Giáo Trình Mô Đun Lập Hồ Sơ Nghề Văn Thư Hành Chính Trình Độ Trung Cấp

Giáo trình mô đun lập hồ sơ nghề văn thư hành chính trình độ trung cấp tại trường CĐ Kinh tế Kỹ thuật Bạc Liêu cung cấp kiến thức chuyên sâu.

• Người hướng dẫn: Chủ Biên Phạm Mạnh Cường
• Trường học: Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu
• Chuyên ngành: Văn thư hành chính
• Đề tài: Giáo Trình Lập Hồ Sơ Nghề Văn Thư Hành Chính Trình Độ Trung Cấp
• Loại tài liệu: giáo trình
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Bạc Liêu

Mục lục chi tiết

• LỜI GIỚI THIỆU
• 1. Bài mở đầu: NHỮNG VẦN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN
• 2. Bài 1: LẬP DANH MỤC HỒ SƠ
• 3. Bài 2: LẬP HỒ SƠ GIẤY
• 4. Bài 3: LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
• 5. Bài 4: NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Tóm tắt

I. Tổng quan về Giáo Trình Lập Hồ Sơ Nghề Văn Thư Hành Chính

Giáo trình "Lập hồ sơ nghề văn thư hành chính trình độ trung cấp" là tài liệu quan trọng trong chương trình đào tạo tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu. Giáo trình này không chỉ cung cấp kiến thức lý thuyết mà còn rèn luyện kỹ năng thực hành cho sinh viên. Nội dung giáo trình bao gồm các bài học từ cơ bản đến nâng cao, giúp sinh viên nắm vững quy trình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.

1.1. Mục tiêu của giáo trình lập hồ sơ văn thư

Mục tiêu chính của giáo trình là trang bị cho sinh viên kiến thức và kỹ năng cần thiết trong việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Sinh viên sẽ hiểu rõ quy trình và yêu cầu của việc lập hồ sơ trong cơ quan, tổ chức.

1.2. Nội dung chính của giáo trình

Nội dung giáo trình bao gồm các bài học như lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ giấy, lập hồ sơ điện tử và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Mỗi bài học đều có mục tiêu rõ ràng và hướng dẫn chi tiết.

II. Vấn đề và thách thức trong lập hồ sơ văn thư hành chính

Việc lập hồ sơ trong cơ quan, tổ chức gặp nhiều thách thức. Các vấn đề như thiếu hiểu biết về quy trình, không tuân thủ yêu cầu pháp lý, và sự thiếu đồng bộ trong quản lý hồ sơ là những khó khăn phổ biến. Những thách thức này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và chất lượng hồ sơ.

2.1. Thiếu hiểu biết về quy trình lập hồ sơ

Nhiều nhân viên không nắm rõ quy trình lập hồ sơ, dẫn đến việc lập hồ sơ không đầy đủ hoặc không chính xác. Điều này có thể gây khó khăn trong việc tra cứu và quản lý tài liệu.

2.2. Không tuân thủ yêu cầu pháp lý

Việc không tuân thủ các quy định pháp lý trong lập hồ sơ có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Các hồ sơ không hợp lệ có thể bị từ chối khi nộp lưu trữ.

III. Phương pháp lập hồ sơ hiệu quả trong văn thư hành chính

Để lập hồ sơ hiệu quả, cần áp dụng các phương pháp khoa học và hệ thống. Việc xây dựng danh mục hồ sơ, phân loại tài liệu và sử dụng công nghệ thông tin là những yếu tố quan trọng giúp nâng cao chất lượng hồ sơ.

3.1. Xây dựng danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến được lập trong năm. Việc xây dựng danh mục này giúp cơ quan quản lý tốt hơn các hoạt động và tài liệu.

3.2. Phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu theo các tiêu chí rõ ràng giúp dễ dàng trong việc tìm kiếm và quản lý hồ sơ. Các loại hồ sơ như hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự cần được phân loại một cách khoa học.

IV. Ứng dụng thực tiễn của giáo trình lập hồ sơ văn thư

Giáo trình lập hồ sơ văn thư hành chính không chỉ là tài liệu học tập mà còn là công cụ hỗ trợ trong công việc thực tế. Sinh viên sau khi tốt nghiệp có thể áp dụng kiến thức đã học vào thực tiễn công việc tại các cơ quan, tổ chức.

