Chương 1. TÒNG QUAN VẺ PHÀN MÈM KÉ TOÁN Mục tiêu nghiên cứu Nội dung chương này giúp người dọc: Hièu dược khái niệm, vai trò cùa phân mém kê toàn dôi vãi doanh nghiệp - Hiểu được nguyên lý và quy trinh him việc cùa phíin mềm kế toán - Nấm bất dược diều kiện hoạt dộng cùa phần mềm kế toàn Nhận biêt được các loại phàn mèm kê toán cùng như nguyên tác hoạt dộng cùa từngphản mém kẽ toán 1. NHỦMG VÂN DÈ CHUNG PHÀN MÈM KẺ TOÁN 1. Khái niệm, vai trò của phần mềm ké toán 1.
Khái niệm, đặc diêm hoạt dộng cùa phần mềm kể toán Kê toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kê toán nhăm biên dôi dữ liệu thành những thông tin tài chính cân cho quá trinh ra quyêl định của người sứ dụng 111. Phần mềm kế toán là một ứng dụng công nghệ thông tin được thiết lập, cài đặt trên máy tinh, các thiết bị cầm tay như diện thoại di động, máy tính báng hoặc trên nền tâng wcb. Qua hình thức nhập liệu, từ các chửng từ. lài liệu người dùng sê cung càp dử liệu dâu vào cho phân mèm.
Tủ cơ sờ dữ liệu đó. thông qua các công thức, thủ tục, quy trinh dược thiét lập săn, phân mêm kẽ toán sẽ xư lý dê lên các sô và báo cáo kê toán [5|. Phần mềm kế toán là một chương trinh tin học ứng dụng được thiết kế đề phục vụ cho việc thực hiện công lác kể (oán một cách tự động [2]. Phân mêm kê toán là hệ thông các chương trinh máy tinh dùng đê tự động xử lý các thõng tin kè toán, bãt dàu từ khâu lập chứng từ.
phân loại chứng từ. xứ lý thông tin trên chứng từ, chuyên dừ liệu vào số vả báo cáo kể toán |3|. Các khái niệm đều chi rỏ phần mềm kế toán được thực hiện tự động đế chuyển dừ liệu vào sổ và báo cảo ké toán được thực hiện trên nền táng còng nghệ. Tủy vảo thict kê cùa người lập trinh và nên tàng công nghệ mà mà phàn mem kê toán có mức dộ tự dộng hóa khác nhau.
Thông thường quá trình xư lý dữ liệu dè ghi sô, lập báo cáo sỗ làm tự động. Công việc nhập liệu có thế làm thú công hoặc tự động. Hiện nay các phần mềm kế toán cùa Việt Nam công việc lập chứng lữ thường được kề toán viên lảm thú công thông qua thao tác nhập lieu bâng bàn phim. Vi dụ phàn mem kê toán phò bicn hiện nay là Misa, Fast Accounting.
Asia soft, Esoft. Đặc điểm cơ bán cua phẩn mềm kể toán là công việc được thực hiện theo một chương trinh thiết lập sẳn trên máy vi linh. Phần mềm kế toán được thiết kế theo một trong bốn hình thức kế toán theo quy định hoặc kết hựp các hĩnh thức ké toán đó với nhau. Phân mem kê loàn phải in được đây dữ sô kê toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sô cua hình thức kê toán trên mây vi tinh: Phân mẻm kê toán dược thiét kế theo hình thức kế toán nào sõ có các loại số cùa hình thức kế toán dó nhưng không bát buộc hoàn (oàn giống mẫu sổ kế (oản ghi băng tay. Truong hợp doanh nghiệp đáp ứng đưục các diều kiện lưu trữ sồ vả chửng lử trên phần mềm sè không cần in. Khi đó mọi hoạt động từ bên trong doanh nghiệp đên liên kct với bên ngoài đêu được thực hiện sô hóa. Đày là xu hư<ýng chính phu diện tư cua Việt Nam và quôc tê nói chung.
