Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý CHƢƠNG 5. CÁC QUY TẮC CỦA THƢƠNG MẠI THÔNG MINH: CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ QUẢN TRỊ THÔNG MINH 5. Sắp xếp dữ liệu trong môi trƣờng tệp truyền thống 5. Hệ thống quản lý tệp truyền thống Hệ thống quản lý tệp truyền thống thƣờng đƣợc tổ chức riêng rẽ, phục vụ cho một mục đích của một đơn vị hoặc một đơn vị con trực thuộc cụ thể.
Hệ thống quản lý tệp truyền thống cho phép ta tạo các tệp, truy cập và xử lý thông tin trong các tệp thông qua các chƣơng trình ứng dụng. Các phần mềm ứng dụng này đƣợc viết bằng các ngôn ngữ lập trình đa năng nhƣ PASCAL, C. Ƣu điểm: - Việc xây dựng hệ thống các tệp tin riêng tại từng đơn vị quản lý ít tốn thời gian bởi khối lƣợng thông tin cần quản lý và khai thác là nhỏ, không đòi hỏi đầu tƣ vật chất và chất xám nhiều, do đó triển khai ứng dụng nhanh. - Thông tin đƣợc khai thác chỉ phục vụ mục đích hẹp nên khả năng đáp ứng nhanh chóng, kịp thời.
Nhƣợc điểm: - Thông tin đƣợc tổ chức riêng rẽ ở nhiều nơi nên việc cập nhật dễ làm mất tính nhất quán dữ liệu. - Hệ thống thông tin đƣợc tổ chức thành các hệ thống file riêng lẻ nên thiếu sự chia sẻ thông tin giữa các nơi. - Có sự dƣ thừa dữ liệu rất lớn qua việc trùng lặp các tệp tin trong các ứng dụng khác nhau. - Không gian đĩa bị lãng phí, khó khăn trong việc bảo trì hệ thống.
- Khó khăn trong việc truy xuất dữ liệu. Một ví dụ điển hình về sự trùng lặp dữ liệu nhƣ trong Hệ quản lý nguồn nhân lực bao gồm ba hệ chính: 1. Hệ lương: hệ này duy trì ngày công và lƣơng cho tất cả nhân viên. Hệ nhân sự: hệ này duy trì lý lịch cá nhân, dữ liệu về tổ chức, công việc đào tạo và vị trí thăng tiến.
Hệ hưu: hệ này quản trị các qui tắc liên quan đến nghỉ hƣu, loại nghỉ hƣu. Chi tiết về hƣu của từng nhân viên. Vấn đề bất lợi là Hệ quản lý lƣơng thông thƣờng đƣợc quản lý bởi phòng Tài chính, trong khi Hệ quản lý nhân sự và Hệ quản lý hƣu đƣợc quản lý bởi phòng Tổ chức cán bộ. Rõ ràng, có nhiều dữ liệu về nhân viên là chung cho cả ba hệ.
Thƣờng những hệ này thực hiện và lƣu trữ riêng biệt nên chúng tạo ra sự trùng lặp dữ liệu. Qua phân tích trên, chúng ta nhận thấy việc tổ chức dữ liệu theo hệ thống tệp hoàn toàn không phù hợp với những hệ thống thông tin lớn. Việc xây dựng một hệ 60 Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý thống thông tin đảm bảo đƣợc tính nhất quán dữ liệu, đáp ứng đƣợc nhu cầu khai thác đồng thời của nhiều ngƣời là thực sự cần thiết. Thiết kế tệp (file) dữ liệu File là một phần nhỏ của bộ nhớ thứ cấp (bộ nhớ ngoài) lƣu các bản ghi một cách độc lập.
Một số phần mềm hệ thống cho phép lƣu một file ở một số mảng riêng biệt, nhƣng ngƣời dùng không cảm nhận đƣợc điều đó (hiện tượng này gọi là tính trong suốt). Trong những trƣờng hợp nhƣ vậy, việc lƣu file ở nhiều vị trí khác nhau đối với ngƣời sử dụng không có gì quan trọng, nhƣng lại đƣợc các nhà thiết kế đặc biệt quan tâm. Các loại file - File dữ liệu: là file chứa dữ liệu nghiệp vụ liên quan đến mô hình dữ liệu logic và vật lý. File này luôn tồn tại, nhƣng nội dung thay đổi.