4.1. Kỹ năng thực hành lập hồ sơ

Sinh viên sẽ được rèn luyện kỹ năng thực hành lập hồ sơ thông qua các bài tập thực tế. Kỹ năng này rất cần thiết cho công việc sau này trong lĩnh vực văn thư hành chính.

4.2. Tích lũy kinh nghiệm từ thực tế

Thông qua việc thực hành lập hồ sơ, sinh viên có cơ hội tích lũy kinh nghiệm quý báu, giúp họ tự tin hơn khi bước vào môi trường làm việc thực tế.

V. Kết luận về giáo trình lập hồ sơ văn thư hành chính

Giáo trình "Lập hồ sơ nghề văn thư hành chính trình độ trung cấp" là tài liệu thiết yếu cho sinh viên. Nó không chỉ cung cấp kiến thức lý thuyết mà còn rèn luyện kỹ năng thực hành cần thiết cho công việc sau này. Việc hoàn thiện giáo trình sẽ giúp nâng cao chất lượng đào tạo và đáp ứng nhu cầu thực tế của thị trường lao động.

5.1. Tương lai của giáo trình

Giáo trình cần được cập nhật thường xuyên để phù hợp với sự thay đổi của công nghệ và yêu cầu thực tiễn. Việc này sẽ giúp sinh viên luôn được trang bị kiến thức mới nhất.

5.2. Đánh giá và cải tiến giáo trình

Cần có sự đánh giá và cải tiến giáo trình dựa trên phản hồi từ giảng viên và sinh viên. Điều này sẽ giúp giáo trình ngày càng hoàn thiện và phù hợp hơn với nhu cầu đào tạo.

Nội dung chính

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình mô đun Lập hồ sơ (Mã mô đun: MĐ17) do Trường Cao đẳng Kinh tế – Kỹ thuật Bạc Liêu biên soạn và ban hành năm 2020, dưới sự chủ biên của tác giả Phạm Mạnh Cường. Đây là mô đun chuyên môn bắt buộc thuộc chương trình đào tạo nghề Văn thư hành chính ở trình độ trung cấp, với tổng thời lượng thực hiện là 45 giờ, bao gồm 15 giờ lý thuyết, 28 giờ thực hành và 2 giờ kiểm tra đánh giá.

Về vị trí trong chương trình đào tạo, mô đun đóng vai trò trang bị kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ chuyên sâu, xác định vị trí của công tác lập hồ sơ như một mắt xích kết nối giữa nghiệp vụ văn thư và nghiệp vụ lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Mục tiêu học tập của giáo trình được cấu trúc rõ ràng qua ba tiêu chí:

• Kiến thức: Trình bày các khái niệm, yêu cầu, trách nhiệm của các chủ thể, nguyên tắc phân loại hồ sơ, cũng như quy trình nghiệp vụ lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ giấy, lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.
• Kỹ năng: Thực hiện thành thạo các bước kỹ thuật trong quy trình lập danh mục hồ sơ, thiết lập hồ sơ thực tế (cả dạng văn bản giấy lẫn môi trường dữ liệu điện tử) và hoàn tất thủ tục bàn giao vào lưu trữ.
• Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Rèn luyện tính cẩn thận, tỷ mỷ, chính xác và khả năng phối hợp công việc, chịu trách nhiệm pháp lý đối với hồ sơ tài liệu được giao quản lý.

Cấu trúc giáo trình gồm 5 nội dung chính: Bài mở đầu và 4 bài học chuyên môn. Điểm đặc sắc của tài liệu là tính tích hợp cao giữa quy trình thủ công truyền thống và quy trình quản lý hồ sơ số hóa trên phần mềm, bám sát các căn cứ pháp lý và tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành.

