nhập dữ liệu cho 1 ô, ta nhấn phím ESC. Muốn xóa dữ liệu khi đang nhập, nhấn phím Back Space sẽ xóa 1 ký tự ngay bên trái con trỏ chèn và nhấn phím Delete sẽ xóa 1 ký tự bên phải con trỏ chèn. Nhấn Ctrl-Z: hủy dữ liệu vừa nhập Nhấn Ctrl-Y: phục hồi lại lệnh vừa hủy Nhập các ký tự đặc biệt: Insert Symbol chọn bảng mã chọn ký hiệuInsert Nhập dữ liệu bằng công thức: bắt đầu là dấu = hoặc +, theo sau là địa chỉ ô dữ liệu cùng với các toán tử hoặc hàm (hàm sẽ được trình bày ở phần sau). Các lưu ý khi nhập dữ liệu: - Nếu nhập số mà không cần tính toán, nên định dạng kiểu Text trước khi nhập: vào Home Number Text OK.
- Nhập ngày và thời gian: cần định dạng mặc định trong Control Panel Regional and Language Options trước khi nhập. - Khi nhập thời gian và muốn định dạng theo chuẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P vào sau thời gian nhập vào, nếu không Excel tự hiểu là AM. Ví dụ 6:30 AM hoặc 5:15 PM. Chỉnh sửa dữ liệu Chọn ô có dữ liệu muốn chỉnh sửa.
Dữ liệu của ô sẽ xuất hiện trên thanh công thức. - Nhập lại dữ liệu mới rồi nhấn Enter hoặc nhấn phím mũi tên. Dữ liệu mới sẽ ghi đè và xóa dữ liệu cũ. - Nhấn phím F2 để vào chế độ sửa chữa, hoặc click chuột tại vị trí dữ liệu sai trên thanh công thức.
Di chuyển con trỏ chèn đến vị trí dữ liệu sai bằng các phím mũi tên. Điều chỉnh lại dữ liệu rồi nhấn Enter. Xóa dữ liệu Giáo trình Tin Học Trang 88 Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng Khoa Công Nghệ Thông Tin Chọn các ô cần xóa nội dung nhấn Delete. Cách này chỉ xóa dữ liệu, định dạng của ô vẫn còn.
Để xóa định dạng: chọn các ô cần xóa nội dung Home Clear chọn tùy chọn: - Clear All: xóa tất cả nội dung và định dạng - Clear Formats: chỉ xóa định dạng - Clear Contents: chỉ xóa nội dung - Clear Comments: xóa chú thích của ô - Clear Hyperlinks: xóa liên kết dữ liệu Hình 4.7 - Hộp thoại xóa dữ liệu và định dạng 3. Khôi phục dữ liệu Trong trường hợp xóa nhầm dữ liệu, ta có thể lấy lại dữ liệu vừa xóa bằng lệnh Undo nằm trên thanh Customize Quick Access Toolbar hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl-Z để hủy đi lệnh xóa dữ liệu vừa thực hiện. Làm việc với trang tính(Worksheet) 4.