Chương 1: Tổng quan về phần mềm kế toán Tiêêu chu 6. Ti chuẩẩn của ph phầần mềm kế to toáán • Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho NSD tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán. • Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có.
• Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán. • Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu. kiệện của ph 6. Điều ki phầần mềm kế to toáán • Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết minh rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng dẫn tại Thông tư 103/2005/TT-BTC và các quy định hiện hành về kế toán.
• Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể kèm theo để giúp NSD vận hành an toàn, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản. • Phần mềm kế toán do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp phải được bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hoàn thành công việc kế toán của một năm tài chính. kiệện cho vi 6. Điều ki việệc áp dụng ph phầần mềm kế to toáán a.
Đả Đảmm bảo điều ki kiệện kỹ thu thuậật • Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp. • Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán. Bản quyền của MISA JSC 21 Chương 1: Tổng quan về phần mềm kế toán • Sử dụng thử nghiệm phần mềm mới. Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức.
• Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính như: quản lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao lưu dữ liệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu… • Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật. Đả Đảmm bảo điều ki kiệện về con ng ườ ườii và tổ ch ngườ chứức bộ máy kế to toáán • Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán và tin học. • Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc: lập chứng từ vào máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin kế toán. • Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức năng, nhiệm vụ của từng NSD trong hệ thống; ban hành quy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên; quy định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển.
Đả Đảmm bảo tính th thốống nh nhấất trong công tác kế to toáán Đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc (Tổng Công ty, Công ty mẹ,…) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất, thì cần chỉ đạo cho các đơn vị kế toán trực thuộc sử dụng phần mềm kế toán sao cho thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo. 22 Bản quyền của MISA JSC Chương 1: Tổng quan về phần mềm kế toán 7. Quy đị nh của Bộ Tài ch định chíính về hình thức kế to thứ toáán máy Đặcc tr 7. Đặ trưưng cơ bản của hình th thứức kế to toáán máy Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán theo quy định của Bộ Tài chính hoặc kết hợp các hình thức kế toán đó với nhau. Phần mềm kế toán phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Trìình tự ghi sổ theo hình th 7.
Tr thứức kế to toáán máy thếế nào để đư 8. Làm th đưaa ph phầần mềm kế to toáán vào ứng dụng? ướcc 1: Đặ Bướ Đặtt mua ph phầần mềm ướcc 2: Cài đặ Bướ đặtt ph phầần mềm vào hệ th thốống máy tính Bướ ướcc 3: Ti Tiếến hành kh khởởi tạo hệ th thốống Bản quyền của MISA JSC 23 Chương 1: Tổng quan về phần mềm kế toán - Tạo dữ liệu kế toán - Thiết lập một số thông tin ban đầu như: chế độ sổ, hình thức ghi sổ, phương pháp tính giá xuất kho,… - Lập danh mục khách hàn g, nhà cung cấp, vật tư hàng hóa, tài sản,. - Tiến hàn h thiết lập chế độ an ninh cho hệ thống, khai báo người dùng phần mềm và định nghĩa các quyền hạn cho người dùng hoặc nhóm người dùng,. - Nhập số dư đầu năm cho các tài khoản, các đối tượng như khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàn g hóa, tài sản.
ướcc 4: Th Bướ Thựực hi hiệện hạch to toáán, ghi ch chéép nghi nghiệệp vụ ph pháát sinh tr trêên ph phầần mềm ướcc 5: An to Bướ toààn và an ninh dữ li liệệu Thực hiện chế độ sao lưu dữ liệu hàn g ngày, hàn g tuần, hàn g thán g và chế độ bảo hàn h, bảo trì hệ thống theo yêu cầu của nhà cung cấp phần mềm và nhu cầu của đơn vị. ướcc 6: Bảo tr Bướ trìì hệ th thốống tiêêu chu 9. Các ti chuẩẩn giúp lựa ch giú chọọn ph phầần mềm kế to toáán tốt nh nhấất Nguồồn gốc xu 9. Ngu xuấất xứ Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các phần mềm kế toán khác nhau.