---

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Nội dung giáo trình được triển khai qua Bài mở đầu và 4 bài chuyên môn theo trật tự logic của hoạt động văn thư - lưu trữ:

1. Bài mở đầu – Những vấn đề chung về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: Cung cấp định nghĩa về "hồ sơ", "tài liệu", "tài liệu văn thư"; phân loại 3 loại hồ sơ hiện hành cơ bản (hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự); phân tích vị trí, tác dụng, 3 yêu cầu chung khi lập hồ sơ và trách nhiệm pháp lý của người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu bộ phận hành chính cùng từng cán bộ, công chức, viên chức.
2. Bài 1 – Lập danh mục hồ sơ: Phân tích khái niệm, tác dụng và 5 căn cứ lập Danh mục hồ sơ (DMHS); trình bày 2 cách tổ chức lập DMHS; hướng dẫn thiết lập khung đề mục (theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động); phương pháp đặt tiêu đề hồ sơ, dự kiến thời hạn bảo quản, đánh số/ký hiệu hồ sơ và các biện pháp khắc phục lỗi kỹ thuật khi lập DMHS.
3. Bài 2 – Lập hồ sơ giấy: Trình bày quy trình 3 bước gồm: Mở hồ sơ (theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012), Thu thập/cập nhật văn bản tài liệu và Kết thúc/biên mục hồ sơ. Hướng dẫn chi tiết 5 phương pháp sắp xếp văn bản (theo quá trình giải quyết công việc, theo thời gian, theo vần chữ cái ABC, theo số thứ tự, theo mức độ quan trọng); kỹ thuật đánh số tờ bằng bút chì mềm; kỹ thuật lập Mục lục văn bản (đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn) và viết Chứng từ kết thúc (theo TCN 01:2002/TCVN 9251:2012).
4. Bài 3 – Lập hồ sơ điện tử: Định nghĩa văn bản điện tử, văn bản số hóa từ văn bản giấy, hồ sơ điện tử và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Trình bày chuẩn hóa bảng thông tin đầu vào (Bảng 4.1 gồm 11 trường thông tin dữ liệu đặc tả như FileCode, OrganId, Title, Maintenance, Rights...) và cấu trúc thông tin đầu ra (Mục lục văn bản, Mục lục hồ sơ điện tử); quy trình mở, quét tệp PDF gắn chữ ký số, cập nhật và hoàn thiện hồ sơ trên phần mềm.
5. Bài 4 – Nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: Quy định các yêu cầu và thời hạn nộp lưu (trong vòng 3 tháng đối với tài liệu xây dựng cơ bản kể từ khi quyết toán; trong vòng 1 năm đối với tài liệu khác; hồ sơ giữ lại phục vụ công việc không quá 2 năm). Hướng dẫn trình tự, thủ tục giao nhận đối với hồ sơ giấy (lập Mục lục hồ sơ nộp lưu, lập Biên bản giao nhận theo mẫu Nghị định 30/2020/NĐ-CP) và hồ sơ điện tử trên Hệ thống.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình trang bị hệ thống lý thuyết nền tảng dựa trên các căn cứ pháp lý và tiêu chuẩn quốc gia:

• Nguyên tắc phân loại tài liệu nghiệp vụ: Xác định ranh giới giữa hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự; quy tắc phân định đơn vị bảo quản (giới hạn độ dày không quá 3 cm, không tách dưới 1 cm).
• Khung pháp lý điều chỉnh: Áp dụng các quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội vụ quy định Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức (bao gồm 13 nhóm lĩnh vực như: Tài liệu tổng hợp; Quy hoạch - Kế hoạch - Thống kê; Tổ chức - Cán bộ; Lao động - Tiền lương; Tài chính - Kế toán; Xây dựng cơ bản; Khoa học công nghệ; Hợp tác quốc tế; Thanh tra; Thi đua khen thưởng; Pháp chế; Hành chính - Quản trị công sở; Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ).
• Hệ thống tiêu chuẩn kỹ thuật: Mẫu bìa hồ sơ lưu trữ theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 (ban hành kèm Quyết định 1687/QĐ-BKHCN) và Tiêu chuẩn ngành TCN 01:2002 về Chứng từ kết thúc.