Đặc điềm khác cùa phần mềm kế toán về mặt xây dựng, phần mềm kế toán có thề được phát triền bơi chinh cõng ty sừ dụng (thương lã các công ty lớn có nhu cầu chuyên biệt), hoặc có thể mua ngoài, hoặc két hựp giừa mua ngoài nhưng có điều chinh theo yêu câu của bên sử dụng. Vê độ phức tạp. phân mèm kê toán căn bán nhât dược gọi là hệ thòng kê toán dơn. chu yêu phục vụ cho việc quán lý tài chinh cá nhân, hồ trọ ghi séc vả theo dõi giao dịch.
Phức tạp hơn là phần mồm với hệ thống ke toán kép, chuyên X» lý sổ cái, các khoán phái thu, các khoản phái trã. Phức tạp hon nừa là phần mềm kế toán phục vu chức nàng tinh lương, tồn kho. lụp hoá đơn, quán lý tài sân cò định và phân tích kinh doanh. Mức độ phức tạp nhât lã phân mêm hoạch định nguôn lực doanh nghiệp (ERP).
Đày là giai pháp quàn lý toàn diện cho doanh nghiệp có chức năng kết nôi và chia sê thông tin giữa các bộ phận. Vê mặt còng nghệ, phân mềm kể toán có thế chí là bang tính Excel đon gián trên máy vi tinh hoặc được dóng gói mua/tải về cài đặt hoặc chạy trực tiếp trên nền internet (phần mem kế toán dám mây). Môi hĩnh thức đêu có ưu và nhược diêm riêng, tuỳ vào các dicu kiện vê quy mỏ phát tricn. phạm vi ứng dụng hoặc nhu câu mà doanh nghiệp sẽ quyèt định sử dụng hình thức nào.
Vai trò của phân niêm kê toán Trong thời đại kỹ thuật số, bất kỳ doanh nghiệp nào cùng thu đưực nhùng lựi ích nhài định khi sừ dụng phân mêm kè toán. Phàn mèm không chi giúp kê toán giám thicu các lói co học trong tinh toán mà còn giúp cho quá trình kê toán dược hiệu quá và khoa học, dặc biệt là công việc hoạch định như các dự báo doanh so trong quý tới, xác định mặt hãng tồn đọng hoặc đâu là dịch vụ ít sinh lợi nhất. Một phần mềm kẻ toán cho dù. mức độ nào phần mềm kế toán vần có những vai trò nhất đinh trong công lác kê toán, cụ thê: Tinh nhát quán: Do dử liệu tinh toán kct xuât ra báo cáo dcu cãn cử vào một nguồn duy nhât là các chứng từ gòc dược nhập vào nên dữ liệu dược cung câp bâng phần mềm kẻ toán mang tinh nhất quán cao.
vói công lác kế toán thu còng, thông tin trên một chứng từ có the do nhiều kể toán viên ghi chép trên nhiều sổ sách theo chức nâng mã minh phụ trách, nèn dễ dần tới linh trụng sai lệch dừ liệu trên các sỏ khi tông hợp. kéo theo công tác kê toán tông hợp bị sai lệch. môi khi chinh sứa dữ liệu dâu vào toàn bộ dữ liệu trên các sô kê toán và báo cáo cũng dược cập nhật mới, thời gian chinh sứa đôi khi chi mất vài giây. Điểu này ưu việt hơn nhiều so với kế toán thú công vi nếu như trước đây khi kế toán viên cộng sổ kế (oản sai toàn bộ các báo cáo tài chinh, quàn trị có liên quan đều phái đtrục lập lụi từ đầu và thời gian tiêu tôn cho việc này có thê màt vài ngây, thậm chí tới một tuân đè hoàn thành.