Ví dụ file về khách hàng, về các đơn đặt hàng… - File lấy từ bảng: là danh sách các dữ liệu tham chiếu lấy từ các giá trị đúng của một hay một số file dữ liệu. Những file này thƣờng cố định và đƣợc thiết kế để lấy dữ liệu nhanh từ một số file cụ thể. - File giao dịch: là những file dữ liệu tạm thời phục vụ các hoạt động hàng ngày của một tổ chức. File này thƣờng đƣợc thiết kế phục vụ việc xử lý nhanh.
- File làm việc: là file tạm thời để lƣu kết quả trung gian. File này tự động xoá đi mỗi khi không cần thiết. File này đƣợc thiết kế với mục đích dùng tức thời. - File bảo vệ: là file đƣợc thiết kế để lƣu trữ các file khác nhau có nguy cơ bị sai, hỏng trong quá trình làm việc.
Các file này cho hình ảnh của file dữ liệu trƣớc và sau những hoạt động nhất định (công nghệ, xử lý, xoá) của hệ thống. - File lịch sử: là file chứa các dữ liệu cũ hiện không cần đƣợc sử dụng, nhƣng có thể vẫn cần thiết để phân tích hay làm một việc gì đó khi cần đến. File này đƣợc thiết kế nhằm sử dụng hiệu quả không gian nhớ, giảm kích thƣớc file sử dụng, tăng tốc độ xử lý. Việc tổ chức các loại file khác nhau không chỉ liên quan đến việc tổ chức lƣu trữ và khai thác dữ liệu, mà còn liên quan đến các hoạt động xử lý dữ liệu trong quá trình hoạt động của hệ thống.
Về nguyên tắc, việc dùng càng ít file càng tốt. Tuy nhiên, việc đƣa vào các file là cần thiết cho việc đảm bảo an toàn dữ liệu (file sao lưu), tăng tốc độ truy nhập hay xử lý (file giao dịch, file lấy từ bảng, file làm việc ,…), giảm dung lƣợng bộ nhớ làm việc thƣờng xuyên (file lịch sử). Sắp xếp dữ liệu (tổ chức file) Một cách tổ chức file là một kỹ thuật để sắp xếp vật lý các bản ghi của một file trên một thiết bị bộ nhớ ngoài. Tổ chức một file cụ thể cần tính đến các yếu tố sau: 1.
Lấy dữ liệu nhanh. Thông lƣợng các giao dịch xử lý lớn. Sử dụng hiệu quả không gian bộ nhớ. Tránh đƣợc sai sót và mất dữ liệu.
61 Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý 5. Tối ƣu hoá nhu cầu tổ chức file. Đáp ứng đƣợc nhu cầu tăng trƣởng của dữ liệu. Các tiêu chuẩn thƣờng có tính đối kháng nhau, việc lựa chọn các tiêu chính nào đều cần phải đảm bảo sự hợp lý và cân đối giữa các tiêu chuẩn đƣợc chọn.
Việc chọn tiêu chuẩn nào và sử dụng chúng đến đâu cho việc thiết kế tuỳ thuộc vào kinh nghiệm của các nhà phân tích, các điều kiện cụ thể của tình huống đặt ra. - Tổ chức file tuần tự: các bản ghi đƣợc sắp xếp tuần từ theo giá trị của khoá chính. Để tìm đƣợc một bản ghi, ta cần duyệt lần lƣợt từ bản ghi đầu tiên. Vì vậy, việc xử lý lần lƣợt các bản ghi sẽ rất nhanh.
Tuy nhiên, việc thêm, sửa, xoá bản ghi theo các này sẽ yêu cầu file phải đƣợc ghi lại sau mỗi lần thực hiện thao tác. - Tổ chức file chỉ số: các bản ghi có thể đƣợc sắp xếp tuỳ ý. Một file chỉ số đƣợc tạo ra cho phép xây dựng đƣợc vị trí của mỗi bản ghi cụ thể trong file gốc. Giống nhƣ những phích sách trong thƣ viện, một chỉ số là một bảng mà đƣợc sử dụng để xác định vị trí của dòng trong một file thoả mãn điều kiện nào đó.