Kỹ năng phát triển

• Kỹ năng nghiệp vụ kỹ thuật: Khả năng đánh số tờ chính xác (xử lý tờ sót bằng ký tự phụ 15a, 15b; đánh số tài liệu ảnh, sách đóng tập); kỹ năng lập Mục lục văn bản gồm 7 cột chỉ tiêu; kỹ năng viết Chứng từ kết thúc; kỹ năng số hóa văn bản giấy sang định dạng PDF và tích hợp chữ ký số cơ quan.
• Kỹ năng phân tích và tổng hợp: Xây dựng khung đề mục DMHS theo cơ cấu tổ chức cơ quan hoặc theo lĩnh vực hoạt động; phân loại và xác định chính xác thời hạn bảo quản (vĩnh viễn hoặc có thời hạn theo số năm); đặt tiêu đề hồ sơ ngắn gọn, phản ánh đầy đủ các yếu tố: tên loại văn bản, tác giả, nội dung, địa điểm, thời gian.
• Kỹ năng quản trị hệ thống và giao nhận: Thao tác trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử để quản trị dữ liệu đặc tả; lập Mục lục hồ sơ nộp lưu và thiết lập Biên bản giao nhận tài liệu lưu trữ theo đúng thể thức văn bản hành chính.

---

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình được thiết kế theo phương pháp giảng dạy tích hợp giữa trang bị lý thuyết nghiệp vụ và rèn luyện kỹ năng thực hành. Với tỷ trọng 28 giờ thực hành trên tổng số 45 giờ (chiếm hơn 62% tổng thời lượng), học phần tập trung tối đa vào việc hình thành phản xạ thao tác nghiệp vụ cho người học.

Hệ thống bài tập thực hành và tình huống được phân bổ cụ thể sau từng bài học:

• Thực hành lập Danh mục hồ sơ: Bài tập lập khung đề mục DMHS theo cơ cấu tổ chức (mô phỏng cơ cấu Sở Nội vụ gồm 7 phòng/đơn vị hoặc cơ quan thuộc UBND tỉnh) và theo lĩnh vực hoạt động (mô phỏng UBND cấp tỉnh, huyện gồm 6 khối ban ngành); bài tập lập hoàn chỉnh bản DMHS của một đơn vị cụ thể kèm mã đề mục và số dự phòng.
• Thực hành lập hồ sơ giấy: Bài tập sắp xếp tập lưu văn bản đi trong năm theo 3 phương án (theo thời gian/số văn bản; theo tên loại kết hợp thời gian; theo tên loại kết hợp số văn bản); bài tập hoàn thiện bìa hồ sơ lưu trữ theo mẫu TCVN 9251:2012; biên mục hồ sơ công việc thực tế (hồ sơ hội nghị) và hồ sơ nhân sự cá nhân.
• Thực hành trên môi trường điện tử: Lập hồ sơ công việc, hồ sơ hội nghị và hồ sơ nhân sự trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử thông qua việc nhập liệu 11 trường thông tin đầu vào.
• Thực hành nộp lưu tài liệu: Lập bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (áp dụng mẫu Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP) và soạn thảo Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu (quy đổi mét giá tài liệu giấy hoặc thống kê số lượng tệp tin điện tử).

Về phương pháp đánh giá, mô đun bố trí 2 giờ kiểm tra định kỳ kết hợp đánh giá thường xuyên thông qua sản phẩm bài tập thực hành. Cuối mỗi bài học đều cung cấp danh mục các lỗi thường gặp (như: bỏ sót hồ sơ, không để số dự phòng, đặt tiêu đề chưa chuẩn, sắp xếp sai logic, cập nhật thiếu dữ liệu trên hệ thống, nộp lưu chậm trễ), phân tích rõ nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục cụ thể, đóng vai trò làm tài liệu hướng dẫn sinh viên tự kiểm tra và tự học.

---

Điểm nổi bật và cập nhật

Nội dung giáo trình phản ánh các bước chuẩn hóa nghiệp vụ thông qua việc tích hợp các văn bản quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn kỹ thuật sau:

• Tích hợp Nghị định số 30/2020/NĐ-CP: Toàn bộ quy trình lập hồ sơ, biểu mẫu Mục lục hồ sơ nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ tài liệu trong Bài 4 được cập nhật đồng bộ theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, bảo đảm tính pháp lý chuẩn xác trong hoạt động công vụ.
• Chuẩn hóa nghiệp vụ hồ sơ điện tử (Bài 3): Xây dựng hệ thống lý thuyết và quy trình thao tác về lập hồ sơ điện tử trên phần mềm. Chuẩn hóa Bảng 4.1 gồm 11 trường thông tin đầu vào quản lý dữ liệu đặc tả:

STT	Trường thông tin (Viết tắt tiếng Anh)	Kiểu dữ liệu	Độ dài
1.1	Mã định danh cơ quan lập danh mục (OrganId)	String	13
1.2	Năm hình thành hồ sơ (FileCatalog)	Number	4
1.3	Số và ký hiệu hồ sơ (FileNotation)	String	20
2	Tiêu đề hồ sơ (Title)	String	500
3	Thời hạn bảo quản (Maintenance)	String	30
4	Chế độ sử dụng (Rights)	String	30
5	Người lập hồ sơ (Creator)	String	30
6	Ngôn ngữ (Language)	String	50
7	Thời gian bắt đầu (StartDate)	Date	10
8	Thời gian kết thúc (EndDate)	Date	10
9	Tổng số văn bản trong hồ sơ (DocTotal)	Number	4
10	Tổng số trang của hồ sơ (PageTotal)	Number	4
11	Ghi chú (Description)	String	500

• Ứng dụng tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia: Áp dụng quy chuẩn kỹ thuật thiết kế và in bìa hồ sơ lưu trữ theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 (Quyết định 1687/QĐ-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ) và Tiêu chuẩn ngành TCN 01:2002.
• Hệ thống hóa thời hạn bảo quản tài liệu: Trích lục toàn diện Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến gồm 169 mục/loại hồ sơ thuộc 13 nhóm chuyên môn căn cứ theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
• Tính thực tiễn địa phương: Các ví dụ minh họa và tình huống nghiệp vụ sử dụng trực tiếp dữ liệu từ các cơ quan hành chính nhà nước (UBND tỉnh Bạc Liêu, Sở Nội vụ, Sở Giáo dục và Đào tạo, các Trường THPT trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu).

---

Đối tượng sử dụng giáo trình

Giáo trình Lập hồ sơ (MĐ17) được xây dựng phục vụ các nhóm đối tượng và mục đích cụ thể:

• Học sinh, sinh viên: Dành cho học sinh, sinh viên theo học ngành/nghề Văn thư hành chính trình độ trung cấp tại các trường cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp và dạy nghề.
• Kiến thức điều kiện (Prerequisites): Người học cần nắm vững kiến thức cơ bản về lý thuyết quản lý nhà nước, hệ thống văn bản quản lý nhà nước, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, đồng thời có kỹ năng tin học văn phòng cơ bản để thực hành lập hồ sơ trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
• Giảng viên và cơ sở đào tạo: Dùng làm tài liệu giảng dạy chính thức cho mô đun MĐ17. Giảng viên căn cứ vào phân phối thời lượng (15 giờ lý thuyết, 28 giờ thực hành, 2 giờ kiểm tra) để biên soạn giáo án tích hợp, thiết kế bài tập tình huống mô phỏng theo biểu mẫu chuẩn TCVN 9251:2012 và Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
• Cán bộ nghiệp vụ và tự học: Dùng làm tài liệu tra cứu nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên văn thư - lưu trữ tại các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội và doanh nghiệp trong việc phân loại tài liệu, thiết lập danh mục hồ sơ hàng năm, số hóa tài liệu giấy và bàn giao tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đúng thời hạn quy định.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Giáo trình được biên soạn chuyên biệt cho học sinh, sinh viên trình độ trung cấp nghề Văn thư hành chính, đồng thời là tài liệu tham khảo nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại bộ phận văn phòng, văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.

2. Cần kiến thức nền nào để học?

Người học cần có hiểu biết cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy nhà nước, thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo quy định hiện hành và kỹ năng sử dụng máy tính căn bản để thực hiện các thao tác trên phần mềm quản lý văn bản.

3. Điểm khác biệt với giáo trình khác?

Giáo trình tích hợp song song hai quy trình: quy trình kỹ thuật xử lý hồ sơ giấy truyền thống (áp dụng Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012, TCN 01:2002) và quy trình quản trị hồ sơ điện tử với cấu trúc 11 trường dữ liệu đặc tả chuẩn hóa (theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP), kèm theo bảng thời hạn bảo quản chi tiết 169 loại hồ sơ theo Thông tư 09/2011/TT-BNV.