Tinh chuyên nghiệp: Băng việc sử dụng phân mêm kê toán, toàn bộ hệ thông sô sách cùa doanh nghiệp dược in ấn hoàn hào mà không bị tây xóa, đẹp và nhất quán 2 theo các quy định chung cúa Nhà nước vã cheo yêu cẩu quán trị cùa doanh nghiệp. Diều này giúp doanh nghiệp the hiện được tinh chuyên nghiệp cùa minh với các khách hàng, đói tác và đặc biệt là các nhà tâi chinh, kiêm toán và đâu tư. Đây là một ycu tò có giá trị khi xây dựng một thương hiệu cho doanh nghiệp. TY/i/i cộng lức: Các phần mềm kể toán cung cấp đầy đú các phần hành kế toán lữ mua hãng, bản hàng, liền lương, lãi sán cố định vả cho phép nhiều người làm kế toán cũng làm việc với nhau trên cùng một dừ liệu kế toán.
Như vậy, trong mỏi trường làm việc này sò liệu đâu ra cùa người này có thê là sô liệu đâu vào cùa người khác và toàn bộ hệ thông tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một mỏi trường làm việc cộng tác lãm biến dôi văn hóa làm việc cua doanh nghiệp theo chiểu hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn. Dây cùng là nền táng cho thiết kế hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Tính hiện quà: Đôi vói kè toán, phàn mèm cho phép lập các chứng từ như hỏa dơn. phiêu nhập xuãt kho, thu chi.
báng lương, bang phân bô. phiêu kê toán, liên kểt sô liệu vào các sô và lập báo cáo tự động, nhanh và chinh xác, diêu nãy đâ tiết kiệm được thời gian, chi phi cho nhân sụ kế toán. Với sụ hồ trợ cua phần mềm kể toán, công việc ghi chép kế toán trừ nên đơn giãn hơn, khi đó kế toán không chi đơn thuân là cung câp thông tin mà trơ thành một dịch vụ chuyên nghiệp đẽ tư vân. hồ trợ cho nhà quán trị.
Dôi với nhà quàn trị. phân niêm khiên cho quá trinh cung câp thông tin dược toàn diện, kịp thời, từ dó giúp cho chu doanh nghiệp năm bãt dược nhừng cơ hội tốt và ra quyết định nhanh, chính xác và hiệu quá hon. Tính ừng dụng: Các phần mèm kế toán thường cung cấp sần các thòng tin về số tài khoăn và một sô nghiệp vụ hạch toán dicn hình. Mặt khác các quy trình ghi chép và hạch toán kè toán trong phân mêm thường dược mô phong thông qua hình ánh.
điêu này khiên cho người làm kè toán và những người quan lý cũng có the dẻ dàng hiếu được các công việc ghi chép sè bát đầu ớ đâu và kết thúc ờ đâu. Một phần mềm kế toán thông thường có the áp dụng được cho các loại hình doanh nghiệp sản xuất, thương mại. dịch vụ một cách linh hoụt. Một sô phàn mêm kẽ toán hiệu quà hơn những phân mem khác trong việc cánh báo người dùng các lôi có thê phát sinh do việc nhập dữ liệu sai.
Chât lượng và sự dây du cùa các tài liệu ho trợ là một công cụ rất quan trọng dối với người sứ dụng, nó giúp họ có the sứ dụng phần mem một cách hiệu qua Một sô phần mềm nước ngoài chi có băn tiểng Anh vả đây có thể là một vấn đề khó khàn cho một sô công ly Một thuận lợi cùa các phàn mêm kè loán trong nước nãm ờ chồ các phân mem này được thief kè phù hợp với các quy định và hệ thòng kè toán Việt Nam và có thẻ sư dụng băng tiêng Việt. Các chương trinh này có thê dược cập nhật thường xuyên khi các quy định và tiêu chuẩn có hên quan thay dôi.2, Phân loại phân mem kê toán • Phăn loại theo bán chắt nghiệp vụ kinh tế phát sinh Phàn niêm kè toán hán lé (hộ thòng POS - Point Of Sales hoặc hệ thông kê toán giao dịch trực tiêp với khách hàng - Front Office Accounting) là các phân mem hò trợ cho công tác lập hỏa dơn, bicn lai kiêm phiếu xuất bán và giao hàng cho khách hàng.