ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƢ LƢU TRỮ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số 323/QĐ-CĐCĐ ngày 06 tháng 8 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2019 1 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 2 LỜI GIỚI THIỆU Bộ phận văn phòng đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan cũng như doanh nghiệp, Quản trị văn phòng rất quan trọng và cần thiết cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp từ Trung ương đến địa phương. Có nhiều quan niệm khác nhau về văn phòng, nhưng công việc chủ yếu của văn phòng là: xử lý và lưu trữ thông tin, tổ chức các buổi họp, chiêu đãi, công tác lễ tân, trợ giúp lãnh đạo cơ quan….
Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quản trị có nội dung phong phú, vì vậy sinh viên cần trang bị đầy đủ kiến thức về quản trị văn phòng, để có thể làm tốt công việc văn phòng. Nội dung bài giảng gồm 4 chương: - Chƣơng 1: ĐẠI CƢƠNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - Chƣơng 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC TRONG VĂN PHÒNG - Chƣơng 3: QUẢN TRỊ LAO ĐỘNG TRONG VĂN PHÒNG - Chƣơng 4: CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNG Trong quá trình biên soạn giáo trình không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các độc giả, các bạn sinh viên,… để giáo trình này ngày càng hoàn thiện hơn trong những lần tái bản sau. TP Cao Lãnh, ngày 15 tháng 9 năm 2019 Tham gia biên soạn 1. Chủ biên: ThS.
Nguyễn Thị Kim Hương 2. Nông Thị Mỹ Duyên 3 MỤC LỤC Trang LỜI GIỚI THIỆU. 3 DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH. 6 Chƣơng 1: ĐẠI CƢƠNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng 1.1 Khái niệm về quản trị văn phòng .2 Chức năng của nhà quản trị văn phòng.3 Vai trò của nhà quản trị văn phòng .4 Các mối quan hệ giao tiếp của nhà quản trị văn phòng .5 Hoạch định và kiểm tra công việc hành chính.
Quản lý công việc văn phòng 1.1 Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. Tổ chức bộ máy hành chính văn phòng. 18 Câu hỏi ôn tập chƣơng 1. 23 Chƣơng 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC TRONG VĂN PHÒNG 2.1 Cơ cấu tổ chức và những giao tiếp thông thƣờng 2.1 Cơ cấu tổ chức .2 Giao tiếp qua danh thiếp .3 Giao tiếp qua điện thoại .2 Tổ chức nơi làm việc và giao tiếp trong môi trƣờng công ty 2.1 Giao tiếp với đồng nghiệp .2 Giao tiếp với cấp dưới .3 Giao tiếp với cấp trên .3 Bố trí sắp xếp chỗ làm và Đón tiếp khách tại cơ quan .4 Hiện đại hóa văn phòng.
34 Câu hỏi ôn tập chƣơng 2. 38 Chƣơng 3: QUẢN TRỊ LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG 3.1 Các khái niệm, phân loại …………………………………………………………….1 Nhiệm vụ của thư ký .2 Các kỹ năng của thư ký.3 Yêu cầu về phẩm chất cá nhân của thư ký .2 Quản trị viên văn phòng doanh nghiệp 3.1 Mức độ am hiểu các chức năng quản trị .2 Mức độ vận dụng các kỹ năng .3 Nhiệm vụ của quản trị viên văn phòng .4 Những yêu cầu về phẩm chất cá nhân của quản trị viên văn phòng .3 Quản trị viên và tập thể văn phòng. 49 Câu hỏi ôn tập chƣơng 3. 50 Chƣơng 4: CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN 4.1 Tổ chức công tác thông tin .2 Tổ chức bố trí văn phòng 4.1 Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận phòng ban .2 Bố trí theo luồng công việc .3 Hạn chế sử dụng phòng riêng .4 Bố trí vách ngăn .5 Bố trí phòng làm việc của cấp lãnh đạo .6 Bố trí phòng họp chung .3 Tổ chức quản lý thời gian và khung cảnh văn phòng 4.1 Tổ chức tiếp khách .2 Tổ chức hội họp .3 Tổ chức chuyến công tác .4 Công tác văn thư lưu trữ.
58 Câu hỏi ôn tập chƣơng 4. 62 TÀI LIỆU THAM KHẢO. 63 5 DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH Trang Bảng 1.2a Bảng danh sách các việc phải làm hôm nay .2b Bảng danh sách công việc trong tuần .2c Lịch thời biểu hàng ngày .2a Các mức độ kiểm tra.2b Các bước trong tiến trình kiểm tra .2a Tập trung theo địa bàn .2b Tập trung theo chức năng .1 Mẫu phiếu nhắn tin .2 Mẫu phiếu hẹn .1a Sắp xếp chỗ ngồi cho bàn tiệc hình chữ nhật (khách không có phu nhân) .1b Sắp xếp chỗ ngồi cho bàn tiệc hình chữ nhật (khách có phu nhân) .1c Sắp xếp chỗ ngồi cho bàn tiệc hình chữ nhật (có khách danh dự) .2a Sắp xếp chỗ ngồi cho bàn tiệc hình tròn (khách có phu nhân) .2b Sắp xếp chỗ ngồi cho bàn tiệc hình tròn (khách khôngcó phu nhân) .2c Sắp xếp chỗ ngồi cho bàn tiệc hình tròn (có khách danh dự) .4a Phòng làm việc có vách ngăn thấp .4b Phòng làm việc có vách ngăn cao .5 Phòng làm việc của lãnh đạo .1 Khu vực lễ tân văn phòng Huawei tại Charmvit Plaza- Hà nội.2a Nội thất phòng họp nhỏ .2b Nội thất phòng họp lớn. 55 6 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: Quản trị văn phòng Mã môn học: KT413 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học: - Vị trí: Môn học Quản trị văn phòng là môn học bắt buộc thuộc khối học phần chuyên ngành trong chương trình đào tạo cao đẳng nghề Quản trị kinh doanh, được bố trí giảng dạy sau các môn học cơ sở - Tính chất: Môn học Quản trị văn phòng là môn học quan trọng trong chương trình đào tạo cao đẳng nghề Quản trị kinh doanh, trang bị kiến thức quản trị văn phòng cho sinh viên.