Chúng có thể được viết ra bởi một nhóm lập trình viên trong nước, một công ty trong nước hay một công ty nước ngoài. Mỗi một phần mềm có thể đáp ứng cho một số doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau có quy mô từ thấp đến cao. Tuy nhiên, dù có xuất xứ từ đâu thì khi chọn mua một phần mềm kế toán, NSD nên hướng tới những sản phẩm đã có thương hiệu với xuất xứ rõ ràng, điều này rất có ích cho NSD trong suốt quá trình sử dụng, cũng như nâng cấp và bảo trì sản phẩm. 24 Bản quyền của MISA JSC Chương 1: Tổng quan về phần mềm kế toán liêên quan t ới qu 9.
Các vấn đề li quáá tr trìình sử dụng a. Các kho khoảản chi ph phíí đầ đầuu tư li liêên quan phíí cho gi Chi ph giấấy ph phéép sử dụng: Là chi phí phải trả ban đầu cho quyền được sử dụng phần mềm. Chi phí này thường được tính dựa trên căn cứ của số mô đun sử dụng trong phần mềm, hoặc số lượng NSD phần mềm đồng thời tại công ty khách hàng. Thông thường, các phần mềm đóng gói rẻ hơn nhiều so với các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng, bởi vì chi phí phát triển phần mềm có thể được san sẻ cho hàng trăm hoặc hàng ngàn NSD.
phíí tri Chi ph triểển khai: Là chi phí phải trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ, nhà phân phối để thực hiện công tác cài đặt hệ thống và đào tạo hướng dẫn sử dụng. Đối với các dự án phức tạp, chi phí triển khai có thể cao gấp 5 lần chi phí cho giấy phép sử dụng. phíí tư vấn: Trong quá trình sử dụng phần mềm, NSD không thể tránh Chi ph khỏi những sai lầm, khi đó họ sẽ cần tới dịch vụ tư vấn của các công ty phần mềm, giúp chỉ cho họ những sai lầm, cách khắc phục và phòng tránh trong quá trình sử dụng. Khi chọn mua phần mềm nước ngoài, chi phí tư vấn thường chiếm từ 20% đến 70% trên chi phí cho giấy phép sử dụng.
phíí bảo tr Chi ph trìì: Là chi phí cập nhật các thay đổi nhỏ về biểu mẫu và chế độ theo Bộ Tài chính. Chi phí bảo trì hàng năm thường nằm trong khoảng từ 8% đến 20% của chi phí giấy phép sử dụng, mức tiêu biểu là 20%. phíí nâng cấp cơ sở hạ t ầng CNTT: Là các chi phí phải trả cho việc Chi ph nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của công ty như: nâng cấp phần cứng, cấu hình máy, máy trạm, máy chủ,. Các chi phí này tuỳ thuộc vào nhu cầu của công ty và tình trạng hạ tầng hiện có.
Tính dễ sử dụng Các phần mềm kế toán thường cung cấp sẵn các thông tin về số tài khoản và một số nghiệp vụ hạch toán điển hình. Mặt khác các quy trình ghi chép và hạch toán kế toán trong phần mềm thường được mô phỏng thông qua hình ảnh, để không chỉ những người làm kế toán mà cả những người quản lý cũng có thể dễ dàng biết được rằng các công việc ghi chép sẽ bắt đầu ở đâu và kết Bản quyền của MISA JSC 25 Chương 1: Tổng quan về phần mềm kế toán thúc ở đâu. Vì vậy việc học và sử dụng một phần mềm kế toán rất dễ dàng và không tốn nhiều thời gian. Khảả năng cảnh báo c.
Kh Một số phần mềm kế toán hiệu quả hơn những phần mềm khác trong việc cảnh báo người dùng các lỗi có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai. Tài li liệệu dành cho NSD Chất lượng và sự đầy đủ của các tài liệu hỗ trợ là một công cụ rất quan trọng đối với NSD, nó giúp họ có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả. Có thể có các tài liệu sau: • Hướng dẫn cài đặt phần mềm. • Hướng dẫn sử dụng phần mềm.