CHƯƠNG 1 1. Thanh Ribbon gồm có bao nhiêu Tab? Cho biết chức năng của các Tab ? 2. Cho biết các đối tượng trong cửa sổ Navigation Panel ? Chức năng của mỗi đối tượng là gì ? 3. Thực hiện tạo cơ sở dữ liệu rỗng đặt tên QLDiem và lưu vào ỗ đĩa D 4.
Tạo password cho cơ sở dữ liệu vừa tạo. Gở bỏ password cho cơ sở dữ liệu trên. 8 CHƯƠNG 2 XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU Xây dựng cơ sở dữ liệu là công việc quan trọng đầu tiên trong toàn bộ qui trình phát triển một ứng dụng trên Access. Một cơ sở dữ liệu được thiết kế và xây dựng tốt sẽ là những thuận lợi trong quá trình phát triển ứng dụng.
Mục đích : Cung cấp cho sinh viên các kiến thức như : Cách thiết kế Cấu trúc bảng, thiết lập mối quan hệ giữa các bảng, cách nhập dữ liệu vào bảng đã thiết kế, một số thao tác trên bảng và xử lý một số lỗi thường gặp khi thiết kế. Khái niệm cơ sở dữ liệu Một cơ sở dữ liệu Access bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu có quan hệ chặt chẽ, phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng quản lý. Ví dụ: Một cơ sở dữ liệu Quản lý sinh viên bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu: SINHVIEN, LOP, MONHOC, KETQUA được kết nối nhau một cách phù hợp phục vụ việc lưu trữ dữ liệu cho ứng dụng quản lý sinh viên. Đối tượng Table Table là thành phần cơ bản quan trọng nhất của cơ sở dữ liệu.
Nó được thiết kế dưới dạng bảng dùng để lưu trữ thông tin chi tiết về các thực thể mà chương trình quản lý của ta quan tâm tới. Thông tin của mỗi loại thực thể được lưu trữ bên trong một Table. Tùy theo mỗi chương trình quản lý của ta có liên quan đến bao nhiêu loại thực thể mà ta có bấy nhiêu Table để chứa thông tin tương ứng. Nó ghi các tất cả các biến động phát sinh thông tin về các thực thể trong quá trình làm việc.
Cách tạo Table : Click chọn đối tượng Table trong cửa sổ Navigation Panel Chọn Tab Create trên Ribbon. Chọn biểu tượng Table Design trong nhóm Table. Tab Create trên thanh Ribbon Xuất hiện một bảng mới để tạo cấu trúc bảng. Nhập tên field tương ứng vào Field Name và chọn kiểu dữ liệu tương ứng trong khung Data Type Tạo khóa chính cho field trên Tab Design Hình 2.
Màn hình hướng dẫn tạo khóa chính cho bảng. Nhấn CTRL +S hoặc click vào biểu tượng Save trên thanh Quick Access để lưu lại cấu trúc bảng. Màn hình tạo cấu trúc bảng Ngoài ra chúng ta có thể tạo bảng mới bằng cách chọn Table hoặc Table Templates, nhập dữ liệu ở chế độ Datasheet, MS Access sẽ tự động tạo kiểu dữ liệu phù hợp khi người dùng nhập dữ liệu. Nếu muốn chỉnh sửa lại cấu trúc bảng ta chọn lại chế độ Design view để thực hiện chỉnh sửa.
Cách hiển thị qua lại giữa Datasheet và Design View : Chọn tab Home / click vào biểu tượng View (xem Hình 2. Chuyển đổi dạng hiển thị của bảng 2.1 Cấu trúc của Table Field (cột hoặc trường ) : Cấu trúc của table được xây dựng dựa trên các field, mỗi table có ít nhất 1 field. Mỗi field phải có một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu của một field sẽ quy định những giá trị nào sẽ được lưu trong field này.