4. Làm sao để tự học hiệu quả?

Người học cần kết hợp đọc lý thuyết từng bài với việc giải các bài tập tình huống thực hành ở cuối mỗi bài; đối chiếu sản phẩm tự lập (danh mục, bìa hồ sơ, biên bản) với các mẫu biểu chuẩn; đồng thời rà soát phần "Những lỗi thường gặp, nguyên nhân và cách khắc phục" trong giáo trình để tự chỉnh sửa sai sót nghiệp vụ.

5. Có tài liệu bổ trợ nào kèm theo?

Tài liệu đi kèm các phụ lục quy chuẩn gồm:

• Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến gồm 13 nhóm nghiệp vụ theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV.
• Mẫu Bìa hồ sơ lưu trữ theo TCVN 9251:2012.
• Mẫu Mục lục văn bản và Chứng từ kết thúc (theo TCN 01:2002).
• Mẫu Danh mục hồ sơ, Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu và Mẫu Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu theo Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

---

Kết luận

Giáo trình mô đun Lập hồ sơ (MĐ17) của Trường Cao đẳng Kinh tế – Kỹ thuật Bạc Liêu là tài liệu đào tạo chuyên môn cung cấp hệ thống kiến thức và quy trình kỹ thuật lập, quản lý và bàn giao hồ sơ văn thư - lưu trữ. Giáo trình chuẩn hóa nghiệp vụ từ khâu thiết lập Danh mục hồ sơ, phân loại và biên mục hồ sơ giấy, đến kỹ thuật xử lý hồ sơ điện tử và bàn giao nộp lưu tài liệu theo các văn bản quy phạm pháp luật.

Lộ trình học tập khuyến nghị bắt đầu từ việc nắm vững nguyên tắc pháp lý tại Bài mở đầu, tiến hành xây dựng khung đề mục và Danh mục hồ sơ (Bài 1), rèn luyện kỹ năng biên mục hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử (Bài 2, Bài 3), kết thúc bằng quy trình bàn giao tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (Bài 4). Người học có thể tra cứu bổ sung các quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Thông tư số 09/2011/TT-BNV và Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 để củng cố kỹ năng nghiệp vụ thực tế.

Trích đoạn nội dung tài liệu

đặt vấn đề, sau đó mới đến các văn bản giải quyết vấn đề và cuối cùng là các văn bản kết thúc vấn đề. Cách này thường áp dụng để sắp xếp văn bản trong hồ sơ về một sự việc cụ thể và hoàn chỉnh. Ví du: - Hồ sơ xây dựng Hội trường C của. - Hồ sơ Hội nghị.

- Hồ sơ về vụ tranh chấp tại căn nhà số. * Chú ý: Cách sắp xếp này chủ yếu là ta chú ý tới diễn biến của sự việc chứ không chú ý tới thời gian. b) Sắp xếp theo thứ tự thời gian của văn bản: Nghĩa là văn bản mà được ban hành trước thì sắp xếp lên trên, ban hành sau thì xếp xuống dưới. Cách này thường áp dụng để sắp xếp văn bản trong các hồ sơ được lập theo đặc trưng “vấn đề ” , “Cơ quan giao dịch” hoặc “ Tên gọi”.

Ví dụ: Tập văn bản của Chính phủ về công tác chống lũ lụt ở khu vực Đồng bằng sông Cửu Long từ năm 2015 - 2018. c) Sắp xếp theo vần chữ cái A, B, C: là sắp xếp theo tên người hoặc tên địa phương được đề cập đến trong phần tác giả của văn bản hoặc trong nội dung của văn bản. Cách này thường áp dụng để sắp xếp các văn bản trong những hồ sơ lưu các đơn từ của các cá nhân; Tập bản khai của các cá nhân (để làm các giấy tờ tuỳ thân) hoặc tập báo cáo của các địa phương, ví dụ : 17 Báo cáo công tác tuyển sinh của Phòng Giáo dục các huyện, thành phố thuộc tỉnh Bạc Liêu. Trong hồ sơ này, các báo cáo được sắp xếp theo vần ABC.