Nhƣ vậy, việc tìm kiếm một hay một số bản ghi đƣợc thông qua file chỉ số. Nhƣợc điểm của phƣơng pháp này là mất thêm thời gian để truy nhập và bảo trì file chỉ số. - Tổ chức file băm: địa chỉ mỗi bản ghi đƣợc xác định nhờ thuật toán băm (hashing). Một thuật toán băm là một quá trình để chuyển một giá trị khoá chính vào một số thứ tự tƣơng ứng với địa chỉ bản ghi.
Có một số dạng file băm, nhƣng trong đa số trƣờng hợp của file băm, các bản ghi đƣợc sắp không phải là tuần tự mà theo cách xác định bởi thuật toán băm. Phƣơng pháp cơ sở dữ liệu để quản lý dữ liệu 5. Dữ liệu Dữ liệu – hiểu đơn giản là tập hợp các thông tin. Quản lý dữ liệu (QLDL) QLDL hiệu quả vô cùng quan trọng trong việc triển khai các hệ thống CNTT thông qua các ứng dụng kinh doanh, cung cấp thông tin phân tích để thúc đẩy quá trình ra quyết định vận hành và hoạch định chiến lƣợc trong doanh nghiệp.
Quy trình QLDL là kết hợp các chức năng khác nhau, nhằm đảm bảo dữ liệu trong các hệ thống doanh nghiệp chính xác, có sẵn và có thể truy cập đƣợc. Tầm quan trọng của QLDL Dữ liệu là tài sản của công ty đƣợc sử dụng để đƣa ra quyết định kinh doanh chính xác, cải thiện chiến dịch tiếp thị, tối ƣu hóa hoạt động kinh doanh. Tất cả nhằm hƣớng tới mục tiêu tăng doanh thu và giảm chi phí. Nếu bộ dữ liệu không nhất quán sẽ làm hạn chế khả năng chạy các ứng dụng phân tích thông minh (BI) và tệ hơn là dẫn đến các kết quả bị lỗi, sai lệch.
62 Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý 5. Cơ sở dữ liệu (CSDL) Cơ sở dữ liệu (Database) CSDL đơn giản chỉ là tập hợp các thông tin đƣợc tổ chức theo một cấu trúc nhất định giúp dễ dàng đọc thông tin, chỉnh sửa, thêm hoặc xóa dữ liệu. Ví dụ: danh sách khách hàng của công ty gồm ít nhất các trƣờng họ và tên, số điện thoại đƣợc coi là một CSDL. Việc sử dụng hệ thống CSDL này sẽ khắc phục đƣợc những khuyết điểm của cách lƣu trữ dạng file riêng lẻ: - Giảm trùng lặp thông tin, đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu.
- Cho phép dữ liệu đƣợc truy xuất theo nhiều cách khác nhau, từ nhiều ngƣời khác nhau và nhiều ứng dụng khác nhau. - Tăng khả năng chia sẻ thông tin. Tuy nhiên việc sử dụng hệ quản trị CSDL lại có những phiền hà không hề nhỏ sau đây: - Đảm bảo tính chủ quyền của dữ liệu, vì khi sử dụng có tính chất chia sẻ cao. - Bảo mật quyền khai thác thông tin.
- Bảo đảm vấn đề tranh chấp dữ liệu khi xảy ra. - Đảm bảo an toàn, toàn vẹn của dữ liệu. Trong cuộc sống hằng ngày chắc hẳn bạn có sử dụng qua các hệ thống CSDL nhƣng bạn lại không biết. Chẳng hạn hằng ngày bạn vào đọc bài tin tức từ các trang báo, ở mỗi trang họ có dùng một hệ thống lƣu trữ dữ liệu và khi bạn vào xem hệ thống sẽ trả dữ liệu về màn hình trình duyệt cho bạn xem.
Rõ ràng bạn có thể truy cập một lúc nhiều trang và nhiều ngƣời có thể đọc một trang cùng một lúc đƣợc, nhƣng vẫn đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu không bị sai lệch. Quản lý CSDL Hệ thống quản trị CSDL (Database Management System) là hệ thống đƣợc thiết kế để quản lý CSDL tự động và có trật tự.