Record (dòng hoặc mẫu tin ) : Table lưu trữ dữ liệu theo từng record, mỗi record sẽ chứa giá trị của tất cả các field có trong bảng. Primary Key(khóa chính ): Là tập hợp một hoặc nhiều cột mà dữ liệu trên đó là duy nhất không trùng lắp và không được phép rỗng trong một bảng. Foreign key (khóa ngoại ) : Là một hay nhiều cột và các cột này là khóa chính của một bảng khác. 11 Data Type : Kiểu dữ liệu của Field Name.
Các kiểu dữ liệu của Field Name Kiểu dữ liệu Ý nghĩa Short Text Kiểu chuỗi tối đa 255 ký tự (có thể sử dụng cho số nhưng không thể tính toán) Long Text Kiểu văn bản gồm nhiều ký tự hơn so với kiểu Short Text Từ 63 đến 999 ký tự. Number Kiểu số (số nguyên hoặc số thực) Date / Time Kiểu ngày tháng năm Currency Kiểu số có định dạng theo tiền tệ AutoNumber Kiểu số (tự động tăng khi thêm một mẫu tin mới) Yes/No Kiểu logic(chỉ có 2 giá trị là TRUE hay FALSE ) OLE Object Kết nối đến một đối tượng file khác ( word , Excel, picture …) tối đa 2GB Hyperlink Kiểu chuỗi chỉ đường dẫn đến một địa chỉ Attachment Lưu trữ file đính kèm tối đa 2GB Lookup Wizard Tạo một cột để chọn giá trị và tìm kiếm từ một bảng khác Bảng 2. Các kiểu dữ liệu của Field Name 12 Description (mô tả cột ): Giải thích ý nghĩa của field và được hiển thị dưới thanh trạng thái khi nhập dữ liệu (không bắt buộc ). Một số thuộc tính của Field (cột hoặc trường ) Field Size( độ rộng của cột ) :Xác định kích thước tối đa có thể lưu trữ trong cột, chỉ hiển thị với kiểu dữ liệu là Short Text hoặc Number.
Các thuộc tính cơ bản của field. Với kiểu Short Text: Xác định số ký tự tối đa của chuỗi. Với kiểu Number : chọn các kiểu sau. Byte: Kiểu số nguyên, chứa con số có giá trị từ ( 0-> 225 ) Integer: Kiểu số nguyên, trong khoảng -32000->32000 Long integer: Kiểu số nguyên dài Single: Kiểu số thực 13 Double: Kiểu số thực Format (định dạng ): Thay đổi dạng hiển thị giá trị của Field.
Tùy theo kiểu dữ liệu của Field mà ta có các dạng định dạng khác nhau. Kiểu Number: Xem bảng 2.2 Kiểu Number Genaral Number Đúng số đã nhập vào Currency Có dấu phân cách và dấu $ Fixed Có dấu phân cách hàng ngàn và thập phân Standard Có phân cách hàng ngàn , số lẻ Percent Định dạng % Scientific Số khoa học (số mũ ) #,###.00 Dạng tự tạo Bảng 2. Các định dạng của kiểu Number Kiểu Date/Time : Xem bảng 2.3 Kiểu Date/Time Genaral Date Ngày giờ đầy đủ Long Date Thứ , tháng , ngày , năm Medium Date Ngày tháng năm Short Date Ngày – tháng – năm Long Time Giờ phút giây AM/PM Short Time Giờ phút dd/mm/yyyy Dạng tự tạo Bảng 2. Các định dạng của kiểu Date/Time Kiểu Text : Xem bảng 2.4 Kiểu Text > Làm thay đổi chữ IN < Làm thay đổi chữ thường @ dữ liệu bắt buộc nhập & dữ liệu không bắt buộc nhập Bảng 2.