tên Phòng Giáo dục các huyện, thành phố. * Chú ý: Đối với tên người thì căn cứ vào chữ cái đầu của phần tên, Đối với tên địa phương, cơ quan thì căn cứ vào chữ cái đầu của âm tiết đầu. Ví dụ: - Nguyễn Văn A ; Nguyễn Thị B - An Giang ; Bến Tre …… d) Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản: là sắp xếp văn bản có số nhỏ trước rồi đến số lớn, cách này dùng để sắp xếp các tập lưu văn bản đi ở bộ phận văn thư. đ) Sắp xếp theo theo mức độ quan trọng của tác giả văn bản và theo mức độ quan trọng của loại văn bản: nếu trong một hồ sơ có các cấp độ tác giả khác nhau và các văn bản có mức độ quan trọng khác nhau thì trước hết ta xếp theo cấp độ tác giả sau mới theo mức độ quan trọng của văn bản.

Nghĩa là văn bản của cơ quan cấp trên thì sắp xếp lên trên, văn bản của cơ quan cấp thấp hơn thì xếp xuống dưới ; trong từng cơ quan văn bản nào mức độ quan trọng cao hơn sắp lên trên, thấp hơn xếp xuống dưới, ví dụ: Văn bản của bộ Văn bản của tỉnh Văn bản của huyện Quyết định Quyết định Quyết định Chỉ thị Chỉ thị Chỉ thị Thông tư Hành chính thông thường Hành chính thông thường Hành chính thông thường Cách này thường vận dụng để sắp xếp những văn bản trong những hồ sơ về một vấn đề hoặc về một vụ việc nào đó có liên quan đến nhiều cấp, ngành khác nhau. 3) Đánh số tờ: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên. Đánh số (ghi vị trí) cho từng tờ tài liệu có trong hồ sơ đã được sắp xếp theo một thứ tự hợp lý. - Mục đích: Đánh số tờ là để cố định thứ tự tài liệu có trong hồ sơ, bảo đảm tài liệu không bị thất lạc, mất mát, thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm.

- Yêu cầu: Số tờ phải đánh rõ ràng, chính xác bằng bút chì đen mềm. Mỗi tờ dù lớn hay nhỏ dù được tình bày bằng phương tiện gì đều được đánh một số. - Cách đánh số tờ: Mỗi trang tài liệu có chữ được đánh một số bằng chữ số Ả rập, cách mép tài liệu ở phía trên, bên phải 1cm. Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.

18 - Chú ý khi đánh số trang: Nếu một trang khổ to gấp đôi đóng ở giữa thì coi như 2 tờ và đánh 2 số, một trang to thì gập bằng khổ giấy và đánh l số. Nếu có ảnh thì đánh số ở mặt sau ảnh và cho ảnh vào phong bì và đánh số ở ngoài bì. Nếu một trang giấy có dán nhiều ảnh hay bài báo thì coi như một tờ và đánh một số. Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi đánh số thì đánh số trùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự abc ở sau, ví dụ: có 2 tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b và ghi rõ vào tờ chứng từ kết thúc.

Nếu trong hồ sơ có các quyển sách in chỉ cần đánh một số chung cho cả quyển (không đánh số tờ trong sách) và ghi vào chứng từ kết thúc (kèm một quyển sách có …tờ). Nếu một hồ sơ được chia thành nhiều tập (mỗi tập gọi là một ĐVBQ) thì đánh số tờ sẽ được đánh riêng cho từng tập. Mỗi tập (mỗi đơn vị bảo quản) làm một tờ bìa riêng. "Đơn vị bảo quản" là đơn vị thống kê trong nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu trong lưu trữ.

Một hồ sơ nếu có ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vị bảo quản, nếu nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản. Ví dụ: Hồ sơ lớp tại chức Thư ký Văn phòng khóa IV tại tỉnh Sóc Trăng ta có thể chia thành 3 tập như sau: Tập 1: Những văn bản liên quan đến tuyển sinh (Tập tài liệu về công tác tuyển sinh lớp tại chức Trung học Thư ký Văn phòng tại khóa 2014 -2016 tại tỉnh Sóc Trăng). Tập 2: Những văn bản liên quan đến kết quả học tập (Tập tài liệu về kết quả học tập của lớp tại chức Trung học Hành chính Văn phòng khóa IV tại tỉnh Sóc Trăng). Tập 3: Những văn bản liên quan đến thi tốt nghiệp (Tập tài liệu về kỳ thi tốt nghiệp của lớp tại chức Trung học Thư ký Văn phòng tại tỉnh Sóc Trăng).