- Ý nghĩa và vai trò của môn học: Môn học Quản trị Văn phòng nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức cần thiết trong quá trình quản trị hoạt động hành chính trong các văn phòng, nhấn mạnh đến hành chính trong các doanh nghiệp (hành chính kinh doanh). Đồng thời qua môn học sinh viên còn được trang bị những kỹ năng cơ bản trong hoạt động nghiệp vụ văn phòng. Những kiến thức về quản trị hoạt động hành chính trong các văn phòng là nền tảng cho việc điều hành và xử lý các công việc hành chính văn phòng nhằm phục vụ mục tiêu phát triển doanh nghiệp. Mục tiêu của môn học: - Về kiến thức: Giúp sinh viên nắm được những kiến thức cơ bản nhất về quản trị hành chánh văn phòng, cũng như một số nghiệp vụ cơ bản trong công tác văn phòng - Về kỹ năng: Trang bị cho sinh viên những kiến thức cần thiết của quy trình quản trị các hoạt động hành chính trong các văn phòng, đặc biệt là văn phòng doanh nghiệp.
Cùng với đó là những kỹ năng cơ bản trong hoạt động nghiệp vụ văn phòng như: Tiến trình xử lý công văn, thu thập xử lý thông tin, hoạch định tổ chức các cuộc hội họp, các chuyến công tác,… - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Sinh viên cần ý thức rõ đây là môn học cung cấp những kỹ năng làm việc trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Vì vậy trong quá trình học tập sinh viên cần rèn luyện kỹ năng cho bản thân, cần chú ý và tích cực tham gia các nội dung thảo luận giảng viên tổ chức trên lớp cũng như tự nghiên cứu cập nhật kiến thức mới. Nội dung của môn học: 7 Chƣơng 1: ĐẠI CƢƠNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Mã chƣơng: KT413-1 Giới thiệu chƣơng: Văn phòng và quản trị văn phòng là những thuật ngữ quen thuộc trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về vai trò, ý nghĩa của quản trị văn phòng để có thể thực hiện nó một cách có hiệu quả. Chương này sẽ cho người học cái nhìn tổng quan về văn phòng, quản trị văn phòng, các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng như xu hướng văn phòng hiện nay.
Mục tiêu: - Mô tả được các chức năng và nhiệm vụ của quản trị hành chính văn phòng. - Phân biệt được thế nào là văn phòng và quản trị hành chính văn phòng. - Hiểu được các vị trí, tiêu chuẩn, chức năng, nhiệm vụ của các cấp bậc hành chính văn phòng cần phải có. - Kiểm soát được công việc hành chính văn phòng.
1 Những vấn đề cơ bản về quản trị hành chính văn phòng 1.1 Khái niệm về quản trị hành chính văn phòng Đối với nhiều người văn phòng là nơi thư từ, biểu mẫu, báo cáo, hồ sơ lưu trữ được thự hiện bởi người đánh máy, thư ký, nhân viên quản lý hồ sơ, người vận hành máy móc, giám sát viên và quản lý. Trong môi trường như thế, điểm nhấn thường là các vật thể hữu hình như thư từ, ghi chép, báo cáo, văn bản và hóa đơn, những bản ghi chú, biên bản lưu trữ và các tủ hồ sơ chứa đầy tài liệu được in sao. Hình thức văn phòng này xuất hiện trong thực tiễn nhưng đối với nhà quản trị hành chính văn phòng, đây chỉ là một bức tranh không hoàn chỉnh. Ngược lại với cái nhìn trước đây về văn phòng, một hình thức văn phòng mới đang chậm rãi nhưng chắc chắn sẽ xuất hiện.
Đó là một kết cấu chặt chẽ chủ yếu dựa vào các hệ thống máy móc điện tử và có tác động lớn đến toàn tổ chức mà nó phụ thuộc. Trong hình thức văn phòng hiện đại thì điểm nhấn không phải là việc lưu trữ biểu mẫu mà là các thông tin trong biểu mẫu. Điểm nhấn không chỉ đơn thuần là máy móc mà là toàn bộ hệ thống bao gồm sự vận hành đồng bộ của cả máy móc và nhân viên. 8 Môi trường văn phòng mới đã mang đến nhiều thay đổi, các thay đổi này mang đến sự chuyên môn hóa lớn hơn cho hầu hết các nhân viên văn phòng.
Đồng thới nó cũng mang đến những nhu cầu dành cho nhà quản lý hành chính với kiến thức và sự hiểu biết rộng lớn hơn.Chức năng của người quản lý là phải đối mặt và làm việc với các nhân tố kinh tế, nhân lực, vật tư và đặc biệt quan trọng là với nhân viên chịu sự quản lý trực tiếp. Với thực tế nói trên, quản trị hành chính văn phòng đã trở thành một nhu cầu tất yếu đối với bất kỳ một cơ quan tổ chức nào.