Các định dạng của kiểu Text 14 Decimal Places: Chỉ có khi kiểu dữ liệu của field là Number, xác định số chữ số lẻ sau phần thập phân. Input mask (mặt nạ nhập liệu ): Mặt nạ định dạng dữ liệu dùng để bắt buộc người sử dụng khi nhập dữ liệu vào bảng phải tuân theo đúng định dạng đó .5 Ký tự Ý nghĩa 0 Ký số 0->9, không cho phép nhập dấu 9 Ký số 0->9, và khoảng trắng, không cho phép nhập dấu # Ký số 0->9 , và khoảng trắng, cho phép nhập dấu L Ký tự A->Z bắt buộc nhập dữ liệu ? Ký tự A->Z không bắt buộc nhập dữ liệu A Ký tự và ký số, bắt buộc nhập dữ liệu a Ký tự và ký số, không bắt buộc nhập dữ liệu & Bất kỳ ký tự nào, hoặc khoảng trắng, bắt buộc nhập dữ liệu C Bất kỳ ký tự nào, hoặc khoảng trắng, không bắt buộc nhập dữ liệu < Chuyển đổi các dữ liệu chuỗi sang chữ thường > Chuyển đổi các dữ liệu chuỗi sang chữ IN Password Thể hiện các ký tự * khi nhập dữ liệu (mật khẩu ) Bảng 2. Bảng định dạng mặt nạ dữ liệu Caption( tiêu đề cột ): Nội dung của tiêu đề sẽ hiển thị khi đang mở table để nhập liệu. Default Value: Giá trị mặc định khi chưa nhập dữ liệu vào ( ví dụ : Mã khoa có kiểu Number, có giá trị mặc định là 0).
Validation Rule(quy tắc hợp lệ ): Kiểm tra miền giá trị của field khi thay đổi. Validation Text(thông báo lỗi ):Xuất ra chuỗi thông báo khi giá trị của field vi phạm nội dung được xây dựng trong thuộc tính Validation Rule. Required(yêu cầu): Nếu chọn là Yes thì khi thêm một Record mới giá trị của field phải được nhập, không được để trống. 15 Allow Zero Length(cho phép chuỗi rỗng ): (Dùng cho field kiểu Text) Nếu là Yes, giá trị của Field có thể là chuỗi rỗng, ngược lại, không chấp nhận chuỗi rỗng.
Thiết kế dữ liệu kiểu dữ liệu Lookup wizard Chọn kiểu dữ liệu Lookup Wizard trongk hộp thoại Data Type. Xuất hiện hộp thoại lookup wizard như Hình 2. Hộp thoại Lookup Wizard bước 1 Chọn mục chọn như Hình 2. 7 Click Next Chọn bảng hoặc Query cần đưa vào danh sách như Hình 2.
Hộp thoại Lookup Wizard bước 2 16 Click Next Chọn các trường của Bảng hoặc query sẽ được hiển thị trên danh sách để đưa vào khung Selected Field như Hình 2. Hộp thoại Lookup Wizard bước 3 Click Next Chọn Field cần sắp xếp, nếu không sắp xếp thì bỏ trống như Hình 2. Hộp thoại Lookup Wizard bước 4 Click Next 17 Xác định độ rộng của Field bằng cách kéo rê chuột trực tiếp trên cột hiển thị trong Hình 2. Hộp thoại Lookup Wizard bước 5 Click next Đặt tên Field vào khung như Hình 2.
Hộp thoại Lookup Wizard bước 6 Click Finish để hoàn tất. Khi đó xuất hiện hộp thoại yêu cầu lưu lại cấu trúc bảng như Hình 2. Hộp thoại lưu cấu trúc bảng Chọn Yes để đồng ý lưu kiểu dữ liệu Lưu ý : Mặc dù field đã được lưu kiểu Lookup Wizard nhưng trên bảng thiết kế ta vẫn thấy field hiển thị kiểu Text là do Field được tham chiếu để lấy giá trị có kiểu dữ liệu là kiểu Text (field MaKhoa có kiểu Text) chứ không hiển thị Lookup Wizard. Các thao tác trên Table Tạo khóa chính (Primary key) : Chọn một hoặc nhiều cột làm khóa chính Chọn Tab Design trên thanh Ribbon Chọn biểu tượng Primary Key Hoặc Right click vào các cột cần tạo khóa / chọn Primary Key Lưu lại cấu trúc bảng : Click vào biểu tượng đĩa mềm trên thanh Quick Access Lưu ý : Khi tạo cấu trúc bảng mà ta không tạo khóa chính cho bảng thì Access sẽ thông báo hỏi bảng có hay không có khóa chính như hình 2.