Ba tập này để trong 3 bìa hồ sơ và là 3 đơn vị bảo quản có chung một tiêu đề hồ sơ là: Hồ sơ lớp tại chức Trung học Thư ký Văn phòng khóa 2014 -2016 tại tỉnh Sóc Trăng. - Khi đánh số tờ nên chú ý đến những hồ sơ có hình ảnh đi kèm. Ta có thể: + Cho vào bì rồi đánh số ngoài bì. + Dán hình lên tờ giấy rồi đánh lên giấy (Nếu một tờ giấy được dán nhiều ảnh thì được đánh số như một tờ văn bản).

+ Hoặc đánh vào mặt sau hình. Biên mục hồ sơ 19 Biên mục hồ sơ là ghi chép bìa hồ sơ, tờ mục lục văn bản và viết chứng từ kết thúc. Yêu cầu của biên mục hồ sơ là phải thực hiện chính xác thành phần, nội dung và các yếu tố thông tin cần thiết khác của hồ sơ. a) Viết mục lục văn bản: Mục lục văn bản là bản thống kê các văn bản có trong một hồ sơ đã được sắp xếp và đánh số tờ.

- Mục đích: Viết mục lục tài liệu là nhằm thống kê và cố định thứ tự sắp xếp tài liệu trong hồ sơ (đvbq) để thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm thông tin được nhanh chóng, thuận lợi. - Yêu cầu: Cần viết đầy đủ, chính xác các thành phần cần thiết của tài liệu vào mục lục, không được viết tắt những từ ngữ không thông dụng. Chỉ viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. MỤC LỤC VĂN BẢN (Chí áp dụng đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn) Số Số, KH Ngày tháng Tác giả Trích yếu, nội Tờ số/ Ghi chú TT văn bản văn bản văn dung văn bản Trang bản số (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Cách ghi các cột trong mục lục văn bản: - Cột (1): Ghi số thứ tự của các văn bản có trong hồ sơ.

Ví dụ: Hồ sơ có 10 văn bản thì ta ghi từ 1-10 - Cột (2): Ghi số và ký hiệu của văn bản đã được ghi trên văn bản. - Cột (3): Ghi ngày tháng của văn bản đã được ghi trên văn bản. - Cột (5): Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản đã có trên văn bản. Nếu không có trích yếu thì ta phải đọc văn bản và ghi trích yếu cho văn bản.

- Cột (6): + Tờ số (Áp dụng đối với văn bản giấy): Ghi số thứ tự của tờ đầu tiên và tờ cuối cùng của mỗi văn bản có trong hồ sơ. + Trang số Áp dụng đối với văn bản điện tử: Ghi số thứ tự của trang đầu tiên và trang cuối cùng của mỗi văn bản có trong hồ sơ. Ví dụ: Văn bản thứ nhất có 2 tờ thì ghi 01- 02. Văn bản thứ hai có 5 tờ thì ghi 03 - 07.

Văn bản thứ ba có 4 tờ thì ghi 08 - 11. 20 Cột (7): Ghi chú những điều cần thiết: độ mật, tài liệu quý, hiếm, có ảnh. Nếu tài liệu là bản sao thì ghi ngày tháng và tác giả của bản sao vào cột ghi chú (nếu đã ghi số, ký hiệu, ngày tháng của bản chính vào các cột trên ). b) Viết chứng từ kết thúc: Viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.

"Chứng từ kết thúc" là bản ghi số lượng các trang, đặc điểm và tình trạng vật lý của các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ hoặc trong đơn vị bảo quản. Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản (nếu được in riêng) và đặc điểm của tài liệu (nếu có) trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc được in riêng hoặc phần chứng từ kết thúc được in sẵn trong bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ”. - Mục đích: là kiểm tra, quản lý, bảo quản văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản, tránh mất mát, đánh tráo, giả mạo, đồng thời theo dõi được văn bản, tài liệu để có biện pháp bảo quản phục chế kịp thời.